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3、格供给商评定及信息维护步骤控制104.1.3采购协议评审和管理步骤控制制度124.1.4付款和对账步骤控制制度134.1.5退货步骤控制制度154.1.6采购预算步骤控制制度164.2劳务外包采购步骤控制制度174.2.1安装分包协议签署和变更步骤控制制度174.2.2安装分包付款步骤控制制度184.2.3外协外包协议签署步骤控制制度194.2.4外协资金审批、付款步骤控制制度204.3费用类采购步骤控制制度214.3.1费用采购步骤-费用采购步骤控制制度214.3.2费用采购步骤-费用报销步骤控制制度214.3.3 费用采购步骤-核价步骤控制制度224.3.4 运费结算步骤控制制度245采购
4、付款循环各子步骤步骤图及步骤图说明215.1材料物资采购步骤255.1.1采购和验收步骤图及步骤图说明255.1.2合格供给商评定及信息维护步骤图及步骤图说明285.1.3 采购协议评审和管理步骤图及步骤图说明305.1.4 付款和对账步骤图及步骤图说明315.1.5退货步骤图及步骤图说明345.1.6 采购预算步骤图及步骤图说明365.2劳务外包采购步骤385.2.1安装分包协议签署和变更步骤步骤图及步骤图说明385.2.2 安装分包付款步骤图及步骤图说明415.2.3外协外包协议签署步骤图及步骤图说明425.2.4外协资金审批、付款步骤图及步骤图说明435.3 费用采购步骤步骤图及步骤图说
5、明445.3.1 费用采购步骤步骤图及步骤图说明445.3.2费用报销步骤步骤图及步骤图说明465.3.3核价步骤步骤图及步骤图说明485.3.4运费结算步骤步骤图及步骤图说明506.采购付款循环支持性文件及制度441.采购付款循环控制目标及关键风险控制步骤1.1释义及范围1.1.1采购付款循环是指规范企业进行生产经营活动而进行材料物资、劳务、费用相关采购、验收、付款行为，确保采购对象满足企业要求要求，有效控制采购成本，并确保采购所需资金合理使用控制活动集合。1.1.2材料物资指：生产用原辅材料、外购型钢等生产物资资料，其中原辅材料包含生产用多种钢材、包装物、燃料、油漆、螺栓电缆等物资。1.1
6、.3劳务是指安装专题施工或劳务分包及制作外协、委托加工劳务。1.1.4本手册规范费用是指企业在日常生产经营活动中发生不能直接归属于某个特定产品成本费用。关键包含行政管理部门为组织和管理生产经营活动所发生管理费用，销售产品和提供劳务等过程中发生费用。和特定产品（工程项目）成本费用、和筹资活动相关支出费用，不在本手册规范。1.1.5有效控制采购成本是指企业明确采购价格形成机制，经过询价、比价或招标方法合理确定采购价格，控制采购成本。1.1.6本手册适适用于企业非长久资产采购、付款控制。固定资产、其它长久资产采购、付款控制制度详见“业务控制手册第六册资产管理循环控制手册”，和特定产品（工程项目）成本
7、费用控制详见“财务管理手册第四册成本核实和管理控制手册”、和筹资活动相关支出费用控制详见“财务管理手册、第二册、筹资管理控制手册”，付款步骤包含具体结算出纳事务控制详见“财务管理手册第三册、货币资金管理控制手册”。1.2控制目标1.2.1规范采购和付款行为，防范采购和付款过程中差错和舞弊。1.2.2明确供给管理部门职责，确保多种外购材料、商品、劳务等各项生产物资、劳务采购按计划进行。1.2.3促进形成合理采购价格机制和质量监控机制，有效降低采购成本。1.3关键风险控制步骤1.3.1权责分配和职责分工应该明确，机构设置和人员配置应该科学合理。1.3.2请购依据应该充足合适，请购事项和审批程序应该
