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1、本章学习目标本章学习目标1 1、了解格式化的意义、了解格式化的意义2 2、掌握套用表格式和自定义格式化方法、掌握套用表格式和自定义格式化方法3 3、掌握应用主题格式化工作表的方法、掌握应用主题格式化工作表的方法4 4、掌握文本格式化的方法、掌握文本格式化的方法5 5、掌握数据格式化的方法、掌握数据格式化的方法6 6、了解自定义格式化数据的方法和意义、了解自定义格式化数据的方法和意义7 7、掌握条件格式的应用和规则管理方法、掌握条件格式的应用和规则管理方法格式化的意义格式化的意义通过格式化能够突出显示重要的数据，添通过格式化能够突出显示重要的数据，添加提示信息，增加工作表的整体结构和组加提示信息
2、，增加工作表的整体结构和组织性，美化工作表，使工作表数据的含义织性，美化工作表，使工作表数据的含义更加清晰。更加清晰。几条原则几条原则明确每个工作表的用途以及每个数据明确每个工作表的用途以及每个数据 列的含义，列的含义，并且给每个表定义一个有意义的名字并且给每个表定义一个有意义的名字.不要在一个工作表里堆放过多的信息，每个表仅不要在一个工作表里堆放过多的信息，每个表仅关联关联12个主题。个主题。让读者能够用最少的上下、左右移动就能明白工让读者能够用最少的上下、左右移动就能明白工作表里的信息。作表里的信息。把存储最重要信息的工作表放在最前面，然后是把存储最重要信息的工作表放在最前面，然后是存放分
3、析结果存放分析结果 的工作表，最后是具体数据和分析的工作表，最后是具体数据和分析的工作表。的工作表。整个工作簿使用统一的数据格式，如字体、负数、整个工作簿使用统一的数据格式，如字体、负数、千分位，小数位数、百分比等。千分位，小数位数、百分比等。4.1 工作表工作表的格式化的格式化4.1.1、自动套用表样式、自动套用表样式 表是表是Excel 中的一种特殊表格，中的一种特殊表格，Excel为表预定义了许为表预定义了许多样式，这些样式布局美观，色彩搭配合理，具有不多样式，这些样式布局美观，色彩搭配合理，具有不同类型的网格线设置，用户可在工作表中直接同类型的网格线设置，用户可在工作表中直接套用这套用
4、这些样式，些样式，多快好省地设计出精美的工作表。多快好省地设计出精美的工作表。下图是一个刚建立的普通的工作表下图是一个刚建立的普通的工作表该表存在以下问题该表存在以下问题:1、表名不醒目。、表名不醒目。2、表的标题不太醒目。、表的标题不太醒目。3、当学生较多，科目成绩较、当学生较多，科目成绩较多时，看数据较困难。多时，看数据较困难。4、整个成绩表不太美观。、整个成绩表不太美观。4.1.1自动自动套用表格式套用表格式解决方法解决方法对工作表进行格式化对工作表进行格式化套用的套用的Excel内置某种表格式后的工作表内置某种表格式后的工作表套用表样式后，设套用表样式后，设置标题居中，并加置标题居中，
5、并加大了字号大了字号2、套用表样式的过程、套用表样式的过程（1）单击要格式化的工作表中的任一单元格或选中要格式化的单元格区域。）单击要格式化的工作表中的任一单元格或选中要格式化的单元格区域。（2）单击）单击“开始开始”“样式样式”组组“套用表格格式套用表格格式”按钮，显示出表格式对话按钮，显示出表格式对话框。框。4.1.1自动自动套用表样式套用表样式表格式选择对话框表格式选择对话框这些都是表格这些都是表格式，可以选择式，可以选择其中的任何一其中的任何一种应用于当前种应用于当前的工作表中的工作表中4.1.1自动自动套用表样式套用表样式3、表工具、表工具当激活表中的任一单元格后（单击表中的任一单元
6、格），当激活表中的任一单元格后（单击表中的任一单元格），Excel在就会在功能区中显示出在就会在功能区中显示出“表工具表工具|设计设计”选项卡选项卡（此选项卡平时处于隐藏不显状态）（此选项卡平时处于隐藏不显状态）表工具的设计选表工具的设计选项卡中有许多格项卡中有许多格式化表的功能按式化表的功能按钮钮镶边行、列即将表的奇镶边行、列即将表的奇数据行列设置为一种色数据行列设置为一种色彩，偶数行列设置为另彩，偶数行列设置为另一色彩一色彩删除重复行可轻松去删除重复行可轻松去掉表中的重复数据掉表中的重复数据。转换为区域将表转换转换为区域将表转换为普通工作表为普通工作表4.1.2 应用主题应用主题格式化工作
