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1、棉纺织企业程叙文件文件控制程序资料文稿归稿存档编号：KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-鹤山市美业棉纺织企业有限公司文件名称：文件控制程序文件编号：MY2-001版本号：A编制：审批：日期：2004/7/1 日期：2004/7/5修订记录页号页版修改内容批准人修改日期1目的有效控制与公司质量管理体系有关的文件，确保文件各使用处所使用的文件为最新或者有效版本。2范围合用于本公司与质量体系有关的文件的控制。3职责3.1各部门负责相关文件的编制、使用和保管。乙目，殳负责蛆织质量手册的编写以及程叙文件和三物卅J kLo3. 3 思z主理负J7质里手册的审批。3
2、.4办公室文*三员负责文件分发回收管理，负责贞量体系文件止本的保管。工5管:理者代5*保责组织对现有体系文件的定期I平宙C3 6各部门去（兼）盗料一员由毒木部门与质量有二上的文件的笔收管口忡 1 J V u u X it u u 且q 乂、 n土里O4工作F勺容4. 1 文，牛分类2七保管4. 1. 1 1个司质，之体系文件结构和类别如下：一级文件；质量手册1 I /JAI, 2. J /J/J O1b.乂 1十4主械乂忏。C.二级文件：作业指导书、操作规程、检验规氾、管理制度比d.四级文件:表格、报告和质量记录等。e.外来文件:标准、上级文件、法律法规等。4.1.2 质量管理体系文件“受控正
3、本”由办公室文控员保存。4.1.3 质量管理体系文件“受控副本”由各相关部门自行保存、使用。4.1.4 公司的管理性文件，如各种行政管理制度、外来的管理性文件由办公室保存。与质量管理体系有关的政策、法规等文件由办公室文控 员保存。4.2文件的编号与编写格式按文件的编号与编写格式规定执行。4.3文彳牛的编生K宙批文，年怜放F力应得到批准以确俾文件是话直14J u4914 r1n 警钿冬件由口c口 a百 以 M 以 1田土即谁F心注4. O. 1 ,史里于力/J HI H1 弋衣多里北匕住后及7O4. 3. 2程叔文4%和三级文件由各职能部|编写，经管理者代守:审批后发布。4.4 文，牛的受主嘴况
4、立，件分为一“受控”和“非寺控”两大半c FI与场量体系大/亍密切相的立，幺士为十杜vd* “通土加立4tH 卡r+i亦A室女棒AU J 乂十也二( J-L 1 1 o 八 JJ-i- 1 1 JJl,4、 LU7J Jti J-i- L士乂TI 曾z. “ 际 4Vb Yr- Z/L H Tr EX /n f-l 4-_L=P* -EC 1贝肯囿,卯皿红f5受拄文件止本卬早并保存。对助有副本干上封卸或者母页正面:固当位1手加蛊红色“受控文件副本, 印章并注明发文：子进行控制。未:加盖Y也控”印章的文稿只作为参阅资料4.5文件发放与回收文件发放前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由办公室文
5、控员填写文件分发表进行管理。使用部门在文件分发表上签收。4. 5.2为辨别文件最新版本状况，以防止过时或者失效文件被误 用，办公室文控员应按文件类别建立文件总览表，并 在制定、变更文件时，更新为最新内容。4.5.3 当文件修订、变更或者作废时，由办公室文控员在文件分发表上签收过时无效的文件。4.6文件补好目造伸H部门二修文件大破招魂尖或者耳休原因需要申请补4;时必罚埴IX. 1 IiJ 5 1ri Z叶土L * F1 /X去七论F1 土中、下十山与乂F用串），红吕埋首衣舞6住，乂刃、公爰乂 7 DT女以L规7E办理一文件补2Co4.6. 1 士补发申请的原因为破损时，办公;富文控员接到申请单后
