机关公文格式调研报告材料.docx

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1、机关公文格式调研报告 公文格式规范化,是办公自动化的客观要求,也是充分发挥公文作用,维护公文严肃性和权威性的必要条件。标准、规范的公文格式,不仅有利于公文的撰拟和制作,也有利于公文的处理和管理,对于归档和查阅利用也具有积极作用。2012年4月16日,中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知(中办发201214号),对行政机关的公文格式做出了严格的规定和要求,对规范公文格式,提高公文质量起到了很大的作用。但仍有一些公文没有严格按照要求去做,存在很大的随意性,造成公文格式的不规范,严重影响了公文的严肃性、公正性,影响了公文的质量和效能,因此,必须引起高度重视。一、公文格式

2、中常出现的不规范现象(一)发文字号标准不规范。发文字号的一个重要作用就是分类存档、方便查阅。它具有特别的区分意义,一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独有性。条例规定,“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。”在实际工作中,有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用,致使文号太长。联合行文时,出现几个发文字号。有的单位发文字号的年份圆括号“()”括入,而不是用规范的六角括号“”。对于字号和字体,有的用小3号有的用小标宋体字,有的用楷体,也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号不编虚位(即不编为001)、不加“第”字的规定,出现“*发【*】OO*发”、“*发【*】第*号”等不规范格式。(二)公文

3、标题不规范。按照条例规定:“公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。”“有些单位不规范的做法是:一是标题中标明发文机关;二是标题滥用符号。标题中使用了多种标点符号,较多的是使用逗号、顿号和书名号等。(三)引用文号不规范。条例规定:“引用公文应当先引标题,后引发文字号”。按要求,引有公文一是要准确,不能随意简化;二是要完整。并注意排列顺序。但有些单位公文中,将其前后倒置。有的先引文号后引标题,有的只引文号不引标题,有的只引标题不引文号。书写使用应当注意必须将“发文字号”要素用圆括号括入,以标注的形式出现。例如,“据

4、*办发【20*】12号文关于*的通知”,其引用文号的方法就是不符合规定的,正确的引用方式应为“据关于*的通知(*办发【20*】12号)”。(四)结构层次序数使用不规范。依照条例第二十五条第(九)项规定:“公文中的数字,除成文日期,部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。“规范的结构层次序数要求,第一层为“一、”,第二层为“(二)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”而在使用中常出现的问题:一是层次顺序颠倒,即下位序数与上位序数倒置。二是层次跳成(一)、“1、”等。(五)成文日期标识不规范。常出现的问题:一是未有汉字将年、

5、月、日标全,使用阿拉伯数字表达年份,如把成文日期标成“2o*”年2月1日”,或把“O”写为“0”或“零”,或将“二五年”写成“*年”等。三是标注位置太低或太高,以至于印章距正文太远或盖压正文。四是把拟文日期作为成文日期。五是把修改日期或送签日期作为成文日期。六是联合行文以主办机关签发日期作为成文日期。(六)印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证,必须规范使用,便常出现不规范现象;一是不加盖印章。按规定,行政公文除会议纪要外,必须加盖印章,而有的正式公文就不盖印。二是印章盖得不符合要求,有的歪斜,有的盖在正文上。三是印章未居中下压成文时间,盖印距正文太远。四是在单一机关制发的公文落款

6、处署制发机关名称,并把印章盖在公文制发机关名称的位置上。(七 ) 附件标注不规范。主要表现在:一是附件和正文间隔或大或小,附件顶格标识。二是把被批转、转发、印发和的内容,作为附件处理。三是附件说明与附件的标题不一致,有的附件的序号使用汉语数字标识,附件名称后加标点符号。五是附件跟附注区分不清,在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件,导致关系的确认错误。(八)附注标注不规范。附注主要用以注释和说明公文中在其他区域不便说明的各种事项。大多数单位对这个格式内容不了解,因而用起来常常放在正文后。按照要求应在成立日期下一行空2个字加括号标此项。(九)抄送机关标识域不规范。抄送机关标识域用来标识除主送机

