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1、国开（中央电大）专科办公室管理十年期末考试设计题题库I电子公文的处理国开（中央电大）专科办公室管理十年期末考试设计题题 库（电大期末纸质考试必备资料）说明：1.试卷号：2180；2 .合用专业：行政管理和现代文员专科；3 .资料整理于20XX年10月29日，资料采集了中央电大2022年 1月至20XX年7月期末考试的全部试题及答案。20XX年7月试题及答案13.设计一份开业典礼的筹备工作流 程。答：开业典礼筹备工作的流程：开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电 视台广泛发布广告或者在告示栏中张贴开业告示）一要做好来宾邀 请工作T发放请柬一现场的布置一准备开幕词、致答词一要做好
2、接待服务工作一要做好礼品馈赠工作一拟定典礼程序一做好各种 物质的准备工作。20XX年1月试题及答案13.给下面的情境设计礼貌用语。（1）问人姓氏说（）（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便 将来实用；（5）对在旅行过程中赋予匡助和照应的有关部门和人员，分别 去函或者去电表示感谢。20XX年1月试题及答案23.上海某企业欲与德国某企业合作, 德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工， 共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来 访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如 你是小李，你怎
3、样设计这个接待方案？答：接受任务；了解来宾、制订计划；（3）预订食宿；（4） 欢迎来宾、商议日程；（5）礼节性拜访、宴请；正式会谈；签 订协议书；陪同参观遨游；（9）互赠礼品；（10）欢送来宾、接待 小结。24.某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求 文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计？答：20XX年7月试题及答案23.文员面对“有问题”的来访者时， 这些来访者普通是怎样的？应应对？ 答：（1）固执任性的来访者。 死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进 行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证: 如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。
4、进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门， 不要与蛮横无理、可能带来危(wei)险的来访者直接冲突。(3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男 的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找 一个成熟的女同事来帮忙。(4)骗人的老手。他们：介绍的产品或者服务价格低得离谱; 公司经营时间不长；个人或者公司没有通讯地址，或者电话 号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。24.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要 求文员小陈购买礼物赠送，小陈应办？要考虑哪些因素？ 答： 清晰德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；(2)征求上司意见或者允许，在允许的钱款额
5、度范围内选购 礼物；(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢 的物品；(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装 纸重新包装一下；(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经 理。20XX年1月试题及答案23.安徽某企业欲与上海某企业合作, 上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人 工， 共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假 如你是小李，你怎样设计这个接待方案？答：接受任务；了解来宾；制订计划；预订食宿；（5）迎接来宾；商议日程；安排会谈；陪同参观；送别客人；（10）接
6、待小结。24.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字 后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇 报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告， 送上司过目或者批准，然后存档备案。（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便 将来实用。（5）对在旅行过程中赋予匡助和照应的有关部门和人员，分别 去函或者去电表示感谢。2022年7月试题及答案23.所谓“有问题”的来访者普通是怎样 的？文员应应对
7、？答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫 不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可 保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门， 不要与蛮横无理、可能带来危(wei)险的来访者直接冲突。(3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男 的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找 一个成熟的女同事来帮忙。(4)骗人的老手。他们：介绍的产品或者服务价格低得离谱； 公司经营时间不长；个人或者公司没有通讯地址，或者电话 号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。24.作为办
8、公室文员，在上司办公室或者接待室的整理方面应 注意哪些具体事务？ 答：清晰德方总经理的爱好、文化背景、 性格习惯等；(2)征求上司意见或者允许，在允许的钱款额度范围内选购 礼物；(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢 的物品；(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装 纸重新包装一下；(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经 理。2022年1月试题及答案23.本单位为了推进工作开展，拟制定 近三年或者中长期工作发展规划，决定召开部份人员参加的工作 研讨会，办公室人员应该准备和开好这次座谈会？ 答：座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思量、有
9、主见又敢 于发表意见者；(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的坐位上去做；(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。24.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要 求文员小陈购买礼物赠送，小陈应办？要考虑哪些因素？答：清晰德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；(2)征求上司意见或者允许，在允许的钱款额度范围内选购礼物；(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢 的物品；(4)赠送的礼物应去掉包装
10、上的标价，并应请商店用精美包装 纸重新包装一下；(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经 理。2022年7月试题及答案1.安徽某企业欲与上海某企业合作，上 海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同 生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你 是小李，你怎样设计这个接待方案？答：接受任务；了解来宾；制订计划；预订食 宿；(5)迎接来宾；商议日程；安排会谈；(8)陪同参观； 送别客人；(10)接待小结。2.文秘人员在单独或者随同上司旅行结束后，要做好哪些工 作？ 答：整理好旅行过程中所有的单据、凭证
