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1、水泥企业物资采供管理制度1、物资采供流程（1）采供预算编制流程（2）物资采供结算流程（3）物资采供记录与台账流程2、物资采供招标、比价管理办法3、采供合同管理办法4、废旧物资处理管理规定5、助磨剂管理规定6、包装袋管理规定7、合格供方评价制度8、采供部物资进出厂管理细则 一 物资采供流程（一） 采供预算编制流程1主题内容和适用范围：规定了采供预算编制的程序。 适用于企业采供部的预算编制过程中。2目的 通过本流程的实施，使采供部的预算编制工作制度化、流程化。 3职责 本流程由采供部归口管理。4流程内容与要求：4.1采供部每月*日前根据各工段、运营部上报次月的设备配件、消耗性材料及原材料预算，汇总
2、并编制月度采供预算。并于*日上报企业预算管理企控办。4.2采供物资除总集团公司规定的物资外，其他物资由采供部采供。各类物资依据企业月度预算规定的采供数量及费用进行采供。预算外采供物资由提出部门按规定程序报企业总经理批准后追加采供。4.3采供部部长将月度采供预算按照岗位分工，向采供员下达月度采供任务单（见附表一、二、三）。4.4采供员按照任务单确定的采供量、采供时间组织采供。采供数量、质量、价格、供货时间作为采供员的主要考核指标之一纳入“月度工资考核”。大宗原材料根据月度预算、合理库存稳定均衡供货，保持在合理库存10%范围以内；设备、配件和消耗性材料确保在计划使用日期前35天内采供入库。4.5采
3、供部建立应急预案，对货源、运输、配件等出现重大变化或供应商单方撕毁合同、哄抬物价等情况拿出应对措施并上报企业领导，确保采供预算的顺利实施。（二） 物资采供结算流程1主题内容和适用范围： 规定了采供部办理物资采供资金的结算手续。 本规定适于采供室。2目的 通过本流程的实施，使采供部的物资采供资金结算制度化。 3职责 本规定由采供部管理。4流程内容与要求：4.1付款计划4.1.1采供部根据月度采供预算提报采供资金支付计划，经企业预算会议审核批准后实施。4.1.2采供员根据月度付款计划、采供合同以及实物进厂数量、质量、验收依据等分客户提出付款申请。4.2挂账付款4.2.1财控部以采供员交回的入库单、
4、发票、结算清单（原材料）为依据，到财控部挂账应付账款。4.2.2采供员按照月度预算审批金额填写付款报告，未挂账的采供不得申请付款（合同约定的预付款除外）。4.3审批程序4.3.1采供员填写付款申请报告，经部门负责人、分管领导审查批准后，附采供合同一并报财控部（设备配件材料和消耗性原材料附质量情况验收单）。4.3.2财控部审核付款计划，核对金额，提出付款意见，报总经理审批。4.3.3总经理批准后，采供部通知供应商开出收据。供应商持收据到财控部办理付款结算。4.4预付款4.4.1除大型设备、紧急物资外，其他物资原则上不得预付款采供。4.4.2预付款支付由分管采供员根据合同提出申请报告，经采供部部长
5、、分管领导、财控负责人审核，交总经理审批。4.4.3采供员对预付款的安全负责，确保预付款采供物资及时、足量到位，质量合格，并负责及时索取发票。若因预付款给企业造成损失的，由采供员负全部责任、采供部长负领导责任。财控部每月5日前，打印上月预付款明细，交采供部，采供部负责督办物资入库、使用情况，对未及时挂帐的预付款，经办人要分析原因，写出书面汇报并提出处理意见，报分管领导。4.5总集团公司统一采供物资、内供产品结算4.5.1总集团公司采控中心统一采供的物资通过总集团公司结算中心统一结算；4.5.2内销熟料先付款后提货，助磨剂、塑编袋实行月度滚动结算；4.5.3机械企业提供的机械设备、备品备件及检修
