费用报销新规制度及作业流程.doc

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1、费用报销制度及流程(试行）第一章 总则第一条 为加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条 本制度依照公司实际状况，将财务报销分为寻常办公费用、薪酬福利及有关费用、税费支出、工程有关支出及专项支出等，如下分别阐明有关借款流程及各项支出详细财务报销制度和报销流程。第三条 本制度合用公司全体员工。第二章 借支管理规定及借支流程 第四条 借款管理规定(一）出差借款：出差人员凭审批后出差申请单按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。(二）其她暂时借款：如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其她借款原则上不容许跨月借支。(三）各项借款金额

2、超过5000元，应至少提前一天告知财务部备款。原则上单笔支出超过元不适当采用钞票支付。(四）借款销账规定：（1）借款销账时应以借款申请单据为根据，据实报销，超过申请单范畴使用，须经主管领导批准，否则财务人员有权回绝销账；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。(五）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从个人工资中扣回。第五条 借款流程（一）借款人或费用申请人按规定填写付款审批单（附件2，注明借款或费用申请事由、金额（大小写须完全一致，不得涂改、支付方式。（二）普通审批流程：申请人行政人事部审核分管领导确认总经理审批。（三）财务付款：凭审批后付款审批单到财务部办理

3、领款手续。（四）财务从收到己由分管领导签字付款申请起，正常3个工作日内办结（含申请当天；对于紧急、暂时付款申请，员工可使用邮件方式进行申请，财务以有关领导回答为根据，经财务总监确认，1个工作日内进行及时打款。（五）无法办理书面申请借款，以邮件方式走完所有审批流程，财务以打印邮 件内容作为付款附件。第三章 寻常费用报销制度及流程第六条 寻常费用重要涉及差旅费、电话费、市内交通费、办公费、低值易耗品 及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一种预算期间内，各项费用合计 支出原则上不得超过预算。第七条 报销费用普通规定：（一）报销人必要获得相应、合法有效报销单据，且发票背面有经办人签名（原则上规

4、定应获得机打发票并规定对方提供明细清单。如下凭证视为合法、有效据，准予报销：1.有全国统一发票监制章税务发票；2.财政机关批准并统一监制行政事业性收据；3.邮政、银行、铁路系统各类带印戳收据、支出证明单；4.机打发票上必要开具公司全称、纳税人辨认号，开户行及账号，公司地址等，定额发票除外。（二）费用报销单填写及票据粘贴规定：1.报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2.封面和托纸之 外（票据过大时应按封面大小折叠好；3.各票据应均匀贴在报销单封面后托纸上，整份报销单各某些厚度应尽量保 持一致；4.若报销票据面积大小相似或相似（如车票等，需有层顺序列张贴；5.报销单据金额、类型相似（如车票等

5、，应尽量张贴在一块，并按发生时 间顺序排列；6.报销票据在粘贴时，保证审核人可以完全清晰地审视到报销金额；7.报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；8.报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；9.有实物报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库实物单 据应附入库单；10.依照费用性质填写相应单据，简述费用内容。（三）按规定审批程序报批第八条 在一种预算期内，各项费用累积支出原则上不得超过预算，超过预算 纳入对部门负责人考核，特殊状况需公司负贵人审批并执行追加预算程序。第九条 费用报销普通流程（1）普通流程：报销人整顿报销单据并填写相应费用报销单一须办理申请或出入库手

6、续应附批准后申请单或出入库单一部门负责人审核签字一分管领导确认签字一财务部门复核一总经理审批一到出纳处报销。2市场服务部流程：报销人整顿报销单据并填写相应费用报销单行政人事部审核签字分管领导确认签字总经理审批一到出纳处报销。（3）不在公司木部上班员工申请费用报销，一律通过邮件方式将电子版费用报销单（附件7发给有关部门领导审核并抄送财务部，部门领导审核批准并经 财务部门确认后将纸质版费用报销单寄到公司本部财务部报账。（4）财务部从收到员工审批手续齐全、票据符合规范报销单据起，7个工作曰内予以报销。第十条 差旅费报销制度及流程（详细详见差旅费报销制度(一）因公出差办理程序1.因公出差员工必要事先填

