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1、第三局部 办公自动化系统企业信息化治理的现状随着企业竞争的日趋剧烈,传统模式下的外延式和规模化的进展越来越受到挑战,企业的规模化进展已经遇到了瓶颈,而企业信息化建设的目的便是通过数字神经系统对企业运作的各个环节进展掌握和反响,到达学问的积存更和技术的创,从而实现企业的内涵式和 创式进展;企业已经在信息化的道路上走了很长的时间 ,各种软件已经在普遍的使用;但是,这些资源之间仍未被集成起来,每一个信息系统都是孤立的,信息的流淌速度不够快,信息的共享 程度相当低;这样就使企业的信息化消灭了很多的问题,比较集中的表现在以下几个方面：、信息的膨胀大多数企业所处理的信息量正在快速膨胀,平均每 1218 个
2、月就会扩展一倍,这种几何级数的增长速度确实使得很多人员感到无所适从;、信息的孤岛企业承受各种相互独立的网络系统、应用系统,在局部提高了效率的同时,这些系统的相互独立性也为企业的整体治理设置了障碍,它们缺乏一个统一的界面,没有相互连接的信息渠道, 数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件效劳器上,数据之间缺少应有的关联性;、信息的非构造化信息的构造化就是需要让系统内的信息依据的肯定的方式能便利的被呈现给需要查询信息 的人员手中;对大多数企业来说,构造化数据只占到企业全部信息与学问的 10%左右,其他的90%都是数据库难以存取到的非构造化数据;而对于企业决策者来说,往往一个备忘录、一封邮件等
3、这些“死角“里会隐蔽了格外重要的信息资源;、信息的非共性化董事会、企业领导、企业员工、客户、供给商、合作伙伴等等,这些都是企业信息的供给者 和需求者,他们所切入的角度和关留意点是不一样的,这种“共性化”表达在各个方面,如： 信息内容、访问权限、访问频次、门户差异等等;而现在的企业信息化系统往往是“千人一 面”,只实现了“假设你肯找,最终反正能找到”的这样一种被动式、群众化的信息供给方式, 而没有实现共性化的信息存取;企业面临的问题信息的膨胀,信息的孤岛,信息的非构造化,信息的非共性化将会给我们带来明显的问题：整体效率低下高层决策、治理者无法准时准确把握企业各方面的信息,从而造成决策治理困难、决
4、策治理失误、决策的治理延误等；任务、工作无法准时、准确进展跟踪和把握； 传统事务处理方式手续烦杂,效率低下；工作运转不畅为执行某个任务,但由于信息的不流畅,导致各方在等待中铺张资源;企业机构分布 广泛,传统的联络、运转方式已远不能满足当前瞬息万变、高效率、实时性、低本钱的要求；推脱问题,避开责任,埋怨对方导致的结果是整个工作链的断缺;信息流通不畅人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等之间无法保持严密联系,信息流通不畅；适宜的信息,不能在适宜的时候到达适宜的人手中,造成很多信息的延误;更多问题的提出：如何实现企业全面地、持续性的进展和提高如何赢得市场如何使企业内部的学问得到积存,共享和
5、创如何保持良好的客户关系如何有效地进展本钱掌握如何动态地支持企业机构和流程的变化如何与客户、供给商、合作伙伴形成严密的价值链如何在企业内部形成严密的协同工作关系如何使信息共享化、构造化和共性化如何将准确的信息第一时间传递给准确的人如何获得商业智能和准确决策如何提升企业的核心竞争力,从而在高度竞争的全球化经济体系里获得成功OA 系统简述浪潮办公自动化系统 OA 系统是以公文流转和学问治理平台为核心的企业协同治理全面解决方案;系统承受 Internet/Intranet 技术,客户端全部承受扫瞄器 IE,包括内部各类信息的沟通、公文的自动流转、内部的电子邮件系统和工作流程的制定集成等功能;为企业的
