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1、二、进出口贸易作业标准化手册(范例B) 组织系统详见组织系统图。经 理业务科管理科专 业秘书总务人事会计组织系统图 业务步骤1.新产品开发(样品搜集)。2.用户开发。3.用户询价(电报、信件、电报处理)。4.报价。5.订单确定。6.开立境内订单。7.生产督促及LC催开。8.出货。9.押汇(出货通知)。10.付款。 业务处理细则1.新产品开发(样品搜集)(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡，写明以下资料：临时编号。品名、规格、包装。制造厂商名称、地址、电话、责任人、联络人、工厂产量规模。开发成本。预估生产成本。制造商报价。可能销售对象及地域。预估售价。预估毛利。(2)业务科于每七天业务汇报时，
2、就前项新产品提出讨论，经逐项评定，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。(3)经评定列为A、B类之产品，给予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评定列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。(4)业务科每个月就现有产品，选择过时产品，于每个月第一周业务汇报时，提出检验，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时年、月、日。即1995年6月10日开发产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母次
3、序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号标准和新产品之临时编号相同。(6)产品档正式编号共七位数字，第一位数代表，第二位数代表，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。第一位数填1代表 第一位数填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位数填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2用户开发：(1)业务科于每个月最终一周业务汇报时，提报下个月用户开发计划，计划内容包含： 制作企业介绍，产品目录(注明交货期限及付款条件)。产品市场研究、分析、及用户资料之搜集。介绍新产品(邮寄新产品目录)。发表广告、邮寄开发信。其它。(2)用户开发应选择A类产品，并配合季节性需求
4、。(3)经研讨定案之用户开发计划，应由业务科列入下个月营业计划，并按职责列入个人工作计划。3.用户询价(电报、信件、电话处理)(1)业务科收到用户询价电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，未来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理指示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存用户档。(2)处理中电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理电报或信件，依用户别归入用户档。来文无合适空栏时可另以签办单，粘附处理。(3)用户电报限当日回电，用户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。(4)接到用
5、户电话，应将通话内容记入电话统计上，呈经理批阅，并依指示处理。电话统计一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依次序归入电话统计档，第二联按用户别归入用户档。4.报价：(1)业务科接到用户询价之电报或信件，应立即按用户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理审核后，打报价单，必需时修剪样品照片，贴于报价单上。 (2)报价单一式两联，第一联寄用户，第二联存用户档。5.订单确定：(1)业务科接到用户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确定买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(SC)(附表18.2.11)，SC一式五联，第一、二、三
6、联寄用户，第四联存业务科待办卷，第五联存用户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入用户档。6.开立境内订单：（1）业务科依据SC及成交卡开立境内订货单。（2）订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。(3)业务科依据SC及订货单填写产品表。7生产督促及催开LC：(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每七天业务会报时提出汇报，必需时现场取样携回核验。(2)业务科依每笔SC所订LC开立日期，催开LC。(3)收到
7、用户开来之LC，应立即查对交易内容是否相符，若和原来SC内容不符，应即要求用户修改LC，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序和开立境内订单相同。8出货：(1)出货前，业务科联络船企业确定船期，填写装船估计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车企业将货柜拖到指定地点，以备装柜。(2)装船估计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER(SO)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。(3)装柜完成后，专业人员立即回报每一个货物实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方法，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄
8、达本企业，汇送报关行。退税清表上须用汉字誊写。9押汇(出货通知)：(1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经和LC条款查对相符，呈经理署名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。(2)每笔货物出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄用户，第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包含LC，CBC第六联，装船估计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入用户档。(3)业务科依据实际出口内容，
9、分别填入用户档、产品档及厂商档。1付款：(1)每笔货物出口后，业务科于结关后三日内搜集厂商寄来发货单、销货发票、及专业人员填具验收统计之装船估计表第三联，查对无误后送会计。(2)会计复核业务科转来付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核实后，开立结关后11天内支票支付货款，并于全部付款凭证上加盖“付讫”戳记。交 易 记 录 SC N0 成交日期 唛头 数量 单位售价 总售价 单位厂商总厂价 毛利() 厂商 预定交货日 期实际交货日 期B1V N0 营 业 计 划年 月 1 产 品 开 发 2 客 户 开 发 日期用户名称厂商名称SC N0 P0No售价厂价毛利备 注 3
10、出 口 计 划 4 其 她 指示： 复核： 制表： 工 作 计 划部门： 姓名： 年 月 日期 星 期 工 作 计 划 执 行 情 形 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 收 文 簿 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 用户名称 日 收文编号 内容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 用户名称 日 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 用户名称 日 收文编号 内 容 摘
11、要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 用户名称 日 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 用户名称 日 收文编号 内容 摘 要 处 理 意 见 指示 ( 回 函 ) 年 月 用户名称 日 客 户 卡用户代号：名 称 地 址 责任人(联络人) 电 话 号 码 电 报 号 码 传 真 号 码 交易统计 SC No成交日期产品编号 数量 单位售价总售价 单位广商总厂价 毛利() 厂商 预定交货日期实际交货日期 INV N0 签办单(电话统计 收文编号内容摘要 拟办、会办批 示 年 用户名称 月日 电 话 记 录 收话编号 内 容 摘 要 拟办、会办 批 示 年 用户名称 月日 成 交 卡 年 月 日用户名称 输往地域 交易条件 订单号码 交 期 品名规格包装数 量单价总 价厂商单位厂价总厂价毛利 () 交货