6、施工费用，按合同约定付款；4.5.4物流港代购物资按总集团公司规定程序付款结算。4.6付款记录付款结束后，采供部和采供员及时登记台帐。（三） 物资采供的记录与台账流程1内容和适用范围： 规定了采供部在物资采供过程中的记录、台账登记流程。 本规定适于采供室。2目的 通过本流程的实施，加强采供部的内部管理，使记录、台账更加规范。 3职责 本规定由采供部管理。4流程内容与要求：4.1采供记录采供员应建立采供记录，随时掌握采供物资的配置、数量、质量等情况，随时处理供货过程出现的问题。4.2采供台帐4.2.1采供员硬按规定格式建立采供管理台帐，通过信息网络系统，掌握采供物资的进货数量、质量状况，并核对各
7、供应商执行合同的情况。建立供货商的应收应付帐款台帐。台账格式见附表。4.2.2采供部部长建立月分析会制度，核查采供进度，落实调度会对采供工作的指令，汇总用户意见，指导、监督采供员完成采供预算。对本月采供预算完成情况进行总结，对存在的问题进行分析，在下月采供时提前考虑。4.3客户档案4.3.1采供部负责对供应商建立全面、规范的客户档案，主要包括：供应商名称、联系方式、供应产品、供应能力、产品质量（大宗原材料以质量安控部检验结果为准、消耗性材料和备品备件以定期回访的形式征求使用部门意见）、客户信誉评价（每季度进行一次）、运输距离、历史采供价格等。4.3.2采供部应建立投标单位的档案，登记他们的企业
8、规模、投标价格、质量标准、发票方式、结算方式、联系方式、运输距离等内容。二 物资采供招标、比价管理办法1主题内容和使用范围本办法规定了采供权限、招标采供、比价采供等内容。本办法适用于企业采供的全过程。2目的规范物资招标、比价采供程序，强化采供过程的监督与控制，堵住采供环节中的管理漏洞。3职责本办法由采供部归口管理4采供权限4.1大型设备、大型配备件、耐磨材料、润滑油，统一招标，签订合同。一般配备件，由企业自行招标或比价采供。4.2熟料执行价格规定、质量标准及结算规定。水泥包装袋、助磨剂执行水泥包装袋、助磨剂管理规定。4.3原材料主要包括：石膏、石子、矿粉、矿渣等，其中石膏的采供分物流港采供和企
9、业自购。其余原材料由企业招标、比价采供。4.4出口水泥包装袋根据客户要求，由企业自行招标、比价采供。4.5上述规定以外的物资由采供部采供。5采供方式5.1招标采供5.1.1招标范围企业有权采供的并符合招标采供的物品5.1.2机构设置及职能企业设立招标委员会，招标委员会下设两个小组，采供部负责组织、实施。5.1.2.1原材料小组：总经理为主任，成员有采供负责人、运营副总、运营部部长、质量安控部部长、财控负责人等。5.1.2.2配备件、消耗性材料小组：运营副总为主任，成员有采供负责人、设备主管、财控负责人、使用部门技术人员等。招标委员会职能：确定招标方式，执行开标、评标、定标工作。5.1.3招标方
10、式5.1.3.1公开招标：企业以公告的方式邀请不特定的法人、其它组织或个人参与投标。5.1.3.2邀请招标：企业以招标邀请书的方式邀请特定的法人、其它组织或个人参与投标。5.1.4招标要求5.1.4.1大宗的原材料招标，应先由采供部、质量安控部对区域内各种原材料的资源状况，对供应商情况进行详细地调查，根据供应商的资质、供货能力、信誉、以及运输能力，初选具有投标资格的供应商。原材料招标须有三家以上的供应商。5.1.4.2配备件、消耗性材料应选择三家以上质优价廉、信誉良好、供货及时的供应商。5.1.5招标程序5.1.4.1招标5.1.4.1.1采供部拟定招标计划，提供历史采供价格召集招标采供预备会