6、内部治理供给一整套稳定安全的解决途径 ;另外,浪潮 OA 系统为用户供给了标准的数据接口,便利用户的功能扩大,集成用户现有的各类业务治理系统,充分利用用户的各种资源信息,到达数据共享、信息共享的目的;因此,浪潮 OA 系统既是一套办公自动化应用软件,也是一个企业信息协作的根底平台;浪潮 OA 系统特点跨平台运行实现真正意义上的跨平台运行,即：同一套程序编码可以在多种硬件平台和操作系统上运行,以便企业可以依据业务需要和投资力量选择最正确平台, 并且帮助企业顺当实现不同应用水平阶段的平滑过渡;支持多种应用系统资料交换适用于企业已经建立了各自的应用系统 ;在电子商务时代,企业将会要求系统也能与原有系
7、统进展资料沟通和集成,从而有效利用已有投资;例如, 已经承受财务软件的用户,期望整个业务治理系统也能与目前的财务系统资料共享;3.4.3 系统高度集成进入系统的资料要能依据事先的设定以及治理工作的内在规律和内在联系,传递到相关的功能模块中,到达资料高度共享和系统的高度集成;3.4.4 高度模块化软件系统在设计和开发过程中要保证各子系统、子系统中的各项功能 , 甚至每一个应用程序的高度模块化 ;只有这样才可以实现对系统的自由剪裁和重配置;对系统的剪裁不仅是对子系统的取舍,还包括对子系统内部各项功能的剪裁,这样可以到达依据大、中、小型用户的不同需求配置系统的目的; 而浪潮治理系统正是以此为开发依据
8、,保证了能满足兰生公司的共性化需求;3.4.5 分布式应用系统一代的治理软件系统是超大规模的,它将不再是集中在同一局域网络效劳器上的系统,因此支持分布式应用和分布式数据库是将来治理软件的一个特征;3.4.6 真正面对电子商务应用随着电子商务技术的进展 ,企业各种对外的业务活动 ,包括一般行政性工作,也已经延长到了 Internet 上;客户方的人力资源治理信息系统支持这样的拓展功能：在 Internet 上以多种方式实现聘请活动,进展远程的网络化的人力资源治理,等等;我们将从企业的实际动身来设计电子商务工作模式;3.4.7 高牢靠性和安全性大规模的系统、分布式应用、广泛的网络连接需要系统具有更
9、高的牢靠性和更强的安全掌握;远程通信线路故障、多用户操作冲突、共享资料的大量分发与传递,需要治理系统有超强的稳定性,并能够对消灭的各种意外状况做出正确处理; 黑客入侵、越权操作等现象需要治理系统有健全的安全防线 ; 对系统内部资料记录的存取及删改权限的治理 ,系统操作日志的建立都是必不行少的安全措施;3.4.8 支持企业的工作流程定义与企业重组剧烈竞争的市场环境,需要企业不断地转变自己以适应外部环境的变化 ; 企业兼并、内部重组、工作流程转变是常常发生的事情;企业间甚至可以为了一个共同的目标,临时组成跨越国家与地域限制的虚拟企业集团;浪潮的 WIS 系统能够支持小到某项业务流程重定义,大到企业
10、的合并、分别、重组以及虚拟企业的重组操作;3.4.9 面对共性化的设计治理软件所面对的是一个布满共性化的世界,不能要求全部企业都按同一模式运做;因此,浪潮的 WIS 系统有格外敏捷的设计;在输出接口、运算公式、业务规律、业务关联等诸多方面都能留给用户足够的自由空间,允许用户通过设置建立符合自己需求的应用系统;支持智能化的信息处理功能电子商务时代所带来的巨大信息量是人力处理所不能完成的 ,治理系统中必需参加肯定的智能化处理功能 ,才能帮助人们有效地完成各项治理工作;WIS 系统中的 BIBusiness Intelligence商业智能功能主要有以下几种：（1） 智能化业务过滤和处理功能（2）
11、智能化打算优化功能（3） 智能化资料分析功能3.4.11 备可扩展的业务框架,有标准的对外接口治理思想的进展、用户需求的变化与多样性,使得任何的应用系统都无法掩盖全部用户的全部实际需求,因此 WIS 系统有一个易于扩展的框架构造;这种框架构造使得开发商今后对软件的维护和扩展变得更为简洁,也使应用系统的客户化和兰生 OA 系统兰生 OA 系统栏目导航信息反响公布公告电子论坛网上沟通电子信息信息资源内视听在线实事闻期刊杂志全文检索系统学习园地二次开发变得简洁;系统构架系统规划公文处理系统公文处理系统包括收文治理、发文治理以及档案治理等多个系统; 浪潮 OA 系统公文处理系统的特点公文处理一般包括收
