《文件控制程序含表格.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件控制程序含表格.docx（6页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、文件控制程序（IS09001-2015/IS014001-2015）1.0目的对质量、环境体系实施所要求的文件进行控制，确保其有效性和适宜性，并满 足使用需要。2.0范围适用于与质量、环境体系有关的文件，包括对外来文件的控制。3. 0职责3. 1总经理负责批准发布质量、环境管理手册。3.2 管理者代表负责批准发布程序文件。3.3 办公室负责体系文件的归口管理。3. 4各部门负责相关文件的编制、批准、使用和保管。4.0工作内容4. 1文件分类、编号和版本标识：4. 1.1质手、环境及职业健康安全管理手册。4. 1.2程序文件。为确保质量、环境体系策划、有效运行和控制所需的文件，即：三层文 件（如
2、：管理制度、作业指导书、技术文件等）。4. 1. 4记录（各种相关记录表格）。4. 1.5编号规则见文件编号规则，由办公室负责对所有文件进行编号。外来 文件引用原编号，公司不再另行编号。4. 2文件受控状态受控文件是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量、环境管理活动, 应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的 责任。1.1.1 2.1公司内部使用的质量、环境体系文件均为受控文件。1.1.2 办公室文件资料管理员针对所有受控文件建立公司“受控文件清单”，各 部门编制本部门的“受控文件清单”。1.1.3 公司外部使用的质量、环境体系文件均不为受控文件。4.3文件
3、的编写和审批：4.3. 1质量、环境手册由办公室组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。4. 3. 2程序文件由相关部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准。4. 3. 3其他文件分别由相关部门编制，部门负责人审批。4. 3. 4确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。4.4文件的发放：4. 4.1管理手册、程序文件等的发放由文件资料管理员根据工作需要拟定“文 件发放登记表”，领用部门办理登记手续，签字领用。5. 4.2各部门发放三层文件时，由领用部门填写“文件发放登记表”，并通过适 宜的方式通知文件资料管理员及时备案。6. 4.3公司范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章
4、，注 明分发号。向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。7. 4.4办公室根据文件和记录控制需要，将部分空白记录发放到相应的其他部 门，各部门在使用过程中应保持记录的原编号，相应的内容可根据实际使用情 况进行修改。8. 4.5当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍 沿用原文件分发号，破损文件由办公室收回。9. 4.6若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给 予新的分发号注明原文件分发号作废。4. 5文件的评审及会签：4.1.1 文件评审作为管理评审的议题之一，管理评审结束后，由文件资料管理 员根据文审的意见，对文件进行调整。4.1.2 质量、环
5、境体系如有重大变化或组织机构作重大调整，应保持体系文件 的适宜性。4. 5.3文件中涉及其他部门的职责或工作内容，在文件分发时各部门主管应会 签，填写“文件会审签名表”。4.6 文件的更改：1. 6.1管理手册、程序文件的更改，由文件资料管理员组织实施，填写“文件 更改申请单”，经管理者代表批准后实施。4. 6.2其他文件更改，包括空白记录的增减、三层文件的增减要由相应部门填 写“文件更改申请单”，经部门负责人审批。5. 6.3文件的更改采用换页更改、直接划改的方式。换页更改时，由文件资料 管理员根据“文件发放回收登记表”重新发放新页，同时将作废页收回；对于 改动不大的可采取直接划改的方式，更
6、改人需在改动处签字。6. 6. 4管理手册经20次修订后，予以换版，程序文件经5次修订后予以换版； 其它文件修改后直接更新版本。7. 6. 5对已经修改过的文件应将其修订状态以1、2、等数字进行标识。8. 6.6作业指导书及空白记录的更改完成后，应报办公室文件资料管理员处备 案。4.7 文件的保存及销毁：4.7.1 受控文件应分类存放在干燥、通风、安全的专门存放地点。4. 7.2体系所有受控文件所形成的“受控文件清单”由文件资料管理员统一保 存。各部门设专人负责保存相关的文件，并建立本部门受控文件清单以方 便存取和查阅。4. 7.3作废文件由主控部门（一、二级文件由文件资料管理员负责；三级文件
7、 各部门负责）回收，在非保密文件划“/”标识后以防重复利用；保密文件的销 毁需填写文件/记录作废/销毁申请单经总经理批准后，两人以上鉴销。对需要保留的作废文件，由相应人员提出申请，经管理者代表审批后， 加盖“留用参考”印章单独存放。4. 8外来文件控制：外来文件由办公室部负责管理，办公室部收到外来文件时，应识别其适 用性及版本的有效性，根据工作需要确定分发范围并控制其分发。4. 8.2办公室部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本、适时宣贯，并编 写或更新“适用法律法规清单”。4. 9文件管理：确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上涂画、拆页。5. 0相关文件记录控制程序法律法规识别和收集控制程序文件编号规则6. 0相关记录文件会审签名表文件发放登记表文件发放收回登记表.doc文件更改批复单文件更改状况一览表受控文件清单星受控文件清单(3).xls适用法律法规清单文件/记录作废/销毁申请单I文件销毁申请单(2).doc