中小型公司行政管理制度.docx

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1、中小型公司行政管理制度 中小型公司 行政管理制度 第一章 日常行为规范 1 办公室员工须举止文明、谈吐文静、待人热忱、讲究礼貌，严禁大声喧哗。保持仪容整齐、仪表端庄，头发梳理整齐； 2 周一到周五，员工穿工作服，未领工作服穿职业装，周六可着日常休闲便服； 3 办公室同事之间见面提倡运用礼貌用语，早晨见面要相互问候早上好等； 4 工作时间，除业务上来往须要外，一律讲一般话，不得运用其它方言； 5 保守隐私，下班时锁好文件资料，不该知道的事情不打听，不该看的资料不看； 6 保持个人办公台面、办公用品及座椅清洁、整齐，并进行定位摆放，物品用后放归原处；下班后必需检查电脑、空调等设备关闭后方可离开；

2、7 员工要留意节约，下班后应关闭饮水机、照明灯、传真机、复印机、公共广播系统电源；关闭门窗。如有加班人员，最终下班人员负责以上工作； 8 自觉做好日常清洁维护，养成良好卫生习惯，不行随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内； 9 各部门负责人应仔细协作，督促属下员工共同遵照执行. 其次章 工牌管理 1、本公司员工进出公司时及上班时段内须佩戴工牌，工牌一律佩戴于胸前； 2、新员工入职一月内由行政人事部统一负责制发工牌。工牌不得转借他人； 3、工牌损毁、遗失，行政人事部核定后重新制发； 4、员工调动时，行政人事部依据人事异动单的部门与职位，一周内重新办理新工牌； 5、员工离职时，应将工牌缴回行政人事部。 第

3、三章 工作服管理 1工作服分夏装和春秋装两种：着装调整可依当时天气状况通知更改； 2主管上级担当指导与监督所属员工穿着工作服的责任； 3不得擅自变更工作服样式； 4不得典卖、让渡、转借制服； 5工作服如丢失或破损不能穿用时，应干脆报告行政人事部； 6工作服统一由行政人事部负责支配版式、制作与配发，费用统一由公司支付，从配发日起计算，运用期限详细另行规定，未达运用年限离职员工，按月抵扣工作制服折旧款； 8员工工作服丢失、严峻破损或更换制服时，由行政人事部按上条规定折算折旧款后，再行办理登记签收手续后配发。 第四章 名片管理 1、公司名片应统一颜色、尺寸、规格标准，同时保证名片纸张质量； 2、公司

4、员工的名片经行政人事部审核后统一联系印刷单位印制，个人不得私自印制； 3、印制名片的版式设计，运用标准经总经理确认后统一格式印刷； 4、印制名片当事人要提前三天向行政人事索取名片印制申请单填写，经部门负责人审批后，转送行政人事部执行； 5、印制名片的员工职务由行政人事部依据人事资料确定，不得自行改动； 6、新印制名片要在行政部备案； 7、各项目专用名片统一由行政人事部统一负责，格式与标准参照公司统一标准与程序执行；各项目不得私自印刷；印制完成后由行政人事部统一发出； 8、领用在前台签收，离职时，必需将名片交回行政部； 9、其它印刷品可参照以上流程与标准进行。 第五章 邮递快件管理 1、凡因工作

5、须要邮递快件的，须填写邮递快件申请单； 2、邮递快件须经本部门负责人签字同意，行政人事经理核签后交付前台递送； 3、行政人事部负责统一办理邮递快件业务。各部门将需邮递的信件连同申请单送前台，由前台登记，统一通知支配快递公司，并负责与快递公司结算清帐，每月底分部门做好当月邮递快件的汇总统计； 4、行政人事部应做好抽查工作，发觉因私邮递现象，除费用由因私者支付外，还将视 情节轻重对因私者赐予肯定的惩罚； 第六章 办公用品管理 1、公司办公用品的选购、保管、发放等统一由行政人事部负责； 2、各部门依据办公用品实际运用状况在每月最终三个工作日前将本部门所需办公用品报到公司总务 助理处汇总，经行政人事经

