201文件控制程序.docx

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1、文件控制程序（管理制度）1目的对起重机械安装、维修质量保证体系有关的文件进行控制，确保公司所属各有关场 所使用相应文件的有效版本，从而保证起重机械安装、维修质量保证体系正常有效地运 行。2范围合用于与起重机械安装、维修质量保证体系有关的的文件的控制。3术语和定义3.1 文件：指本公司所购买、编制和接收的对起重机械安装、维修质量保证体系有关的 有效书籍、文字材料、图纸、照片、计算机磁盘、光盘、磁带等图文和电子载体。3.2 文件管理：指对起重机械安装、维修质量保证体系有关的文件进行的编制、审核、 批准、标识、发放、使用、评审、更改、回收、作废、销毁和归档等的控制工作。4职责4.1 最高管理者、授权

2、代理人、质量保证工程师、各部门负责人（各质量控制系统责任 人）、技术负责人等负责相关文件的审批。4.2 各部门负责相应归口管理文件的发放、回收、销毁、原件保存及作好相关记录。4.3 各部门负责相关文件的编制和使用保管。4.4 技术质量部是文件控制的归口管理部门，负责制定本程序（管理制度），并定期对 各部门的文件操纵情况进行催促和检查。5工作内容和要求5.1 文件的分类以下文件均为公司起重机械安装、维修质量保证体系所要求的文件，必须予以控制。 记录是一种特殊类型的文件，必须按照本手册425记录控制程序（管理制度）的规 定进行控制。a）起重机械安装、维修质量保证手册、质量保证程序（管理制度）、作业

3、（工艺）文件;b）与起重机械安装、维修质量保证体系有关的行政文件；C）合同文件；d）采购文件、分包、对外委托的文件；e）质量计划（包括过程控制表卡、施工组织设计、专项施工方案、操作规程、专 项技术措施方案）;f）起重机械安装、维修质量保证体系的记录；g）外来文件（包括法律、法规、安全技术规范、标准，型式试验报告、监督检验 报告，分供方产品质量证明文件、资格证明文件等。其中安全技术规范、标准必须有正 式版本。）;h）培训工作资料、编制方案的依据资料等。5.2 文件发布前得到批准公司起重机械安装、维修质量保证体系所要求的文件，在正式发布实施前必须得到 审批。审批人在审批文件时，应认真审查文件的充分

4、性和适宜性，把好文件审查关，不 充分和不适宜的文件应进行修改完善后再批准，通过文件审批应确保公司制定的文件具 备充分性和适宜性。5.2.1 质量保证手册（管理体系说明），由技术质量部组织各职能部门及各质量控制系 统责任人员编写，授权代理人（质量保证工程师）审核，最高管理者审批。5.2.2 质量保证体系程叙文件（管理制度），由技术质量部组织各职能部门及各质量控制 系统责任人员编写，授权代理人（质量保证工程师）审核，最高管理者审批。纳入质量保 证手册（管理体系说明）中各章节条款。5.2.3 作业（工艺）文件和质量记录由技术质量部组织相关部门编写，质量保证工程师 或者技术负责人审批。524起重机械安

5、装、维修质量计划（施工组织设计或者施工方案、过程控制表卡），由 技术质量部组织相关部门编写，质量保证工程师或者技术负责人审批。525公司与起重机械安装、维修质量保证体系有关的行政文件，由设备物资供应分公 司编写，公司办公室审核，最高管理者审批。526设备物资供应分公司的内部管理的办法、措施、制度和加工制作计划、施工（生产）计 划等，由分公司组织有关人员编写，分公司技术负责人审核，分公司经理审批。527中层以上（含中层）管理岗位的任职要求，由人力资源部组织编写、公司主管领导 审核、最高管理者审批。528普通工作岗位的任职要求，由人力资源部组织各职能部门、分公司编写，公司领 导审批。529起重机械

6、安装、维修合同文件由设备物资供应分公司起草，设备物资供应分公司 负责人签订。5210起重机械安装、维修物资、零部件、原材料采购合同由设备物资供应分公司编 写，设备物资供应分公司负责人签订。5.2.11 劳保用品和安全设施的采购合同由设备物资供应分公司编写，设备物资供应分公 司负责人签订。5212其他文件的审批，按相应的程序、作业文件的规定执行。5.3 必要时，对文件进行评审与更新，并再次批准在每次内部审核、管理评审和行政许可评审机构审核中对现有起重机械安装、维修 质量保证体系文件质量保证手册、程序（管理制度）、作业（工艺）文件等进行评审， 评审现有体系文件的适宜性、充分性，必要时予以修订。修订

7、或者更新文件时，由相应 责任部门按原审批程序进行批准和发放到原文件的发放范围。5.4 确保文件的更改和现行修订状态得到识别541文件更改时，由更改申请人填写文件更改单，说明更改原因，对重要的更改（如 技术参数）还必须附有充分的证据。542经文件的原审批人审批，原审批人不在时，则由被授权的接替人予以审批，公司 文件主管部门应向该次审批人提供必需的背景材料，审批人在审批时应考虑更改的可行 性和合用性。543文件更改获得批准后，该文件的主管部门将文件更改单予以印制、发放，发放应 按该文件的原发放范围予以发放，确保原文件持有的各部门/人员均获得更改通知。5.4.4 各部门/人员接到文件更改单后，应在原

