内部审核实务与技巧培训课件.pptx

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1、质量管理体系内审员培训课程第二部分内部审核实务与技巧审核基本概念审核分类审核程序案例分享一、审核基本概念需要了解的一些术语3.9 有关审核的术语有关审核的术语3.9.1 审核审核 audit为获得审核证据审核证据（3.9.4）并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则审核准则（3.9.3）的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程过程（3.4.1）注1：内部审核，有时称第一方审核，由组织组织（3.3.1）自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织自我合格合格（3.6.1）声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由与正在被审核的活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。

2、注2：外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。第二方审核由组织的相关方,如顾客顾客（3.3.5）或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核组织进行，如提供符合GB/T 19001或GB/T 24001要求的认证（注册）机构。注 3：当两个或两个以上的管理体系管理体系（3.2.2）被一起审核时，称为“多体系审核”。注4：当两个或两个以上审核组织组织（3.3.1）合作，共同审核同一个受审核方受审核方（3.9.8）时，这种情况称为“联合审核”。2023/12/304诚信 务实 共赢 创新需要了解的一些术语3.9.2 审核方案审核方案 audit programme 针对

3、特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核审核（3.9.1）注：审核方案包括策划、组织和实施审核审核（3.9.1）的所有必要的活动。3.9.3 审核准则审核准则 audit criteria 一组方针、程序程序（3.4.5）或要求要求（3.1.2）注：审核准则被作为审核证据审核证据（3.9.4）与其进行比较的依据。2023/12/305诚信 务实 共赢 创新需要了解的一些术语3.9.4 审核证据审核证据 audit evidence 与审核准则审核准则（3.9.3）有关的并且能够证实的记录记录（3.7.6）、事实陈述或其他信息信息（3.7.1）注：审核证据可以是定性的或定量的。3

4、.9.5 审核发现审核发现 audit finding 将收集到的审核证据审核证据（3.9.4）对照审核准则审核准则（3.9.3）进行评价的结果注：审核发现能表明符合符合（3.6.1）或不符合不符合（3.6.2）审核准则，或指出改进的机会。3.9.6 审核结论审核结论 audit conclusion审核组审核组（3.9.10）考虑了审核目标和所有审核发现审核发现（3.9.5）后得出的最终审核审核（3.9.1）结果2023/12/306诚信 务实 共赢 创新需要了解的一些术语3.9.7 审核委托方审核委托方 audit client 要求审核审核（3.9.1）的组织组织（3.3.1）或人员 注

5、：审核委托方可以是受审核方受审核方（3.9.8）或是依据法律或合同有权要求审核的任何其他组织组织（3.3.1）。3.9.8 受审核方受审核方 auditee 被审核的组织组织（3.3.1）3.9.9 审核员审核员 auditor 经证实具有实施审核审核（3.9.1）的个人素质和能力能力（3.1.6和3.9.14）的人员 注：GB/T 19011中描述了与审核员相关的个人素质。2023/12/307诚信 务实 共赢 创新需要了解的一些术语3.9.10 审核组审核组 audit team 实施审核审核（3.9.1）的一名或多名审核员审核员（3.9.9），需要时，由技术专家技术专家（3.9.11）提

6、供支持注1：审核组中的一名审核员被指定作为审核组长。注2：审核组可包括实习审核员。3.9.12 审核计划审核计划 audit plan对某次审核审核（3.9.1）活动和安排的描述3.9.13 审核范围审核范围 audit scope审核审核（3.9.1）的内容和界限注：审核范围通常包括对受审核组织的实际位置、部门、活动和过程过程（3.4.1）,以及审核所覆盖的时期的描述。2023/12/308诚信 务实 共赢 创新二、审核分类审核的种类10诚信 务实 共赢 创新审核体系审核按审核的内容分类过程审核产品审核2023/12/30审核的种类11诚信 务实 共赢 创新独立地对一个组织的管理体系所进行的