6、理审核后由行政助理统一支配选购，不允许员工自行选购； 3、行政人事部支配专人负责办公用品的选购、发放、管理。行政人事部对办公用品建立实物收发帐，负责登记物品进出；物品领用时必需登账、领用人必需签收； 4、行政人事部对非消耗类固定用品建立个人办公用品台帐，记录每个员工的办公用品运用状况； 5、公司的办公耗材如复印纸、墨盒、墨粉、色带等，由前台负责管理与记录消耗状况，限制运用；可双面运用的纸张，放入指定二次用纸区； 6、部门人员离、辞职时，需将公司的物品交回行政人事部，经手人须在员工离职物品移交单中的办公用品项目签字确认。回收的物品由行政人事部保管； 7、行政人事部每月底对公司的办公用品运用状况进

7、行分部门汇总，制作每月办公用品领用汇总清单及费用表，经行政人事经理签署后，送交各部门负责人核对确认并报财务部存档。 第七章 固定资产管理规定 1、定义：运用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等列作固定资产。不属于生产经营主要设备的物品单位价值一般状况在 2000 元以上，并且运用期限超过 2 年的，也应当列为固定资产。除固定资产以外的物质资产，列入办公设施、设备物资及低值易耗品由行政部门作登记备查管理。 2、行政人事部设专人负责固定资产实物管理，设置台帐及卡片，对固定资产进行分类编号、购建、验收、保管、日常维护、保养、修理、调拨、出售、报废

8、、定期盘点等有关事项。并对每项固定资产的运用落实到人，并订立相关的运用、交接，丢失、损坏赔偿规定； 3、公司实行部门经理负责制，任何部门管理人员的调动、离任等都必需将固定资产的管理纳入审记范围。对于账实不符的，应查明缘由，分清责任； 4、固定资产领用人应当妥当保管，本人领用的固定资产发生丢失或毁损必需照价赔偿。 5、调离公司的员工,均须完整地交出所领用的固定资产，否则不予办理调动手续。未调出公司，需办理固定资产的转移手续； 6、固定资产清查：由行政人事部会同财务部及各部门指定专人，每半年一次清查，核对； 第八章 环境、卫生与绿化管理 1、公司办公室的环境、卫生与植物绿化统一由行政人事部负责管理

9、，员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责； 2、凡新入员工工，必需了解清洁卫生的重要性与必要的清洁整理卫生学问，了解办公用品定置摆放的要求； 1、各工作场所内均须保持整齐，不得堆放垃圾、污垢或碎屑； 2、清洁区域按规定划分，出现脏、乱现象，负责人应主动、刚好进行清洁； 3、公司雇佣一名清洁人员维护日常办公室环境的卫生，周六或大型节假日由行政人事部组织对办公室进行大扫除，包括请专业地毯清洁人员打理。 4、全体员工应共同爱惜公司的花草树木，不得随意损坏，共同营造美妙的工作环境。 第九章 固定与移动电话管理 1、公司电话总机由前台负责转接，员工内线电话号码由行政人事部统一负责登记; 2、公司通

10、讯录的更新与管理由行政人事部负责，定期整理并发放各部门及个人; 3、接听电话须留意礼貌，重要事项要做出书面记录，并刚好知会相关人员; 4、已给通讯津贴的员工，必需保持 24 小时开机。跨区域无网络的，须公布备用号码; 5、员工如因特别缘由需更换号码的，须将新号码刚好通知行政人事部更新后公布; 6、行政人事部须不定时抽查开机状况，一个月出现三次停机或关机现象，对工作造成影响的，酌情扣减或取消相关人员该月话费补助; 7、公司已办理移动集群网，群内包月免费，员工自由申请，由行政人事部办理。 第十章 短信平台 1、行政人事部负责短信平台的统一运用与管理; 2、申请发送短信的部门与项目，应填写短信发送申

11、请表，并请提前一天交至前台; 3、短信内容应简洁明白，限 73 字以内; 4、行政人事部按申请表依次进行优先支配; 5、收费标准，每条 0.06 元，费用按实际发送胜利的比例进行分摊各部门。 第十一章 办公设施、设备及物资的运用与管理 1、设施、设备是指非固定资产且运用期限超过一年，价值超过 500 元以上的物品；物资是指价值超过 50 元以上的非一次性消耗品; 2、办公设备、设施及物资主要指：打印机、复印机、电脑、传真机、扫描仪、刻录机、投影仪、电子白板、微波炉、冰箱、音响、移动硬盘、数码相机、空调、家私等； 3、办公室设施、设备及物资的日常管理由行政人事部负责； 4、行政部对公司全部办公设