12、文、发文、传阅件等,系统的使用单位依据其内部公文处理流程的需要自行配置流程,并可随时修改和增加业务流程;系统供给文件列表显示当前用户需处理的文件、已处理未归档的文件和全部的文件,并依据事先配置好的查询规章执行查询;在公文流转的每一步都有严格的权限检验,如：文件传递权、拟办权、收文登记权、归档权、编辑权等;每个文件都生成流程跟踪表,清楚地反映该文件的处理过程,责任明确,处理时间准确到秒,便于催办、督办;对于有实际困难而不能利用计算机办公的用户可以制定他人代为办理相关事宜,同时系统将有授权代理记录;浪潮 OA 系统公文处理系统的功能收文治理完成单位的外来公文例如：外经委、海关、税务等等的分类、登记
13、、批阅、办理、归档、销毁、查询等全过程的处理;. 发文治理完成单位内部和对外的公文协同起草、审批、签发、公布、归档、销毁、查询等处理;.档案治理对系统中办理过的全部文档进展归档,以备日后查询、借阅;.案卷治理由档案治理员依据用户的实际应用建立案卷的根底信息包括依据案卷的机密性或者允许阅览的范围对案卷进展机密级别的规定 ,并完成对案卷根底信息的治理工作;.文档治理对提交归档的文件资料进展组卷、移卷、拆卷、分卷、销毁等治理,并供给强大的搜寻查询处理,实现完整的档案计算机化治理;供给多重权限框架,能够依据自身需要有效定制访问掌握体系;在文件库、文件夹或文件级的权限均分成治理者、编辑者、作者、读者 4
14、 类;三类文件库模板;文件库数量可依据需要创立,根本分以下三种类型： 只读库;库中文件不行编辑,一般用于各类审批文件或共享文档;可编辑库;具有编辑者以上权限的人员可编辑文件,一般用于保存各类日常工作文件;启用签出-签入库;对库中文件的任何编辑建等操作按：“签出建-审批-编辑-签入”的治理模式进展,标准文件的维护过程,供给文件的版本掌握;一般用于治理重要文件;实现与工作流程相结合,对需要进展审批的文件可直接按流程设置完成审批过程,其审批流程可自定义;文件格式可完全自定义;不同文件所需表单格式可自由定制,文件中可存储文本、Office 文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档;支持各种图片、Off
15、ice 报表文档等格式附件文件的引入、附加、扫描,支持一次附加多个附件的需要,支持附件间的排序,支持 Word 文档在系统内的编辑和痕迹保存功能;文件治理工具;供给加锁、解锁、库内移动、库内拷贝、库间移动、库间拷贝等文件治理工具;查询与检索;具有组合查询和全文检索功能;.借阅治理实现用户的网上名目查询、借阅、网上阅览处理,实现网上图书馆的功能;.媒体资料登记各类媒体资料,对资料进展分类组织、查询、检索;.函件治理登记各类函件资料,对函件进展分类组织、查询、检索;合同治理通过浪潮 OA 与浪潮其他模块的集成,将全部与文档相关的实体集成起来;例如,可以在产品销售信息文档和客户记录之间建立链接;同样
16、,也可以把工程合同、工程方案书等资料和相关的客户、工程、人力资源、产品等进展链接,这样在读取一篇文档时就可以全面的了解与之相关的信息;个人办公系统个人办公系统包括待办工作、文件夹、名片夹、日程安排、 记录、电子邮件、信访专栏等多个系统;. 待办工作在待办工作栏目中,系统可以依据员工的职务属性自动定义该名员工可以完成的工作事项,具备工作提示的功能,并自动与各个系统建立链接,使得该名员工能够集中处理他的全部的日常待办工作,如,对一般员工而言,他能够接收全部需要他处理的各项工作,可以上传工作打算、阶段工作报告、填写工作督办表的回执；对部门主管而言,在此之外还可以完成部门级的行政治理工作,公布部门工作
17、打算以及实施的进程,公布部门的重要活动安排,发送工作督办表等等;拟办工作： 使用人可依据流程的使用权限选择相应的流程来创立和发起一项工作,提交后文档自动按流程设置流向开头流转;待办工作： 显示、查询、签收未办工作文档;在办工作： 办理人依据流程设置的办理方式、办理权限对文档进展办理,可实时获得在线帮助;转发工作： 办理人可查询文档是否已发送至下一办理人,也可撤回重办;流转监控： 指定的治理者、分管领导可监控流程中全部文档的办理状态,进展有效监控,允许文档的特送、催办、删除等操作;经授权的已办人也可跟踪查询已办文档后续的办理状态;托付办理： 个人在无法参与办理流程工作文档时 ,可通过托付关系,授