7、审核。管理体系审核应覆盖该组织所有部门和过程，应围绕管理全过程进行，通过对管理体系中的各个场所、各个部门、各个过程的审核和综合评价，得出管理体系符合性、有效性、适宜性的评价结论。管理体系审核2023/12/30审核的种类12诚信 务实 共赢 创新独立地对过程（工序）进行质量审核，可以对质量控制计划的可行性、可信性和可靠性进行评价，过程（工序）质量审核可以从输入、资源、活动、输出着眼，涉及到人员、设备、材料、方法、环境、时间、信息及成本八个要素。过程审核2023/12/30审核的种类13诚信 务实 共赢 创新产品质量审核是对最终产品的质量进行单独评价的活动，用以确定产品质量的符合性和适用性。产品

8、质量审核通常由质量保证部门的审核人员独立进行。产品审核2023/12/30审核的种类14诚信 务实 共赢 创新审核第一方审核按审核方分类第二方审核第三方审核内部审核顾客审核认证审核2023/12/30第一方审核（内审）15诚信 务实 共赢 创新第一方审核这是组织对其自身的产品、过程或管理体系进行审核。审核员通常是本组织的，也可聘请外部人员。通过审核，综合评价质量活动及其结果，对审核中发现的不合格项采取纠正和改进措施。进行内部审核的主要理由是：a.管理体系的要求，如判断是否符合ISO系列标准的要求；b.内部管理的重要工具，如可促进新系统的完善与保持；c.在外部审核前纠正不合格项；d.推动内部管理

9、的改进。2023/12/30第二方审核（顾客审核）16诚信 务实 共赢 创新这是顾客对供方开展的审核。在市场经济中，供方总是不断寻求新的市场和顾客，顾客在众多可选择的供方中，要挑选合格的供方，往往就要对新的潜在供方进行审核，以此作为最终采购决定的依据。这种审核由顾客派出审核人员或委托外部代理机构对供方的质量管理体系进行审核评定。对供方来说这是第二方审核。第二方审核2023/12/30第三方审核（认证审核）17诚信 务实 共赢 创新第三方是指独立于第一方（组织）和第二方（顾客）之外的一方，它与第一方和第二方既无行政上的隶属关系，也无经济上的利害关系。由第三方具有一定资格并经一定程序认可的审核机构

10、派出审核人员对组织的质量管理体系进行审核。第三方审核2023/12/30内部审核的目的18诚信 务实 共赢 创新a)检查体系的符合性管理活动和结果是否符合管理手册文件和管理方案的规定。b)检查体系的有效性贯彻文件规定是否有效，是否适合于达到管理目标。c)为第2、第3方审核作准备，作为组织自我合格声明的基础。d)内审是管理体系自我完善的有力工具。发现不足，采取纠正措施，防止不合格再发生。2023/12/30与审核员有关的审核原则19诚信 务实 共赢 创新v道德行为：职业的基础对审核员而言，诚信、正直、保密、谨慎是最基本的道德行为2023/12/30与审核员有关的审核原则20诚信 务实 共赢 创新

11、审核发现、审核结论和审核报告应真实和准确地反映审核活动。应报告在审核过程中遇到的重大障碍、应报告在审核组和受审核方之间没有解决的分歧意见v公正表达：真实、准确地报告的义务2023/12/30与审核员有关的审核原则21诚信 务实 共赢 创新v职业素养：在审核中勤奋并具有判断力2023/12/30审核原则22诚信 务实 共赢 创新与审核有关的审核原则 1）独立性：审核的公正性和审核结论的客观性的基础 审核员独立于受审核的活动，并且不带偏见，没有利益上的冲突。审核员在审核过程中保持客观的心态，以保证审核发现和结论仅建立在审核证据的基础上。2）基于证据的方法：在一个系统的审核过程中，得出可信的和可重现