7、表格式化工作表主题主题主题是主题是Office 2007新采用的一套统一的设计元新采用的一套统一的设计元素和配色方案，是为文档提供的一套完整的格素和配色方案，是为文档提供的一套完整的格式集合。其中包括主题颜色（配色方案的集合）式集合。其中包括主题颜色（配色方案的集合）、主题文字（标题文字和正文文字的格式集合）、主题文字（标题文字和正文文字的格式集合）和相关主题效果（如线条或填充效果的格式集和相关主题效果（如线条或填充效果的格式集合）。合）。利用文档主题，可以非常容易地创建具有专业利用文档主题，可以非常容易地创建具有专业水准、设计精美、时尚的文档。水准、设计精美、时尚的文档。4.1.2 应用主题
8、应用主题格式化工作表格式化工作表【例例4.2】有学生成绩表如图有学生成绩表如图4.5所示，应用主题对该工作所示，应用主题对该工作表进行格式化。表进行格式化。主题位于主题位于“页面布局页面布局”选项卡中选项卡中这些都是主题，将鼠这些都是主题，将鼠标指向它，就会实时标指向它，就会实时看见将它应用于当前看见将它应用于当前表格的效果。表格的效果。4.1.3应用单元格应用单元格样式格式化工作样式格式化工作表表1、关于单元格样式、关于单元格样式Excel 设计好了许多单元格样式，并将它们内置在设计好了许多单元格样式，并将它们内置在Excel中，在进行工作表的格式化工作时，可以直接应中，在进行工作表的格式化
9、工作时，可以直接应用这些样式来格式化单元格或单元格区域。用这些样式来格式化单元格或单元格区域。2、应用格式化单元格的步骤：、应用格式化单元格的步骤：（1）选中要应用单元格样式的单元格或单元格区域；）选中要应用单元格样式的单元格或单元格区域；（2）单击）单击“开始开始”“样式样式”组组“单元格样式单元格样式”按钮，按钮，弹出弹出“单元格样式单元格样式”选项板。选项板。（3）将鼠标指向）将鼠标指向“单元格样式单元格样式”选项板中的各命令按钮，选项板中的各命令按钮，立即就会显示出选中单元格应用对应样式后的效果。立即就会显示出选中单元格应用对应样式后的效果。4.1.3应用单元格应用单元格样式样式格式化
10、工作表格式化工作表”单元格单元格样式样式“位位于于”开始开始“选项卡选项卡中中单元格样式就是应用色单元格样式就是应用色彩、字体、字型、背景彩、字体、字型、背景和前景格式化单元格或和前景格式化单元格或区域区域4.3文本的文本的格式设置格式设置数据对齐方式数据对齐方式在默认情况下，在默认情况下，文本靠单元格的文本靠单元格的左边对齐，数值左边对齐，数值靠单元格的右边靠单元格的右边对齐。对齐。有时需要特殊的有时需要特殊的对齐方式，如对齐方式，如斜斜线表头线表头、旋转旋转字字体、体、垂直居中垂直居中等等 例如：例如：4.3文本的文本的格式设置格式设置通过跨列居中按扭通过跨列居中按扭合并单元格合并单元格选
11、中要合并的单元格，选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮单击跨列居中按钮取消单元格的合并取消单元格的合并 选中要合并的单元格，选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮单击跨列居中按钮通过菜单设置对齐通过菜单设置对齐也可以选择也可以选择“格式格式”|“单元格单元格”菜单，然后在对菜单，然后在对话框中进行设置。话框中进行设置。4.3文本的文本的格式设置格式设置垂直对齐方式垂直对齐方式 文本、数字的旋转文本、数字的旋转 同一单元格文本换行：同一单元格文本换行：Alter+Enter4.3文本的文本的格式设置格式设置单元格的自动换行格式单元格的自动换行格式自动换行能够根据表格的列宽自动将单元格中的内容自动换