18、权他人代为处理指定流程的文档;督办治理督办功能是为了保证上级指示、交办事宜以及会议精神等快速传到达执行者,并得到贯彻执行;上级领导能通过本模块对督办事宜进展状况进展实时跟踪 ,准时把握进展状况和消灭的问题,部门领导可以通过建立分办的方式 ,把领导交办的工作转交给部门内的工作人员并进展催促;假设接收方不在线 ,可以在用户下次登录的时候收到未在线时别人发来的消息;. 文件夹完成对个人的各类电子文档的录入、分类操作,并可以依据工作需要由员工自由定义文档的共享级别：私人文档、部门文档、公司文档;. 名片治理用户可以将名片登记并进展治理查询和打印,同时可依据需要将局部名片共享,供他人使用;查询分为匹配查
19、询与模糊查询,还能全文索引,每个人只能看到自己的名片及共享的名片集,对于输入重复的名片还赐予提示警告 ,全部由个人分别收集的名片将汇编成整个单位的名片总集,可以轻松地找出全部需要联系的名片仆人,并便利地通知他们参与公布会或邮寄贺年卡等等;名片并且能分类,按行业分,按需求分,按重要程度分等等,并能添加下次须联系的时间,到时自动提示;建立员工的通讯录,可以进展录入、修改、删除、查询等操作,并可以由员工自由定义名片的共享级别：私人名片、部门名片、公司名片;. 日程安排可以称之为个人的工作台历,用于安排个人的工作、活动、打算等事项,设置系统提示,并可以由员工自己定义阅读权限,使得公司能够把握员工的动态
20、;项日程安排可以用于个人时间治理、结合日历的方式;可以事先把自己的约会行程写在日程安排中,并自行定义提示时间,系统到时会自动提示;系统并会自动把您的行程安排显示到人员状态中去 ,可以让其他人了解您的工作壮况 ,并给安排会议或其他事项供给参考;安排好的日程会自动的转入浪潮-HRM 系统中,以便绩效考核和培训安排等;. 纪录员工可以把重要的工作 在本栏目中作备份纪录,可以完成记录、分类、删除、查询等操作,其中 纪录可以按单位、按人、按工程、按时间进展分类、查询;. 电子邮件内部可以完成内部的电子邮件的起草、发送、回信、转发、回执和跟踪等操作, 设置草稿夹、收件夹、寄件夹和垃圾箱,具备邮件系统提示、
21、邮件转入待办工作栏目、邮件按时间、按单位、按人、按主题查询等功能,便利员工对电子邮件进展治理;. 信访专栏本栏目供企业员工向治理层提交建设性建议和反映各类状况,加强企业治理层和员工之间的交互沟通;. 商务谈判纪录全部来访纪录包括业务来访、接待、谈判,其他来访,与业务系统做接口; 假设是业务来访、谈判则系统会把数据传输到相关的业务系统;. 常用信息收集、查询诸如：常用 、航班表、列车时刻表、地铁时刻表、天气预报、地图册、地区信息等;信息速递实现内部信息快速传递,能够实时发送、接收内部的各类信息,并以图像、声音等多媒体方式进展提示;系统各类模块都已经集成该模块,对办公过程中的 信息进展实时发送信息
22、通知相关人员;消息治理：供给消息发送功能,强大的即时提示功能,使用户可以随时承受各种通知、公示、催办等消息,极大的便利了兰生人员的办公效率;用户与用户之间可以全双工发送实时消息接收方有声音提示假设接收方不在线,可以在用户下次登录的时候收到未在线时别人发来的消息用户收到的全部消息可以便利地存贮和查看用户可以直接回复已收到的消息可以在发送消息的时候也能看到历史消息即时消息需要回复功能群发消息功能用户可以向某一个组内的全部成员发送即时消息用户可以向一批用户可能在多个组内发送即时消息系统消息功能效劳器端可以发送重要的会议、日程安排、留言等内容到指定用户声音提示用户对指定系统消息的内容可以设置提示声音提
