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1、陕西铁路工程职业技术学院档案归档范、保管期限及归档时间第一部分档案归档范围及保管期限、党群类部门分类号序号类目名称保管期限委公 党办室DQ11党务 综合1上级党组织有关党的建设及党务工作综合性的文件材 料（如文件正针对本院则永久保存）长期或短 期2（1）党代会支配、通知、工作报告、议程、决议、总 结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音；大会 主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记 表和状况介绍；大会选举方法、选举结果和上级批复 等永久（2）党代会提案及办理状况；会议简报、会议状况反 映、小组会议记录等长期（3）党代会服务机构的工作支配、总结，工作人员名 单；代表证、列席证及选票样式、
2、会议探讨未通过的 文件短期3学院党委会、党委扩大会（含民主生活会）、书记校长 碰头会、书记办公会、总支书记会记录、纪要、决议永久4党委工作支配、报告、总结永久5党委发布的确定、方法、指示、通报、批转、批复和 重要通知永久一 般为长期6以党委名义召开的各类工作会议材料永久7党群系统的规章制度长期8党委负责同志在校内的重要讲话和参与上级召开会议 的发言稿永久9党委工作简报及党委大事记永久10陕铁院情长期11党群系统启用印章的文件及废止运用的旧印实物永久12党群系统综合统计材料永久13党委有关保密、秘级工作材料长期14重要的群众来信来访及处理材料长期15党委与有关单位联系、协商工作的文件材料长期16
3、党委系统收发文登记簿永久17各总支、支部报党委的工作支配、总结、报告请示及 批复长期18分党总支建党工作及有关材料长期纪检 室DQ12纪检1上级纪委关于纪检工作的文件材料长期2纪检工作规章制度长期3学院纪检工作支配、报告、总结、统计报表、批复永久7验收报告及其它验收材料长期8索赔来往函件及结果文件长期9设备说明书及全套随机文件长期10运用、检修、故障、事故记录（设备履历书）长期11重大事故的调查分析及处理材料长期12技术改造、开发过程中形成的技术文件材料长期七、出版类部门分类号序号类目名称保管期限高教 探讨 室CB11综合1上级有关编辑出版工作文件材料长期2本校编辑出版工作规定、方法长期3本校
4、关于刊物（图书）出版的请示、批复、合同长期永 久4本校刊物（图书）出版发行记录、审稿单（图书应有 稿酬、版税等材料）合同长期5出版物封面设计、重要人物题词及手迹等长期长期6本校出版物获奖或受查处材料长期7有参考价值的读者来信、重要评论长期8本校有关广告业务经营方面材料长期9各种刊物样书长期10各种刊物原稿短期八、财会类部门分类号序号类目名称保管期限财务 处CK11综合1上级有关财务工作的文件材料长期 或短期2本校财务、税务工作支配、总结长期3本校财务管理规定、方法、报告、批复等文件长期4学校基金管理工作文件长期5会计移交清册长期永 久6销毁过期档案长期CK12会计 报表1决算报表、预算会计报表
5、永久2年度以上规划表、安排支配、测算表永久3年度以上各种统计报表永久4季度以下各种支配、统计报表永久短 期CK13会计 帐簿1涉及外事会计帐簿长期2总帐、日记帐（其中：现金、银行存款日记帐）长期3明细帐、分户帐长期短 期4固定资产总帐（固定资产报废后保管五年）长期5学校专项资金帐长期CK14会计 凭证1涉及外事的会计凭证短期2其它会计凭证短期CK15工资 清册1工资发放名册长期2各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册短期九、老师业务部门分类号序号类目名称保管期限教务 处、 各系 部JS老师 业务1铁道工程系长期2马路与桥梁系长期3建筑工程系长期4机电工程系长期5基础课部长期十、声像类部门分类号序
6、号类目名称保管期限各部 门SX声像11照片长期12录像带长期13录音带长期14幻灯片长期15磁盘长期16影视胶片长期17光盘长期十一、实物类部门分类号序号类目名称保管期限各部 门SW实物11奖状长期12奖杯长期13奖牌长期14纪念品长期十二、人物类部门分类号序号类目名称保管期限各部 门RW人物11历届院（校）领导长期12副高级以上技术职称长期其次部分不归档的文件材料1、上级机关普发供参阅，不办理的文件材料2、上级机关发来供工作参考的抄件3、上级机关征求看法未定稿的文件4、重份文件5、无查考利用价值的事务性、临时性文件6、未经会议探讨，未经学校领导批阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性 文件的
