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1、浙江贝尼菲特药业有限公司文件贝尼药办【2015】03号档案管控管理管控规章制度规 章一、总则公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。 为规范公司档案管控管理管控工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工 作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本规章制度规章。1、凡公司各机构部门机构在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件 材料，必须按规定定期递交原件（或备份）至档案室进行管控管理管控， 而总经办作为公司档案管控管理管控的最高机构部门机构相关相关本次项 目审核档案资料的完整性、延续性、真实性。2、综合管控管理管控部作为档案的主要管控管理管控机构部门机构，相关 相关本次项目公
2、司档案管控管理管控、文书立卷的工作，并对各机构部门 机构档案管控管理管控工作进行监督、指导。各机构部门机构相关相关本 次项目人应重视本单位文件资料的管控管理管控和文书立卷工作，配备专 职或兼职相关有关人员相关相关本次项目此项工作。二、归档范围1、凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、 正式正式合约生效方法、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等） 均属归档范围。2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文 件材料。3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含协议合同协议、重要报表、函 件等）5、政府、相
3、关本次项目批文、协议合同协议；6、公司规章制度规章体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各 项工作相关相关流程、公司决定等）；7、施工建筑设计施工图；技术机构部门机构的专利研发资料、图纸、方案; 质管机构部门机构的中药配方资料、质检记录，生产机构部门机构的工艺 相关相关流程、生产过程记录等。8、各机构部门机构及公司各机构部门机构年度工作计划及资金计划；9、公司签定的各类协议合同协议（含买卖协议合同协议）；10、公司有效证照、证件、印章；H、具有法律效力及保存价值的文件；12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、相关领 导人人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；13、企
4、业有关员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；14、公司、各机构部门机构获得的社会荣誉资料；15、其他有必要归档管控管理管控的资料。包括声像形式记录下来的对公 司经营活动产生作用的各种资料，上级相关领导人、名人、友人、协作单 位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。三、立卷归档相关要求1、公司综合管控管理管控部应即时做好档案归档分类保管；原则上各机构 部门机构应在每季度最后一天以前将上季度文档办理完毕、需归档的文件 材料整理、立卷，各机构部门机构档案须进行电子档备份，密级档案电子 档备份提交总经办。特殊文件可提前申请归档。公司各机构部门机构应及 时向管控管理管控部移交
5、发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先 按立卷归档后再办理借阅手续；各机构部门机构必须严格遵守归档规章制 度规章，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。2、归档案卷的总相关要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件 之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点:(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。(2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请 示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分 开；文电应全在一立卷。(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序 排列在一起，即批复在前
6、，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前， 定稿在后；(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统 一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的 案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图 表上或声像材料的背面编号。(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件 填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应 拟写题名，有的虽有题名无实质有关内容的也应重新拟写：没有责任者、 年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷 目。(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、规定时