12、的审核结论的合理方法。审核员不能审核自己的工作范围和职责2023/12/30内审的依据231：质量体系文件：质量手册、程序文件2：质量体系标准：ISO9000标准3：合同4：法律法规诚信 务实 共赢 创新2023/12/3024内审的特点1：系统性：全面审核各种互相关联的过程 和领导临时检查不同2：独立性：审核员保持独立的客观性3：形成文件：审核计划、检查表、审核报告 整改记录诚信 务实 共赢 创新2023/12/30三、内审程序2023/12/3025诚信务实共赢创新261、制订内审年度计划。一般在外审前进行。一年内要把全部过程、全部部门和班次覆盖一次。可以依企业的实际状态和活动的重要性，分

13、多次进行。2、成立审核小组，明确审核组组长；3、确定审核范围：过程、部门、产品；4、制订本次审核的实施计划（时间、审核部门、内容、审核员）。内部审核实施计划.doc内审程序诚信 务实 共赢 创新2023/12/30275、编制检查表目的：使内审的内容明确规范，便于控制进度，便于审核记录存档，减少遗漏或重复，防止审核随意性；内审检查表内审检查表.doc.doc注意：注意：不提倡重复使用某张标准检查表。每次审核的重点应有所不同；内审程序（续1）诚信 务实 共赢 创新2023/12/30286、首次会议：通报审核目的，范围，时间安排。由于内审员与被审部门的联络比较简易。因此跟外部审核不同，企业可按实

14、际情况安排。7、现场审核：审核要有受审部门的代表陪同。审核方法：通过问、听、看，把获得的证据记录下来，对不符合的描述一定要记得具体，有可追溯性。不合格记录不写姓名，只说明不符合哪一条款。对不合格项要核实，由受审部门陪同人员认可。内审程序（续2）诚信 务实 共赢 创新2023/12/3029注意：a、调查内容是由审核员而不是被审核部门来决定。b、必须注意，审核活动中进行的是抽样调查。切勿企图对所有记录全部检查。审核时，可以随机抽取一个样本（记录），然后以这个样本为中心，跟踪检查相关的文件及记录。诚信 务实 共赢 创新2023/12/3030以一份采购单为例，可跟查的上游资料包括：申购单 合格供方

15、名单 合格供方评审方法（文件）相关合格供方评审记录 供方的监控记录（包括质量和交期）诚信 务实 共赢 创新2023/12/3031诚信 务实 共赢 创新可跟查的下游资料包括：采购单上资料是否完整是否由受权人员审批审批权限的要求（文件）入库记录进料验证记录2023/12/3032抽样原则：随机抽样a)保证一定数量，一般抽3个左右，当发现问题时要扩大样本，确定是偶然事项还是普遍现象b)分层抽样，可按产品、活动、生产线、岗位，保证抽样的代表性c)适度均衡，样本不要集中在某一范围诚信 务实 共赢 创新2023/12/30338、写不符合报告：不符合项的定义：“不符合规定的要求”。注意：对不符合事实应具

16、体明确描述，使之有可追溯性。列出所规定的要求作为对照；不符合事项报告应交给审核部门确认。不符合项分为严重不符合、一般不符合。内审程序（续3）诚信 务实 共赢 创新2023/12/3034A、严重不符合项主要指以下情况：缺项，或多个轻微不符合项反复发生；产品或服务规定的性能严重降低或破坏，导致顾客严重不满违反法律法规。B、轻微不符合事项主要指（少量、偶然）。文件化体系的部分缺失；诚信 务实 共赢 创新2023/12/3035不符合项报告举例：在2014年度的管理评审中，没有查到对纠正及预防措施及顾客投诉进行评审。不符合评审准则第4.5.16 e）、j）条款的要求：“管理评审的输入应包括以下信息：