23、示指定时间可以收到用户自定制的系统提示消息系统消息应当有历史记录以下图为用户承受会议提示状态图：点击会议通知,便可查看具体内容：同时你还可查看你所收到的消息日志,以便对所受到的消息有一个准确的了解和把握,用户可以依据事务的紧急状况自己自定义设置提示功能;假设用户想发送通知或消息给单位的其他人员,可从办公系统进展发送;自动回复功能用户不在电脑旁时可以设定自动回复功能,由程序自己回复用户收到的消息用户可以添加、删除、修改自动回复列表用户可以从自动回复列表中选择当前使用的自动回复文字定时提示功能用户自己可以定制重要日程提示到达用户指定的提示时间,可能通过弹出窗口或声音提示用户用户提示列表可编辑、增加
24、、删除（1） 邮件检测：用户可以选择承受 POP3 方式或 MAPI 方式进展邮件的检测用户可以查看多个 POP3 帐号的邮件查看用户可以看到邮件的发送者、主题和发送时间查看结果以动态窗口显示给用户,有声音提示用户可以设置由办公助理的翻开的邮件查看程序用户可以选择邮件查看的时间间隔可以进展手动邮件检测（2） 供给消息发送功能强大的即时提示功能,使用户可以随时承受各种通知、公示、催办等消息,极大的便利了兰生人员的办公效率;用户与用户之间可以全双工发送实时消息接收方有声音提示假设接收方不在线,可以在用户下次登录的时候收到未在线时别人发来的消息用户收到的全部消息可以便利地存贮和查看用户可以直接回复已
25、收到的消息可以在发送消息的时候也能看到历史消息即时消息需要回复功能群发消息功能用户可以向某一个组内的全部成员发送即时消息用户可以向一批用户可能在多个组内发送即时消息记事本供给对个人文档的整理与安排 ,包括存放个人私有文件,公文草稿,申请审批草稿,个人资料等,供给多种查询方式,可按时间、文档名、关键字等进展索引,以备总结和查询;供给文档备份,分为历史文档和当前文档 , 这样便于高效治理;供给个人工作汇报,利于即使向上级汇报工作状况：字典库字典库包括数据字典、办公用语、流水号三个局部;数据字典：供给创立、编辑各种数据字典、供公文流转中调用 ;例如创立文档中的主题词等;办公用语：供给应系统治理员或职
26、员设定个人办公用语及公共办公用语,供签署意见调用;流水号： 供给 OA 系统各个模块、流程、文档的流水号初始格式设置功能,同时治理多个不同的流水号,依据初始格式,系统自动产生并计算最的流水号,同时自动显示在指定的文档中以代替手工录入或计算;企业信息系统企业信息系统包括公告板、企业闻、站点导航、规章制度、常用资料和焦点论坛等六个系统;. 公告板便于企业的各个部门向员工公布各类文件、纪要、通知、公告、报表等信息以及员工的反响信息;. 闻频道向员工公布企业的各类动态闻,包括企业每日要闻、党政工团的重要活动、党政工团的重要活动、行业内的重要闻等等;. 站点导航本系统旨在为用户建立良好的导航系统,抑制B
27、/S 构造系统固有的缺点,便利用户进展扫瞄：a. 页面导航信息：每一页面都告知用户目前所处的位置 ,便于用户翻页切换；b. 站点导航图：用户可以在站点导航图上经过一次点击 ,进入到本系统的任意栏目任意页面;c. 在线帮助：对系统中的各类操作都给出文字图形说明 ,对重要的流程供给演示说明,可以最大程度地减轻培训的工作量;. 规章制度向员工公布企业的各类规章制度,供员工查询;此外,还供给对已公布的规章制度进展修改、删除等更操作;. 常用资料向企业的各个部门的员工供给日常工作所需的各类常用资料;. 焦点论坛焦点论坛是企业内部员工之间进展网上沟通争论的园地;员工可以选择匿名/公开的方式,对企业的经营策
28、略、治理制度等各方面发表自己的观点,还可以将业务上的疑难向其他同事求援；企业治理层可以有打算的组织论坛的争论主题, 向宽阔员工征求建议、组织学习、进展员工满足度调研等等;本栏目的后台将建立监控系统,保证论坛对话的合理合法性;关心治理系统关心治理系统包括会议治理、活动安排、名片治理、车辆治理、物品治理、请销假治理、请款治理等多个系统;. 会议治理本系统实现对会议打算、预备、记录、查询等功能;会议预备包括查询会议室、与会人员的空闲时间,确认会议的参与人员、时间、场地、会议议题,预备会议文件,以 E-mail、公告板通知或打印会议通知单的方式发放会议通知等;对已经召开的会议可以对出席状况、议题争论结