12、施、设备及物资建立清册，每半年做一次盘点; 5、为确保公司资产管理清楚，全部办公设施、设备及物资的购置、调配、更新、报损必需由行政人事部审核后方可执行; 6、办公设施、设备，个人运用由个人负责，部门公用由部门负责人指定专人责任，严禁擅自调动。如需调用必需在行政人事办理登记事宜; 7、办公室环境与物品布置一经确定，未经行政人事部经理批准，严禁私自调动; 8、办公室内的设施、设备及物资须要离开公司办公楼所在地，须要在行政人事部开具放行条后，方可离开公司；前台文员有权对异样状况进行查询。 第十二章 车辆管理 1、行政人事部是公司公务用车的日常管理部门。负责公司车辆分派、运用、保养、修理工作的评审及日

13、常管理； 2、车辆调度以保证业务用车为先原则，按业务的轻重缓急状况派车。须要用车的员工应提前填写用车申请单向行政人事部申请调派，市外需提前一天进行申请； 3、能够正常派车的，由行政人事经理交审批看法通知调度员调派登记、司机及用车人； 4、未能正常派车的须向用车人说明状况：出车的时机是否恰当；有无更经济、快捷的交通方法；有无可供运用的车辆； 5、不按规定办理申请的，不得调派车；特别紧急状况须上级主领导批准同意。 6、车辆必需专职司机驾驶，非专职司机未经行政人事部经理批准不得驾驶车辆。 7、交通违章处理：全部交通违章的处理由行政人事部协调处理，交通违章的罚款由驾驶者自负。 第十三章 宿舍管理 1、

14、公司宿舍是为须要住宿的员工供应，员工凭入住申请单经行政人事部批准后，方可到宿舍管理员处办理登记入住手续； 2、本公司供应的员工宿舍，是以员工在本公司服务为前提。倘如员工离职，对宿舍的运用权当然终止。员工应于离职当日，迁离宿舍，不得借故拖延； 3、收费标准：由公司承租宿舍的总费用按房间及人员比例分摊，4 人一间/101 元/人、2 人一间/200 元/人、1 人一间/300 元/人； 4、公司员工宿舍为包租形式，公司负责代收房租(押金由公司支付),其它如水、电、煤气、数字电视等费用由住宿员工自行分担； 5、公司负责指定和选择员工宿舍的地点和居处； 6、由本人填写入住申请单，经公司行政人事部批准后

15、，交宿舍管理员支配，并签订入住须知后方可入住宿舍； 7、员工应按宿舍管理部门支配房间及床号入住，不得随意调换； 8、若员工需搬出宿舍，应事先通知宿舍管理部门，填写退宿申请单，方可办理退宿及财产移交手续。如无损坏财物，及费用未缴纳，由个人工资中扣还费用。 9、不准在宿舍内从事作奸犯科行为。高度重视防火、防盗及治安平安，提高平安意识；寝室钥匙不能借给非本寝室人员，不准私自更换寝室门锁，寝室门锁坏了应刚好向管理人员反映和办理手续，并按要求主动协作修理人员的工作； 10、 员工如遇生活上的困难或对宿舍管理服务方面的看法应通过正常渠道刚好反映，以便解决和处理。 11、 各项费用的缴纳，每月从个人工资中扣

16、除房租费、水费、电费、煤气费、数字电视费、卫生费管理费等各项费用； 第十四章 印章管理 1、印章统一由行政人事部支配刻制。刻制前必需向公司总经理报批，核准后方能刻制； 2、公章、法人章由公司财务部财务经理负责管理，部门章由公司各职能部门负责管理，专用章由各专业部门负责管理； 3、相关部门必需指定专人管理印章，并将印章保管人名单交公司总经理办公室备案； 4、印章保管人员是印章管理的干脆责任人。印章发生意外毁损或丢失，印章保管人应马上报告公司总经理，并快速实行相应的补救措施。印章保管人务必做好印章的运用登记； 5、印章保管人员发生改变时，应办理好移交手续，并交总经理办公室备案； 6、公章、合同章由