12、行能够根据表格的列宽自动将单元格中的内容排成一行或多行，对于制订内容较多的工作表标题行排成一行或多行，对于制订内容较多的工作表标题行时很有用。时很有用。下图下图第第2行行的标题就是通过单元格的的标题就是通过单元格的自动换行自动换行格式设计格式设计而成的。而成的。4.4 格式化格式化数据数据1、Excel的自动数据格式的自动数据格式 数字、日期、时间等类型的数据在数字、日期、时间等类型的数据在Excel中都是以中都是以数字数字形式形式存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格中存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格中会表现出会表现出不同的形式不同的形式。4.4 格式化格式化数据数据2、使用系统提
13、供的数据格式使用系统提供的数据格式Excel提供了许多数据格式，包括数据的精确提供了许多数据格式，包括数据的精确度、显示方式等内容（货币：美元、欧元、人度、显示方式等内容（货币：美元、欧元、人民币，百分比等）。民币，百分比等）。数据格式设置的常见内容有以下几种。数据格式设置的常见内容有以下几种。数据的精确度数据的精确度以百分比方式显示数据以百分比方式显示数据数据的分节显示数据的分节显示“开始开始”选项卡的选项卡的“数字数字”组提供了数字格式化组提供了数字格式化工具工具4.4 格式化格式化数据数据单击此下三角形会弹单击此下三角形会弹出出“设置单元格格式设置单元格格式”对话框对话框4.6 条件条件
14、格式格式关于条件格式关于条件格式对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。例如，对于企业的销售表，把其中利润格式。例如，对于企业的销售表，把其中利润较小的或无利润的数据设置为黄色，而将利润较小的或无利润的数据设置为黄色，而将利润最大的数据设置为绿色，可以使人在查看这些最大的数据设置为绿色，可以使人在查看这些数据时一目了然。数据时一目了然。4.6 条件条件格式格式1、条件格式的意义、条件格式的意义对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。比如企业的销售表，把利润较小的或无格式。比如企业的销售表，把利润较小的或
15、无利润的数据设置为黄色，而将利润最大的数据利润的数据设置为黄色，而将利润最大的数据设置为绿色。设置为绿色。下面是条件格式运用的一个例子：当单元格的下面是条件格式运用的一个例子：当单元格的数值大于数值大于200时，用黑色显示；当小于时，用黑色显示；当小于100时用时用红色显示；红色显示；100200之间的数据用蓝色显示。之间的数据用蓝色显示。4.6.1 Excel 条件格式概述条件格式概述Excel 2007的条件格式的条件格式Excel2007对条件格式进行了较大的改进，对条件格式对条件格式进行了较大的改进，对条件格式的任务分得更细，涉及的内容更多，也更具实用性。的任务分得更细，涉及的内容更多
16、，也更具实用性。Excel 的条件格式的条件格式 可以达到以下效果：突出显示所关可以达到以下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用数据条数据条、颜色刻度颜色刻度和和图标集图标集来直观地显示数据。来直观地显示数据。4.6.1 Excel 条件格式概述条件格式概述【例例4.8】某中药材公司某中药材公司2009年的药材销售利润表中突出显年的药材销售利润表中突出显示以下信息：示以下信息：利润小于利润小于20的药材销售情况的药材销售情况 销售利润最高或最低的销售利润最高或最低的10种药材是哪些种药材是哪些 用条型图直观显示出各药材在各省的销售情