7、关外需要执行或知晓公文的其他机关。但有些机关公文已主送上级机关,又同时抄送该部门的领导。在抄送标识域内常出现“抄报”,顶格标识“抄送”,回行时与“抄送”对齐,最后一个名称后不加句号等不规范问题。(十)公文中的表格不规范。有些公文把表格的页码混同于文字页的页码放置,表格的单双页码表头排放随意。按规定,横排的表格单页码应置于表的左下角,双页码应置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。但实际工作中常常混淆。(十一)版记不规范。常出现不规范的做法是:一是没有版记。有的部门公文其他格式相当规范,但就是没有版记。二是版记位置不对。三是在批转、转发、印发内容或附件之前,将一篇公文分成了两

8、部分。四是不画版记内的三条黑色反线。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印,有的左空或大或少,印发日期或混同于成文日期,或用汉语数字标识。(十二)发文机关标识不规范。条例规定,发文机关标识“由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。“但有些机关发文机关标识不统一、不规范。一是上行文没留指示域,或批示域不符合规定。二是平行文、下行文用上行文的版头。三是未使用“红头”的正式发文形式,用白纸制发公文。如此种种,严重削弱了公文的权威性和严肃性。二、影响公文格式规范的原因(一)受传统观念影响。虽然新条例已出台多年,但一些单位的公文格式仍沿袭多年的做法。

9、如,新条例规定:“向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。”也就是把“抄报”与“抄送”统一改为“抄送”。但在日常公文处理过程中发现,取消“抄报”,统一用“抄送”并不是容易的事。一些机关单位以示对领导机关的尊重,按习惯至今仍在延用“抄报”。(二)思想认识不到位。一些公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。对新条例不熟悉,对公文格式规范化的意义和作用宣传力度不够。有些单位领导对公文的重要性认识不够或不了解公文处理规范和要求。有些部门领导不重视公文格式,甚至直接干涉,按领导意图办理公文。(三)公文审核把关不严。公文处理程序不规范,未建立健全公文处理规章

10、制度和规范化管理程序,特别是审核把关制度不够完善,致使公文制作不规范,在一个单位未形成统一的公文格式。实践中,有的公文制作者草拟公文时自由发挥,不守规则;审核人原则性不细。不负责任;领导签发时,或碍于情面,或忙于事务,常常忽视对公文格式的审核把关和督查,这就不可避免地导致公文中出现不规范的问题。(四)公文人员素质有待提高。一些公文处理人员未经过系统的培训和学习,不懂公文格式,对公文处理方面的规章制度不太了解。对公文印制规则不很熟悉。因而需要全面提高公文处理人员的整体素质。三、规范公文格式的对策(一)加强领导,提高思想认识。规范公文格式,防止格式的随意性,维护其规范的体式,对于进一步提高公文的处

11、理效率,推动机关正常工作的开展,有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。各级要加强对公文处理工作的领导,不仅明确分管领导,安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核,办公室工作人员要带头学习公文知识并模范遵守,提高认识,增强做好公文格式规范化工作的自觉性。(二)健全制度,规范办文程序。建立行之有效的管理制度。是保证公文格式规范化的一个重要措施。在公文处理的各个环节都要把好关,从公文的起草、审核、审批、拟办、校对、印刷等都必须建立严格的制度和规范,明确各个环节的权限和责任,要有严格的公文处理流程,实现公文处理工作规范化、制度化和科学化。(三)加

12、强学习,提高人员素质。全面提高公文办理人员的素质是规范公文格式的一项基础性建设。一是提高认识,要在思想上重视公文格式规范化工作,从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神,增强事业心和责任感。二是加强自身建设。注重理论学习,善于挤时间、刻苦钻研,掌握必要的基础知识精深的专业知识。熟悉公文处理方面的知识,提高业务水平。三是加强人员队伍培养。培养熟悉公文处理规定,有理论素养、有文字功底的公文处理人员。四是办公室要设立公文处理和公文审核的专门岗位或专职人员,并有专门负责公文审核把关的人员。五是保持公文处理人员的相关稳定性。(四)加强督查,保证公文质量。行政机关要加强对下级机关和单位公文处