8、明确。1.3.3采购和验收管理步骤及相关控制方法应该清楚，对供给商选择、采购方法确实定、采购协议签署、购进商品验收等应有明确要求。1.3.4付款方法、程序、审批权限和和供给商对账措施应该明确。1.4不相容岗位1.4.1请购（业务外包申请）和审批。1.4.2供给商选择和审批。1.4.3采购协议协议（业务外包协议）拟订、审核和审批。1.4.4采购、验收和相关统计、业务外包实施和相关会计统计。1.4.5付款申请、审批和实施。2.采购付款循环组织职能2.1采购付款循环组织组成采购付款循环控制组织机构由企业决议部门、综累计划部门、采购管理部门、质量管理部门、审计决算部门、财务部门、仓储管理部门、工程管理
9、部门、行政管理部门组成。2.2采购付款循环各组织职能2.2.1股东大会、董事会是重大采购付款事项决议部门，企业章程中要求需要提交股东大会审议事项，由董事会审议经过后提交股东大会审议。股东大会授权董事会审议经过采购付款事项，由董事会审议经过。2.2.2采购付款通常决议部门关键职责是：2.2.1.1当材料核价结果有争议时，由生产副总判定。2.2.1.2采购协议签署后，“资金审批单”由财务部门责任人审核，企业决议部门或授权部门同意。2.2.1.3超出预算材料款由企业决议部门或授权部门同意。2.2.1.4当发生不合格品让步接收时，由总工程师作最终裁决处理。2.2.3综累计划部门是制作外协协议归口管理部
10、门，其关键职责是：2.2.3.1指定制作项目经理，在ERP系统下达材料需求计划，留出合适采购周期，并进行综合协调。2.2.3.2负责制作外包外协分供方（不含门、窗、防火涂料、土建、设备）、运输分包商评价、选择、签约和管理。2.2.3.3组织协议评审，跟踪备料清单编制、材料清单编制和导入，材料订货、到位等过程。2.2.3.4提供直发工地材料清单。2.2.4采购管理部门是材料、产品相关物资采购责任部门，其关键职责是：2.2.4.1负责生产制作、安装材料和物资、组织对A、B类生产制作材料和物资、其它采购物资供方评价和选择工作，经过对供方评价和选择，建立、定时审查和更新A、B类材料和物资合格供方名单和
11、全部归口采购供方档案，确保A、B类材料在合格供方采购。（A类B类材料释义见本手册“4.1.2合格供给商评定及信息维护步骤控制制度”）2.2.4.2负责编制、签署材料和物资采购协议/协议，确保采购协议/协议条款完整、质量要求明确。2.2.4.3严格按同意采购协议/协议实施采购工作，确保所采购材料、物资质量符合要求要求。2.2.4.4负责提供所采购材料、物资质量合格证实文件，确保所提供文件有效性。2.2.4.5办理验收合格采购材料、物资入库手续。2.2.4.6负责不合格采购材料、物资立即有效处理。2.2.4.7做好供给商发票入账程序，每个月编制资金预算计划。2.2.4.8负责处理废旧物资及余料。2
12、.2.4.9对需要排版采购物资进行排版，并按排版结果采购，提升材料利用率。2.2.4.10负责编制工程物资采购计划、组织长久采购物资招标及协议签署工作、负责各类材料采购实施。2.2.4.11了解市场动向，立即向相关部门和领导反应多种材料价格和走向。2.2.4.12负责编制采购预算，对采购预算实施情况负担责任。2.2.5质量管理部门是采购材料物资、外协及委托加工物资质量检验、监督责任部门。其关键职责是：2.2.5.1负责编制和修订产品检验规程，确保检验要求明确、验收规则适用、且不低于国家和行业标准要求；对协议有特殊要求产品，编制专门检验规程，确保产品质量满足协议要求。对检验规程要求不符合协议或国
13、家标准要求负责。2.2.5.2负责企业原辅材、外协外包构件、产品制作质量检验工作，确保检验结果真实性和正确性，形成有追溯性检验统计，并汇编成工程项目标制作质量档案。对因错检、漏检造成批量损失负责，对制作质量档案内容不全、完成不立即负责。2.2.5.3负责不合格品识别、组织不合格品评审和跟踪处理。对不合格原辅材料用于生产、不合格构件放行出厂、或安装时发觉制作质量问题负责。2.2.5.4参与对原材料、外协外包供方评价和选择工作。2.2.6审计决算部门是物资、劳务及费用采购价格监督和核定归口管理部门，其关键职责是：2.2.6.1对企业各项工程类费用及外协外包费用进行审核，发出审核意见书。2.2.6.