11、，送上司审阅、 签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇 报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告， 送上司过目或者批准，然后存档备案。(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便 将来实用。(5)对在旅行过程中赋予匡助和照应的有关部门和人员，分别 去函或者去电表示感谢。2022年1月试题及答案1.某公司为了推销自己的产品，做好宣 传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打人市 场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你 是办公
12、室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该做？答：(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学 者，能独立思量、有主见又敢于发表意见者；座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的坐位上去做；(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。2.文秘人员在单独或者随同上司旅行结束后，要做好哪些 工作？答：整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、 签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及
13、有关事务写出工作汇 报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告， 送上司过目或者批准，然后存档备案。(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便 将来实用。(5)对在旅行过程中赋予匡助和照应的有关部门和人员，分别 去函或者去电表示感谢。补充：1 .办公室的清理和清扫方法。答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。(1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而 金属用品要用清洁剂擦拭。(2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用 干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物
14、 品养成随时清理，归置整齐的习惯。(3)书架上的书籍、文夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。(4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙 角的灰尘。(5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一 次，并拿去清洗。(6)抽烟工具。来访者离去后即将检查香烟是否用完？打火机 还能点燃吗？烟火缸是否清洗干净？检查清晰并收拾妥当。(7)挂画、摆设。用弹子或者毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使 纤维污渍附在上面，最好不用。(8)废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特 别细心，因为可能有上司随手丢弃的机密文或者底稿，需要拣出 来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。2 .办公室人员应
15、该准备和开好座谈会。答：(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思 考、有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（5）详细的记录应由文秘人员在不引入注目的坐位上去做；（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；（7）会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。3 .当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员接待与应 对？答：（1）先向来访者说：“是吗？请稍等一下。”然后请来访者稍坐，再联系上司。（3）向上司汇报：“您约好的某某单位某先生（女士），现在已经 来了”。（4）如果上司确
16、认已事先约好，文员就回来向来访者说：“某 先生（女士），真抱歉，不知您已约好，让您久等了，请往这边走” O然后引导客人去会见上司。4 .给下面的情境设计礼貌用语。（1）问人姓氏说（贵姓）（2）敬仰已久说（久仰）（3）长期未见 说（久违）（4）请人解答说（请教）（5）求人办事说（拜托）（6）请改 文章说（斧正）（7）求人指点说（赐教）（8）身体不适说（欠安）（9）看 望别人说（拜访）（10）请人接受说（笑纳）（11）希翼照应说（关照） （12）赞人见解说（高见）（13）归还物品说（奉还）（14）请人赴约说（赏光）（15）需要考虑说（斟酌）5.面对两位领导几乎同时布置的工 作，请你为李助理设计一个
17、合理的应对之策。答：(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务，李助理 对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下 来。(2)李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其 他助理商议，由他人完成杨副市长交办的事项。(3)李助理自己聚精会神认认真真起草徐市长交待的紧急材料 写作任务。(4)他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送 至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参预查找人员的名字 讲一下。6 .某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要 求文员小陈购买礼物赠送，小陈应办？要考虑哪些因素？ 答： 清晰德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；(2)征求
18、上 司意见或者允许，在允许的钱款额度范围内选购礼物；(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢 的物品；(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装 纸重新包装一下；(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经 理。7 .接受对方的名片？答：在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。（2）敬仰已久说（）（3）长期未见说（）（4）请人解答说（）（5）求人办事说（）（6）请改文章说（）（7）向人祝贺说（）（8）身体不适说（）（9）看望别入说（）（10）请人接受说（）（11）希翼照应说（）（12）赞人见解说（）（13） 归还物品说（）（14）等候别人说（）（15）需
19、要考虑说（）答：贵姓（2）久仰（3）久违（4）请教拜托（6）斧正恭喜 （8）欠安（9）拜访（10）笑纳（11）关照（12）高见（13）奉还（14）恭候（15） 斟酌20XX年7月试题及答案13.设计一份开业典礼的筹备工作流 程。答：开业典礼筹备工作的流程：开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电 视台广泛发布广告或者在告示栏中张贴开业告示）一要做好来宾邀 请工作一发放请柬一现场的布置一准备开幕词、致答词一要做好 接待服务工作一要做好礼品馈赠工作一拟定典礼程序一做好各种 物质的准备工作。20XX年1月试题及答案13. x市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料 写作任务之后