11、，研究招标要求。运营部对技术指标、供应时间等提出初步要求；质量安控部、工段对质量指标、质量验收方式等提出要求；财控部对付款方式、发票方式等提出初步要求。会议同时确定招标方式，需要制订标底的研究制定标底。5.1.4.1.2采供部负责整理招标预备会内容，按预备会要求准备招标邀请函（公告信息）、标书等。5.1.4.1.3采供部负责发布招标信息和投标单位资质审查。5.1.4.1.4采取邀请方式的，应当向三个以上具备投标能力、资信良好的法人、其他组织或个人发出招标邀请书。任何人都有权利邀请符合投标条件的特定法人、其他组织或个人参与投标。5.1.4.1.5物资采供招标，每半年进行一次。当市场发生较大变化时
12、（如矿粉、矿渣价格上涨、下调），通过询价调整价格，与供应商重新签订供货合同。5.1.4.2投标投标：投标人应按照标书要求编制投标文件，在规定时间投标，投标文件应当对标书提出的要求和条件做出明确回应。交纳投标保证金：除非招标委员会特别批准，投标人必须在交纳投标保证金后方可投标，投标保证金按照投标金额的5%收取。定标后未中标的，保证金如数退还（不加利息）；中标的，签订正式合同后保证金自动转为履约保证金（中标人不与我企业订立合同的，投标保证金不予退还），合同履约期满后退还（不加利息）。5.1.4.3评标、定标5.1.4.3.1招标委员会负责评标，采供部负责按招标委员会评标意见起草评标报告，初步确定中
13、标单位，评标报告经招标委员会成员签字认可后报总经理，总经理批准后定标。5.1.4.3.2经招标委员会评审，如认为所有的投标都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标，并依照本办法重新招标。5.1.4.3.3投标人中标后，采供部按照企业批复要求与招标单位签订书面合同。5.1.4.3.4签订合同按照企业采供合同管理办法执行。5.2比价采供5.2.1比价范围急用计划采供、不具备招标采供条件的采供。5.2.2比价采供程序5.2.2.1采供部负责制定比价单（包括物资名称、规格型号、数量、质量、品牌、价格、付款方式、交货时间等内容），向企业掌握的所有潜在客户询价，比价单要以传真形式并盖客户单位印单，如电话、
14、现场询价要做好询价记录。5.2.2.2采供部应至少向三家供货商询价，并具备供货能力及产品质量保证。5.2.2.3采供部负责汇总询价结果，提出建议，经招标委员会成员、主要领导批准后采供。5.2.2.4比价采供应签订合同，保护企业利益。三 采供合同管理办法1主题内容和使用范围本办法规定了采供合同的签订、保管、履行等内容。本办法适用于企业所有物资的采供合同。2目的规范采供合同管理，防范法律风险，保护企业利益。3职责本办法由采供部归口管理总集团公司企业法律事务部负责对合同的订立、变更、解除和终止等重要事宜进行指导、监控。4办法规定4.1采供部负责按照招标、比价确定结果起草物资采供合同的草稿，有固定模板
15、的以模扳为准。4.2合同内容应包括：标的，数量和质量，价款或酬金，履约期限、地点和方式，违约责任、结算方式、发票方式、争议处理等。4.3重大合同可提请总集团公司法律事务部共同拟稿。4.4拟稿完毕后，经办人填写合同流转单（见附页），连同合同草稿一并交部门负责人审核。4.5部门负责人对合同草稿进行初审，同意则转由招标委员会审核，否决则退回更正。4.6招标委员会成员均签署意见后呈报企业总经理审批，批准后，由采供部通知供应商前来签订合同。招标委员会任一成员出具“保留意见”时均不得签订合同，应在充分讨论取得一致意见后签订。4.7供应商签章后，经办人携合同稿及相关人员签署同意意见的合同流转单到企控办盖章。