14、2负责大宗采购物资核价控制，参与年消耗量较大材料招投标，优化材料采购模式，定时编写采购核价工作汇报。2.2.6.3参与对适用范围内，企业年度一次性选择供给商长久协议招投标，参与竞标单位选择，进行招标物资市场摸底，参与开标和评标，并出具核价意见。2.2.6.4负责对适用范围内日常以采取询价、比价方法采购物资，进行审核和核定价格。2.2.6.5负责对指定专题工程物资采购，进行物资市场摸底询价、比价、分析后出具核价意见。2.2.6.6核价主管每个月10日前，将上月核价情况整理汇总分析成份类报表和汇总报表，上报审计决算部门责任人、及企业决议部门或授权部门审核。2.2.6.7依据各原材料价格走势信息，即
15、时编写部分物资市场价格调查分析汇报，提出怎样主动应正确方法和提议；对核价工作中出现企业管理工作中存在问题、进行分析、提出开源节流方法，供企业领导参考。2.2.7财务部门是采购所需资金收付、费用报销、采购预算及成本控制归口管理部门，其关键职责是：2.2.7.1负责依据协议和申购单审核原材料、低耗品发票，对发票业务真实性、正确性负责。2.2.7.2依据协议付款条件和发票入账情况认真审核资金审批单。2.2.7.3负责原材料、低耗品具体核实工作，审核材料采购发票、领料单等，进行材料收发存核实、低耗品核实、摊销和材料成本核实。2.2.7.4负责债权债务核实，立即和外单位对账，发觉和反应往来账中存在问题。
16、2.2.7.5审核费用发票真实性，审核资金审批单，根据企业报销制度进行费用报销。2.2.8仓储管理部门是材料物资接收入库和保管责任部门，其关键职责是：2.2.8.1负责材料接收工作，不接收验收不合格、单据不全、手续不齐材料，确保只将验收合格材料入库，入库材料登记完全、清楚、正确；2.2.8.2负责在仓库合适区域建立待检区，或对待检材料进行显著待检标识，确保待检材料和库存不会混淆。2.2.8.3负责材料在仓库内保管工作，确保库存材料分类存放、摆放整齐、标识清楚，预防标识脱落或不清，预防不一样品种、规格材料混放和乱放；2.2.8.4负责仓库物料出入库ERP登账工作，确保向财务部门立即提供正确、清楚
17、、完整和有效财务数据。2.2.9工程管理部门是安装工程专题施工或劳务分包归口管理部门，是分包协议评审、签署及工程现场材料采购责任部门，其关键职责是：2.2.9.1对项目部选择安装单位进行合格供方复审，审查安装承包单位资质及履约能力。2.2.9.2对分包协议审核（包含使用标准协议文本、分包价格、协议条款等关键协议内容）及分包工程款支付复审，分包结算节点审查，分包签证复审。2.2.9.3负责工程安装项目现场除分包工程以外工程现场所同及费用支出（包含现场吊机租赁、中专场地租赁、现场倒运、塔吊装拆、现场物资采购等）审核。2.2.10销售部门是安装工程专题施工或劳务分包帮助、支持部门，其关键职责是：2.
18、2.10.1参与由综累计划部门组织协议交底会，并安排协议主签人进行协议交底。2.2.10.2利用本身资源优势，帮助、支持项目部做好工程施工、安全在工程所在地立案、物资采购、制作外协等工作。2.2.10.3帮助项目部做好和业主、设计等沟通、协调工作。2.2.11 行政管理部门是办公用具采购、日常管理归口管理部门，其关键职责：2.2.11.1 负责办公用具标准制订。2.2.11.2 负责办公用具采购、验收入库，领用及日常管理。3.采购付款循环子步骤划分3.1材料物资采购步骤控制3.1.1采购和验收步骤3.1.1.1材料采购步骤3.1.1.2仓库到货验收步骤3.1.1.3工地到货验收步骤3.1.2合