7、写出差申请单，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、预测费用，经部门负责人、分管领导、公司总经理审批签字。2.出差人员无法提交书面出差申请单，一律以电子邮件方式走审批流程并抄送行政人事部，出差人员返回后1个工作日内凭回程发票到行政人事部确认实际 出差天数；无法当面确认回程日期，应以电+邮件方式回答主管领导确认回程日期并抄送行政人事部，以便行政人事部记录考勤。3.出差人员借款需持批准后出差申请单填写付款审批单由部门负责人批准分管领导确认财务负责人核准公司总经理审批后方可借款，原则上前 次出差没有报销，本次出差不予借款。4.凡与原出差申请单规定地点、天数、人数、交通工具不符差旅费不予报销，因特

8、殊因素或状况变化需变化路线、增长天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、分管领导订立意见后方可报销。5.出差期间发生共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。6.出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，依照差旅费原则填写差旅费用报销单，后附出差申请单、出差支出明细表，执行费用报销流程。(二）差旅费阐明1.住宿费报销时必要提供住宿发票，原则上规定机打发票并附住宿清单及收费原则，实际发生额未达到住宿原则金额，差额不予补偿，超过住宿原则某些由出差人自行承担。2.报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。3.出差期间招待客户需要事先按

9、业务招待费管理办法规定走流程，批准后方可报销招待费，回来后补办招待申请手续。4.出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等，将不再报销有关费用。5.不同级别人员一同出差，所乘交通工具可享有高档别所使用工具（即依照实际状况，就高或就低均可。6.部门负责人如下（含部门负责人）出差确需乘坐飞机，一律先申请，经公司总经理批准后方可乘坐飞机。(三）差旅费报销流程1.出差申请：拟出差人员一方面填写出差申请单，详细注明出差地点、目、行程安排、交通工具及预测出差费用等，由部门负责人及分管领导签字确认后，由总经理审批。2.借支差旅费：出差人员将审批过出差申请单交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付

10、所借款项。3.购票：如需统一订票，由出差人员持审批过出差申请单，到行政部订票原则上机票一律用支票支付，特殊状况不能用支票，需事先书面阐明状况，经审批人签字后报财务备案。4.返回报销：（1）般流程：出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，依照差旅费用原则填写差旅费报销单（附件8并附出差支出明细表行政人事部审核签字分管领导确认签字总经理审批。（2）市场服务部流程：出差人员依照差旅费用原则填写差旅费报销单并附出差支出明细表行政人事部审核签字分管领导确认签字总经理审批。（3）不在公司本部上班员工申请费用报销，一律通过邮件方式将电子版差旅费报销单发给有关部门领导审核并抄送财务部，部门领导审核批准并

11、经财务部门确认后将纸质差旅费报销单寄到公司本部财务部报账。(四）详细规定详见差旅费报销制度第十一条 通讯费报销制度及流程 (一）费用原则 1、移动通讯费：为了兼顾效率与公平原则，员工移动通讯费报销采用与岗位有关制，即根据不同岗位，依照员工工作性质和职位不同设定不同报销原则，详细如下（单位：人民币，元/月：级别通讯费补贴备注部门负责人200外联员工1002.转正后外联员工方可享有通讯费补贴。(二）通讯费报销流程1.公司行政人事部每月初10日前将本月员工通讯费执行原则（含特批执行原则）交财务部。2.公司本部员工于每季度20日前将上季度通讯费发票统一交至行政人事部，行政人事部依照收到通讯费发票按报销

12、原则制表填单后报财务部。3.财务部按寻常费用审批程序集中办理员工通讯费报销手续。第十二条 市内交通费报销制度及流程 (一）费用原则 为兼顾效率与公平原则，员工因外出办公一律使用公司统一公交卡，如遇特殊状况产生交通费用据实际发生报销。(二） 报销流程1.因外出办公产生市内交通费，在产生前不需要申请，特殊状况外，产生后凭发票及费用明细进行报销：员工整顿交通发票，按月填好费用报销单并附市内交通费报销明细表（附件3）2.审批:按寻常费用审批程序审批。3.车票原则上应获得机打发票，在发票背面注明费用发生日期、起止地点。第十三条 电脑补贴： 公司勉励员工自带电脑办公，凡因工作需要使用电脑、且自行配备了电脑

13、员工，公司按100元/月原则在工资中发放电脑补贴，从入职当月起发放，发满24个月截止。第十四条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定为合理控制费用支出，此类费用由公司行政人事部统一管理，集中购买，并指定专人负责。（二）报销流程1.购买申请：行政人事部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。2.报销程序：报销人先填写费用报销单（附出入库单，按寻常费用审批程序报批。审批后报销单及原始单据(涉及结账小票)交财务部，按寻常费用报销流程付款或抵冲借支。3.费用归集：财务部按月依照行政人事部提供各部门领用金额登记表，归集核算各部门有关费用。库存用

