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1、东莞市京九物业管理有限公司 管理制度和流程汇编 二零零七年三月 目 录 第二节 办公室管理规定 42 第无节 工伤管理制度 46 度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件
2、要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况 第一篇 行政管理制度 度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通
3、知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况第一章 文件管理制度 第一节 总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须做到准
4、确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。第二节 文件分类 一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。六、批复。答复请示事项用“批复”。七、函。商洽工作、询问问题、向有
5、关主管部门请求批准等，用“函”。八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。第三节 文件格式 一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。三、发文字号包括代号、年号、顺序号。四、公司发文代号分为四种：“xxx发”、“xxx人发”、“xxx客发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、
6、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。“xxx发”用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编号；“xxx人发”、“xxx客发”分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，行政度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷
7、归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况部统一认定。（公司其他部门均以“xxx 发”的代号发文，以、代号发文，须在发文权限范围内。）五、文件必须盖章或签字。六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。九、发文单位必须注明全称。十、多页文件应标明页码。十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。字体采用宋体，
8、标题为 3 号字或 4 号字、主内容为 4 号字或 5 号字为标准。十二、文件纸一般使用 A4 型。第四节 收文 一、收文一律使用东莞市京九物业管理有限公司收文簿。二、外单位来文均由总经办指定专人收文，由总经办统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。第五节 办文 一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。二、办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。四、文件的催办由总经办负责，防止漏办或延误。五、严格按照时限要求完成。六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。
9、第六节 发文 一、发文一律使用东莞市京九物业管理有限公司发文稿纸。二、发文程序如下：公司内部发文:拟稿人部门经理/主管核准副总经理总经理 行政部统一编号打印盖章（签字）发文备案 对外发文:拟稿人部门经理/主管审核副总经理总经理核准行政部统一编号打印盖章（签字）发文备案 第七节 其他 度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格
10、按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况一、时限要求：1、特急：限个工作时内完成。2、急：限个工作时内完成。3、平：限个工作时内完成。二、文件的保密要求：1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。4、公司各部门、下属各子公司、各附属组织与分支机构的
11、全体职员均负有保守公司秘密的责任与义务。三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。四、总经办办公时间安排：原则上总经理办公时间不得打扰（除总经理特允外），对外处理公务时间规定为正常工作日的下午 3：005：00；同时，各个部门必须指定专人与总经办联络沟通，需签字单项呈总经办统一提报总经理批阅并分发。第二章 档案管理制度 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一节 档案范围 公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财