19、格供给商评定及信息维护步骤3.1.3采购协议评审和管理步骤3.1.4退货步骤3.1.5付款和对账步骤3.1.5.1原材料预付款步骤3.1.5.2原材料应付款步骤3.1.5.3对账步骤3.1.6采购预算控制步骤3.1.6.1采购年度预算控制步骤3.1.6.2采购月度预算控制步骤3.1.6.3采购预算过程控制步骤3.2劳务外包采购步骤控制3.2.1安装分包协议签署步骤3.2.2安装分包付款步骤3.2.3外协外包协议签署步骤3.2.4外协资金审批、付款步骤3.3费用采购步骤控制3.3.1费用采购步骤3.3.2费用报销步骤3.3.3核价步骤3.3.4运费结算步骤4.采购付款循环各子步骤控制制度及控制文
20、件统计4.1材料物资采购步骤控制制度4.1.1采购和验收步骤控制制度4.1.1.1材料采购步骤控制（1）综累计划部门相关人员整理技术文件、各类清单，分阶段制订原材料和制品材料需求计划。（2）材料需求计划依据采购物资关键性分别呈报生产副总/总经理同意。各相关负责部门制订技术服务、运输、安装采购计划，由安装副总/总工程师同意。（3）接到备料清单后，采购管理部门采购员首先依据具体下料宽度进行排版，确定需要采购材料宽度及对应数量，将排版结果输入ERP。采购管理部门采购员除了要了解采购数量和规格外，还必需了解采购材料物资设计要求，包含相关技术标准名称及编号，是否有其它专门技术要求等。（4）采购管理部门采
21、购员应了解材料物资库存情况，凡库存材料物资规格、性能和数量满足要求时，应首先使用库存物资或代用，在采购申请上应对该材料物资进行取消，并在取消原因中说明，表示将使用库存，无标示则为需要采购材料或物资。 （5）对于需要采购材料物资，采购管理部门采购员应了解市场货源情况，向订有长久供货协议供给商或其它合格供给商询价，每种材料或物资通常应最少向三家供给商询价，将询价结果应填写在采购评定表内，然后将采购评定表交审计决算部门核价。对于合格供方评定详见本手册“4.1.2合格供给商评定及信息维护步骤控制”。 （6）对企业签署长久供给协议物资，企业不再对这些物资备库，由供给商向企业提供必需贮备量，企业按实际消耗
22、数量确定采购量，按约定价格和结算方法进行结算。这类物资由审计决算部门定时核价后交采购管理部门、财务部门作结算依据。长久协议签署步骤详见本手册“4.1.3采购协议评审和管理步骤控制制度”。（7）审计决算部门依据了解市场情况、材料物资价格目录（即报价单）采购评定表进行核价，并将核价结果填写在采购评定表上，核价员应在核价后采购评定表上署名。当核价结果有争议时，由生产副总判定。（8）采购管理部门对每一大类物资经比价或招标后选择一至二家固定常年供给商，供给商按年消耗总金额要求百分比铺底额定欠款，同时按实际消耗情况在企业设定必需库存放备供企业周转，每个月要求时间内按企业实际消耗量进行结算，、开出发票办理入
23、库结算手续，采购管理部门按财务入账金额申报次月资金计划并于次月要求时间内支付。（9）采购管理部门采购员依据确定采购评定表、采购协议、报价单经采购管理部门责任人、总经理签字确定。协议签署步骤详见见本手册“4.1.3采购协议评审和管理步骤控制制度”。协议签署后，采购管理部门采购员登录ERP采购模块，在“材料采购”下创建PO订单并报审批流。 （10）若是主材订单，审计决算部门责任人登录ERP系统进入“采购审批”在审批通知下做确定，ERP系统内该审批将自动递交生产副总给予确定。采购管理部门采购员即通知供给商发货。（11）若是辅材订单，采购管理部门责任人登录ERP统在采购模块下审批经过订单信息，采购管理
24、部门采购员即通知供给商发货。 （12）本步骤包含控制文件及单据： 备料清单采购申请 工程排版图报价单采购评定表4.1.1.2仓库到货验收步骤（1）协议签署后，采购管理部门采购员应主动和供给商保持联络，立即掌握供给商到货情况。（2）物资抵达企业前，采购管理部门采购员应提前通知仓库保管员和质量管理部门材料检验员立即抵达物资类别和数量，由仓库保管员指定物资卸货待检地点，仓库保管员应确保指定地点适于保护物资不易损坏、不易丢失及不易和合格物资混淆。（3）物资抵达企业后，采购管理部门采购员核实和供给商签署采购协议内容，采购管理部门采购员在ERP系统中将到货信息输入“到货验收单”并打印。采购管理部门在填写“