16、没有合同流转单或流转单未经相关人员签署意见的，企控办不得盖章。4.8经合同双方签字盖章后，合同生效。5合同保管5.1合同正本及合同流转单由企控办负责保管，财控部、采供部持合同复印件一份；合同终止、解除、废除后，连同终止协议等其他合同资料一起移交企控办保管。5.2重大合同同时提交总集团公司法律事务部一份。5.3有关人员应妥善保管合同资料，包括与合同有关的文书、图表、传真、信函以及合同流转单等。5.4合同履行完毕或长期合同的某一阶段完成，各有关人员应及时将上述有关随附资料整理清楚，交档案管理人员存档，以上资料不得随意丢置、销毁、遗失。6合同履行6.1采供部负责组织合同履行，随时掌握合同履行情况，并
17、就违约、违规等事项按合同约定处罚供应商。6.2运营部、财控部等各有关部门负责监督合同履行。质量安控部、各工段负责监督质量条款履约情况；运营部、仓库负责监督数量条款履约情况；财控部负责监督价格、发票、结算方式等条款履约情况。7合同纠纷由采供部负责，企控办、运营部有关人员协助。处理物资采供合同的纠纷，给企业造成损失的，依法追究相关责任人的责任。8合同的变更、解除、作废合同的变更、解除和作废应按“合同签订”相同流程办理，并将所有合同随附，交档案室归档。9附则。1、本办法适用于企业所有采供合同。2、本办法自发布之日起生效实施，解释权归企业办公会。3、重大合同定义，合同标的为500万（包括500万）以上
18、采供合同。四 废旧物处理管理规定1主题内容和使用范围本规定规定了企业废旧物资的处理的组织、种类程序等内容。本规定适用于企业废旧物资处理的全过程。2目的根据全面预算管理的要求，规范废旧物资的处理。3职责本规定由采供部归口管理4规定内容4.1废旧物资处理的组织4.1.1企业所有废旧物资由采供部负责处理。4.2废旧物资的种类报废设备，废铁、废球、废铁渣、废润滑油、废输送带，包装物及废旧办公用品等可以通过交易取得现金收入的物资等。价值较高的辊皮、耐磨材料、高铬球、废铜、废铝、废电缆等，应予单独存放和处理。其中对磨尾，磨头除铁器筛选的铁渣应分类存放。4.3结算及出厂程序4.3.1凡需计重处理的废旧物资，
19、必须经地磅检斤。具体程序为：专管员现场监督检斤、装车，专管员及检斤员分别在检斤单上签字；财控部依据检斤单、招标确定的价格开具单据，收取现金（不得赊欠和用其它等价物替代），在单据上加盖“收讫”印章，办理现金入账手续；购买单位凭加盖“收讫”印章的单据开具出门证，按规定程序出厂。4.3.2不需计重处理的废旧物资，购买单位（或个人）应持拍卖小组比价确认的价格，到财控部付款，程序及要求同上。4.4相关规定采供部建立废旧物资处理台帐，整理、归档每次废旧物资处理的单价、数量、金额等信息。 五 助磨剂管理规定1主题内容和使用范围本规定规定了企业助磨剂的采供、结算等内容。本规定适用于企业助磨剂的采供。2目的根据
20、预算管理的要求，规范助磨剂的采供和使用。3职责本规定由采供部归口管理4规定内容4.1采供渠道4.1.1按照助磨剂管理规定，定点采供。4.1.2因特殊工程需要特种助磨剂应实验合格后方可采购。4.2质量、价格4.2.1助磨剂价格在同等质量的情况下，招标、比价采供。4.2.2助磨剂质量应符合国家及行业相关标准，达到内控质量标准。4.3采供与结算4.3.1企业与助磨剂运营企业签订购销合同，严格履行合同约定。助磨剂运营企业按照合同及需方要求，组织运营、按期送达；使用企业验收质量、及时付款。4.3.2为便于助磨剂运营企业制定合理的运营计划，每月向助磨剂运营企业提报采供预算。需要送货时，应提前二天向助磨剂运
