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1、酒店总经理管理方法与艺术（之六）5.财务方面的其他日常工作。（1）例行参加每日晨会，了解运转信息和接待情况，接受总经理和运转经理的工作指令， 会后贯彻落实执行；（2）检查各营业收款点的工作是否正常，真正做到各营业收款点能发挥财务监督控制作用, 并使每笔收入准确无误记录在案；（3）关心每天财务信用情况，了解各旅行社的应付款项是否如期到帐；（4）检查所属各点工作情况是否规范，是否符合质量标准；（5）处理案头工作，与外界保持联系和信息沟通；（6）平时注意帮助下属解决工作上和思想上的问题，创造轻松愉快的工作环境；（7）准备每个月财务分析报告，汇总整个酒店经营情况进行分析，写出分析意见报总经理 和运转经
2、理参阅和审批。二.建立物资采购管理体系，加强成本费用控制.把各项物资采购工作列入财务部管理范围内的好处在于： 有利于资金的统一调度；便于采购工作的统一管理； 便于酒店的费用和成本控制。1 .方法：1）建立健全采购管理工作制度。重大的物资采购必须按预算进行，没有预算计划不得轻易采购。这样可以避免重大采购 上的随意性和盲目性。所有物资采购均需物资采购计划，每月由各部门制作一份采购申请报告，报有关方面 审批签字后，交采购部执行。采购部门要确保各部门正常物资用品的最低库存量，超过最低库存量，由库房保管员及 时补充，而不需要部门作采购申请。餐饮部的采购工作量比较大，要简易方便，但也要有利于控制。采购管理
3、制度为每天早 晨前各餐饮厨房需购点（西厨房要在前一天晚上下班前）提出所需的采购申请单报采 购部，由采购根据酒店规定要求联系供货。供货商送来所需材料，餐饮厨房各点验收 数量和质量。一一仓储管理制度和进货验货管理制度。这些制度的建立要根据各地、各酒店的实际情况来研究制定，在实践中不断完善，以形 成酒店自己的物资采购的管理体系。2）合理价格是物资采购管理的关键因素。必须做到以下几个方面：A、各部门报来的采购申请单对所需的物资要标明价格、厂家、地址、尺寸和价格质量标准 等。B、在准备进货的时候，坚持货比三家的原则，从中进行分析研究，这样可以减少盲目性和 随意性。C、餐饮日常采购的原材料的价格确定，要按
4、照酒店制定的采购定价办理。以下程序和做法 可供参考：D、每段时间（半个月或一个月）由三到六家蔬菜、水果、肉类、海鲜供货商报价。程序如 下：供货间将报价单寄到成本控制室主任，由他拆封，并与采购部经理讨论选定供货商，确 定价格；采购部根据商定的价格和确定的供货商，每天给他们打电话，要求采购订 货。加强成本费用的控制。内容有：A）总收入与总成本的对比分析；B） 能源消耗的节约与控制；C）餐饮成本是否控制在规定的比例上；D）各项费用开支是否有预算，是否必要;E） 所购物资、物品是否因过多而积压仓库，导致资金积压；各部门的营收和物品消耗是否在确定的标准之内；G）应收款是否及时到帐；H）更新改造的项目是否
5、急需和有必要；I） 酒店的行政开支费用是否得当；酒店管理中还有哪些可以节省的方法等等，都是成本费用控制的内容。三.财务管理与其他方面的关系1、合理有效的资金运作。1）为了确保供货质量和酒店资金有效运转，对鲜活产品一般可以每月付款一次。2）财务部对内部各部门和员工所发生的费用报销，可以采取每月一次或两次的报销方法。 这样既可以使财务工作人员有更多时间和精力去做财务预算和财务控制，又可以使酒店 资金得到充分利用。3）要使酒店资金不断增值，酒店总经理、分管多种经营和投资开发的副总经理要与财务总 监一道商量，将有限的资金投向最有效的地方，开拓经营。2、市场和财务经营分析会议。1）财务总监（财务部主任）
6、每月要向总经理、运转经理和各部门负责人报告分析上月财务经 营状况，并与市场和营销情况的分析一道进行。每月财务情况分析会既研究分析市场格 局的变化对酒店当月的影响，又要分析当月酒店各部门在经营过程中影响经营所存在的 问题，指出没有完成或超额完成当月经营预算的原因，对所存在的问题提出改进的对策 和意见。2）财务经营情况的每月分析会议的目的：向各部门分析全店实际经营状况与预算的比较，分析研究，明确下个月财务经营管理应注意的问题，使酒店的财务管理卓有成效，使酒 店的经营取得成功。3、及时掌握信息。财务管理工作要及时掌握有关信息，以此来指导财务工作。比如对旅游市场有关信息 的了解；对同行酒店价格上政策的