8、文件上更改处作出局部修改的标识，文件更改单应与原文件随行管理。5.4.5 当发生重大更改或者多次更改时，普通应对该文件进行换版。换版由该文件主管 部门制发新文件进行审批、发放，同时收回相应作废的文件。填写好文件回收记录表。5.4.6 已批准的文件更改单原件，由该文件的主管部门保存。5.5 确保在使用处可获得合用文件的有关版本551起重机械安装、维修质量保证体系文件的发放，由文件的编写或者主控部门制定 文件发放登记表，交负责审批或者决定该文件的主管领导确认文件发放范围后，印制 与确定范围相一致的份数，在发放的文件上注明分发号，以分发编号作为受控号进行登记 发放。5.5.4 与起重机械安装、维修质

9、量保证体系有关的行政文件按公文处理办法进行发放。553通过电子版本形式发放的文件，在公司内部网络上办理签收；通过纸介质形式发 放的文件，领用部门/个人应在文件（资料）发放登记表上签收。554因文件丢失、严重破损或者其他情况（如提供给顾客、供方、行政许可鉴定评审机 构等或者本身确认发放范围时疏漏）而需申请领用时，由申请者填写文件领用申请单， 经其所在部门审核和该文件主管领导批准后，方可领用。555因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件。5.5.6 丢失补发的文件赋予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。5.5.7 文件主管部门应作相应的发放登记和回收登记。5.5.8 各部门

10、收到有关文件后，应及时作好文件（资料）接收登记表。559公司办公室收到外来文件，填写公文处理单，送公司领导阅批。公司办公室按公 司领导批示将文件要求送相关部门、分公司、项目部负责人阅办或者转发到相应的部门 和场所。5510各部门或者分公司收到有关文件，将文件上的有关要求进行部门内的文件信息传递 （可组织部门人员学习文件或者传阅文件或者再次转发等）。部门负责人应按文件要求组 织部门人员实施。当收到的文件涉及多个部门实施或者涉及全公司的工作时，应及时 将该文件转交公司办公室进行处理。5.6 确保文件保持清晰、易于识别561公司的各类文件通常应打印规范，手抄文件（如技术交底审等）应字迹工整，各类文件

11、应印刷或者书写清晰，保持清晰、易于识别，任何人不得在受控文件上乱涂乱改, 确保文件的清晰、整洁和完好。5.6.2 各部门持有的受控文件应有序、妥善保存，以便存取和查阅，各部门应建立本部 门持有的在用受控文件清单。5.6.3 起重机械安装、维修质量保证文件用不同的文件名称或者文件编号予以识别。-手册编号为：-作业文件编号为：_与起重机械安装、维修质量保证体系有关的行政文件编号按公文处理办法进行。-起重机械安全技术档案文件，安装、维修工程档案文件编号按设备档案管理规 定要求进行。5.7 确保外来文件得到识别，并控制其分发法律、法规、安全技术规范、标准和顾客及相关方提供的文件的采集、识别和控制分发

12、按法律法规和其他要求控制程序执行。5.8 防止作废文件的非预期使用，若因任何原于是保留作废文件时，对这些文件要进行 适当的标识5.8.2 所有文件的原稿及文件发放登记表由该文件的主管部门保存。各部门负责保存相 关的带有受控标识的文件。582作废的文件，原稿上应加盖或者注明“作废文件”标识，原稿保存在文件主管部门。583经批准允许留作资料参考的作废文件，除加盖或者注明“作废文件”标识外，还应 加盖或者注明“资料参考”标识，以防止作废文件的非预期使用。未回收的留为资料参考 的批准记录应由文件主管部门保存。5.8.4 其余作废文件由该文件主管部门统一回收并销毁。该文件的主管部门应作好回收 记录和销毁

13、记录。585重要文件和有保密要求的文件处置时，应在专人监督下，采取粉碎的方式进行，不能直接变卖、焚烧或者直接交市政垃圾系统处理。5.9 其他部门到本部门借阅文件时，应作好借阅登记。5.10 文件管理的其他要求5.10.1 当文件执行中浮现多种发布形式或者发布载体时，电子媒体应采取适当的加密措 施和修改权限控制措施；当文件执行中产生歧义或者因载体不同而文件内容不一致时， 本公司以纸介质文件的原件、或者加盖责任部门鲜章的复印件、或者主管领导审批签 字的书面文件为准；当文件发生更改时，各类发布形式或者发布载体的文件主管部门 应确保被更改文件的多种发布形式或者发布载体同时进行有效更改，并保持内容一致。

14、5.10.2 受控文件不许私自外借。5.10.3 对起重机械安装、维修质量保证体系有效运行起重要作用的各个场所，都要使 用相应文件的有效版本。5.10.4 每份受控文件都应有编号，登记在文件（资料）接收登记表或者受控文件清单上， 文件之间相互引用应注明相关文件的名称或者文件编号，以便于追溯和提供查询相关文 件的途径。5.10.5 起重机械安装、维修的某一个文件发生修改时，公司的其他相关文件也应在该 文件或者相应的附件上进行修改，确保全公司所有文件协调一致。5.10.6 公司各级部门编制的文件应字迹清晰、注明日期、条理通顺、保持清晰，用不同 的编号和不同的文件名予以识别，妥善保管，在规定期限内予

15、以留存。文件应按顺序 或者清单分类存放，应便于检索、查询。5.10.7 根据法规和保留档案文件的需要，保存的档案文件应采取不同的编号、不同的 标签、不同的档案盒、不同的文件档案柜、不同的文件名称等进行标识。5.10.8 员工不在相应的工作岗位或者再也不担任相应的管理职务时，应向相关文件的主 控部门交回所持有的受控文件。6相关文件6.1 记录控制程序（管理制度）；6.2 现行档案管理规定；6.3 法律法规和其他要求控制程序（管理制度）；7相关记录a）文件发放登记表;b）文件更改单；c）文件领用申请单；d）文件接收登记表；e）在用受控文件清单;。文件销毁记录；g）文件回收记录；h）文件借阅登记表。