20、，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工 作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李助理赶紧为他查找有关市 场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置 的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走(2)当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置 接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。(3)双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，凝视 着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。(4)遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教 对方：“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？ ”对方回答 后, 可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！ ”并
21、 行礼致歉。8 .上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决 紧急事情，文员向上司传话？ 答：用便条把所要传达的内容 逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请 何人代为会见，要问他哪些事情？ ”然后将写好的便条对折折好。(2)走入会客室，在上司暗地里说一声：“对不起，打搅 一下“。上司回头时，递上便条与铅笔。(4)退一步，等候指示。9 .设计一份A4白文纸库存记录卡库存记录卡 库存参考 号 B4项目A4白文纸 最大库存量100令最小库 存量15令单位数量(1令=500页) 再定货量25令 接受发放接受数量发票号供应商发放数量申请号个人 /部门余额10.设计一份电话记录表
22、答：来电人姓名： 单位部门： 职务：电话号 码：来电时间 年月 日 时 分通话地点来电人地 点:受话人地点： 通话要点1. 结束时间年 月 日 时 分处理要点1.交由 进行处理2.请 尽快回电3.约定 再来电话记录人11.设计一份归档文目录答：号责任者文号题名日期页数备注12 .设计一份开业典礼的筹备工作流程答：开业典礼筹备 工作的流程：开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电 视台广泛发布广告或者在告示栏中张贴开业告示）一要做好来宾邀 请工作一发放请柬一现场的布置一准备开幕词、致答词一要做好 接待服务工作一要做好礼品馈赠工作一拟定典礼程序一做好各种 物质的准备工作。13 .设计
23、一个新闻发布会的筹备流程答：主题的确定一时间的选择一地点的确定一人员的安排一 材料的准备一发送请柬一准备胸卡和名签一准备好视听设备一制 定预算计划。14 .设计接待方案 答：接受任务；（2）了解来宾；制订计 划；（4）预订食宿；迎接来宾；商议日程；安排会谈；陪 同参观；（9）送别客人；（10凝待小结。15 .所谓“有问题”的来访者普通是怎样的？文员应应对？ 答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥 协，但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权 利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看 到这封信。进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，
24、不要与蛮横无理、可能带来危（wei）险的来访者直接冲突。（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男 的帮忙；如果是女性；女文员可能会使她平静下来；如不行，找 一个成熟的女同事来帮忙。（4）骗人的老手。他们：介绍的产品或者服务价格低得离谱; 公司经营时间不长；个人或者公司没有通讯地址，或者电话 号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。16 .文秘人员在单独或者随同上司旅行结束后，要做好哪些 工作？ 答：整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审 阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇 报，如果是与上司同行的，可根据上
25、司的原始记录整理出报告， 送上司过目或者批准，然后存档备案；尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便 将来实用；(5)对在旅行过程中赋予匡助和照应的有关部门和人员，分别 去函或者去电表示感谢。18 .文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、 签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇 报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告， 送上司过目或者批准，然后存档备案。(3)尽快恢复正常工作和生活状
26、态，继续旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便 将来实用。(5)对在旅行过程中赋予匡助和照应的有关部门和人员，分别 去函或者去电表示感谢。19 .作为办公室文员，在上司办公室或者接待室的整理方面应 注意哪些具体事务？答：(1)要建立器具和备用品的台账，简要记载购入时间、修 理经过。(2)器具和用品脏了、坏了时，应即将找有关部门安排更换或 者修理。(3)注意保持室内的清洁，时常打扫。(4)注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以 及灾害发生时的避难途径，对遇有紧急情况需要拿走的文也要放 好。(5)对橱柜、房门等钥匙，要认真管理，防止丢失，注意保宓LJ
27、j o神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工 作，李助理陷入摆布为难的境界。请你为李助理设计一个合理的应对之策。答：（1）办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理 对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下 来。（2）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其 他助理商议，由他人完成杨副市长交办的事项。（3）李助理自己聚精会神认认真真起草徐市长交待的紧急材料 写作任务。（4）他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送 至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参预查找人员的名字 讲一下。20XX年6月试题及答案13.给下面的情境设计礼貌用语。（
28、1）问人姓氏说（贵姓）（2）敬仰已久说（久仰）（3）长期未见 说（久违）（4）请人解答说（请教）（5）求人办事说（拜托）（6）请改 文章说（斧正）（7）求人指点说（赐教）（8）身体不适说（欠安）（9）看 望别人说（拜访）（10）请人接受说（笑纳）（11）希翼照应说（关照） （12）赞人见解说（高见）（13）归还物品说（奉还）（14）请人赴约说（赏光）（15）需要考虑说（斟酌）20XX年1月试题及答案13.市政府办 公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急 匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过 去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。 李助理
29、此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长 说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己 的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入摆布为难 的境界。请你为李助理设计一个合理的应对之策。答：(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务，李助理 对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下 来。(2)李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其 他助理商议，由他人完成杨副市长交办的事项。(3)李助理自己聚精会神认认真真起草徐市长交待的紧急材料 写作任务。(4)他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送 至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参