7、研究；对市场上与酒店关联的一些价格了解；还有市场上物资供应价格变动情况等。止匕外，参加一些行业的联系会议或行业协会，以此来获得信息, 共同研讨酒店财务管理上的一些问题。4、让酒店各级管理人员都关心财务。帮助并教会各级管理人员分析经营，使各部门经理真正对本部门的经营负责，保证达到预 算的指标。酒店公共关系管理酒店公关部，是在市场营销总监领导下开展工作的。它与销售部一样，是在市场营销部 领导下的两个独立的部门。公共关系部的任务是维护酒店形象，宣传并扩大酒店的知名度, 适时适度地为酒店做宣传广告。一.树立良好的酒店形象酒店公关部的主要任务就是在国内外逐步树立起酒店的良好形象,不断扩大酒店的声誉, 提
8、高酒店的知名度。1 .酒店的宣传和广告。1）公共关系要做酒店的宣传广告工作的策划。这种广告宣传分为国内市场和国际市场。从 酒店的最终目标来说，公共关系的宣传广告工作，主要侧重于国际市场。因为公关宣传 广告的目的是为了在国际市场提高本酒店的知名度和影响，更多的占领国际市场的份 额，使更多的旅游者认识、了解本酒店，吸引他们来店下榻。从酒店的现实目标来说， 酒店在本地区经营，需要树立良好的形象，建立和睦和友善的社区关系，对酒店的经营 发展打下良好的外部环境和基础。2）国内外市场上的宣传广告工作有：在国内、外举办的旅游博览会上的宣传；在国内外旅 游报刊、杂志上的广告宣传；在国内、外电视、电台上的广告宣
9、传；在当地报刊、电视、 电台上的广告宣传等等。这些要求公关部制作酒店的各类精致的宣传小册子，撰写电视 新闻稿、报刊新闻稿。2 .酒店宣传广告连续性和统一性。1）要树立鲜明、固定的酒店形象，就需要在宣传广告中注重统一性的原则。统一性原则的 要求，就是通过酒店的宣传广告，给国内、外公众对酒店留下一个深刻的、鲜明的、固 定统一的形象。3）酒店的宣传广告要有连续性，要使酒店在国内外目标市场上占有一席之地。需要多年的 宣传促销。3 .利用各种手段扩大宣传酒店的知名度。1）文艺公关：组织职工业余艺术团，通过酒店员工的艺术表演，宣传酒店，扩大酒店的影 响。2）体育公关：在体育活动和比赛中，酒店的体育队的良好
10、成绩也是对酒店的有力宣传。3）有意识地参加电视台、电台组织的有关活动，以此来扩大酒店的知名度。4）在各种社会公关活动中表明酒店某种态度、参与其中的相关内容。4 .广告宣传的选择。根据酒店对国内外宣传的目标市场来选择旅游杂志。1）酒店在杂志上做广告宣传，以对外宣传为主，以扩大酒店在国外旅游市场上的影响。2）而对国内众多的杂志、广告宣传，要持谨慎态度，选择那些声誉好、影响大、有权威的 杂志，刊登酒店的广告，以作宣传。5 .企业形象的设计和公关策划。酒店应该培养自己的公共关系方面的专家和人才。公关部的人员要学习公关理论和公共关 系的实务，努力做好自己酒店企业长期的企业形象的设计。二.与社会各界保持良
11、好关系1、与政府机构的公共关系。开展公关工作，要根据实际情况和实际效果。1）总经理出面公关活动，表示酒店对建立与政府部门和机构的公共关系的重视。公关部的 任务是做好总经理与政府部门和机构交往、交际的策划和准备工作。如准备背景材料， 以及与政府部门交往的内容，以供总经理参考。2）还有一种公关活动是由酒店各部门进行，如工程部与水、电、气、能源、劳保部门；财 务部与财政、工商、税务、物价部门；餐饮部与卫生防疫部门等等进行交往联系比较多。不论是总经理的交往，还是各部门的交往，作为公关部，都应该了解这些交往的结果，在 遇有困难和障碍时，公关部有责任帮助策划，以使酒店与政府机构的公共关系处于良好的状 7
12、o2、与商企业界的公共关系。1）酒店与工商企业界建立良好的关系，目的是使酒店的经营和发展，得到工商企业界的支 持和帮助。酒店是工商企业界交往、洽谈生意的场所。酒店在工商企业界的声誉越高，就可以提高酒店的知名度和经济效益。2)公关部要与当地工商界保持良好的联系；适时地组织当地工商界人士来酒店，向他们介 绍酒店的经营情况，通报酒店的发展情况。酒店开展的一些推销活动，恭请他们光临等 等。3、与新闻界的公共关系。(1)经常给国内、外的报纸投寄新闻稿，以此来反映酒店的经营管理的动态，在海内外作 广泛的宣传和有关信息的新闻传递。酒店公关部每月要定量给专门的报纸投寄新闻稿, 这种稿件并不要求写得十分详细，只要求写出大体的情况，发生了什么事情。新闻稿 的内容，可能有酒店的接待的重要客人，酒店的推销活动情况，酒店名厨师的介绍， 酒店经营上的新举措等等