25、到货验收单”时，对材料特殊要求必需给予明确。（4）采购管理部门采购员应和仓储管理部门联络将材料或物资存放到指定场地待检，连同材料或物资质保单等质量证实文件交仓库保管员。（5）仓库保管员将货物过磅，并依据采购管理部门提供工业品买卖协议、到货验收单认真查对物品数量、规格、型号、名称、生产厂家是否和到货验收单、工业品买卖协议内容相符。若相符，仓库保管员在ERP系统中将到货信息输入“采购接收单”并打印，同时ERP系统自动将待检材料做“在途物资”处理。若货物验收过程中发觉相关数量、规格、品种、型号、生产厂家和到货验收单、工业品买卖协议内容等不相符现象，仓库保管人员有权拒绝办理入库手续，并视具体情况汇报主
26、管人员处理。即需对到库材料作好标识，方便予追溯和核查。标识方法为合格、待检、待处理、不合格。原材料检验员于“采购接收单”上签字是确定材料合格可入库，检验合格后仓库保管人员在ERP中录入材料牌号、规格、跟踪卡号，供给商、厂家等信息。（6）质量管理部门负责进厂原、辅材料、外购件质量检验，原材料检验员在“采购接收单”上签字确定，并立即录入ERP系统；对材料使用过程进行监督跟踪，抽查简写代码正确性；型钢、角钢等次构件材料，由ERP系统依据出库领料单汇总，跟踪员检验监督；每一工程所用材料全部有可追溯性。（7）采购管理部门采购员将到货验收单及质量证实书交质检处原材料检验员。（8）原材料检验员接到采购管理部
27、门“到货验收单”和质量证实文件后，应按 “原材料检验细则”和企业特殊要求进行认真检验：质量证实书是否清楚、所列项目是否齐全、数据是否符合要求、有没有生产厂家和供给商检验公章，材料牌号、规格、批次和实物或其标识是否一致、包装情况是否符合要求。原材料检验员于“到货验收单”签字是为财务部门和供给商结算。（9）在材料入厂验收过程中，如发觉不合格项，原材料检验员应立即以书面形式通知采购管理部门，详见本手册“4.1.5退货步骤控制制度” 。（10）质量管理部门材料员验收材料合格后，将签字后采购接收单返回仓储管理部门，由质量管理部门质检员在ERP系统内确定入库，ERP系统自动将 “在途物资”冲减，中转生成“
28、原材料”。（11）仓储管理部门确定材料入库后，财务部门依据采购接收单、到货验收单、磅单、发票统计应付账款。详见“4.1.4付款和对账步骤控制制度”。（12）本步骤包含控制文件及单据：发运单采购接收单到货验收单采购协议磅单4.1.1.3工地到货验收步骤（1）供给商将材料物资直发工程地现场，由工地安装项目经理检验材料质量情况，并在材料发运单上确定签收，将发运单传至企业采购管理部门。（2）采购管理部门采购员检验发运单签收情况，并在ERP系统中开具“到货验收单”，ERP系统内将自动匹配订单信息并生成“在途物资”。（3）采购管理部门采购员将“到货验收单”、“发票”、“采购协议”交至仓储管理部门，仓库保管
29、员在ERP系统中确定入库，系统将自动冲减“在途物资”并生成“原材料”。（4）生产制造部门相关人员依据采购协议内容督促财务部门依据协议支付款项并监督现场实施收货、验收、施工等工作。（5）本步骤包含控制文件及单据：工作联络单发运单到货验收单采购协议发票4.1.2合格供给商评定及信息维护步骤控制 4.1.2.1采购管理部门为满足企业生产计划要求，采购员依据市场行情询价比价寻求供给商，详见本手册 “4.1.1.1材料采购步骤”。 4.1.2.2采购管理部门对新增供给商或生产厂家，应搜集营业执照、税务登记证、组织结构代码证、必需生产许可证和经过体系认证等其它相关资料，并进行必需合格供方评审。4.1.2.
