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1、行政办公室管理制度一、总 则(一)、为规范公司行政事务管理行为,理顺内部关系,提高办 事效率,加强公司行政办公的规范化、程序化、制度化,进一步加 强管理和协调,明确公司内部管理职责,特制订本制度。(二)、行政办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调, 加强对各项工作的督促和检查,沟通内外联系,保证上情下达和下 情上报,逐步建立并完善各项规章制度,促进公司各项工作的规范 化管理。(三)、 本制度对公司内部行政管理工作进行统一规范,以加强 行政管理工作的有效性。二、各项细则(一)、办公室档案管理1、档案管理范围:1.1 公司文件档案:包括公司资质、公司制度、公司各部门制度标 准、方针政策、公司决
2、定、年度计划等与公司整体发展相关的有长 期保存价值的文件及资料;1.3 行政档案:会议记录、文件签发等。3. 4社会人员招聘工作标准4、负责公司人才开发管理工作4.1脱产培训人员选拔工作标准4. 2参与公司年度培训计划的编制工作标准4. 3指导公司人才开发工作标准4. 4公司部门考核工作标准4. 5公司一般管理人员职位评定工作标准5、负责指导公司高管(后备)人员考核工作4.1 公司高管(后备)人员考核工作方案编写工作标准4.2 公司高管人员答辩考核工作方案起草及参与考核工作标准5. 3参与公司高管(后备)人员考核工作标准5. 4后备人员选拔工作标准5. 5公司高管(公司中层)内部调动工作标准6
3、、负责编写部门工作计划6. 1部门年度工作计划编写工作标准7. 2部门月工作计划编写工作标准8. 3部门工作计划实施工作标准(十三)、印章管理制度1、 目的:印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章管理关系到公司正常经营管理活动的开展,甚至影响到公 司的生存和发展,为防止不必要事件的发生,维护公司的利益,特 制定本制度。2、 说明:公司印章主要指公章、法人私章、财务章、发票章。3、基本印章(公章、法人私章、财务章、发票章),出纳管理法人 章、发票章,会计管理公章、财务章。4、印章的使用与保管:对公司所有印章的使用均须做好申请和使 用登记,公司印章只适用于与公司相关的业务,不得从事
4、有损公司 利益的行为。如遇需带公章、财务章、法人章外出办事的使用情况时,办事人需 在财务部做好登记,标明时间、部门、用途、签字确认等。5、印章保管人有权拒绝对损害公司利益的文件上盖章。(十四)、公文管理制度1、目的为加强公司文件管理,做好公文处理工作,使之规范化、制度 化,根据有关规定,结合本公司实际,特制定本管理规定。I. 1发文的处理II. 1拟稿:按照各部门经理,拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门协办,按规定要求拟稿。1.1. 2核稿:由部门经理初核,在面页上签名并签署日期;送行政 人事部审核,从公文规格、内容上把关。1.1. 3签发:以公司名义对外的发文,
5、由公司总经理签发。L 1.4编号:由办公室统一登记、编号、计算份数等。打印:拟办部门打印完毕,拟稿人校对并在页面上签名。1. L6分发:由办公室助理统一分发,原稿与正文1份(原件)存 档。1.2收文的处理1.1.1 拆封:当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的,由办公 室拆封;署名有关部门的,由部门拆封;由政府部门所发的文件, 由办公司拆封存档并复印给相关部门。1.1. 2登记:凡明确是公司收文的,不论以何种形式收到,都统一 由办公司登记、编号。各部门收到的由部门登记、编号。1.1. 3拟办:办公室根据公文内容、性质提出拟办意见。1.1. 4呈阅、呈批:根据拟办意见,由办公室助理呈送公司领导批
6、 示或分送有关部门办理。1.1. 5交办:根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文,文 书人员应提出办理时限,加强督促催办。1.1. 6办结:经办理的文件要注明办理结果和日期,然后存档。2、行文标准2.1 公司文件类根据用途,公司文件分外行文与内行文。外行文指公司对外的各种正式公文与函件,主要包括合同、 函、意向书、协议、承诺书、问卷、公告、通知等,也包括公司向 集团呈报的上行文,如总结、计划、报告、请示、报总部审批备案 等的制度等公文。内行文指仅用于公司内部交流、会商、通报、规定、纪要、存 档、标准所用的各种正式与非正式文件。主要包括交流材料、项目 材料、报告、案例分析、总结、计划、会议纪
