1788.采购及付款循环.docx

《1788.采购及付款循环.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《1788.采购及付款循环.docx（16页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。

1、内控制度采购及付款循环 编号 CP100 采购及付款循环（总说明）版本 1.0 日期 2002/01/01 内部控制制度 采购及付款循环 文件管制等级：口管制文件 口非管制文件 内控制度采购及付款循环 编号 CP102 采购作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 第2节 控制重点 1)询比议价资料平日应注意收集，须详实完备，保持最新时效，供货商资料厂商料件基本资料亦应随时更新，保持正确纪录。2)请购单询比议价单必须经主管核准后，方得办理采购。3)办理比价、议价、招标等作业应符合公司规定，外购进度亦须 依预定采购过程控制追踪。4)大量采购之主料、副料、包装材料，以合约采购为原则，并应 保

2、持两家同时供料，以免受到供货品质之限制，影响到生产作 业。5)重要采购合约签订前，须经法务单位或公证单位人员查核。6)为提高进货品质，降低进货成本，便于管理，应建立可完全配 合之协力厂商。7)遇到市埸上各项原物料之供应将大幅变化时，须通知有关单位,以便事先连系；报告呈核后，立即采取应变措施。第3节 相关资料 供货商数据厂商料件数据、请购单、询比议价单等。内控制度采购及付款循环 编号 CP103 进口作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 第1节 作业程序 1.需比例结汇 1)由采购单位计算结汇所需金额。2)所需金额申请表及各类相关凭证，一并送交主管人员核准。3)预付外购款，依请购案号或

3、L/C逐案控制。2.记帐 1)请款条件审核无误后，开立应付凭单，制作传票，记入账册。2)应付凭单交由出纳单位开出支票。3)支票经签章后，应交由经办人申请开立信用状。3.申请信用状 1)准备下列文件向结汇银行申请开立信用状：(A)开发信用状申请书。(B)已缴纳收讫或已核章之结汇申请单。2)依法须申请输入许可证者，尚须附输入许可证。3)于进口中国大陆海关，应先申请核对进口批文。4)申请输入许可证时，须具备下列数据，向国贸局或外汇银行申 请：(A)商业发票(Performance Invoice)。(B)目录或型录。(C)特别规定。4.银行开具信用状 上述手续无误且未超过银行之授信额度，则银行将会开

4、出信用状。5.在途品作业 1)起运点交货条件之物品所有权已移转时，应办理投保运送等事 宜。投保依相关保险规定办理。2)对自行安排运送之货品，须预先安排船期。3)货品装船后，由卖方通知预定起岸日期，资材部单位准备安排 内控制度采购及付款循环 编号 CP103 进口作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 进口报关事宜，并通知仓储单位。6.准备提货 1)资材部单位于接获船务公司通知预定到港通知后，通知仓储单 位、财会单位及报关公司(报关人员(深圳)O 2)仓储单位接获到货日期、品名、数量后，预先安排人员搬运及 存置位置。3)财会单位于知悉预定结汇还款日后，安排调度各项财务资源，准备结汇。7.

5、结汇还款 1)检核利息计算是否正确。2)结汇费用是否依银行之收费标准计算。3)依请购案号或L/C编号，将每次支付费用记入每一批材料之 进口器材付款纪录表。8.提货 1)费用项目均为固定，多出项目应查核原因是否合理。每一项费 用是否均有合理凭证。2)核算各项计算方式是否合理，计息起迄日期是否正确，有无扣 除免费日期。3)对于无支付标准之特别报关费用，是否依核决权限呈请核准。4)实收数量少于装运数量时，注意有无办理索赔；实收数量少于 公证数量时,有无向运输公司提出索赔。第2节 控制重点 1)有关进口作业之各项预付费用支付、入帐、转销、收回及调整 时，所应附之原始凭证必须经核准，内容必须合理。2)应

6、按同一进口采购案号之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇 集归档。3)应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证等核对无误后，始 签付。4)预付货款之支付一律规定以支票支付，并抬头、划线、禁止背 书转让。如以现金方式支付者，须合于现金付款方式。内控制度采购及付款循环 编号 CP103 进口作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 5)已付款原始凭证应盖付讫章，支付传票背后应有领款人签章，以免重复付款或冒领情事发生。6)开发信用状除应秉持公平互利外，更应避免下列条款：(A)开立保兑信用状。(B)押汇手续由买方负担。(C)可装运于甲板上。(D)信用状可转让。(E)指定开状银行或押汇银行。(F)可凭仓

