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1、优化独立董事履职方式，用数字化提高履职效率4月14日，国务院办公厅发布关于上市公司独立董事制度改革的意见, 在八个方面的改革方向中，其一是“加强独立董事履职保障:意见指出，加 强独立董事履职保障，健全上市公司独立董事履职保障机制，上市公司应当从组 织、人员、资源、信息、经费等方面为独立董事履职提供必要条件，确保独立董 事依法充分履职。上市公司的独立董事独立董事是指仅在公司内部担任董事之职，除此之外不再公司内部担任其他 职务的董事，并且应保持独立性，即与其所受聘任职的上市公司内部尤其是主要 股东之间，不存在可能妨碍其进行独立客观判断的关系。在独立董事履职过程中，一些障碍因素往往会影响独立董事履职
2、的质量，例 如对公司生产经营事项了解不深入，或者异地任职、履职方式不够便利等等。企业要为独立董事正确履职提供必要的工具支撑，以推动科学决策，保障独 立董事履职知情权。加强独立董事履职能力，离不开信息化手段的保障，首先要 加强独立董事对企业信息的获取。利用董事履职工具，加强独立董事履职保障沟通是董事会高质量协作、决策的前提，需要有全面的背景资料和项目信息 作为决策沟通的信息支撑。在董事会中，更多的协作往往代表着更多的互动和更 明智的决策。利用董事履职工具，使独立董事履职更方便、更高效、更安全，加 强独立董事的履职保障。文档管理：信息的便捷分发与搜集独立董事在公司内只担任董事一职，所获取的信息并不
3、同于在公司任职的其 他董事。会前会后文件存储库允许独立董事随时随地远程查阅新旧文件信息，只 要他们有权访问这些文件。在此，他们可以随时接收到需要了解、审阅的文件、 企业经营动态，项目信息与资料等等。同时，董事会文件的分发也必须快速和安 全，保证信息传输给董事时没有意外。会前会后通过向所有董事会成员和董事发 送会议材料并允许他们通过单击查看文件来加速文档分发。履职平台：便捷操作高效率合规的数字化工作流程能够减少董事在决策过程中花费的时间。便捷操作的 履职平台能够在符合董事会工作流程的情况下，提升独立董事的履职效率。同时.，在面临董事是否有时间学习软件的使用、做起来对董事来说是否有难 度等问题时，
4、会前会后以简单直观的操作页面、良好的阅读设计、契合董事会流 程的操作体验，减少磨合与不当操作，让董事可以直接使用。沟通渠道：基于移动端的随时访问越来越多的企业逐渐将董事会流程数字化，用数字化取代“纸二纸质的文 件并不方便携带，而选择畅通的沟通渠道可以在一天中的任何时间访问。会前会 后能够连接各地的参会者，通过会议同屏、批注同步开启异地、远程会议，尤其 是参会者处于不同的时区和地点，通过会前会后能够有效提升他们之间的协作。流程参与：不漏掉任何一个环节电子邮件的反复沟通总是容易遗漏些什么。会前会后的使用，让独立董事不 遗漏董事会的任何一项互动。董事能够在会前会后中实时协作，进行私人注释， 并与其他
5、董事会成员共享有关注释或评论。会中的注释、评论都可以导出至会议 纪要中，这种做法使独立董事能够随时随地的发表看法和见解，履职留痕以应对 问责制。它可以生成某些会议或议案的投票结果，或按照预先上传的模板导出会议纪 要，并在会后督办会中任务。除了董事会会议之外，会前会后还可以通过模块功 能来帮助独立董事审查和注释文档、对决议进行投票以及以电子方式签署文档， 从而帮助简化审批工作流程。这使董事会能够在会议期间轻松方便地记录决议的 投票，并通过董事会门户的审查室为董事会启动文档审批。数字化工具能够有效改善独立董事履职时面临的部分问题，改善董事会中的 沟通、安全、便利、异地等问题上的应对，统筹董事会各层级组织的信息管理, 优化董事会会议工作流程，提高董事会成员的工作效率，提升异地董事会成员间 的协作，快速实现信息的有效传递。（来自会前会后董事会信息化软件）