7、要、部门申请、公司 规章制度、档案目录等。2.2 、行文标准2. 2. 1题目一般情况:黑体,3号,3倍行距,居中。题目较长须分行显示,标准为:黑体,3号,1.5倍行距,另空 一行。有副标题的,标准为:主标题为黑体,3号,副标题为仿 宋,小3号,1.5倍行距,另空一行。(1)、字体、字号与行距全部采用仿宋字体,首行缩进两字符。外行文字号采用4号 字,行距固定值28磅。内行文非正式文件一般采用小4号字,1.5倍行距。正式文件 采用外行文标准。行文一般要求:言简意赅,语言通顺流畅,用词恰当。(2)、标号根据需要,预设5级标号:1级标号:为“一、”,顶格,一般要求加粗。如特别需要突出 标题或美观排版
8、,可设为2倍行距,或段前段后间距设为0.5行 (以下同)。2级标号:为“(一),左空2字,或首行缩进2字符。3级标号:为“1、”,左空2字,或首行缩进2字符。4级标号:为“(1)”,左空2字,或首行缩进2字符。5级标号:为“”,左空2字,或首行缩进2字符。一般情况,均需按级别循序使用标号。若文章结构层次不太复 杂,可将3级标号“1、”直接用作2级标号。一般不允许反序使 用。特殊公文需要的,也可采用“第一条”格式,条下的标号要求 仍须遵从5级标号要求。(3)、段落段落正文一般左空2字或首行缩进2字符。使用硬回车结束另 起一段。段前段后间距一般设为0,有特殊需要的可设为0.5行。(4)、标点符号标
9、点符号应根据行文语言正确使用。必须在全角状态下输入。(5)、特殊格式2. 2. 3表格一般情况图标要求简洁直观。数据表一般采用Word、excel原表数据,以便改动。特殊情 况采用图片格式粘贴。格式要求:外行文,小四号,内行文,五号,仿宋字体,背 景无填充颜色,全表格线,默认粗细。特别情况可根据需要调整。 标题居上,根据章节及表格循序情况设置,格式为:“表2- 5:XXXXXXXXX 表”。2. 2. 4页码居中插入页码,采用普通格式。1. 3附件正文中有附件的,一般在附件位置标明“见附件”。有多个附件的,一般在其后附加该附件的顺序数,采用“见附件1”的格式。特殊情况,确有必要且附件较多时,可
10、在正文结束后单独附加附件 列表,字体行距同正文,每行均加粗显示。附件内容一般在正文结束后的下一页附加。多个附件的,在一 个附件内容结束后的下一页附加。格式为:新页首行顶格写“附件 1:,另起一行写附件题目及正文。一般情况附件行文标准依照本暂 行办法标准。若附件仅为参考性或重要性较低时,可参照内行文相 关标准。L4封面需添加封面时,题目放在封页第五行处,即首行后空4行后 写。采用黑体、2号字、加粗、居中。题目多行时采用2倍行距。封面落款一般为公司名称与成文时间,放在距封页尾行4行 处,采用仿宋体、4号字、加粗、居中、2倍行距。1.5 签章一般签章应将公司名称、部门名称、成文时间等信息全部 盖压,
11、如不能全部盖压时,应首先盖压时间,或在时间上加盖印 章。骑缝章尽量使每页均有,必须确保首页与尾页上的外弧线清 晰。签章要清晰端正居中。1.6 装订标准外行文一般比较正式,普通装订一般为左侧装订,在距离页面上下缘约7厘米处分别装订,装订距离左侧页面1厘米。如加装简 易塑封面的,也须先装订后再加装塑封面,以免文件脱落缺页。页 面设置一般为:左侧4厘米,右侧2. 5厘米。上下页边距根据情况适当调整,以美观为准。内行文,正式公文遵从外行文装订标准。非正式公文,一般采 用简单装订,只在左上角处装订即可。页边距左右对称设置,根据 需要调整以上文字仅为“当当城”书面材料参考标准,如有改动, 另行通知。3、文
12、件管理制度3. 1目的及范围:建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及 更新、保存等程序,确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效 的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。3. 2工作流程:文件分类:3.2 . 1通用文件:指公司在生产经营活动中普遍使用的文件,分为 内部文件、外来文件和外送文件。3.3 .2内部文件:即公司制作的只在公司内部使用的文件。如会签单、报告、工作联系函、会议文件等。3. 2. 3外来文件:即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法 规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等3. 2. 4外送文件:即公司制作的对外发出的文件。如对政府、顾 客、公
13、共事业单位发出的文件等3. 2. 5专用文件:只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门 文件。总要求:3. 2. 6文件处理必须做到及时、准确、安全。内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。3. 2. 8文件的管理一般要经过如下几个环节:(1)、编制:文件由相关部门或个人拟写,并进行编号登记;若以 公司名义对外行文则由行政办公室统一编号。(2)、批准:文件内容和发放范围由相应的部门经理审核签发;需 要多个部门批准的,须进行会签,签发时须注明签发时间。(3)、登记:收发文(除便条、介绍信、回执等)应登记在相应的 收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。(4)、发放:资料员根