12、务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第二节 档案分类及编号 一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：1、行政类 2、财务类 3、人事类 4、业务类 5、工程类 6、拓展类 二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。四、归档后须填写档案管理登记表（附表1）。第三节 机要档案 度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示
13、请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：二、划分标准：绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协
14、议及金额在 10 万元以上的重大合同。机密档案包括：1、财务资料；2、公司重要会议纪要；3、公司经营情况；4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；5、技术资料；6、金额在 1 万-10 万元的合同。秘密档案包括：1、重要项目资料；2、项目合同协议。第四节 档案装订 一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第五节 保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司
15、年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节 保密措施 一、责任人机制：主管领导、部
16、门负责人、项目负责人、知悉或涉及秘密的职员均负有相应的维护度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息
17、用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况和管理秘密的主要责任，必须采取必要措施防止泄密。谁负责管理的秘密发生事故，则就追究谁的主要及连带责任。二、管理机制：属于公司秘密的文件、数据和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存及销毁，由总经办或主管领导委托专人执行；部门业务及管理秘密须由部门负责人亲自或委托专人负责管理；各部门设专人负责文控（称为“文管员”），收发、复印、传递、携带由文管员专门负责，文管员必须保守秘密，并采取必要保密措施。各部门负责人可视具体情况决定所掌握或知悉的秘密级别，可由文管员提请文控中心加盖专用章后封存（封存后可放在本部门）。三、秘级档及物
18、品采取如下保密方式：1、属于公司秘密的文件、资料，依据“绝密”、“机密”、“秘密”标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，则自行解密。此项工作由总经理、主管副总及 HR 经理亲自负责或授权总经办文秘及文控中心相关文管员负责。2、非经总经理或主管副总批准，任何人不得复制和摘抄，部门负责人可查阅职员档案（包括基本数据、薪资、培训、考核等），但不得复制和摘抄，薪资档案各部门负责人可掌握。3、在对外交往及合作中，需提供公司秘密的，则须经总经理或主管副总批准。4、职员私人交往及对外通信中，不得泄露公司秘密，禁止在公共场所谈论公司秘密，不准通过其它方式传递公司秘密。5、平时若无工作实际需要，不应查看或讨论
19、公司秘密，保安人员经授权可不定时检查职员携带外出的物品。6、本制度祥见保密制度。第七节 保管部门 一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。四、其他档案均由总经办指派专人保管。第八节 档案移交 一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。三、合同协议应在签订之日移交总经办。四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。五、其余档案半年移交一次，时间为每年的月和月。六、档案移交须填写档案移交清册（附表 2）。七、档案移
20、交清册一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请
21、示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况第九节 档案调阅 一、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单（附表 3），并经相应核准人核准后方可调阅。二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见机要档案管理制度）。三、档案管理人员必须严格按照档案调阅申请单的内容，将档案调出，供调档人查阅。四、调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。五、档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。六、档案借阅时间最长不超过8 个工作
22、时。七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第十节 档案销毁 一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。二、需销毁的档案由保管部门填报 档案销毁申请表（附表 4），经相应核准人核准后方可销毁。三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由总经理核准销毁。四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写 档案销毁登记表（附表 5）。五、档案销毁每半年进行一次，即每年的月和月。六、档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，总经办一份。第十一节 其他 一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。二、所有档案