14、品作为公共费用，待实际领用时分摊。第十五条 业务招待费报销制度及流程(一）报销原则1.公司招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。2.部门因公需招待时，应事先申请，经公司有关领导批准后方可招待。3.进行招待申请时应填写业务招待申请表（附件4，应详细注明招待时间、地点、对方人员、我方陪伴人员等信息。4.其他非公招待客人一律由个人承担。5.业务招待费发票原则上应获得机打发票并附消费清单，清单日期与业务发生日期必要一致。（二）报销审批权限及金额级别审批金额权限备注部门负责人单笔500元及如下应结合每月招待费预算表审批分管领导单笔501-1000元应结合每月招待费预算表审批总经理单笔1000元以上应

15、结合每月招待费预算表审批 (三）业务招待费详细规定详见公司业务招待管理办法。第十六条 培训费、资料费及其她报销制度及流程 （一）费用原则1.培训费:为了便于公司依照需要统筹安排，此费用由公司行政人事部统一管理，各部门培训需求应及时报送行政人事部。行政人事部依照实际需要编制培训筹划报总 经理审批。2.资料费：在保证满足需要前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必要先填写资料购买申请表，在报销前必要到行政人事部资料管理人员处进行登记资料管理人员在资料发票背面签字。3.其她费用：依照实际需要据实支付。(二)报销流程1.培训费由行政人事部依照审批及报销程序办理报销手续。2.资料费在报销

16、前需办理资料登记手续，按审批程序审批后报销单及申请表 到财务处办理报销手续。3.其她费用报销参照寻常费用报销制度及流程办理。第四章 薪酬福利及有关费用支出制度及流程第十七条 薪酬福利等支出涉及工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度有关规定执行。第十八条 薪酬福利支付流程(一）工资支付流程（1）每月8日由行政人事部按本月由公司总经理审批后工资支付原则编制工资表(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息；（2）由财务部对工资表进行审核、把关；（3）按薪酬发放审批程序审批；（4）每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资，如遇周末则顺延；（5）每月末之前员工到行政人事部领

17、工资条并与工资卡内资金进行核算。（二）社会保险及住房公积金支付流程（1）由行政人事部将由公司总经理审批后支付原则交财务部进行有关财务解决；（2）住房公积金、社会保险金由行政人事部申请，财务依照有关附件直接进行网银支付，若有差别应查明因素并按实际状况进行调节。（三）其她福利费支出由公司行政人事部按审批后支付原则填写报销单部门负责人签字确认报总经理审批审批后报销单及支付原则交财务部办理报销手续。第五章 专项支出财务报销制度及流程第十九条 专项支出重要涉及软件及固定资产购买、征询顾问费用、广告宣传活动费及其她专项费用等。第二十条 软件及固定资产购买报销财务制度及流程(一）填写购买申请：按公司资产管理

18、有关规定填写资产购买申请单（附件6并报批。(二）报销原则：有关合同合同及批准生效购买申请。(三）结账报销（1）资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理入库手续，按规定填写报销单经办人在发票背而签字并附入库单；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部依照审批后付款审批单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第二十一条 其她专项支出报销制度及流程 （一）费用范畴：其她专项支出涉及其她所有专门立项费用（含征询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其她专项费用）支出。 （二）费用原则：此类费用普通金额较大，由部

19、门负责人依照实际需要向行政人事部交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及有关收益预测表等，经行政人事部订立审核意见后报总经理及其授权人审批。（三）财务报销流程 1.审批后报告文献到财务部备案，以便财务备款。2.订立合同：由直接负责部门与合伙方订立正式合伙合同，（合同订立前由公司法律顾问审核，合同应注明付款方式等） 3.付款流程 （1）由经办人整顿发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照寻常费用报销普通规定； （2）按审批程序审批：行政人事报表审核签字分管领导审核签字总经理审批； （3）财务部依照审批后报销单金额付款； （4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第六章 报销时间详细规定第二十二条 为协调公司对内、对外业务工作安排，以便员工费用报销，财务部将报销时间详细安排如下：1.财务报销时间：每周四定为公司本部财务报销日。若当月最后一种报销曰在该月28日后来，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。2、借支及其她业务不受以上时间限制，可随时办理。第七章 附则第二十三条 本制度解释权归公司财务部。第二十四条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理或其授权人签字后生效。附件:1.出差申请单2.付款审批单3.交通费报销明细表4.业务招待申请单5.资料购买申请表6.资产购买申请表7.费用报销单8.差旅费报销单9.出差支出明细表