7、间、地点、中心有 关内容和责任者。四、档案保管期限1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十 年左右，短期为十五年以下，三年以上。2、确定公司档案保管期限的原则(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用 价值的档案，列为永久保管。(2)凡是反映公司一般活动，在较长期规定时间内对公司工作有查考利用 价值的文件材料，列为长期保管。(3)凡是在较短规定时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 五、档案保密级别1、档案分一般档案和有密级档案两类。有密档案密级分为绝密、机密、 秘密三级。档案的密级由档案提交人提议，由总经办核定密级。2、档案级别及密级
8、分类机构部门 机构机构部门机构文档归类级别类目编号密级总经办战略规划、高层决议书等保密文件一级类目ZJB/Al-2015-xxx秘密总经办人事任命文件二级类目ZJB/A2-2015-xxx无其他文件档三级类目ZJB/A3-2015-xxx无综合管控管理管控部企业有关员工人事档案、劳动协议合同协议一级类目ZH/Al-2015-xxx无企业有关员工体检单、会议纪要二级类目ZH/A2-2015-xxx无其它文件三级类目ZH/A2-2015-xxx无财务部财务报表、银行账务往来凭证一级类目CW/Al-2015-xxx秘密企业有关员工工资表、物料采购报销凭证二级类目CW/A2-2015-xxx无其它财务
9、凭证类三级类目CW/A3-2015-xxx无研发部中药配方颗粒工艺规程、质量标准、一级类目YF/Al-2015-xxx绝密研发相关本次项目记录二级类目YF/A2-2015-xxx机密其它文档三级类目YF/A3-2015-xxx无质量部工艺配方检验报告一级类目ZL/Al-2015-xxx机密车间质量报告来料检测报告二级类目ZL/A2-2015-xxx无其它文档三级类目ZL/A3-2015-xxx无生产部生产工艺相关相关流程一级类目SC/Al-2015-xxx秘密生产计划、物料配置单、二级类目SC/A2-2015-xxx无其它文档三级类目SC/A3-2015-xxx无采购部采购计划、采购协议合同协
10、议、一级类目CG/Al-2015-xxx无采购申请单、物料清单二级类目CG/A2-2015-xxx无其它文档三级类目CG/A3-2015-xxx无六、档案的借阅1、公司建立档案室，依据机构部门机构在档案室设立档案柜，密级档案 另设专柜；档案室门钥匙由综合管控管理管控部保管，档案柜钥匙由本机 构部门机构保管，密级档案柜钥匙由副总或公司授权专人保管。2、密级档案原则上只许在档案室翻阅，限归档人使用，借阅时除借阅人 外，须有一人同时在场；借阅时需经副总以上相关领导人批准，凭“档案 借阅申请单”递交至综合管控管理管控部安排阅读；绝密级档案需外借或复制时，需经总经理以上相关领导人批准方可。3、对已到保密
11、期限的档案要请相关机构部门机构相关领导人和总经办鉴 定解密，对解密档案作一般档案管控管理管控，及时提供利用。4、各机构部门机构因工作需要，借阅本机构部门机构的一般档案只需经 本机构部门机构相关领导人批准即可借阅。5、公司各机构部门机构借阅非本机构部门机构的一般档案须经档案所属 机构部门机构同意。6、借阅档案必须履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登 记薄上注销。7、借阅档案的相关有关人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带 档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经副总以上相关领导人批准。8、借阅的档案用完后，应及时归还，借用规定时间一般不得超过10天。9、借阅人对档案要
12、妥善保管，不得遗失。七、档案的鉴定与销1、公司总经办定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案 材料，按规定进行销毁。2、档案鉴定工作由公司总经理经理主持，有关机构部门机构参加，组成 档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。3、档案材料鉴定小组审定，并经公司总经理批准后，方可销毁。4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销 毁清册上本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法。八、处罚措施1、公司各机构部门机构凡违反本规章制度规章，无故延期或不交应归档 的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，在公司内通报 批评，并处罚机构部门机构责
13、任人100元500元。2、若擅自泄露一般档案，公司视情节严重，给予当事人通报批评、警告、 或记过。3、若擅自泄露密级档案，公司给予当事人处罚如下：(1)泄露秘密档案，给予通报批评、警告或记过，并罚款100-1000元/ 次。(2)泄露机密档案，给予警告、记过或开除；并罚款2000-10000元/次;(3)泄露绝密档案，开除当事人，报送司法机关，并追究10-100万元间 的经济损失。2、借阅人不按借阅期限及时归还的，因告知档案管控管理管控机构部门机 构，办理延期借阅手续，否则公司将责令当事人作出书面检查。4、借阅人遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，造成密级档案泄露， 参照“处罚措施第3条”处
14、理。5、若因机构部门机构相关相关本次项目人疏忽导致档案泄密或遗失，公司 视情节给予相应的纪律处分。5、档案管控管理管控员人为因素丢失档案或不按相关相关流程办理借阅手 续，未造成严重后果，公司视情节给予通报批评、警告处分；造成严重后 果的，视情节给予罚款或辞退或开除等处理九、附则1、本规章制度规章自_年_月一日正式合约生效。2、本规章制度规章由综合管控管理管控部相关相关本次项目解释及修订。3、各机构部门机构应根据本规章制度规章，制定具体的实施细则。主题词：档案管控管理管控发：各机构部门机构经理呈：总/副总经理 董事长签发人：浙江贝尼菲特药业有限公司办公室 2015年 月 日印发附件一:档案管控管理管控相关相关流程图各机构部门机构按时向管控管理管控部所属档案室提交归档资料，密级档案电子版报附件二：档案借阅申请单借阅机构部门机构借阅人借阅规定时间归还规定时间档案编号借阅有关内容借阅用途机构部门机构意见管控管理管控部意见副总经理意见总经理意见关键重要备注：附件三：档案目录部n：管控管理管控员:序号档案名档案号编制日期保管期限密级备注