会议管理制 1办公文档会议纪要办公文档会议纪要.pdf

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1、大峡谷模型深圳公司 文件名称：会议管理制度 文件编号：XG HR-02 版 本：2 文件评审部门：评审部门 评审人员签字 评审意见 修订完成情况 总经办 内营部 市场部 研发中心 财务部 人力资源部 制订：批准：批准日期：1 目的 为了加强内部沟通协调，以简单快捷方式解决问题，提高工作效率，营造良好的沟通环境，特建立本制度。2 适用范围：本制度适用于公司例会、生产周例会、产销协调会及品质讨论会等重要会议。3 职责：3.1 会议主持人或其委派人员负责会议准备工作，确定参加人员并通知到位，做好资料准备工作。3.2 总经理秘书或其指定人员负责对公司例会的会议纪律进行检查，并如期通报。3.3 会议参加

2、人员提前准备本次会议议题有关的资料。3.4 会议主持人或其委派人员负责会议决议的跟踪及达成，会议记录者将纪要报会议主持者签署后，报送与会者并做好存档。4 制度流程：4.1 会议类型 会议类型 召集人兼 主持人 会议时间 参加人员 备注 公司例会 总经理 每月 5 号 19：0020：00 各部门主管及主管级以上人员 营销研发工作协调会 营销中心 总监 每月一次（每月上旬）营销中心总监及营销中心所有业务人员,研发中心副总监、技术开发工程师。会议纪录抄送总经办 营销生产工作协调会 内营中心 总监 每月一次（每月中旬）内营中心总监、制作部门经理、营销中心总监及营销中心所有业务人员。会议纪录抄送总经办

3、 研发生产工作协调会 研发中心 总监 每月一次（每月下旬）研发中心副总监、技术开发工程师、品质工程师，内营中心总监、制作部门经理。会议纪录抄送总经办 人力资源行政协调会 人力资源 经理 以实际工作需要召开，每月至少一次 人力资源部经理、人事助理、行政助理及相关部门负责人。会议纪录抄送总经办 生产周例会 制作部 经理 每周一19：3020：00 组长及以上人员 早会 制作部 组长 周一至周六的每天 8：00：8：10 生产员工 4.2 会议准备 4.2.1 会议主持人确定议题、参加人员、时间、并向与会人员传达，如有必要，请确定相关人员所需准备的资料，并以电话或其它方式通知到与会者，并做好会议签到

4、表，并委托相关人员做好会议纪要；例会一般情况下不再另行通知，除非有更改。签字总经办内营部市场部研发中心财务部人力资源部制订批准批准日期目的为了加强内部沟通协调以简单快捷方式解决问题提高工作效率营造良好的沟通环境特建立本制度适用范围本制度适用于公司例会生产周例会产销协调会及品总经理秘书或其指定人员负责对公司例会的会议纪进行检查并如期通报会议参加人员提前准备本次会议议题有关的资料会议主持人或其委派人员负责会议决议的跟踪及达成会议记录者将纪要报会议主持者签署后报送与会者并做好存理上人员营销中营销中心总监及营销中营销研发工每月一次每月上心所有业务人员研发中会议纪录抄作协调会心总监内营中旬心副总监技术开

5、发工送总经办程师内营中心总监制作部营销生产工每月一次每月中门经理营销中心总监会4.2.2 人力资源部负责准备好会议所用的用具，如投影仪，白板，白板笔等。并提前 10 分钟做好设备调试。4.2.3 各相关部门人员所用的工作总结及计划，请按照月工作计划总结表格式执行。4.3 会议进行 4.3.1 会议主持人应申明会议纪律，并要求相关人员严格遵守：4.3.1.1 与会者不得迟到早退，否则按上班迟到早退论处。4.3.1.2 与会者务必将手机切换到振动或关机，如有来电，请轻轻走出会议室，并远离会议室进行接听，以免打扰会议。4.3.1.3 会议主持人应控制会议进度，同时要抓住会议主题，如有重要的会议进展，

6、请提醒会议记录人员。4.3.1.4 适当时提醒与会人员发言，营造良好的沟通环境。4.3.1.5 在决议产生时，请进行再次申明，如有异议，请快速分析原因，并进行处理，明确决议负责人，完成时间及协助人员。4.3.2 会议结束 4.3.2.1 在会议的最后五分钟，由主持人对本次会议的主题及决议进行总结并和确认。4.3.2.2 会议主持人在散会时要表示谢意。4.3.3 会议跟踪 4.3.3.1 会议结束时，一般情况下，记录者半个工作日将会议纪要发到与会者。4.3.3.2 会议主持人或其委派人员负责会议决议的跟踪，并对已完成的内容，在会议纪要中备注，然后归档。在下次会议开始时由人力资源部报告上次决议的执

7、行情况。4.3.3.3 每月的工作计划及总结交总经办。4.3.3.4 相关记录存档。4.4 公司例会的补充规定 4.4.1 本例会每月 5 号召开。4.4.2 会议中提出的问题，公司责成相关部门在规定的时间内完成。4.4.3 工作报告以文字和表格的形式处理；尽可能数据化。4.4.4 工作中出现的问题以及时处理为原则，本次会议上提出的问题一般为要多个部门协调，处理起来难度较大的，并且时间上不是很急的。4.4.5 开完会后，确认下一次开会时间，方便各部门按时提交工作计划总结和表单。工作计划总结及相前表单以五大部门为单位上交总经理。4.4.6 对于工作报告的要求：4.4.6.1 及时：每个月开会前一