21、营企业提交采供申请。4.3.3助磨剂采取按月结算方式，每月现金结算一次。助磨剂企业月底开具发票，并打印对帐单，由双方采供人员，财控负责人核对无误后加盖财控章，报请总集团公司结算中心划拨。六 包装袋管理规定1主题内容和使用范围本规定规定了企业包装袋的采供、价格及质量要求等内容。本规定适用于企业包装袋的采供。2目的根据全面预算管理的要求，规范包装袋的采供、使用和管理。3职责本规定由采供部归口管理4规定内容4.1采供渠道与价格4.1.1企业使用的内销编织袋在同等质量的情况下，招标、比价采供。4.1.2企业外销水泥使用的包装物因客户、出口要求，本企业自行招标、比价采供，招标时应先确定供应商有无出口资质
22、，提供出入境包装性能检验单并同时执行物资采供招标、比价管理规定。4.1.3包装袋颜色全部使用白色包装袋。4.2包装袋合同管理4.2.1企业签订包装袋购销合同，并严格履行合同约定的权利与义务。包装袋企业按照合同要求组织运营、运送产品。4.2.2为便于包装袋企业制定合理的运营计划，企业按需要提前一个月向包装袋企业提报采供计划，并确定包装袋袋使用时间。4.2.3内供包装袋采用滚动结算方式，双方当月月底对账，次月月初现金付款。4.2.4外销水泥包装袋由采供部按照物资采供招标比价管理规定进行采供，与中标单位签订供货合同，签订合同要确定包装袋质量，尺寸，版面及供货时间。4.3质量控制要求4.3.1内销包装
23、袋袋质量依水泥包装袋内控质量标准验收。企业因增加水泥品种或变更运营许可证编号等原因，需修改包装袋版面内容时，应审核批准。4.3.2出口包装袋质量根据客户需求，签订包装袋质量标准。包装袋质量应符合国家及行业相关标准，确保包装袋安全使用。 4.3.3企业要设立专人对包装袋进行质量验收，验收人员由采供部，质量安控部，装运工段，仓储主管共同验收。包装袋进厂后，验收员对包装袋的尺寸、克重、版面内容、印刷质量等项目确认合格后，填写质量验收单，办理入库手续，对质量不合格的包装袋实施拒收。4.3.4使用过程中出现质量问题及时反馈给供应商。因包装袋质量出现的破损，经水泥企业和包装袋生产企业双方清点确认后，按照实
24、际破损量补赔。七 合格供方评价制度1主题内容和使用范围本制度规定了企业合格供方评价程序及评价准则。本制度适用于企业合格供方评价的全过程。2目的规范物资采供制度、提高供方的信誉度。3职责本规定由采供部归口管理4制度内容4.1原材料合格供方评价制度4.1.1初次选择原料供方的评价准则4.1.1提供营业执照、税务登记证等身份资料。4.1.2原料供方相对稳定，最好是直接运营厂家。4.1.3具备提供相应的质量保证体系，能稳定提供原料的能力，并提供相应等级质量检测报告。4.1.4应建立每种原辅料供应商的合格评价制度，不能提供有效检测报告和经检测验证不合格的供应商应取消其供货资格。4.1.2选择的准则优先选
25、择体系运行良好和价格相对低的原料供方。4.1.3原材料供应商重新评价准则4.1.3.1执行合同的及时性：每出现一次因供方造成的延期供货，记不良记录一次；4.1.3.2产品的稳定性：进厂原材料实行检验，要求品质指标合格率100%，首次出现不合格品时让步接收。第二次出现不合格品时拒收，同时通知供货商整改，整改后再送样检验，合格后可继续供货。第三次出现不合格品，取消供货商供货资格。4.1.3.3年度统计、评价不合格者取消第二年合格供方资格。4.2备品备件、消耗性材料合格供方评价制度4.2.1初次选择的供方的评价准则4.1.1提供营业执照、税务登记证等身份资料。4.1.2供货及时，质优价廉，性价比高。