7、库收据(尚未装船)押汇等。7)在途产品之交运、保管应力求完好；拨交、移转控制力求完整 如有遗失或短少，责任必须明确；逾时甚久之在途产品，应 追查原因。8)合约、单据必须订有寄存期间，如有逾期尚未处理者应查明原 因。9)注意出帐日期与在途日期相隔甚久者，是否为久悬帐未解，有 无虚列帐目情形。10)对于在途产品发生遗失及短损，依合约规定处理。约定条款要 合理，已支付费用不可损及公司权益。11)核对进口数量与实际验收数量必须相符，提货时物品若有损坏 或短少，应立刻请公证机构公认。实收数量少于装运数量，须 办理索赔。12)是否有结汇费用不符规定者，或金额不符之情形，核算各项计 费方式是否合理，计息起讫

8、日期是否正确，每一项费用是否均 有合理凭证。第3节 相关资料 进口器材暂付款纪录表等。内控制度采购及付款循环 编号 CP104 验收作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 第1节 作业程序 1.采购通知仓储 1)采购单位于确定采购内容及交期后应通知仓储单位。2)仓储单位于收到经核准之采购单时，应依采购类别、数量、及约定日期预作仓位安排及堆高机等卸料工具之准备。2.厂商交货 1)厂商于交货日备妥送货资料(送货单)、三联式发票 于厂内指定地点交货。2)属计重之材料入厂时，应予过磅其重量，并以过磅单作为核对 收料重量之依据。3.警卫登记检查 1)警卫应将厂商交货卡车之资料，登录于进出厂登记簿

9、。2)厂商交货时，警卫人员应就厂商检附之送货单、与采购 单核对，无误后与仓储人员联系，并由其指示厂商卸货地点,并要求应依规定之堆栈方式卸料。4.数量核对点收 1)卸货完毕后，仓储人员应依过磅单核对其重量，或依计算之方 式核对数量。2)核对无误后，仓储人员除签章暂收材料外，并通知品管单位准 备检验。5.检验 1)材料暂收后，品管人员应依材料检验规定或是买卖合约办理取 样，并开立进货检验报告单。2)检验之品质标准以采数值表示方法为原则(IQC检验标准)。3)材料检验规定应包括：(A)取样样品数。(B)依该材料使用性质之重要性列出检验项目。(C)各检验项目之品质标准或可接受范围。4)检验单位就检验结

10、果评定样品系正常或异常，并就检验情形加 内控制度采购及付款循环 编号 CP104 验收作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 以说明，以供呈核及收用与否之参考。6.入库记帐 检验合格时，品管单位应将检验结果通知仓储单位，并即登入料 件管制卡进料栏内，办理入库，并于备注栏注明收料单之号 码。7.请款 办理入库后，仓储单位应将验收单据(验收单)、发票等 转送采购单位办理请款。8.索赔 1)若检验不合格时，则依核示结果办理退换货、扣款或索赔之手 续。2)依f与合约不符作业规定办理。第2节 控制重点 1)验收作业应依照材料检验相关规定办理。2)发票之原物料名称、规格、数量、金额与送货单或验收

11、单必须相符。3)原料验收，必须会同验收单位与采购单位办理。4)如已分批收料，仓储人员应在订购单采购单上注明分批收 料日期、数量，以影本送采购人员。5)不合格之原物料应通知采购单位退回或扣款。第3节 相关资料 采购单、送货单、发票、进出厂登记簿、订购 单、进货检验报告单、料料管制卡、进货单、验 收单等。内控制度采购及付款循环 编号 CP105 与合约不符作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 第1节 作业程序 1)逾期未交货之交易，应去电寄函催办。2)违约情形若须经法律途径解决时，交由公关单位提出告诉。3)延期交货之购置，按合约规定罚款。4)所交货品之品质、规范如不符合但仍可使用者，亦属

12、违约情形,如因急需而不能等候更换，改以减价收货时,则由采购人员 将计算处理方式填入不履行合约处理单，始可减价收货。5)将不履行合约情形及处理过程，记入不履行合约处理单，并核算不履行合约对公司之损失，列入供货商往来纪录。第2节 控制重点 1)各项违约是否依供货商管理规定及合约规定处理。2)货品因检验不合格退回更换者，其交货日期应以调换补送货品 到达日期为准。3)所交货品之品质、规格与合约不合，但可使用者，如因急需勉 予验收使用，应经有关单位主管事前认可，按规定扣款或减价(折让单)处理。4)如因检验不合格退回更换，或因故申请延期交货，必须事前报 请公司有关主管同意，并确定逾期罚款或其它处理办法。5