17、e)预防和纠正措施的状况，j）申诉和投诉。”内审不符合报告.doc诚信 务实 共赢 创新2023/12/30369、写内审报告：27内部质量体系审核报告.doc 审核概况、不符合情况、审核结论10、实施纠正措施：21纠正与预防措施处理单.doc 由责任部门分析原因，制订措施，要明确责任人，预计完成日期。措施要经过认可。11、结束会议：对审核进行小结，通知被审核部门所发现的问题。12、审核跟踪纠正措施的实施和验证是内审的一部分内容。由内审员负责纠正措施的跟踪验证。必要时要修改相关文件。内审程序（续3）诚信 务实 共赢 创新2023/12/3037审核技巧1、时间管理用事先准备好的审核检查表来掌握

18、时间。时间管理相当重要。2、发现事实的方法A、查阅有关资料，文件和质量记录B、观察现场情况C、听取对方的介绍和周围人的谈话D、提问。诚信 务实 共赢 创新2023/12/30383、沟通审核实际上是一种双向沟通过程。4、笔记审核员应该养成随手记笔记的习惯，将发现的事实详细记录，不可光凭记忆。5、报告写报告是审核人员应具有的主要能力之一。包括不符合报告和内审报告。诚信 务实 共赢 创新2023/12/30四、案例分享40审核中发现，没有规定环保检测工程师这一岗位的培训要求。案例陈述案例陈述 1 1诚信 务实 共赢 创新2023/12/3041案例分析案例分析 1 1不符合 评审准则4.2.4 不

19、符合内容：明确培训需求和实施培训 不符合事实:略 不符合分级：一般不符合诚信 务实 共赢 创新2023/12/3042审核时发现编号为1234567的订单，要求2015.9.3交付，而实际交付日期为2015.10.4，销售部不能提供顾客同意修改交付期的依据，但是在统计时依然把它作为按时交付处理。案例陈述案例陈述2 2诚信 务实 共赢 创新2023/12/3043不符合评审准则的4.5.5条款不符合内容：对要求、标书、合同的变更、偏离应通知客户和检验检测机构相关人员。不符合事实:略 不符合分级：一般不符合案例分析案例分析 2 2诚信 务实 共赢 创新2023/12/3044根据职能分配表，持续改

20、进由公司办公室负责，但是审核时，询问公司办公室人员，反映不知道有此项职责。案例陈述案例陈述3 3诚信 务实 共赢 创新2023/12/3045不符合评审准则的4.2.9条款不符合内容：最高管理者应在检验检测机构内部建立确保管理体系有效运行的沟通机制。不符合事实:略 不符合分级：一般不符合案例分析案例分析 3 3诚信 务实 共赢 创新2023/12/3046内审员在审核检测线现场时发现，地面有积水，查看屋顶，屋面有破损，询问陪同人员，陪同人员说前几天下冰雹砸破了，已经通知办公室派人维修，不知为什么还没有修好。案例陈述案例陈述 4 4诚信 务实 共赢 创新2023/12/3047不符合评审准则补充

21、要求第六条 不符合内容:检验检测机构的.厂房宽敞，通风、照明、排水、防雨等安全防护满足要求。不符合事实:略 不符合分级：一般不符合诚信 务实 共赢 创新2023/12/30案例分析案例分析 4 448 在经营部，内审员问怎样进行合同评审，负责人的回答与审核员手中的质量手册的描述不一致，就问该负责人刚才回答的依据是什么？该负责人马上提供出本人的质量手册，说都是质量手册中规定的，内审员发现该负责人的质量手册中，合同评审部分没有更改，不是修改后最新版本，该负责人解释说：可能我经常出差，没有及时更换。诚信 务实 共赢 创新2023/12/30案案例陈述例陈述 5 549不符合评审准则4.5.4条款 不符合内容：应明确文件的批准、发布、变更，防止使用无效、作废的文件 不符合事实:略 不符合分级：一般不符合诚信 务实 共赢 创新2023/12/30案例分析案例分析 5 5 谢 谢 大 家！50诚信 务实 共赢 创新2023/12/30