6、,必须在回收破损文件后补发新J二件，发文号不变。46 2 33补发申请的原因为遗失时4办公!W文控员接到申请单后3亲斤十件 并4新寸住&土 7r一 rj土,力 /zr乂 J XX.。TI 24附 L乂 II，） 114利乂什I、立匚的心口以、制的友文勺o、4. 7 乂牛的保彳人作废匕销毁4. 7. 1 -与质量？擘理体系有关的文件都必须分类存1次在清洁、暹风、干燥、安全的苣内。4. 7. 2 .各部门厂件应指定在人保管。办公室立控员每季度对咯部门十件保作行桧杏吕1育仇乂L1 丁他1直o4.5.4 任何人不得在受控文件上乱涂画改，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.5.5 任何人不得将受控文件私
7、自外借或者复印。4.7. 5所有失效或者作废文件由办公室文控员及时从所有发放或者使用场所收 回。确保防止作废文件的误用。过时文件若因特殊原因，如法律规定或者供以后参考用而需加以保留时，应由办公室文控员盖上“作废留用”章后留存。并至少保存到下次文件更改时。4. 7. 7 -寸时文4上若不需加以保存时，由办公室文际吊统一叵1/即将销毁卡者盖，作唐音后千处于甲* a JTTL1 Izl-J Jo4 Q Y7乂市口4. 8 乂 14.8. 1 z1发行的文件有内谷变更需求时n口提议人填写文件变更申请单，提出变更理由、文件I1次编号、建议变更内容及变更方式，主原审批部门审批1名字后，转办公室文控口Q 9
8、彳十件再审幅庶理乃十件内容的二,存士 一以下日寸乂 1十又文ITO E 坟ZK 乂 1十口 rr,山7T AYr 七之 尸rYr /4 亦；市 rH1主 吊 rh 禽M /及二u口、自至文拴贝才女文件受史甲用单内合修L丁后，史改贝版勺，将新的变更页发行并收回无效页，在11文件分发表上记录,并在修改页中注明修订日期和引匕准人。文件经十十一次或者几次变更后，变更幅度计文件内容1二分之一以卜f寸，如f管理者代表认为有必要改版时，行讲行换版C一序版本十件作-3.-Jzv / WA. 0-X、/ v入t1 1 1 r废，换发新版本。换新版本时，应更改版本号，而页版号则从“01”开始。4.9文件的借阅、复
9、印借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写文件借阅、复印 申请单。经管理者代表审批后向办公室文控员借阅、复印。并在文 件借阅、复印记录上登记。复印的受控文件按非受控文件处理。4. 10外来文件的控制收到外来文件的部门，应识别其合用性，并控制分发以确保其有效C4 10 9品管剖侪声采售相关的玉际 玉家彳上标准的最辛斤11 JL VZ 白以，十*U乂夕田曰1K户口4tr “也十表妥俏，4d=L %壬口 P1公至又丘贝仇珈 加皿 文拄又IT卬卓，7J 、使用，并把旧标准收回。4. 10. 3各部要把上述标准及其他与质量管理不;系有关的外:文件填入文件总览表，并报办公室备案。4 10 4当外来立件需
10、要转换成内部立件时应按（立件编号与;扁写格式规十J。A-1 -1X c E1 + 勺生工卬T九/土 口 4rl丁。乙一占a 壬 目- w工卬/Yr右L、在 L-甘口、7T74. 11 筌:年J 11由管理石代表祖次对现彳丁的放量7；理体系文件星彳J At期计审。各部1结合平时使用情况进行适时评审o必要时按18进行更改O4. 12 ,承载媒体不是纸张的文件的控制，也应信:照执行上述j见定。4 136:一为质量记录的十件应执行质量记录控制程序。寸日人/Tf5. 1MY3-001文件编号与编写格式规定5. 2MY2-002质量记录控制程序6质量记录6.1 文件总览表6.2 文件分发表6.3 文件补发申请单6.4 文件变更申请单6.5 文件借阅、复印申请单6.6 C件借加复印记录