17、况用条型图直观显示出各药材在各省的销售情况 用不同的图形显示出各药材在各省的销售情况用不同的图形显示出各药材在各省的销售情况 标识出利润占前标识出利润占前30%的药材销售情况。的药材销售情况。通过条件格式可以轻松地实现上述要求。条件格通过条件格式可以轻松地实现上述要求。条件格式位于式位于“开始开始”选项卡的选项卡的“样式样式”组中，单击该组中，单击该组中的组中的“条件格式条件格式”按钮，将显示条件格式的命按钮，将显示条件格式的命令列表。令列表。4.6.1 Excel 条件格式概述条件格式概述Excel 2007条件格式的内容条件格式的内容4.6.1 Excel 条件格式概述条件格式概述Exce
18、l 条件格式中的几个概念条件格式中的几个概念（1）突出显示单元格规则）突出显示单元格规则 对单元格区域设置一定的条件，将按指定的现则突出显对单元格区域设置一定的条件，将按指定的现则突出显示该区域中满足条件的单元格内容，默认的规则用某示该区域中满足条件的单元格内容，默认的规则用某种色彩填充单元格背景。例如，如果单元格的值大于、种色彩填充单元格背景。例如，如果单元格的值大于、小于或等于某个指定值，就将单元格的背景填充为绿小于或等于某个指定值，就将单元格的背景填充为绿色，突出显示该单元格中的值。色，突出显示该单元格中的值。（2）项目选取规则）项目选取规则 对选中单元格区域中小于或大于某个给定阈值的单
19、元格对选中单元格区域中小于或大于某个给定阈值的单元格实施条件格式。单击此规则中的实施条件格式。单击此规则中的“值最大的值最大的10项项”、“值最大的值最大的10%项项”、“高于平均值高于平均值”等条件，等条件，Excel都会显示出一个条件设置对话框，可通过它设置单元都会显示出一个条件设置对话框，可通过它设置单元格中的条件格式。格中的条件格式。4.6.1 Excel 条件格式概述条件格式概述（3）数据条）数据条数据条以彩色条型图直观地显示单元格数据。数据条数据条以彩色条型图直观地显示单元格数据。数据条的长度代表单元格中的数值。数据条越长，表示值越的长度代表单元格中的数值。数据条越长，表示值越高，
20、数据条越短，表示值越低。高，数据条越短，表示值越低。（4）色阶）色阶色阶用颜色的深浅表示数据的分布和变化，包括双色色阶用颜色的深浅表示数据的分布和变化，包括双色阶和三色阶。双色刻度使用两种颜色的深浅程度比较阶和三色阶。双色刻度使用两种颜色的深浅程度比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高低。某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高低。（5）图标集）图标集使用图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数使用图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数据分为三到五个类别。每个图标代表一个值的范围，据分为三到五个类别。每个图标代表一个值的范围，其形状或颜色表示的是当前单元格中的值相对于使用其形状或颜色表
21、示的是当前单元格中的值相对于使用了条件格式的单元格区域中的值的比例。了条件格式的单元格区域中的值的比例。Excel 条件格式案例条件格式案例突出显示突出显示利润小于利润小于20的药材的药材用数据条用数据条显示单元显示单元格数据格数据突出显示突出显示利润最高利润最高的的10种药种药材材用图标集和色阶显示不用图标集和色阶显示不同比例部分的数据同比例部分的数据4.6.2 条件条件格式规则格式规则条件格式规则条件格式规则Excel 中的条件格式是根据一组规则来实施完中的条件格式是根据一组规则来实施完成的，这组规则称为成的，这组规则称为条件格式规则条件格式规则。条件格式规则类型条件格式规则类型基于各自值
22、设置所有单元格的格式基于各自值设置所有单元格的格式只为包含以下内容的单元格设置格式只为包含以下内容的单元格设置格式仅对排名靠前或靠后的数值设置格式仅对排名靠前或靠后的数值设置格式仅对高于或低于平均值的数值设置格式仅对高于或低于平均值的数值设置格式仅对唯一值或重复值设置格式仅对唯一值或重复值设置格式使用公式确定要设置格式的单元格使用公式确定要设置格式的单元格 单击单击“开始开始”选项卡中选项卡中的的“条件格式条件格式”按钮，按钮，从弹出的菜单中选择从弹出的菜单中选择“新建规则新建规则”4.6.3自定义自定义条件格式条件格式自定义条件格式自定义条件格式默认的条件格式能够解决大多数问题，但有些默认的
