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1、 2011年 3月 第 14卷第 5期 中国管理信息化 China Management Informationization Mar., 2011 Vol.l4,No.5 ERP环境下采购模块的内部控制研究 王春梅 王铁媛 何平基 2 (1.内蒙古财经学院会计学院，呼和浩特 010051;2.内蒙古工业大学机械学院，呼和浩特 010051) 摘要 由于采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，直接影响企业最终的利润。本文通过研究 ERP环境下采购业 务的控制环节，提出针对采购模块的具体内部控制措施，以便优化会计组织结构，防止违法行为的发生，提高会计工作效 率和质量，保证会计信息的真实性和可靠性
2、。 关键词 ERP;采购；内部控制 doi: 10.3969/j.issn. 1673-0194. 2011.05.001 中图分类号 F232 K； 献标识码 A 文章编号 1673-0194(2011)05-0002-02 一、 研究综述 企业内部控制制度体系是企业内部为了有效地进行经营管 理而制定的一系列相互联系、相互制约、相互监督的制度、措施 和方法的总称。企业资源计划 （ ERP)系统在企业中的应用，一方 面可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、 生产制造等有效地进行管理，但另一方面也给企业内部控制体 系带来了新的挑战。 不论是工业企业还是商业企业，采购与付款业务都
3、是企业 经营活动的首要环节，采购成本的高低对企业最终的利润是有 直接影响的，同时，与采购业务相关的应付账款或预付账款的管 理对企业来说也是至关重要的。鉴于此，本文探讨在 ERP环境下 如何加强采购模块的控制，使企业建立完善的釆购业务内部控 制制度，确保采购事项的真实性、合 理性、合法性，及时准确地提 供釆购业务的会计信息，保证釆购付款业务循环有效运转，以确 保企业会计信息系统能够正常、安全地运行。 二、 采购业务的控制环节 (一 )采购业务处理流程 从物流的角度看，最初的采购流程运行的成功与否将直接 影响到企业生产、销售最终产品的定价情况和整个供应链的最 终获利情况。换言之，企业采购流程的 “
4、 龙头 ” 作用不可轻视。具 体处理流程如图 1所示。 图 1采购业务处理流程图 收稿日期 2010-11-23 (二 )采购业务的控制点 釆购系统实际是由采购管理和应付账款两个子系统构成的， 它们是企业信息系统中比较复杂的子系统。在这个子系统中存在 物流和资金流两条 线，如何保证这两条线相互联系，正确形成与 供应商的往来账，是这个系统的关键。同时，根据目前企业管理的 要求，采购系统不但完成采购活动的事中管理、事后核算，同时完 成采购计划的产生和釆购资金需求的预测。尽管对于不同的企业 采购与应付业务管理的目的是相同的，但不同的企业在管理模式 上和业务流程上有一定的区别，本文介绍比较常规的一种处
5、理模 式。具体来说，有以下几个关键的业务处理环节和控制点： 1. 授权 企业必须按要求设定涉及釆购流程的每一个人员对 ERP系 统的操作权限，例如，对供应商信息的录入须得到对数据库的操 作授 权，订单输入后的修改必须得到操作授权，采购人员必须在 授权范围内签订釆购合同。 2审批 审批程序是采购业务中非常重要的一个环节。审批的目的有 两个：一是对请购活动审核，二是明确请购和采购活动的有关责 任。通过各部门和人员之间相互审查、核对和制衡，避免一个人控 制一项交易的各个环节，以此防止员工的舞弊行为。而各个部门 和各个级别的审批程序的目的又有所差别，例如请购部门负责人 审批的目的是保证请购商品的品种、
6、质量满足经营活动的需要； 釆购部门审批的目的是防止重复采购和控制采购成本。 3. 供应商管理 对于采购业务来 说，供应商和采购部门的关系是较容易出现 问题的环节。公司要对供应商建立完善的档案，及时掌握各供应 商的信誉等情况。如果由询价人员进行供应商的选择，就有可能 产生舞弊行为，因此这一环节关键是要做到信息公开，选择的过 程要公平、公正，其中价格是选择供应商的重要因素。另外，供应 商的品质和信誉管理制度以及生产能力都会影响采购业务及以 后生产销售环节的运行。 4. 采购结算 采购是企业经营的首要环节，控制材料釆购成本对一个企业 提升经营业绩是很重要的。由于材料成本占生产成本的比例比较 高，因此
7、降低材料采购成本可以增加企业的利润，从而增强企业 的竞争力。 2 / CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION 会计信息化 5. 付款结算 付款业务是采购业务不可分割的组成部分，其主要内容建立 在采购业务基础之上，是将企业的资金支付给采购商品供应商。 付款涉及资金使用，因此是内部会计控制的重点。付款业务控制 的关键点主要包括应付账款业务控制和资金支付控制。 三、 ERP环境下加强采购模块内部控制的具体措施 (一 ) 权限的控制 单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确 授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办 理采购与付款业务的职责范