30、预查找人员的名字 讲一下。20XX年7月试题及答案23.设计一份电话记录表 答：来电人姓名：单位部门：职务：电话 号码：来电时间 年月 日 时 分通话地点来电人地点：受话人地点： 通话要点1. 结束时间 年 月 日 时 分处理要点1.交由 进行处理2.请 尽快回电3.约定 再来电话记录人20XX年1月试题及答案23.X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作 任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的 杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经 济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任 务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神
31、，又 重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助 理陷入摆布为难的境界。请你为李助理设计一个合理的应对之策。答：（1）办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理 对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下 来。（2）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其 他助理商议，由他人完成杨副市长交办的事项。(3)李助理自己聚精会神认认真真起草徐市长交待的紧急材料 写作任务。(4)他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送 至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参预查找人员的名字 讲一下。20XX年7月试题及答案23.办公室的清理和清扫方法。答：文员应
32、该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。(1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而 金属用品要用清洁剂擦拭。(2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用 干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物 品养成随时清理，归置整齐的习惯。(3)书架上的书籍、文夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。(4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙 角的灰尘。(5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一 次，并拿去清洗。(6)抽烟工具。来访者离去后即将检查香烟是否用完？打火机 还能点燃吗？烟火缸是否清洗干净？检查清晰并收拾妥当。(7)挂画、摆设。用弹
33、子或者毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使 纤维污渍附在上面，最好不用。（8）废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特 别细心，因为可能有上司随手丢弃的机密文或者底稿，需要拣出 来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。20XX年1月试题及答案23.上司在与客人谈话，这时有某公 司张总经理来找上司解决紧急事情，文员向上司传话？答：用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为 急事来访，请他等几分钟，还是请何人代为会见，要问他哪些事 情？ ”然后将写好的便条对折折好。（2）走入会客室，在上司背后 说一声：“对不起，打搅一下”。（3）上司回头时，递上便条与铅笔。 退一步，等候指示。24.接受对
34、方的名片？ 答：在接对方名片时，务必表现出 尊重的态度。（2）当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸 部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。（3）双 手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，凝视着对 方, 郑重地读出名片上的名称，以确认无误。（4）遇到名片上有不认识 的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒昧，可否请问 一下，这个字怎么念？”对方回答后，可按对方发音，重复一遍: “您是某某单位某某，很抱歉！ ”并行礼致歉。20XX年7月试题及答案23.设计一份电话记录单。答：24.当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员接待与应 对？ 答：（1）先向来访者说：“是吗？
35、请稍等一下。”然后请来访者稍坐，再联系上司。(3)向上司汇报：“您约好的某某单位某先生(女士)，现在已经 来了”。(4)如果上司确认已事先约好，文员就回来向来访者说：“某 先生(女士)，真抱歉，不知您已约好，让您久等了，请往这边走” O然后引导客人去会见上司。20XX年1月试题及答案23.所谓“有问题”的来访者普通是怎 样的？文员应应对？ 答：固执任性的来访者。死搅蛮缠、出 言不逊，文员应毫不妥协，但要注意礼貌地反复进行解释并提出 建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信 给上司，上司一定会看到这封信。进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门， 不要与蛮横无理、可能带来
36、危(wei)险的来访者直接冲突。(3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男 的帮忙；如果是女性；女文员可能会使她平静下来；如不行，找 一个成熟的女同事来帮忙。(4)骗人的老手。他们：介绍的产品或者服务价格低得离谱； 公司经营时间不长；个人或者公司没有通讯地址，或者电话 号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。24.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要 求文员小陈购买礼物赠送，小陈应办？要考虑哪些因素？ 答：清晰德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；(2)征求上 司意见或者允许，在允许的钱款额度范围内选购礼物；(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢
37、的物品；(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装 纸重新包装一下；(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经 理。20XX年7月试题及答案23.安徽某企业欲与上海某企业合 作, 上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人 工， 共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来 访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你 是小李，你怎样设计这个接待方案？答：接受任务；了解来宾；制订计划；预订食 宿；(5)迎接来宾；商议日程；安排会谈；陪同参观； 送别客人；(10)接待小结。24.文秘人员在单独或者随同上司旅行结束后，要做好哪些 工作？ 答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审 阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇 报，如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告， 送上司过目或者批准，然后存档备案；