14、据批准的发放范围进行分发。制度文件换版时,由行政办公室根据发放清单发出新版文件。(5)、借阅:文件需要借阅或复印时,借阅人应填写文件借阅登记表或图纸借阅登记表。公司文件不外借给其他单位,如遇特 殊情况,需经总经理批准。(6)、归档:将整理过的有保存价值的文件向行政办公室移交,无归档或存查价值的文件,经鉴别和部门领导确认后销毁。(7)、在文件处理时限方面,一般文件2个工作日,加急文件1个 工作日(加急文件可加盖加急章)。(十五)、员工用餐及餐厅管理制度1、餐费标准:中午为员工免费提供午餐,每人8元/份标准。2、就餐时间:11:0013:00o3、公司统一放假期间餐厅不提供服务。4、因公外出误餐者
15、,可申报误餐费:午餐8元。5、员工自备餐具用餐。6、各部门于前一天将用餐人数报给后勤部门,如因特殊情况增减餐 数,请及时告知后勤部,以免造成浪费等现象。7、请文明用餐:餐厅内不得随地吐痰、吸烟、禁止喧哗、按规定取食,避免浪费。2、管理部门。公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案,行政办公室负责备档管理。3、管理职责。保证公司及各部门的资料齐全完整、安全保密和使用方便。(二”办公环境管理1、每个员工都有责任维护办公环境,办公室内禁止吸烟。2、员工应爱护公共设施,节约使用办公用品,注意公共卫生。3、每周进行卫生联检。(三)、办公室安全和秩序1、每天下班最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并
16、切 断电源。2、不要将私人访客带入办公室。3、离开办公室前,将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好。4、不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。5、工作时间内不应无故离岗、串岗,出去办事要及时和相关领导请 假,并填好单据上交行政部。6、各个部门应相互协调、配合、团结、互助,严禁互相推诿。(四”办公电话管理1、公司的电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用,员工不得 使用公司电话拨打私人电话。2、员工接听电话应使用普通话及礼貌用语。(五)、员工礼仪管理1、员工头发要保持整洁、自然,不得披头散发;指甲不能太长,不 得涂抹带颜色的指甲油。2、员工统一着工作装,员工工装、工牌要穿戴整齐,不得穿奇装异 服。3、员
17、工应注意自己的仪容仪表、行为举止和公共礼仪,做到文明、 礼貌待客,主动、友善地打招呼、问候;耐心应答,不厌其烦。4、在任何场合应使用普通话,语气温和,音量适中。(六”例会管理制度1、目的:1.1 实现有效管理,促进公司上下的沟通与合作;1.2 提高公司各部门执行工作目标的效率,追踪各部门工作进度;1.3 集思广益,提出改进性及开展性的工作方案;1.4 协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。2、公司例会定于每周三举行,由副总经理主持,各部门经理列席。3、部门例会可由部门自行决定,由各部门经理主持,部门员工列 席。4、会议主要内容:4.1下达公司会议的精神;4. 2听取各部门经理对所属
18、部门工作的汇报,做好各部门工作的周 总结和计划,以及需提请总经理或其它部门协调解决的问题;4. 3对工作中出现的问题及时跟踪改进,对工作中的失误找出原因 并及时改正、总结;4. 4探讨公司经营活动的最佳方案,并对各阶段经营业绩及时总 结,以达到整体经营目标的实现;4. 5对上期工作总结,并部署下期工作任务;4. 6每周会议议题的讨论;5、例会参加者在会议上要畅所欲言各持己见,允许持有不同观点和 保留意见,但会上一但形成决议,无论个人同意与否,都应认真贯 彻执行;6、严守会议纪律,保持会议秘密,在会议决策未正式公布之前,不 得私自泄漏会议内容,影响决议实施;7、参加公司例会人员原则必须参加例会,
19、特殊情况向部门领导请假,无故不参加者按公司考核办法进行考核。(七”行政审批流程1、所有部门需提项目审批单,填写好部门、时间、需审批内容、部 门经理签字等。2、此项目审批单经由总经理签字批准后方可生效。3、总经理签字确认后将此项目审批单下发至相关部门执行。(八”会议室、VIP室使用管理制度I、部门使用VIP室须提前告知行政人事部,领取会议室钥匙,行政 人事部做好相关记录;2、每周例会可以使用会议室;3、部门使用会议室、VIP室须提前一天和行政人事部申请:3.1使用会议室、VIP室的部门,须爱护会议室、VIP室的设施,保 持会议室、VIP室的清洁,用后应及时清理烟灰缸,打扫卫生、检 查卫生,锁好门