30、3依据对企业产品质量影响关键程度，设计部门负责将外购材料和制品分成A和B两类，方便采购时可采取不一样程度控制方法：A类对本企业生产产品质量有很关键影响外购材料和制品；B类对本企业生产产品质量相关键影响，但关键程度不如A类外购材料和制品。4.1.2.4对供方基础要求1）能提供符合质量要求产品，且质量连续稳定；2）交货立即，数量正确、价格合理；3）能满足采购协议要求；4）能提供认真负责售后服务；5）应含有对应资质和良好资信；6）供方安全绩效；7）如为化学危险品还应有材料安全数据表。4.1.2.5采购管理部门优先从已经有供方中进行初选。假如仍不能满足生产经营活动需求，采购管理部门应进行市场调查，选择
31、新候选供方，然后组织对候选供方评价。4.1.2.6对供方评价方法：（1）采购样品检验对于新采购候选供方（包含国外供方），负责采购部门先采购其少许样品，由质量管理部门进行对应检测（如力学性能和化学成份检验），作出合格是否评价，初步判定其产品在质量上能否接收，并填写“合格供方样品评价表”。（2）书面调查由采购管理部门填写和发出“采购供方调查表”或“外协供方调查表”，调查供方（外协单位）企业概况、产品规格和供货业绩，企业质量确保能力等。需要时同时要求其提供产品目录、产品判定资料、产品业绩表，和产品认证或应含有资格资质证实，质量管理体系认证复印件等资料。（3）现场调查现场调查内容和书面调查相同，但调查
32、直接在候选供方处实地进行。现场调查通常见于尤其关键、或企业周围候选供方。（4）业绩评定业绩评定用于合格供方复评，或扩大合格供方供货范围（如增加规格、材质品种等）时评定。由负责供给管理部门组织相关部门人员，对近几年为本企业供给业绩进行评价，方便决定是否能够保持为合格供方，或扩大采购范围，业绩评定时采取“采购（外协）供方业绩评定表”。对于候选供方业绩评定，是对它为其它企业提供类似产品或服务业绩进行了解和评价。（5）第二方审核对候选供方进行质量确保能力审核，第二方审核可和现场调查同时进行，以增加现场调查深度；也可单独进行第二方审核，验证书面调查结果。（6）对A类供方评价1）对新候选供方；样品检验书面
33、调查或现场调查或第二方审核（三种方法中一个）。2）对拟扩大采购范围原合格供方：业绩评定书面调查。 对B类供方评价3）对新候选供方：样品检验书面调查。4）对拟扩大采购范围原合格供方：业绩评定。（3）对计量、测试、检测、培训、设计等软件服务和提供运输、安装供方，同时评价：1）调查提供服务经验、业绩和服务质量。2）审查由权威部门授予资格资质证书，确定证书使用期限和证书覆盖业务范围符合要求。4.1.2.7对用户指定供方，进行业绩评定。4.1.2.8经评定合格供方，负责评定部门应建立“ 年合格采购供方名单”，该名单由评定部门责任人签字后，报主管副总审核，总经理同意。4.1.2.9经评定后合格供方，由采购
34、管理部门采购员获取供给商营业执照、税务登记证、组织结构代码证并在ERP系统中将供给商证件信息导入。4.1.2.10采购管理部门应将有效合格供方名单发给相关部门，作为仓储、检验和付款依据。4.1.2.11采购管理部门跟踪和统计和合格供方签署协议或协议实施情况。4.1.2.12对合格供方，由负责部门每十二个月底复评一次，复评以供方提供产品和服务业绩为依据，复评结果统计在 “供方复评统计”上。凡在质量、进度、价格和售后服务等方面有问题，又不作改善供方，应从合格供方名单中去除，复评后修改“ 年合格采购供方名单”，需按原审批程序审批。各负责部门除应建立“ 年合格采购供方名单”外，还应建立每个合格供方档案
35、，档案内容应包含：1）首次评价统计；2）定时复评统计；3）供货统计；4）供货质量处理统计等。4.1.2.13采购管理部门采购员应将每次供货情况填写到供给商档案中。采购管理部门负责建立和保管供给商档案。对于企业两次发出“纠正或预防方法反馈单”后没有显著改善供给商，采购管理部门采购员应汇报部门责任人后，将该供给商从合格供方名单中除名。4.1.2.14本步骤包含控制文件及单据：营业执照供给商税务登记证供给商组织机构代码证供给商专门认证供给商产品质量合格证书采购供方调查表样本检验汇报现场调查统计采购供方调查表供方复评统计*年采购合格供方名单样品检验汇报4.1.3采购协议评审和管理步骤控制制度 4.1.