23、条件格式能够解决大多数问题，但有些时候并不如愿，例如默认的图标集用三种图标时候并不如愿，例如默认的图标集用三种图标表示不同比例的数据：前表示不同比例的数据：前33%、中、中33%和后和后33%各用一种图表表示，如果希望的比例为前各用一种图表表示，如果希望的比例为前15%、中、中45%后后40%各用一种图标表示。就需各用一种图标表示。就需要更改条件格式的规则，这可以通过自定义条要更改条件格式的规则，这可以通过自定义条件格式完成。件格式完成。4.6.3自定义自定义条件格式条件格式【例例4.9】某校采用学评教制度，学生对其任课教师进行评分。某校采用学评教制度，学生对其任课教师进行评分。某次学评教成绩
24、如图某次学评教成绩如图4.33左图所示。对该工作表进行格式左图所示。对该工作表进行格式化，标识出学评教分数最差的化，标识出学评教分数最差的20%，最好的，最好的15%，以及中，以及中间的学评教成绩，以便于实施奖励与惩罚。间的学评教成绩，以便于实施奖励与惩罚。最好的最好的15%最后的最后的20%！中间的！中间的65%4.6.3自定义自定义条件格式条件格式自定义条件格式的建立过程自定义条件格式的建立过程（1）选择要建立条件格式的区域，单击）选择要建立条件格式的区域，单击“开开始始”“样式样式”组组“条件格式条件格式”“新建规新建规则则”命令。弹出图示命令。弹出图示“新建格式规则新建格式规则”对话对
25、话框。框。（2）在）在“格式样式格式样式”列表中选择条件格式类列表中选择条件格式类型型（3）在）在“类型（类型（T）”的列表中选择的列表中选择“百分百分点值点值”，然后在，然后在“值值”下面的文框中输入值下面的文框中输入值的范围，如图所示。的范围，如图所示。4.6.3自定义自定义条件格式条件格式重复应用条件格式重复应用条件格式在在Excel 中，对同一单元格区域，可以多次应中，对同一单元格区域，可以多次应用不同的条件格式。例如，对一个已经应用了用不同的条件格式。例如，对一个已经应用了色阶的单元格区域，可以再次应用图标集、数色阶的单元格区域，可以再次应用图标集、数据条等条件格式。自定义条件格式也
26、可以叠加，据条等条件格式。自定义条件格式也可以叠加，请看下面的例子。请看下面的例子。【例例4.10】对某班期末考试进行格式化，用对某班期末考试进行格式化，用红色粗体显示红色粗体显示060之间的成绩，对之间的成绩，对90100之间的单元格设置背景填充图案。之间的单元格设置背景填充图案。多次应用了条件格式的工作表多次应用了条件格式的工作表条件格式规则条件格式规则1：060分为红色，加粗，倾斜分为红色，加粗，倾斜条件格式规则条件格式规则2：90分以上填充图案背景分以上填充图案背景（1）选中）选中C3:E12区域，单区域，单击击“开始开始”“条件格式条件格式”|“突出显示单元格规则突出显示单元格规则”
27、|“小于小于”命令，命令，在在“小于小于”中输入中输入60，然后，然后在在“设置为设置为”的下拉列表中选的下拉列表中选择择“自定义格式自定义格式”，Excel将将弹出弹出“设置单元格格式设置单元格格式”对话对话框，框，（2）在）在“小于小于”中输入中输入60，然，然后在后在“设置为设置为”的下拉列表中选的下拉列表中选择择“自定义格式自定义格式”，Excel将弹出将弹出“设置单元格格式设置单元格格式”对话框，对话框，（3）单击）单击“字体字体”选项，选选项，选中中“字形字形”中的中的“加粗加粗 倾斜倾斜”，并从，并从“颜色颜色”列表中选择列表中选择经色。经色。（4）再次选中）再次选中C3:E12区域。设置大于区域。设置大于90的条件条件格式。通过的条件条件格式。通过“设置单元格设置单元格格式格式”|“填充填充”对话框中的对话框中的“图案样式图案样式”列表中，为成绩大于列表中，为成绩大于90的单元格选择的单元格选择一背景填充图案。一背景填充图案。