23、应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。四、本制度附件包括：机要档案管理制度。五、以上表格均由总经办统一编号。六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件
24、分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况第三章 印章使用管理规定 一、根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写印章管理登记表（附表 1），备案并留好印章样图。三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被
25、授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。四、公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表：序号 印章 名称 使用范围 保管 部门 使用审批人 使用规定 备注 1 公章 公司对外所有正式文件,对内通知等正式行文 总经办 总经理 或授权人 2 财务 专用章 公司正式财务文件、报告、证明、票据等 财务 会计部 财务会计部经理 财 务 报 表 使 用时，由财务会计部经理审批，除支 票 用 印 按 照 财 务 管 理 制度 相关规定外，其余均由总经理核准 3 合同 专用章 公司各类合同 总经办 参见 参见合同管理规定 财务合同需总经理核
26、准 4 法定代表人印（支票）支票 财务 会计部 见财务制度有关规定 见财务制度有关规定 5 法定代表人印（除支公司正式的合同，财务报表文件、票据 总经办 总经理或授权人 合同管理规定 度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并
27、要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况票外）6 行政部章 公司物品进出证明 行政 管理部 行政部经理 7 人力资源部章 公 司 人 事证明 员工聘用、解 聘 等 各类通知 工资发放,调整通知 对 口 单 位函件往来 人力 资源部 人力资源部经理 重大事项与外单位 人 员 出 具 证明，需总经理审批 8 工程专用印章 工 程 施 工告示 工 程 建 设中 与 相 关单 位 的 非正 式 函 件往来 工 程 建设 维 护中心 该章暂用公司公章 9
28、客服中心印章 用户通知、告示 客 户 申 述处 理 的 回复 客服 中心 该章暂用公司公章 五、印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。六、当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写“印章管理登记表”。七、印章的使用 1、每枚印章使用前要由经办人填写印章使用审批单（附表 2），并经指定的审批负责人进度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深
29、入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况行审核。审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的
30、文本连同印章使用审批单归档保存。2、公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写印章借用申请表（见附表 3），并必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。3、员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，总经办签字后方可盖章。八、责任 1、印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或
31、追究其经济、法律责任。2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。第四章 员工名片管理规定 一、为加强名片的管理，特制定本规定。二、名片印制时间：原则上职员转正后开始印制名片，制作费用由公司支付。三、名片设计及制作人：经营推广部负责设计名片版式和名片的日常制作。四、名片制作流程：职员转正后由部门负责人或其指定的文员办理申购手续，并以内部联络函的形式书面知会行政人力资源部，行政人力资源部负责审核职员的个人信息（姓名、职位、通联），审核通过后凭审批过的特殊物品审购单由人事设计制作。五、普通职员的名片不印手机号码、电子邮箱等个人信息
32、，如因工作需要须印手机号码的必须经总经办审核同意后方可制作。六、不需制作名片的岗位：一线工作人员、勤杂工、电工、清洁工、前台、保安、普通文员，其它非经常性对外交流的工作岗位是否需要制作名片，由行政人力资源部与相关部门协商后决定。七、离职人员名片处理：已经制作名片的职员离职时需将所有剩余名片退还给行政人力资源部，否则不予办理离职手续。八、增印名片：职员名片用完后需要继续印制的，应由部门负责人按第 4 项流程通知行政人力资源部办理。九、名片的使用：职员应本着节约成本的原则，有针对性地选择对象使用名片，并须注意妥善保管，以防被他人冒充盗用。向客户呈送名片时要注意名片礼仪。十、其它规定：为便于开展业务