36、3.1经评定合格供方由财务部门相关主管会计人员在ERP系统内维护合格供给商统计，供给管理部选择合格供方内供给商签署采购协议。合格供方评定详见本手册“4.1.2合格供给商评定及信息维护步骤控制” 4.1.3.2采购管理部门采购员经过市场调研对材料进行比价、询价和供给商洽谈价格，形成报价单和采购评定表，并报采购管理部门责任人审核后方可起草采购协议。4.1.3.2法务部门负责编制材料、设备等采购协议标准文本，并对非标准文本采购协议进行法律审查。4.1.3.3采购管理部门应和相关合格供方洽谈采购协议，协议条款应该明晰，应具体要求对所采购物品要求。 最少应包含：1） 采购物品名称、规格、数量、交货期；2
37、） 供方应提供资料，包含供方外协件出厂检验汇报、所购原材料材质证实书等；3） 采购物品质量要求和检验标准；4） 包装、供货方法、运输及验收方法；5） 标识和可追溯性要求；6） 用户进行验证要求；7） 单价、总金额、结算方法、违约处理。8） 合适时还包含：对供方产品、程序、过程、设备、人员提出相关同意或资格判定要求，如对供方产品安全认证要求，对加工过程、设备及人员要求委托检测服务要求等；适用质量管理体系要求4.1.3.4采购协议应尽可能使用标准协议文本，在采购协议中，采购材料物资技术标准名称、编号或年份必需明确填写（必需时应注明其中条款号），特殊或专门订货要求应在协议中明确写明，包含其验收措施和
38、验收依据文件等，采购协议应由生产副总审核、总经理同意。4.1.3.5和合格供方洽谈成功采购协议，经采购管理部门责任人审查签字，再交总经理或其授权人签字同意后，可正式签署采购协议。4.1.3.6采购协议签署后，采购管理部门采购员在ERP系统中录入订单信息。4.1.3.7同意后采购协议，由采购管理部门指定专员负责存档保管，由采购管理部门相关人员将协议信息录入ERP，同时应建立采购协议档案登记协议台账及检索目录。4.1.3.8本步骤包含控制文件及单据：报价单采购评定表采购协议4.1.4付款和对账步骤控制制度4.1.4.1原材料预付款步骤（1）采购协议签署后，采购管理部门采购员查看协议付款条款，整理需
39、预付款订单并填写“资金审批单”。（2）全部财务收支和财务事项首先由业务管理部门提出，经部门主管审核，对该项事项合理性提出初步意见。（3）包含到总经理或总经理授权相关副总同意财务收支和财务事项在财务部门责任人核准基础上由企业决议部门或授权部门审批，财务部门出纳付款。（4）依据部门主管审核意见，财务部门相关会计人员查对协议、费用列支渠道和月度财务计划，财务部门责任人依据会计人员查对意见和资金安排情况核准。（5）财务部门出纳办理付款后，将“资金审批单”、“支票存根”、“银行回执单”交至财务部门会计人员入账。（6）财务部门会计人员在ERP系统中编制虚拟发票统计预付账款。（7）本步骤包含控制文件及单据：
40、资金审批单支票存根银行回执单4.1.4.2原材料应付款步骤（1）采购协议签署后，由企业采购管理部门采购人员参考其预先制订付款计划填制“资金审批单”，经过采购管理部门责任人审批、财务部门会计人员审核、财务部门责任人核实签字后报总经理同意付款。（2）财务部门会计人员依据发票、仓库收、发凭据等原始凭证进行存货会计核实，反应存货增减变动和余额，存货明细账余额必需和仓库核实数量金额明细账余额查对一致。（3）财务部门会计人员审核付款事项是否为预算内付款，若预算外材料款则需企业决议部门或授权部门同意；若预算内材料款，“资金审批单”由采购管理部门责任人、财务部门责任人、企业决议部门或授权部门同意。（4）财务部
41、门会计人员接到“资金审批单”和采购员签字供给商发票，将“发票”、“到货验收单”、“采购接收单”、“磅单”匹配，会计人员在ERP系统中核销预付账款，统计应付账款。若匹配不一致立即追查原因并修正或通知采购管理部门采购员和供给商联络。（5）本步骤包含控制文件及单据：资金审批单付款计划发票到货验收单采购接收单4.1.4.3对账步骤（1）企业应按月对会计账簿纪录数据和库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或个人进行相互查对，确保账账相符、账实相符。查对工作由财务部门相关主管会计人员负责组织。（2）当供给商发来询证函，财务部门会计人员将ERP系统数据和应付明细账进行查对，若查对一致交至财务部门相关主管会计