13、理工作的指导和监督检查,在公文处理过程中强化审核监督环节。要制定严格的办文程序,在公文处理中做到多级审核,层层把关。严格按照规定和要求,加强对公文格式规范化管理和指导,维护公文的严肃性和权威性。定期组织业务培训和学习交流,学习并借鉴好的经验和做法,开展研讨交流活动,不断提高公文处理人员的思想素质和业务水平。定期组织公文处理质量检查,并设立考核考评和奖惩制度。不断提高公文质量。市机关事务管理局优秀干部先进事迹某某某,某年从部队转业到市机关事务管理局工作,先后在局财务科、机关党委机关物业中心工作,不管在哪个岗位,他都注重发挥党员先锋模范作用,高标准完成各项工作任务。某年被国家体育总局评为全国群众体

14、育先进个人,某年、某年被评为管理局年度优秀公务员,某年荣获全省机关事务系统信息宣传先进个人。不移初心之志,坚定信念铸忠诚作为一名共产党员,他充分认识到理论学习、知行合一、作风严实的重要性,始终坚持学中干、干中学,不断提升自身的理论修养、能力本领和作风素养。注重理论武装。他坚持把学习习近平新时代中国特色社会主义思想、贯彻党的二十大精神作为首要政治任务,以党的创新理论武装头脑、指导实践、推动工作。先后在国家机关后勤等国家、省市级刊物发表理论文章多余篇。坚持知行合一。他坚持“干一行,爱一行,专一行”,树立精益求精的工作意识,始终以党员标准严格自身要求,认真履行岗位职责,在完成局资产信息化管理系统上线

15、、党群共建“六个一”等大项活动中,不断提高自身工作本领,在各项工作任务高标准完成中,树立起良好党员形象。作风务实严谨。时时处处注重发挥党员的先锋模范作用,在某年年底疫情防控决战决胜阶段,他带领物业中心全体安保人员奋战一线,做好市级机关大院核酸检测现场秩序维护,确保了市级机关政务活动有序运转。深耕责任之田,精益求精勤担当从部队到地方,无论从事哪个岗位,他始终兢兢业业,实干担当尽责,不断创新进取,为单位建设发展贡献自己的力量。抓实主责主业。在党史学习教育中他充分发挥个人特点特长,按照管理局党组关于开展党史学习教育的实施方案,牵头做好局领导每两周一次的集中学习安排,协助做好省市共学共建、三级党建联盟

16、和乡村振兴等工作,积极向新华日报、“学习强国”南京平台、市委党史学习教育工作简报“共学共建”活动简报投稿,先后有多余篇报道被各类媒体刊发。务实创新进取。坚持守正创新,文化赋能高质量发展,他牵头做好全局文化建设提升工程,拟制了管理局文化建设实施意见和文化建设工作要点,拍摄了开启多元文化建设之路书写机关事务文化篇章宣传片,参与组织举办了文化建设品牌推进会。扛起责任担当。到机关物业中心挂职以来,积极发挥参谋助手作用,探索政务物业远景发展规划。立足分管工作,率先垂范、靠前指挥常态组织防汛应急演练和微型消防站实战训练,全年带队开展专项安全检查,排查消除各类安全隐患,扎实推进“大安保”工作格局,确保党政机

17、关办公区安全稳定。善为基础之事,率先垂范做表率面对工作,他自觉服从组织安排,从不计较个人得失;面对急难险重任务,他从不推脱、不躲避,主动迎战,在平凡的岗位上用实际行动诠释了一名共产党员的使命与担当。坚持先学一步。始终保持如履薄冰的能力恐慌感,做到主动学习在前、消除障碍在前。在负责的年度机关党委(扩大)会的组织召开工作中每次能够做到广泛搜集最新工作动态,准确领会最新工作要求,做好机关党委(扩大)会召开的组织筹划和部署重点,确保党务工作有序推进。坚持先谋一步。主动提高思想站位,当好参谋助手,针对工作的重点难点和堵点问题,前瞻思考,积极建言,确保工作落地生根。协助参与做好玄武区大影壁社区老旧车棚改造和晏公庙社区志愿活动以及“一帮一”爱心助学活动。坚持先行一步。牢固树立先做先行的意识,在抗疫志愿活动中,能够做到率先带头报名,在各项应急大项工作任务中,能够做到服从大局,模范带头,勇挑重担始终保持党员先进性。

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