33、，业务人员试用期内视情况可以制作名片，但该职员必须入职满两度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息
34、用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况周。试用期内的管理人员是否需要制作名片，由分管副总决定后报行政人力资源部。第五章 证照管理制度 一、公司证照由总经办指定专人统一管理。二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、经营许可证等等。三、证照的使用包括借用、复印等。四、证照使用必须填写证照使用申请单。五、证照借用程序：借用人申请部门负责人复核副总经理审核总经理核准办理借用手续归还；借用完毕后，应在时限内归还证照保理人。六、证照复印程序：借用人申请部门负责人复核副总经理审核总经理核准办理借用手续归还 如证照复印件
35、未使用，应立即退还证照保管人。七、如需使用原件，则须总经理核准。八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。九、证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表。第六章 证明函管理制度 一、证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。二、公司证明函由总经办指定专人统一管理。三、使用证明函必须填写证明函使用申请单，经部门经理核准后方可。四、法定代表人证明书、授权委托书须经总经理核准。五、使用证明函必须做好登记，填写证明函使用登记表。六、严禁开出空白证明函或外借证明函。七、证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使
36、用，应立即退还总经办。八、总经办应妥善保管证明函存根。第七章 会议管理制度 一、总经理办公例会 1、总经理办公例会分：工作例会和专题会议。2、工作例会于每周一定期召开，由总经理主持（总经理不在可有副总经理主持），会议由总经办召集。3、专题会议必须由总经理提议，总经理同意后方可召开。4、每次会议都应做好会议记录，必要时应形成会议决议。度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文
37、件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况二、部门主管工作例会 1、部门主管工作例会于每周一定期召开（如无特殊情况，部门主管例会一般与总经理办公例会合并召开）。2、公司总经办领导至少应有一人出席，由总经理召集、总经理或副总经理主持。三、重大事项专题会议 1、需由部门经理提议，由总经办统一安排。2、会议
38、由部门经理召集、主持，由总经理核准。四、部门内工作例会 1、部门内工作例会召开时间由部门自定。2、部门经理/主管主持。五、以上会议共同事项：1、专题会议的召开应填写会议提案表。2、会议经核准召开后，由总经办发会议通知单。3、所有会议应做好会议记录。4、会后形成会议纪要，及时传达会议精神。5、以上第一、二、三项会议的会务工作由行政部统一安排。6、参会者应做好会议准备，准时出席。7、因故无法出席或无法准时出席者，应以书面形式请假，报上级领导批准，否则作无故缺席处理。8、由会议主持人负责会议考勤工作。9、会间应关闭通讯工具，或将其消音。第八章 办公物资管理规定 为使办公用品管理合理、有效，进一步做到
39、规范、标准，结合公司的具体情况，特制定本规定。一、本规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。1、消耗品：铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉、等。2、管理消耗品：钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打（复）印纸、传真纸等。3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、签字笔、直尺等。“部门领用”系部门共同使用品，如打孔机、大型钉书机等。三、消耗品及管理消耗品每月 25 日申请一次，管理品每季度末的十日内申请一次
40、，原则上不再另行申请。四、各部门于每年的 1 月 25 日填报部门年度固定资产申购单，交行政部汇总，并会同财务会度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要
41、共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况计部共同拟定公司年度固定资产购置计划。五、原则上，每人每月发放圆珠笔芯或签字笔芯 2 支，便条纸及信纸各一本。每人每季发胶水一瓶、大头针、回形针、钉书钉各一盒、笔记本一本。不够用者，可经部门主管批准后另行申请。六、每人及每部门设立“办公用品领用登记卡”一张，由行政部统一保管，并控制办公用品的领用状况。七、行政部可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量存库。八、新进人员到职时按“新员工办公用品领用标准”在行政部部门领用，离职时，应将剩余办公用品一并退还行政部。九
