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1、销售事务处理制度(A) 交货、检验、配送 (一)对于已接收订单工程,工务科就在做好相关生产日报,使工程进行程序得以明确,并就感动合适机会,通知给发出订单用户知道。 (二)当生产靠近完成时,应和工务科协议,选择指定交货日前合适时日,通知交货对象。如交货有拖延顾虑时,也应事先通知对方,求得其谅解。(三)在进行产品检验时,应将结果做成测试成绩表等等相关资料。(四)产品发送是依据出货传票来进行,另外,每次发送货物时,应将其要项记入发送登记簿中。销售额计算及收款 (一)在缴交产品时,应将交货单副本交给会计科。会计科再将这些资料记入销售帐中。(二)如已经从用户处先收取订金或预付金时,应将此内容也记入销售帐
2、中。 (三)财会部门于每个月25日,依据销售帐资料算出每位用户未付款项明细表(包含前月余额、本月销售额、应收帐款),送交营业经理。 (四)营业经理得命令各责任人员在应付款项明细表收款栏中记入预付金,经过调整后,再决定营业部收款预定额,然后呈报常务董事签核。 (五)常务董事应先查阅营业部所呈收款预定表,如有必需征求经管经理意见,则由营业经理作说明后,裁定收款预定计划。(六)收款业务标准上是由营业部门负责,但有时也可委托经管(财会)部门人员去进行。(七)相关款项催收是由销售科负责督促,销售科必需把相关资料记入收款预定表中,通知给各相关人员。 (八)财务科应将每个月收款收据副本制作成表,在各册、各页
3、上打上编号。并要求相关人员于每日业务终了时,交回这些单据证实。收据上盖有企业印章者,会计科应加以保管,并加盖部门印章。 (九)款项进来时,负责收款或处理款项人中应制作收帐传票,并连同现金、收据副本,提交给财务科。 (十)依据上述应收帐款传票,将收得款项记入销售帐目中。记入内容除包含金额外,须再记入责任人员名字。 书信制作及资料整理 (一)营业书信资料通常包含下列六项: 1.书信、电报(发文、订单)。 2.估价单、订购单、请讲单、规格明细单。3.交货单。4.请款单。5.收据。6.备忘录。 (二)交易上发文资料,标准上全部须复印并制成副本保留。另外,发文资料上应盖契印或责任人印章。 (三)全部书信
4、资料,全部应编列收受号码,并记入受信簿中,盖上收受日期印章。 (四)处理中文件,应依据下列方法加以分类、归档。1. 估价文件资料-将交易用户和自己企业方面估价资料,依据发生次序,归类或存档。2. 订购资料-依据次序将协议书、请款单归档。 3.存档资料。 (五)参考方面资料,可按下列分类方法加以整理:1. 市场资料。2. 成本计算。3. 同业目录。4. 交易资料。 汇报及会议 (一)营业部必需将每日活动及业务处理情况记入日报表,经由科长、经理,向总经理提出。(二)销售科应依据每个月及上个月订单量、转拨余额、本月接收订货总额、本月交货额、生产额、未收款项余额、各项接收订货产品内容等等制作成月报表,并经由经理审编后呈汇报给总经理。 (三)每个月或每个月月初营业部和工厂方面,应召集经理,厂长、科长及其它责任人员,举行生产、销售联合会议。