8、围和工作要求。对各类不同的物资 请购，企业应建立完善的责任授权体系。部门物资需求由部门资 产主管人负责；特殊请购计划的制订必须由公司计划部、营销部 等相关部门综合讨论决定，与战略相关的大宗支出还必须取得高 层领导的同意。同时，为了保证权责对等，企业应建立适当的考 核体系，真正做到谁拥有权利谁承担责任。例如，某公司账套主 管是李明，采购部业务员王丽向公司上级主管提出请购键盘 计 划，请购数量为 10只，业务员据此填制请购单。此时就必须需要 账套主管李明登录系统，启动采购管理系统，执行 “ 采购选项 ” 、 “ 业务及权限控制命令 ” ，在 “ 权限控制 ” 下，选中 “ 检查业务员权限 和检查操
9、作员权限 ” 复选框。如果账套主管没有赋予业务员王丽 操作权限，则在王丽录入请购单时会弹出 “ 对不起，您没有录入该 部门的权限 ” 窗口。 (二 ) 审批的控制 企业的各个部门都应该力求使采购申请业务制度化，即明确 不同类型、不同级别的请购业务审批流程，保证所有的采购申请 业务都经过规定的审批程序。对于釆购申请、采购订单、外协加 工订 单等，必须经过某一个人的审核才能接着处理下一流程。对 于不同的部门可能会指定不同的审核人。不正确的业务更正与 删除，待解报单的处理等都必须严格按规定进行，严格执行复核 制度，充分保证计算机账务处理不错不乱。无论是静态审核，还 是动态审核，都要仔细核对输出的账务
10、凭证与实际发生的经济业 务是否一致。另外，制定相应的上机守则与操作规程，是操作控 制制度化的具体体现。比如固定资产的审核归口到设备管理部 门；计算机等 IT设备的采购归口到 IT主管部门；预算审核归口 到财务主管部门；不同级别的人员又分别有不同金额的限制， 超 过之后必须由更高级别的人审核。 (三 ) 业务执行控制 1.到货数量控制 控制到货的数量是否允许超过订单数量。对采购数量进行 控制，采购部门首先应当对每一份请购单审查其请购数量是否在 控制限额的范围内，其次是检查使用物品或获得劳务的部门主管 是否在采购单上签字同意。对于大宗釆购必须做各种采购数量 对成本影响的分析。内部会计控制制度必须对
11、这些成本分析做 出强制性的规定，并指定专人对成本分析是否实施进行监督。将 各种请购项目进行有效的分类，然后利用经济批量法测算出成 本；对于请购数量不大或者零星请购的物品，釆购批量的 成本分 析控制可参照资金预算来执行。釆购量越多，价格相对越低，但 并不是采购越多越好，资金周转率、仓库储存的成本等都会直接 影响采购成本，应根据资金周转率、储存成本物料需求计划等综 合计算出最经济的采购量。因此必须事先确定好采购量。使存货 总成本最低的订购量被称为经济订购量。 2. 到货成本控制 控制到货成本是否允许超过订单或合同成本。比如，设置了 某一货物的釆购入库成本不能超过订单的 10%，系统就不允许 录入成
12、本超过订单 10%的釆购入库。从成本的角度来说，采购原 材料或待售商品的价格和采购行为本身的成本构成了产品成本 中相当大的一部分，因此，采购作业对企业盈利能力和财务流动 性有着显著影响。采购作业和存货管理有着密切的关系，可以说， 企业采购作业的成本在很大程度上取决于存货管理的质量。科学 的、精确的存货管理会在保证正常生产的基础上，最大程度地降 低采购作业的成本。 3. 储存成本 当企业有存货时就会有保管费用的发生，这一费用包括占用 在存货中的资金不能再投资的机会成本及场地租金、保险费等与 储存有关的费用。因此，为了节约储存成本，企业应尽量减少库存 量。对于这类成本，理 想的状况是降低到零，这就
13、是及时釆购的主 要思想。可以通过以下措施来解决这一问题 : 减少供应商数目， 这样就减少了谈判的时间； 调用供应商档案，选择信誉好的供 应商，以降低检验和质量成本。 (四 )付款控制 付款控制应该属于应付账款系统，但是实际引发的原因在采 购系统。控制付款可以通过以下办法来进行控制： (1) 财务部门在办理付款业务时，应当对购货发票、供应商发 票、结算凭证、订购单、验收单以及入库单等资料的真实性、完整 性、一致性、合法性进行严格审核。对于未经核准的款项不能支 付，对于上述资料不全的款项，应要求补齐 资料后，才能支付。 (2) 会计人员要及时核销己经完成了付款程序的采购业务， 并对应付账款、预付账
14、款等重要账户进行严格管理。 (3) 更改供应商设置，控制对该供应商的应付账款。 (4) 企业也可在系统内设置预警。公司设立请款控制，由财务 人员对部门预算和付款要求核实后给予批准；出纳依据 ERP中 的供应商信息，银行转账付款或签发票据。这里供应商账号信息 的维护是企业需要关注的重点。会计人员依据付款单制单，为了 确保业务的准确，建立企业与银行间、企业与供应商间的对账机 制也是很有必要的。 四、小结 ERP系统具有实时控制的思想，对各业务中的关键控制点 的控制方法使企业从传统的发现问题、事后补救，发展成为现在 的事前预防和事中控制。严格的内控制度必然会改变会计机构和 人员的分工，优化会计组织结
15、构，有助于防止违法行为的发生，提 高会计工作效率和质量，促进会计工作职能的转变，推动会计理 论和会计技术的进步，提高会计工作水平，大幅度增加企业的经 济效益，严格的内部控制制度是计算机环境下会计信息真实可靠 的保证。建立完善的釆购业务内部控制制度，可以保证釆购付款 业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性， 防 止欺诈和舞弊行为，保证会计信息系统正常、有效运行。 主要参考文献 1蒋素英 .浅谈采购业务内部控制制度设计 J.经济师， 2009(1). 2 黄清良 ERP环境下企业的内部控制 以晋江鑫华伞业有限公司为例J. 经济与社会发展， 2008(4). 3张丽华 .浅谈如何控制材料采购成本 J.会计之友， 2007(29). CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION / 3