13、)如因非人力所能抗拒之灾害而申请逾期免罚者，是否有事后立 即检具之认可证件。6)因事实无法依采购合约所订裁决者，其违约案件处理方式必须 经有权人员批准。第3节 相关资料 不履行合约处理单折让单等。内控制度采购及付款循环 编号 CP106 付款作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 第1节 作业程序 1.请款 1)仓储单位于办理收料手续完妥并经品管单位检验合格后，应将 各项单据及发票(扣抵、收执二联)转送采购单位请款。2)采购单位收到仓储单位转来之请款凭证，批上采购材料单价，经主管签核后转财会单位核对审核。2.核对 财会单位依上述之程序详细审核，若有不合规定或异常之情事者，应反映之。3.

14、记帐 1)请款条件审核无误后，开立应付凭单，制作传票，记入账 册。2)于每月固定日期整理应付凭单交由出纳单位开出支票。4.开立支票 1)出纳单位收到支出传票后，应注意其支付程序是否已齐备。2)除现金支付外，原则以抬头划线禁止背书转让之支票支付。3)支票送盖印鉴时，应在支出传票或应付凭单注明银行户号、支票号码及日期。4)支票之到期日应与付款条件相符。5)若有厂商特别要求以非禁止背书转让之支票支付时，应报备主 管核准后办理之。6)将支票号码、到期日、账号，填于应付凭单内。5.盖印 1)将填妥支票送印鉴保管人员审核、盖章、签字。2)须先审核各项凭证是否齐全，始可盖章、签字。6.领款 付款之时间，出纳

15、单位可视作业状况而排定之，其方式：1)以挂号邮寄。2)定期(如每个月之5、20日等)。内控制度采购及付款循环 编号 CP106 付款作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 3)随时。第2节 控制重点 1)出纳付款时，应严格核对支付凭证上之金额数目，领款人身份 与印鉴必须相符；如有疑问，应于查询后始能支付。2)支付款项，除有特殊理由，得以现金支付外，其余一律开立抬 头划线支票；如受款人坚持免划线或抬头，应即联络资材部或 经办人员。经其同意并保证无误后，准予免填，必要时，得呈 报董事长核准。3)出纳人员支付各项货款及费用，支票或现款均应交予受款人或 厂商，公司人员不得代领；如因特殊原因必须

16、代领者，应经主 管核准。4)支付手续应俟支付单据审核完妥，并经财会人员编制传票后始 得为之。5)请购案交货延期罚款暨品质不良罚扣之列计，须经过详细核对,确认合理。6)已届法定或约定支付期限，尚未支付者，应追查其原因并签报 催办情形。7)支票送盖印鉴时，应在支出传票或应付凭单上，注明银行 户头、支票号码及日期。8)已付款原始凭证是否盖付讫章，支付传票背后是否有领款 人签章，以免重复付款或冒领情事发生。9)领款日期与列帐日期相隔甚久者，应查明其原因。第3节 相关资料 发票、应付凭单等。内控制度采购及付款循环 编号 CP107 差异分析作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 第1节 作业程序

17、 1)将购买实际数量及金额与标准成本或预算比较，分析差异原因 是否合理。2)计算不良品比率是否过高，及分析是否有人为疏忽。3)大宗用料之采购应分析其成本是否合理。4)分析库存呆废料原因与变化情形，并通函各单位。5)分析采购数量时机及运送方式是否经济。6)对各项差异原因，作通盘检讨并拟对策改善之。7)研究各项购置成本及方法，是否有再降低之可能。第2节 控制重点 1)差异如系人为因素造成，当追查并惩戒或奖赏。2)材料品质不良造成公司之损失，在许可范围外者，必须索赔。3)国外购置应利用避险方法，使成本固定或将汇率变动损失降 4)至最低。内控制度采购及付款循环 编号 CP100 采购及付款循环（总说明