17、公司总经理审批后方可运用，专用章须经职能部门负责人同意后方可运用； 7、用印部门或用印人依据获得相关领导审批认可的签报单或合同审批单向保管人申请用印。用印人需做好用印的文件存档备查工作： 8、特别状况需将公章、合同专用章带出公司办公场地运用的，经公司总经理批准后，印章方可借出访用； 9、因状况改变造成原有印章停用，停用的印章由印章保管人上缴公司财务部财务经理，由财务经理视详细状况作保存或销毁处理。 第十五章 证照管理 1、公司全部的法律文件，包括营业执照正本及副本、资质资格、法人证明书、税务登记证等，均由财务部保管和年检，任何人未经允许不得擅自利用以上法律文件进行 活动。总经理办公室、行政人事

18、部负责复印件的保管与监督运用； 2、公司其它人员因工作需借用证照原件的，需注明运用目的、运用时间，经申请同意后，方可登记运用； 3、因工作须要须运用证照复印件的，须由运用部门领导签字同意并注明运用目的方可办理运用手续； 4、证照需进行年度审验工作的，由行政人事部提示相关人员按时办理年审，否则造成的经济损失应由相关责任人担当； 5、造成证照遗失，由干脆责任人担当责任； 6、保管人私自将证照外借或不按正规手续办理借用手续的，造成干脆经济损失由相关责任人担当责任，直至追究责任人的法律责任。 第十六章 公司图书、报刊、音像资料、软件管理规定 1、经申请批准后，全部图书、音像资料、软件由行政人事部统一协

19、调支配购买，报刊由行政人事部统一向邮局或其他发行机构订阅； 2、图书、音像资料、软件购进后，由行政人事部登记入帐，建立书目，办理借用手续。； 3、图书、音像资料、软件登记后，费用根据公司费用报销流程的规定报销； 4、图书、音像资料：运用部门向行政人事部资料室登记后借阅。报刊由行政人事部前台负责收取、整理、装夹、保管，过期报刊交前台处理； 5、凡经上述程序申购的图书、报刊、音像资料、软件全部权归公司，员工运用完毕或调离公司时应刚好归还资料室； 6、运用人、保管人应妥当保管公司图书、报刊、音像资料、软件； 7、因个人缘由造成公司图书、报刊、音像资料、软件毁损灭失的，由个人照价赔偿。 第十七章 企业

20、 I VI 广告宣扬品的管理 1、自制及外购宣扬品由需求部门提出方案，上报公司批准后，行政人事部负责统一联系支配制作、跟踪与选购； 2、宣扬品由行政人事部保管，做到定点摆放、定期盘点和防潮、防虫爱护； 3、须要领用公司宣扬品的，需到行政人事部行政助理处登记。涉及珍贵物品的须征得各部门负责人同意； 第十八章 客户款待、公关与维护管理 1、确因业务须要款待的，由主办业务人员依据费用凹凸报部门主管领导及总经理批准后，予以支配；如因公出或特别状况需款待的，必需提前用电话请示，报部门经理及总经理审批，否则，所发生费用由其个人担当； 2、款待一般客人，在外就餐，每人每餐不超过 30 元；款待业务主管部门的

21、一般领导或重要客人，在外就餐，每人每餐不超过 50 元；款待政府及业务主管部门的重要领导或 VIP 客人，在外就餐，每人每餐不超过 101 元； 3、特别状况超标准的，由总经理审批；否则，实行费用包干制的由客户组/项目组担当；否则，所发生费用由其个人担当； 4、各部门所发生的款待费用，每月计入各部门专项费用，有项目计入项目，无项目计入部门； 5、在外发生的款待费用，由款待部门据票核销，计入部门款待费用； 6、各部门发生的款待费用，每季度由财务部向相关部门通报一次，并报总经办；各部门负责人应严格把关，以身作则，严禁铺张奢侈，弄虚作假。如有违反视情节赐予责任人经济和行政惩罚； 7、款待费用是为拓展