29、果、会议决议等内容做记录并整理睬议记要;同时还对全部的会议室规模、设施效劳配置和使用时间安排进展治理;该项功能是实现会议打算、会议预备、会议记录、会议查询的功能;在会议召开前进展会议预备,预备内容包括合理地安排会议的参与人员、时间、场地、内容议题,预备会议文件,制定审批流程; 通知：可通过办公助理引擎快速而准时的通过会议提示方式给与会者发送会议通知等; 会议纪要：对已召开会议可对出席状况、议题争论结果、会议决议等内容作记录并整理睬议记要; 同时还对全部的会议室的规模、设备效劳配置和使用时间安排进展治理;. 活动安排完成对单位内部公共活动和外部接待工作的内容和组织进展具体的安排、记录;在预备工作
30、上可以查询参与活动的员工的空闲时间,便于安排员工,安排任务;并且在活动完毕之后,登记活动开展的状况,在闻频道栏目进展公布;. 名片治理本系统是在企业员工的名片夹的根底上建立企业级的通讯录 ,到达信息资源共享;通讯录按查看权限可分企业公共名片库、部门公共名片库、私人名片库； 对名片库的查询可以按地区、按行业、按人进展查询;此外,可以通过名片供给的 直接生成信封格式;. 车辆治理本系统完成车辆的登记、用车申请和用车审批的统计和查询;其中,员工在申请车辆时,可以依据通过车辆查找空闲时间、通过时间查找空闲车辆两种方式进展申请;. 设备治理对于兰生的各种固定资产、设备、房产等财产的治理系统;固定资产等财
31、产是单位日常治理格外重要的一局部,完善的财产治理可以从很大程度上削减财产的损失、铺张,提高使用效率,延长使用寿命;格外直接的节约本钱;本系统对财产的名目、登记、增加、减损、报废、请购、领用、请修、保管等数据格外细致的治理起来该项主要是对兰生设备的安排与治理,主要包括以下功能：（1） 支持对设备的选购申请和审批（2） 供给设备按肯定标准进展分类,以便于治理（3） 支持对既有设备使用前的预约,使用中的占用,使用后的归还等具体状况的记录与备注（4） 支持对设备使用状况的多方式查询. 请销假治理完成网上填写请假单、自动提交审批和网上销假等;. 请款治理实现用户网上填写请款申请单、依据请款额度选择审批流
32、程或自定义流程和网上请款审批的全过程;. 报表治理实现公司相关报表的接口、从 OA 中直接调用报表数据;. 印章治理实现公司印章的治理;用户网上填写印章申请单、依据申请类型选择审批流程或自定义流程和网上审批的全过程;. 办公用品申请用户网上填写申请单、依据申请类型选择审批流程或自定义流程和网上审批的全过程;. 法律事务实现公司法律相关的事务的纪录、案例查询;实现合同包括与业务系统做接口、从业务系统过来得业务合同的法律参谋得审批、修改意见;完成网上审批的全过程;. 外事事务实现公司与境外相关的事务的纪录、案例查询;包括组团出国审批流程,外经贸委的相关流程;完成网上审批的全过程;. 签报治理用户网
33、上填写申报单、依据申请类型选择审批流程或自定义流程和网上审批的全过程;工作流应用系统工作流应用系统是为 OA 系统产品各个模块的文档流转供给流程自定义支持; 使您的组织可以对基于文档的流转办公供给业务流程自定义功能,对文档的流转过程进展跟踪、监控和归档;工作流应用系统特点：工作流程自定义:支持在扫瞄器界面进展工作流程自定义 ,使所设计的工作流符合企业的要求;完善的工作流机制：完善、成熟的工作流机制可以保证工作的顺当进展和完成;完善的工作流跟踪、归档：使用户准时把握工作的进展状况; 工作流应用系统的优点依据组织目标和工作类型的不同,工作流应用系统的优点表现在很多方面; 下面是一些例子:加快工作速
34、度:假设组织的工作过程主要基于书面文件,那么使用 工作流应用系统后可以显着地削减完成任务所需的时间 ;事实上,通过电子手段自动执行过程和传递文档削减了在组织中传递书面文件所需的时间;另外,包含在过程定义中的说明和路由条件可以确保及早觉察问题, 并自动执行重复的工作;提高生产效率:假设您是工作流的参与者,工作流应用系统可以帮助您有效的组织工作,保证办公高效、顺当的完成;增加过程掌握:假设工作程序和规章只是记在工作人员的头脑中 ,将很难保证全都性和质量;工作流应用系统 是一个强大的工具,不仅可以使组织的工作过程标准化,同时也可以很敏捷地修改和改进工作过程;改善客户效劳:当您组织的工作过程已经标准化