42、、印刷品（如信纸、信封、表格等），除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由行政部统一管理。十、固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏，公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿（保险公司赔付部分除外）。对于重大责任者，除追究经济责任外，还将视情节给予相应的行政处罚，甚至追究法律责任。第九章 公司车辆管理规定 一、为加强公司车辆的保管及有效运用，特制订本制度。二、本制度适用于公司所有车辆的使用、申请及开车前后应办的手续，如检查、保养、修理及使用中交通法规的违规和车辆损害处理等。特注：任何非公司车辆不纳入公司制度管理范畴，私人车辆之使用和保管及所涉任何费用与公司无关（董事长特批除外）。三、本公司的
43、所有车辆统一由行政部(总经办)管理，并指派专职司机驾驶并负责保养。四、各部门需要使用车辆时，应事先填写派车单，经本部门经理核准后交行政部统一调派。行政部经理签字同意后交专职司机，司机必须按单行车，用车人不按派车单行驶，司机有权拒绝，如有特殊情况，应及时通知行政部。五、用车原则：1、每天晚上下班时将车的钥匙交于人事行政部（总经办）专人管理。2、部门经理级以上人员因工作需要可申请用车。3、公司其他员工因工作急需用车者，需由部门经理核准，方可申请用车。4、除紧急公务外,当日的 应于上班后半小时内送至行政部。（未经领导批准，不得私自用车或将车借予他人驾驶）。六、紧急用车程序：1、紧急用车系指：紧急工作
44、任务及重要客户临时需要等；2、紧急用车可以不经申请,但须及时通知行政部,且事后补办；3、若公司车辆已全部外出,则用车人可按公司有关规定搭乘出租车辆,但原则上以四公里以内乘公共汽车为准.七、借车规定 度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规
45、定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况为确保公司车辆的有效运用及延长车辆的使用寿命，维护公司财产，公司车辆可适当为公司客户及相关业务往来单位和兄弟公司提供有偿服务，视路程的远近收取适当费用，集体由行政部安排用车。1、东莞地区：本公司配备司机的情况下，常平及周边镇区 30 元/次，常平镇周边以外的地区50 元/次；不需要公司配备司机，只是借车的情况下，常平及周边镇区收取 20 元/次，常平镇周边以外地区 30 元/次。以上借车时间均
46、不能超过4 小时。2、珠三角地区：本公司配备司机的情况下，收取 100 元/次，如不需公司配备司机的情况下，收取 50 元/次，以上借车时间不得超过 24 小时。3、借车时产生的一切费用（路桥费、油费、违章罚款、司机吃饭、住宿等费用）由借车方全部承担。另超出规定借车时间如需继续借用，按双倍收取费用。4、特殊客户借车，经总经理批准后可免收借车费用。八、公司非公用派车：1、部门经理级以上人员因私人性事务用车，需填写申请单后，经报总经理审批同意，行政部可根据公司用车情况进行调派。经呈准的私人性事务用车，申请人应该负担使用里程的油资及过路/桥费、停车费及专职司机的用餐补助等其它相关费用。原则上，公司私
47、人性事务用车应由公司指定的专职司机或者有驾驶执照的公司员工（需经行政部及总经理同意）驾驶，非公司员工不得驾驶本公司车辆。九、车辆的维修及保养 1、车辆需随时保持整洁，保证性能良好。车辆专任司机应每周实施定期检查及保养，以维持机件的寿命，确保行车安全；2、车辆的有关证照及保险资料统一由行政部保管，行政部统一建立汽车档案，并负责按时进行车辆的保养、年检及过桥费、养路费等定期费用的缴纳。3、车辆的保养和维修原则上在公司指定厂家进行。如需大修要与厂家签定协议，车辆维修完毕需当场进行验车，确保维修质量，要求厂家出具修车费用决算单交回公司以便与厂方结算时对帐。十、车辆安全 1、为保障行车安全，司机在行车前
48、应注意休息并不得饮酒；2、每次出车前应检查车况，如车灯、水箱、刹车系统、轮胎等，如发现损坏或其它问题应及时报告行政部。3、节假日或夜间，公司车辆原则上应停放在公司指定的停车场（门前）。如遇特殊情况需停放在外，驾驶人应报告行政部。驾驶人应保障车辆的安全并承担相应的责任。十一、违规和事故的处理：度第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一为适应公司全方位规范化科学管理做好公司文件管理工作使之规范化和制度化特制定本制度二公司文件是传达方针政策发布公司行政规章制度指示请示和答复问题指导商洽工扬深入调查联系群众结合实际实事求是和认真负责的工作作风努力提高文件质量和处理效率四文件处理必须做到准确及时
49、安全严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总办统一发放传递用印保管和立卷归档第二节文件分类一规定议讨论通过并要求贯彻的事项用决议三通知转发上级机关文件批转下级文件要求下级办理和需要共同执行的事项用通知四通报表彰先进批评错误传达重要信息用通报五请示报告向上级请求批示与批准用请示向上级汇报工作反映情况1、超速、超载、任意停放及违反交通规则之一切罚款由驾驶人自行负责。指定驾驶人如把车随便交由其他人驾驶而发生违规，车损等之罚款或损修全由指定驾驶人负责赔偿；2、无照驾驶发生车祸全部赔偿由驾驶人自行负责；有照驾驶如系本身操作不当发生车祸全部由驾驶人自行负责。3、肇事责任属于公司驾驶的过失，其赔偿款项由保险
50、公司负担，但若肇事赔 偿金额超过保险金额时，其超过金额公司保留对司机追索赔偿损失的权利 （公司负责 70%，个人负责 30%）（具体罚款报销按财务规定）。4、肇事责任属于公司驾驶员与对方驾驶员或第三者共同过失的，按各方应负责任之比率分担，其损害赔偿照前款办理 第十章 考勤管理制度 为维护公司正常工作秩序，加强公司员工考勤管理，特制定下列规定：第一条、考勤工作时间：本公司实行六天、八小时工作制，即：每周工作时间为 6 天，星期天休息 每天工作时间：上午 8：0012：00 下午 1：305：30 以上工作时间可依据季节变化或不同岗位工作性质进行适当调整，或对特殊岗位采用其他工时制。第二条 考勤规