26、4.1.3按物资品种不同分别评价供货商。不得所有的消耗性材料或备品备件由一家供应商供应。4.2.2备品备件、消耗性材料供应商重新评价准则4.2.2.1执行合同的及时性：每出现一次因供方造成的延期供货，记不良记录一次；4.2.2.2产品质量的稳定性：出现一次产品质量不合格，记不良记录一次。第三次出现不合格品的，取消供货商供货资格。4.2.2.3年度统计、评价不合格者取消第二年合格供方资格。八 采供部物资进出厂管理细则1主题内容和适用范围： 本细则规定了采供部对进厂物资协助办理事项。 适用于企业物资进厂协调过程。2目的 做好物资进出厂服务，保证大宗原材料、大型备件及其他物资进厂后及时卸货。3细则内
27、容及要求3.1物资进厂管理采供部根据月度预算，购进物资。送货前通知客户携带随货同行单（盖发货单位章），原材料检斤单（检斤单重量与实际送货重量相符合）进厂。物资进厂后及时组织人员对物资进行验收、卸货。3.1.1大宗原材料进厂 购进大宗原材料前，应提前通知制造工段、卸车人员做好物资卸车准备工作。原材料进厂按照企业的物资进出厂管理规定执行。3.1.2大型配备件、消耗性材料进厂大型配备件进厂应持流转单到仓库，采供人员组织技术人员、设备主管等相关人员验收。经验收质量、数量符合合同标准的，仓储主管办理入库，出具入库单。由采供部协调人员卸货。卸货车辆持流转单到大门办理出厂手续后出厂。消耗性材料进厂持流转单到
28、仓库，采供人员组织技术人员、设备主管等相关人员验收。经验收质量、数量符合合同标准的，仓储主管办理入库，出具入库单。由采供部协调人员卸货。卸货车辆持流转单到大门办理出厂手续后出厂。3.2物资出厂管理3.2.1大宗原材料出厂原材料验收后，原材料不合格的，由质量安控部开具进厂原材料拒收通知单并通知采供部。采供部通知供货商退回原材料，凡拒收的原材料，在拉运出厂前必须进行复磅，核对检斤数据，无误后，采供部填写出厂物资请示报告，相关人员签字后，到企控办开具物资出门证，车辆持出门证出厂。3.2.2大型配备件、消耗性材料出厂大型配备件、消耗性材料物资验收质量不合格的、型号不符合合同规定的，由验收人员出具验收意
29、见后拒收。由采供部填写出厂物资请示报告，由采供人员，仓储主管清点数量，相关人员签字后，到企控办开具物资出门证。车辆持出门证出厂。3.3其他物资出厂3.3.1氧气、乙炔瓶出厂，企业购进氧气、乙炔，空瓶出厂需办理出门证，由由采供员、仓储主管清点数量，报部门负责人、运营副总，到企控办开具物资出门证。车辆持出门证出厂。3.3.2企业设备外协维修，由采供员、车间人员清点数量后，采供部填写出厂物资请示报告，报部门负责人、运营副总、总经理批准后，到企控办开具物资出门证。车辆持出门证出厂。3.3.3废旧物资进出厂管理依照企业废旧物资处理管理规定执行，需要检斤重量的物资，开具流转单进厂后检斤空车重量，由采供部协调相关工段装车，相关人员在流转单上填写废旧物资品种、单位名称、金额等信息。客户到地磅检斤重车，检斤员填写净重；客户持流转单到财控部交款。采供部凭过磅信息及交款收据填写出厂物资请示报告，报部门负责人、运营副总、总经理批准后，到企控办开具物资出门证。车辆持出门证出厂。不需要检斤重要的废旧物资，开具流转单进厂后，由采供部及相关人员清点数量，在流转单上填写废旧物资品种、单位名称、数量、金额等信息。客户持流转单到财控部交款，采供部凭交款收据填写出厂物资请示报告，报部门负责人、运营副总、总经理批准后，到企控办开具物资出门证。车辆持出门证出厂。