35、 ,并且可以更快地完成工作时,您的客户无论是内部客户还是外部客户将是最大的受益者;您甚至可以设计工作流,让客户来启开工作并跟踪其流程;工作流应用系统是提高客户满足度的高效方法;您的组织会从长期业务和固定顾客那里获益;合作更加有效:随着时间的消逝,在工作流应用系统中创立的过程定义会成为组织的“最正确实践”仓库,并且可以在整个企业内部共享,进展业务流程优化;工作流系统是浪潮OA 系统的核心模块之一;从通用和有用角度动身,工作流系统供给了大量的可自定义选项,流程设置全面,有用性强,可调性好,适用领域广, 治理员无需编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各种各样的业务流程,例如收文、发文、文件承办、文件
36、阅办等公文处理流程,报销、出差、工程、合同、请假、用车、工作请示、意见上报等各类审批及申请流程;流程定义：对每个流程的名称、类别、治理者、使用人、流程完毕后通知对象、归档方式和归档位置等根本属性进展定义,其中,归档位置可自由选择文件库,可同时归档多个文件库中的不同文件夹;环节定义：对流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等进展定义;办理方式可选择：编辑式审批式分发式； 办理人员：可选择具体的岗位或人员,也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定,并供给“只需其中一个办理人办理”或“需全部办理人共同办理”等关心选项；办理权限有：允许编辑文档 允许填写意见 允许查看
37、意见汇总 允许跟踪后续办理过程等 ,并可用掌握变量掌握各个环节能够看到或编辑的正文局部；提示催办中可设定：工作到达时邮件提示和办理期限、逾期催办等;流向定义：对流程中各个环节的流向进展定义,可定义直线、分支、条件分支、协办、循环和进入流程等功能,满足各种类型的流程处理的需要;支持直流、分流、辅流、循环,条件分支、自由流程以及流程嵌套等设置,支持邮件通知、修改痕迹和版本保存、支持公文印章参加、支持公文文件套打印等功能;自由流程：系统还供给了一种自由流程应用模式,在现实中有些工作无法用标准化的流程运转,这时可将这类工作定义成自由流程,无须定义流向,这样工作就可以在各个环节之间自由流转,完全由办理人
38、依据具体状况来打算下一步流向;后台治理系统后台治理系统包括机构设置和权限治理、系统及数据库治理、内容公布治理、Mail 系统治理、BBS 后台监控系统、系统日志等六个系统;机构设置和权限治理部门设置依据公司现行的组织架构 ,对各个部门在信息系统中进展初始化工作 ,对已经成立的部门可以进展更名、撤销等操作,并支持部门职能重组功能,既可以依据企业的持续进展建部门,也可以跨部门组建工程组之类的临时组织 ;为减轻操作上的工作量,系统允许依据部门来统一规定部门下属员工的操作权限;职务设置系统供给相对自由的职务设计模式 ,从职能分析入手,形成职务组,确定职务、职能、职级、职责、任职要求、岗位编制、根本权限
39、此权限指的是职务的权限等,形成职能职务体系表,同时为减轻操作上的工作量,系统也允许用职务角色来批处理员工在系统中的使用权限;人员设置依据部门所属,来设置员工诸如姓名、职务、系统使用权限等相关的属性 ; 本系统关于员工的系统使用权限的设置和以上两个系统中供给的权限设置功能并不冲突,上两个系统是解决员工权限的一般性问题 ,而本系统中的权限设置是在这个根底上实现解决员工权限的特别性问题;系统权限治理1. 数据库级：对于本软件的每个系统所对应的全部数据库,首先在操作权限上可细分为七个级别,由系统治理员设置;系统治理员：具有最高的权限文档级权限除外可安排其他人的权限治理员：能够在数据库上执行全部操作,读