18、）版本 1.0 日期 2002/01/01 文件履历纪要页 文件发行单位 文件管制等级 管理代表 口管制文件 口非管制文件 文 件 履 历 纪 录 版次 修订内容 核准 权责 编撰 日期 0 第1版（新发行）内控制度采购及付款循环 编号 CP100 采购及付款循环（总说明）版本 1.0 日期 2002/01/01 1.总则 1.1.制定目的 为促使本公司 内部控制（Internal Cont rol）之 采购及付款 循环（Purchase）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相 关单位遵循。1.2.适用范围 凡本公司有关内部控制之采购及付款循环作业程序与控制 重点，悉依照本文件之规范办理。1

19、.3.权责单位 资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授 权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。2.采购及付款循环 2.1.循环图【见】（数据1）采购及付款循环图。2.2.循环作业 本循环之各项作业：1）请购作业（CP101），另订之。2）采购作业（CP102）,另订之。3）进口作业（CP103）,另订之。4）验收作业（CP104），另订之。5）与合约不符作业（CP105）,另订之。6）付款作业（CP106）,另订之。7）差异分析作业（CP107）,另订之。3.附则 3.1.制修废与颁布实施 本文件属于管理文件，经经营会审议后，呈请董事长核准承认 后，交由权责单位

20、颁布公告实施；修订或废止时亦同。3.2.编号、版本、日期、页次/页数 本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页 内控制度采购及付款循环 编号 CP100 采购及付款循环（总说明）版本 1.0 日期 2002/01/01 次/页数等项，见本文件之页首与页尾。3.3.附件 3.3.1,相关资料（数据1）采购及付款循环图内控制度采购及付款循环 编号 CP100 采购及付款循环（总说明）版本 1.0 日期 2002/01/01（数据1）采购及付款循环图 卜-卜-卜-内控制度采购及付款循环 编号 CP100 采购及付款循环（总说明）版本 1.0 日期 2002/01/01 CPI 07

21、|I 差异分析一 内控制度采购及付款循环 编号 CP101 请购作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 第1节 作业程序 1.提出需求 1.1.调节性采购 依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来 走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交 由采购单位采购。1.2.预算采购 依销售预算或客户订单之进度，由生管单位填具请购单，经单位主管核准后再交给采购单位，并将请购核准纪录填入采购预 算内。预算采购，包括下列二种采购：1）直接材料（常用材料）系指直接耗用之材料。2）间接材料（常用物料）系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数量也 无法预知。可凭

22、用料单位之需料通知单现用现购。2.检查库存 采购前应先检查存货是否具有下列情形：1）目前存量尚未达请购点/安全库存。2）请购之商品品名、规格、厂牌有库存品或替代品可供替代。3）申请之原物料是否仍具采购价值，还是已失经济性。3.临时需求 紧急采购由需求单位提出，经过库存检查后须采购者，经制造单位 主管核准后，径交采购单位购买，惟事后仍须补填请购单。4.节 控制重点 1）请购单必须详细注明厂商、规格型式及需用日期等内容，如申请物品须采用特别运送及保存方式者，应加注意事项。2）请购单必须经先作库存审核，核准时应遵照核决权限办理 内控制度采购及付款循环 编号 CP101 请购作业 版本 1.0 日期

23、2002/01/01 3）紧急采购不应经常发生，事后应补开请购单，追究原因是 否为不可抗力，有无改善计划。4）应定期检讨请购单，有无延迟采购情形，请购数量应符合 经济采购量要求。第3节 相关资料 销售预算、客户订单、请购单等。内控制度采购及付款循环 编号 CP102 采购作业 版本 1.0 日期 2002/01/01 第1节 作业程序 1.查询供货商数据 1)准备采购。2)调阅供货商数据/厂商料件基本数据报表，了解过去采购及 询价纪录。3)向厂商询比议价。2.决定购买方式 依材料管理规定，决定应用下列何种方式购买：1)询价 金额较小，不须书面比价，但仍以询价方式向最低价厂商采购 者。2)议价 采购人员经询价后，如已知市价有下跌趋势时，或有报价高于 前批采购价格，或请购规格明确，但请购量较前批大等之情形 者，仍应予以议价。3)比价 若为特殊规格或供应厂商家数较少者。4)牌价收购 根据核定之收购价格收购者。5)长期合约采购 向签订长期供应合约，或项目报准之买卖合约厂商采购者。6)招标 采购之材料如有三家以上可供应，且其预估采购金额较大达招 标金额时，以公开招标为原则。3.决定订购事项 由承办人员备妥资料及预拟订购之厂商、数量、办法等，经采购单 位主管核准后采购。4.更新纪录 将不同购买方式之订购及询价数据，填入供货商资料/厂商料件基 本资料内。