22、公司业务而设，各运用者与复核者应严格把关限制，严禁公费私用、越职、越限、越额度，否则一经查实，各会签人员将连带惩罚； 8、依据预算管理的原则，财务部应于每月初公布各部门款待费用运用状况，财务部应在各部门的月预算异样状况下进行预警，并会同总经理进行监控干预； 9、各款待费用的预算标准，因业务调整的变动及年度实情，由经营管理委员会会议确定。 第十九章 接待 管理及 方法 1、前台应注意仪容、仪表，举止谈吐要得体与礼貌，接听电话时应按标准商务礼仪要 求操作 ； 2、前台负责访客接待、公共区域的上茶、就座、电话转接、人员及大件物品进出监管; 3、在接听电话过程中不得随意告知对方公司内部员工的个人手机电

23、话号码。总经理电话，须先接到总经理秘书后，再进行转接 ； 4、前台负责访客询问，了解来访目的，未经许可，不得让不明来历的访客私闯办公室； 5、前台负责对前台及休闲接待区的管理，保持所辖区域的整齐、卫生； 6、应聘人员由前台支配先填写求职登记表，再通知行政人事部专职接待； 7、各部门来访客人在办公室洽谈的，由前台通知各部门，总经理出面接待的公司及所属的来宾，接待工作由总经理办公室详细负责。其他部门领导出面接待的来宾由相关部门详细负责接待； 其次十章 客户公关维护 1、员工应注意与公司客户维持长久和友好关系，每逢重要节日以及业务须要时，经员工申请、公司统一支配，进行赠送礼品、邮寄贺卡等维护工作；

24、2、有节日的统一馈赠，由行政人事部负责支配与统筹，各部门申报需馈赠的人员与要求； 3、日常临时须要，由总经理办公室负责支配，行政人事部帮助； 4、客户分类：分为 A、B、C、D 级类，公关维护费用标准：； A 类：签约客户或待签客户； B 类：有意向签约客户； C 类：跟进客户； D 类：一般客户。 5、传统节日与年底公关：由行政人事部提前一到二个月发出通知，各部制定公关活动策划书，统一依据需求状况及对不同客户实行合适方式处理； 6、各部门按方案实施后，一周内制做公关实施效果状况评估分析报告； 7、特殊事务公关：可由提出人单独签报总经理审批后，由行政人事部依据签报结果支配执行。各部事后也必需一

25、周内提交效果评估报告，做为费用报销的依据； 8、各部需比照所列安排针对每项送礼状况向公司进行逐一反馈，然后再统一做一份具体的评估报告，以下指标可做为报告中的参考内容。 其次十一章 平安管理 1、门禁：公司门禁是由指纹操作，对每位新入职的员工进行指纹输入，通过指纹开启办公室大门。来访人员与客户请按公司的门铃，由前台文员开启。总经理办公室门禁限总经办的人员密码开启； 2、电脑密码：各电脑操作人员应当设置个人开机电脑密码，员工离开公司时，应事先取消密码，并行政人事部 IT 专员核实后方可签离； 3、人员离职时将电脑密码解密或者知会行政人事部门； 4、门窗：下班后行政部门与办公室最终下班人员检查办公室

26、内各门窗，务必将全部的门、窗全部锁好； 5、电源：公司总电源与机房统一由行政人事部门管理，属于个人办公室与个人用的电源开关由个人负责，下班请关闭电源。行政人事部人员将进行定期检查与维护； 6、机房：机房的管理由行政部与 IT 事业部负责，由行政人事部负责日常维护和管理； 7、物品进出管理：大件珍贵物品进入公司时请知会前台文员，物品带出公司，请填写放行条，由部门负责人签名确认，加盖公司行政人事部门公章放可放行。 其次十二章 T IT 信息及设备管理 1、员工电脑由公司统一按须要配置，其它外围设备依据须要购置后由行政人事部统一支配放置与保管； 2、员工电脑的软硬件标准和配置由公司统一制定，员工不得擅自拆卸计算机或自行安装更换硬件设备； 3、各部门的公共信息将放在企业内部网站的共享栏内。希望您在第一时间阅读其中的文件，这将会帮助您更快地得到所需信息； 4、全部计算机都连接网络打印，可随时进行打印。如有安装设置问题请与行政人事部IT 专员联系。 第16页 共16页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页