8、天下班前交总经理。4.4.6.2 准确：要求所交的数据必须准确，制表人员及审核人员必须认真审核数据。签字总经办内营部市场部研发中心财务部人力资源部制订批准批准日期目的为了加强内部沟通协调以简单快捷方式解决问题提高工作效率营造良好的沟通环境特建立本制度适用范围本制度适用于公司例会生产周例会产销协调会及品总经理秘书或其指定人员负责对公司例会的会议纪进行检查并如期通报会议参加人员提前准备本次会议议题有关的资料会议主持人或其委派人员负责会议决议的跟踪及达成会议记录者将纪要报会议主持者签署后报送与会者并做好存理上人员营销中营销中心总监及营销中营销研发工每月一次每月上心所有业务人员研发中会议纪录抄作协调会

9、心总监内营中旬心副总监技术开发工送总经办程师内营中心总监制作部营销生产工每月一次每月中门经理营销中心总监会4.4.6.3 形式：按照公司格式要求执行。4.4.7 没有按时完成工作报告的，先给予 200元处罚；每延迟一天，追罚 50元/天；工作报告中数据有意弄虚作假的，给予 300元处罚，并全公司范围内通报批评。4.5 相关记录表格 4.5.1 月工作计划总结表 4.5.2 会议签到表 4.5.3 会议纪要 会 议 签 到 表 会议名称 主持人 会议时间 会议地点 出席人员：与会人员（迟到的划 早退的划 缺勤的划 正常的划）姓名 签到 状态 姓名 签到 状态 会 议 纪 要 NO.发言人 陈述内

10、容 1.签字总经办内营部市场部研发中心财务部人力资源部制订批准批准日期目的为了加强内部沟通协调以简单快捷方式解决问题提高工作效率营造良好的沟通环境特建立本制度适用范围本制度适用于公司例会生产周例会产销协调会及品总经理秘书或其指定人员负责对公司例会的会议纪进行检查并如期通报会议参加人员提前准备本次会议议题有关的资料会议主持人或其委派人员负责会议决议的跟踪及达成会议记录者将纪要报会议主持者签署后报送与会者并做好存理上人员营销中营销中心总监及营销中营销研发工每月一次每月上心所有业务人员研发中会议纪录抄作协调会心总监内营中旬心副总监技术开发工送总经办程师内营中心总监制作部营销生产工每月一次每月中门经理

11、营销中心总监会 会议主持确认 实 际 会 议时间 会议决议 决议描述 负责人 完成时间及情况 月工作计划及总结表 部门 姓名 一、上月工作总结(已完成工作项目,未完成工作进度,预计完成时间.)序号 工作项目 是否完成 未完成原因 预计完成时间 1 2 3 4 签字总经办内营部市场部研发中心财务部人力资源部制订批准批准日期目的为了加强内部沟通协调以简单快捷方式解决问题提高工作效率营造良好的沟通环境特建立本制度适用范围本制度适用于公司例会生产周例会产销协调会及品总经理秘书或其指定人员负责对公司例会的会议纪进行检查并如期通报会议参加人员提前准备本次会议议题有关的资料会议主持人或其委派人员负责会议决议

12、的跟踪及达成会议记录者将纪要报会议主持者签署后报送与会者并做好存理上人员营销中营销中心总监及营销中营销研发工每月一次每月上心所有业务人员研发中会议纪录抄作协调会心总监内营中旬心副总监技术开发工送总经办程师内营中心总监制作部营销生产工每月一次每月中门经理营销中心总监会5 6 二、工作异常(待解决问题,需协助资源）序号 工作项目 问题点 解决方案 协助部门 1 2 3 三、本月工作计划(工作重点）序号 工作项目 协助部门 预计完成时间 1 2 3 4 5 6 四、临时动议提案 1 2 3 签字总经办内营部市场部研发中心财务部人力资源部制订批准批准日期目的为了加强内部沟通协调以简单快捷方式解决问题提

13、高工作效率营造良好的沟通环境特建立本制度适用范围本制度适用于公司例会生产周例会产销协调会及品总经理秘书或其指定人员负责对公司例会的会议纪进行检查并如期通报会议参加人员提前准备本次会议议题有关的资料会议主持人或其委派人员负责会议决议的跟踪及达成会议记录者将纪要报会议主持者签署后报送与会者并做好存理上人员营销中营销中心总监及营销中营销研发工每月一次每月上心所有业务人员研发中会议纪录抄作协调会心总监内营中旬心副总监技术开发工送总经办程师内营中心总监制作部营销生产工每月一次每月中门经理营销中心总监会精心搜集整理，因文档各种差异性，请按实际需求再行修改编辑调整字体属性及大小 精心搜集整理，因文档各种差异

14、性，请按实际需求再行修改编辑调整字体属性及大小 签字总经办内营部市场部研发中心财务部人力资源部制订批准批准日期目的为了加强内部沟通协调以简单快捷方式解决问题提高工作效率营造良好的沟通环境特建立本制度适用范围本制度适用于公司例会生产周例会产销协调会及品总经理秘书或其指定人员负责对公司例会的会议纪进行检查并如期通报会议参加人员提前准备本次会议议题有关的资料会议主持人或其委派人员负责会议决议的跟踪及达成会议记录者将纪要报会议主持者签署后报送与会者并做好存理上人员营销中营销中心总监及营销中营销研发工每月一次每月上心所有业务人员研发中会议纪录抄作协调会心总监内营中旬心副总监技术开发工送总经办程师内营中心总监制作部营销生产工每月一次每月中门经理营销中心总监会