40、、写以及编辑文档、表、视图和数据库图表;一般用户：能够在数据库中读、写,以及编辑全部文档,但不能修改表、视图,或者 ACL;2. 用户级：对于一般用户可进展的超作读者：能够读文档,但不能增加文档或者编辑现有文档;无存取权限：被安排该权限的用户不行访问数据库,他们不能翻开数据库, 这个级别无对应的符号表示;3. 文档级：其次,在访问数据库文档的权限方面又可细分为四个级别可视具体状况有所转变,由系统治理员设置;绝密权限：可以访问全部具有绝密、机密、隐秘和平件密级的已授权文档;机密权限：可以访问全部具有机密、隐秘和平件密级的已授权文档; 隐秘权限：可以访问全部具有隐秘和平件密级的已授权文档;平件权限
41、：可以访问全部具有平件密级的已授权文档;操作权限级：此外用户还可以依据自己办公的实际状况,通过设置不同的角色来实现自定义运作模式,确保每一步的操作权限,各司其职从而进一步提高系统的牢靠性和安全性;4. 系统页面级：治理员：可安排其他人的权限,但不肯定可以看其他系统一般用户：只可以有权查看治理员安排的系统信息,而对该系统的具体权限例如是完全掌握访问,还是只能访问不能掌握视数据库级、用户级、文档级权限的安排而定企业电子邮局系统完整的一套浪潮 OA 系统通过门户网站集成企业内、外部的信息,使员工、客户和合作伙伴能够从单一的 WEB 渠道访问其所需的共性化信息,从而实现企业信息的高度集成和业务的快速响
42、应;浪潮 OA 满足不同用户群的需求,它是一个综合的站点,用户群可以分级别、分权限,从任何地方、任何时间进入系统;内部用户通过浪潮 OA 赐予其进入网络的权限,员工可以查看工作打算和实施状况,跟踪工程和分析本钱,有效推断客户状态；高层治理者可以不同视角查看企业组织,治理人力资源,分析企业绩效,准时觉察问题所在;外部用户浪潮 OA 客户、经销商、供给商及其他业务合作伙伴通过门户站点,可以简洁地查看和输入相关的信息：客户可以输入埋怨和效劳恳求,查看最产品信息、订单处理状况、与企业工程人员保持高效联系；合作伙伴可以与企业员工电子化联系、查看库存状况、猎取产品信息,在线下定单以及跟踪定单;浪潮 OA
43、协同商务系统的门户实现了：信息共享性：为企业内外的访问者翻开了信息访问的通道,加快信息和学问的积存和流通;访问渠道统一性：将内部和外部各种相对分散独立的信息组成一个统一的整体,使用户能够从统一的渠道访问其所需的信息 ,从而实现优化企业运作的目的;信息有序性：支持各种构造化和非构造化数据的存储、搜寻和处理;并利用对信息和内容的分析、分类和有规律的组织,提高企业的认知清楚度; 信息共性化：信息门户的数据和应用可以依据每一个人的要求来设置和供给,从而提高员工的工作效率,增加对顾客的亲和力和吸引力;信息与业务的集成性：通过将信息门户和 ERP、CRM 等业务模块的集成, 实现信息内容与业务的高度融合;
44、效劳持续性：基于 B/S 架构,一天 24 小时,一周七天无连续运转,使用户在任何时间任何地点都可以访问企业的信息和应用,保证企业的业务运转永不停顿,将网络经营的优势发挥到极至;安全机制牢靠性：通过身份认证、文档安全级别设置、人员角色安排、用户和组的特权、用户操作监视等安全机制保证数据的机密性和完整性,保障企业业务的正常运转;BBS 后台监控系统实现论坛的对话交互功能,实现对用户的分级治理和权限划分 ,监控论坛对话的合理合法性;系统日志记录数据库操作,防范来自内部网络的安全隐患; 具有完备的日志纪录、提示功能;可以记载全部使用软件系统的人员的使用纪录 ,对哪些纪录作了那些操作;对可疑用户系统将
45、对治理员发出时时警报系统维护基于 WEB 的构造WEB 技术使应用软件由Client/Server 变成了Browse/Server,数据及应用可通过不同平台、不同网络存取,与平台无关,伸缩性大;此模式与原有软件架构Client/Server 相比有以下特点：易用性好：用户使用单一的Browser 软件,通过鼠标即可访本、图像、声音、视频及数据库等信息,特别适合非计算机人员使用;易于维护：由于用户端除了标准扫瞄器之外无需专用的软件,系统的维护工作简洁 ; 信息共享度高： HTML 是数据格式的一个开放标准 ,目前大多数流行的软件均支持HTML,同时MIME 技术使得Browser 可访问多种格式文件;扩展性