20、,关好窗,将钥匙归还给行政人事部;3. 2任何部门和个人未经行政人事部同意不得将会议室、VIP室的各 种设备拿出会议室、VIP室或转作他用;3. 3会议室、VIP室的卫生每周至少清理一次,遇有会议时,要一次 一清洁;3. 4每次会议之前,管理人员应进行检查电源、配备饮用水; 3. 5会议室的管理人员要爱护会议室内的公共设施,损坏赔偿。(九线更衣室管理规定1、更衣室的管理1.1 公司更衣室的使用分为男、女更衣室,不得混用。1.2 员工不得在更衣室中休息、抽烟、娱乐,应爱护更衣室的设施,不允许在室内乱写乱画,张贴等。1.3 员工应自觉爱护更衣室卫生,更衣时不得随意吐痰,乱丢纸屑 杂物及其他物品。1
21、. 4更衣室内除清扫用具及更衣用凳外。一律不准摆放其他物品、 物件、工具等。1.5更衣室内要注意安全防火,后勤部将其纳入防火责任区,制定 人员负责,配备消防器材。2、更衣柜的管理2. 1工装及私人物品必须放在更衣柜内,不得挂在更衣柜门上、更 衣柜顶上或地面上,否则一经发现,对相关人员处以一次5元罚款 并记录在员工档案内,作为员工评优和晋升的参考依据。2. 2更衣柜每人一格,一锁,注上姓名,由使用人负责使用保管, 损坏酌情赔偿,并负责柜子内外的卫生。2. 3衣柜破损需及时上报行政部门,以便修理,修理费用如自然损坏由公司负责;如是使用人自己损坏则自行承担。2. 4更衣柜必须上锁,柜内请勿存放贵重物
22、品,一旦遗失责任自负。(+)、员工公告栏管理制度1、员工公告栏由行政人事部负责管理。2、员工公告栏的内容:2.1 各种文件的公示;2. 2公司活动的宣传;2. 3激励性的名言警句;3、不允许私自涂抹乱画。(十一)、保密制度1、为保守公司秘密,维护公司权益,特制定本制度。2、公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。3、公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项:3. 1公司重大决策中的秘密事项;3. 2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;3. 3公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录;3. 4公
23、司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料;3. 5其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、 通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。4、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。4.1绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;4. 2机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭受到严重 的损害;4. 3秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损 害。5、公司秘级的确定:5.1公司经营发展中,直接影响公司权益和利益的重要决策文件资 料为绝密级;5. 2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营 情况为机密级;5. 3公
24、司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场 或尚未公开的各类信息为秘密级。6、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由行政办公室派专人执行;采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由行政办公室负责保密。7、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。8、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密。(十二)、考核管理岗位工作标准1、负责修订公司人才开发管理规定1.1 信息收集工作标准1.2 新建制度工作标准1.3 修订制度工作标准1.4 贯彻制度工作标准2、负责编写公司(公司)人力资源发展规划1. 1工作方案的编写和实施工作标准2. 2初审公司(公司部门)规划工作标准2. 3编写公司(公司)规划工作标准3、负责编写、实施公司年度人才招聘计划2.1 完善用人标准工作标准3. 2编写招聘计划工作标准3. 3应届毕业生招聘工作标准