42、人员审核，盖章确定，并向供给商回函。（3）财务部门会计人员向供给商发出“往来询证函”，供给商回函后由相关主管会计人员审核，并将工作函保留档案，若查对不符，由会计人员逐笔查对明细查出差异，经报财务部门相关主管会计人员审核后调整一致。会计期末结账前对账程序控制详见财务控制手册第五册财务信息管理和披露控制手册4.3结账。（4）本步骤包含控制文件及单据：往来询证函4.1.5退货步骤控制制度4.1.5.1原材料检验员在材料入厂验收过程中，或外购件质量检验员在外购件入厂验收过程中，发觉应检项目检验结果不符合相关标按时，应判定为不合格品，检验员应填写“不合格品处理单”，对不合格品概况进行描述、注明超标数据和
43、提出拒收要求。检验员应对不合格品进行显著标识。4.1.5.2“不合格品处理单”一式二份，经质量管理部门主管审核签字后，由检验员将二份同时交采购管理部门。4.1.5.3采购管理部门在收到“不合格品处理单”后，应立即对不合格品进行确定，并就质检部门拒收要求提出处理意见。4.1.5.4当采购管理部门同意拒收时，则应在“不合格品处理单”责任部门处理意见栏中写明同意退货，采购管理部门采购员依据“到货验收单”信息开具“物资退货单”，将其中一份“不合格品处理单”交回质量管理部门，一份连同“物资退货单”交仓储管理部门，并在ERP系统中将原来生成到货验收单各项数据清空，仅保留供给商名称。4.1.5.5仓储管理部
44、门保管员收到同意退货处理“不合格品处理单”和“物资退货单”后，在ERP系统内做退库，系统将自动冲减“在途物资”，并应在此批不合格材料或外购件显著位置提醒“退货物”标识，等候退货处理。同时，采购管理部门应立即和供给商联络退货。4.1.5.6采购管理部门采购员应就退货情况和财务部门会计人员沟通，若该批货物发票已进账而且开票时间已超出90天，则由财务部门责任人和供给商约定税金负担方，并作对应处理；若开票时间未超出90天由财务部门指派主管税务会计人员前往税务局开具红字证实，并传至供给商，供给商接到红字证实开具红字发票应传至财务部门。4.1.5.7财务部门会计人员接到供给商传至红字发票在ERP系统中冲销
45、原入账统计。4.1.5.8财务部门出纳依据物资退货单开具出门证。4.1.5.9当采购管理部门处理意见为让步接收时，采购管理部门应在“不合格品处理单”责任部门意见栏中写明让步申请理由，由采购管理部门前后送交生产制造部门工艺处及设计部门审查： （1）如审查同意让步接收时，采购管理部门将经已签字“不合格品处理单”分别交质量管理部门和仓储管理部门，并凭已同意让步接收“不合格品处理单”和“到货验收单”一起办理入库手续，同时和供给商协商权益事宜。质检员收到“让步接收”“不合格品处理单”后，应立即去除对不合格品标识。入库步骤详见本手册“4.1.1.2仓库到货验收步骤”。（2）如让步申请未得到前述两个部门一致
46、同意，采购管理部门应负责联络退货。供给管理部认为需要时，可报请总工程师作最终裁决后处理。4.1.5.10本步骤包含控制文件及单据：不合格品处理单供给商质量证实到货验收单物资退货单出门证增值税发票红字发票证实红字发票4.1.6采购预算步骤控制制度4.1.6.1采购年度预算编制步骤（1）董事会制订年度经营目标、年度预算，并将编制年度经营目标、年度预算分解下达致总经理。（2）财务部门为预算管理归口责任部门，具体负责编制投资、筹资预算、成本费用预算、现金流量预算、和资产负债、利润预算，预算编制，审查、汇总、上报、下达、汇报具体工作，跟踪监督和反馈预算实施情况，分析预算差异和原因。财务部门预算会计将企业总体经营目标、年度预算分解到各部门。（3）采购管理部门负责编制采购预算，对采购预算实施情况负担责任。采购预算包含预算期为满足生产必需采购生产关键材料、辅助材料采购数量、价格和采购金额预算。由采购管理部门依据生产预算、期初库存情况和产品定额消耗水平编制。 （4）采购管理部门