7、历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人 签字的最终稿除外）7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料8、无特别保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性 看法的人民来信9、学校内部相互抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料11、为参与目的从各方面收集的文件材料12、非隶属机关抄送的不须要办理的文件材料（以上某些方面假如须要，也可选择作资料暂存）第三部分归档时间1、党群、行政的文件资料按自然年度立卷，次年的6月前归档。2、财会类档案按自然年度立卷，在财务处保存一年后归档。3、教学档
8、案按教学年度立卷，可在次年的寒假前归档。4、科研、基建类档案在项目完成后两个月归档。5、仪器设备类、随机文件材料在开箱验收后两个月内归档，管理运用修理和改 进中形成的材料在次年6月底归档。6、声像档案伴同各类材料一同归档。7、实物档案随时归档。由于各部门都具有较强的专业性，我们编制的文件中确定有遗漏或存在不少 问题，恳请各部门领导和老师提出珍贵的修改看法。档案室2008年4月11日4学院纪委会议记录长期5学院党纪案件的调查材料、处理看法、确定及上级批 复长期6群众来访及处理看法短期部门分类号序号类目名称保管期限党委 组织 部DQ13组织1上级关于组织工作的文件材料（有关本院的可长期保 存）长期
9、2学院组织工作支配、总结、重要报告及上级批复永久3学院党员、干部统计报表、党的组织机构设置、分布 材料永久4学院干部的工资、考核和职务任免的报告、批复、通 知及其考察材料永久5学院科级以上干部名册永久6学院关于组织干部工作的规定、条例、制度长期7学院有关落实政策、干部离休材料长期8学院各总支、支部的建立、改选报告及审批材料长期9党的组织发展工作支配、总结、报告及入党、转正、 延期退党材料长期10党员名册、各总支、支部委员名册永久11党员组织关系介绍信存根、党费收支存根长期12学院关于党的思想建设、作风建设、党校教化材料长期13优秀党员、优秀党务工作者、先进支部的确定、名单 和先进事迹材料，党员
10、处分材料长期党委 宣扬 部DQ14宣扬1上级关于宣扬教化工作、教职工思想政治工作的文件长期2本院宣扬教化、思想政治工作支配、总结、报告长期3教职工政治理论学习的支配、总结长期4反映本校重大活动的剪报及图表、照片永久学工 部DQ15学工部1上级有关学生思想政治工作的文件资料长期2学院学生思想政治支配、总结长期3有关学生思想政治工作通知、确定、状况反映及调查 材料长期4各系部学生政治工作人员名单长期5学生素养教化领导小组的成立及相关会议记录长期6外界对学生的表扬感谢或反映的问题信长期工会DQ16工会1上级有关工会工作的文件材料长期2学院工会工作支配、总结、统计报表、机构设置永久3学院工会会员代表大
11、会文件（通知、名单、报告、决 议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文 件等）永久4学院工会及教职工参予民主管理、监督工作的规定、 条例方法及有关材料永久5工会奖惩有关的材料、名单长期6学院工会委员会记录、纪要长期7学院基层工会干部名册、会员名册长期8教职工生活补助规定、方法、申请及批复长期9教职工福利工作规定、方法及有关材料长期10教职工文体生活支配、支配、总结短期11（1 ）学院教职工代表大会会议通知、日程；主席团、 代表、列席代表名单；领导讲话、工作报告、记录、 纪要、决议、总结；侯选人名单及状况介绍；选举方 法、选举结果及上级批复永久（2 ）大会发言、会议简报、提案及办理状况、会
12、议 记录长期（3 ）会议探讨未通过的文件、工作人员名单、选票 式样、代表证短期12家委会工作有关材料长期部门分类号序号类目名称保管期限团委DQ17 团委1上级关于共青团、学生会工作文件长期2学院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选 举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件）永久3学院共青团工作支配、总结、统计报表、机构设置永久4学院团委会议记录、纪要长期5团员名册、团干名册永久6团委有关青年入团、离团、退团材料及名单长期7团委奖惩材料，名单长期9学生会工作文件材料长期10团委组织的团干训练、团课教化、理论学习、文体活 动、学问竞赛等活动材料长期11学生组织参与的各种学会、社团文件材料长
13、期12学生勤工俭学、社会实践、社会公益劳动有关材料、 图片长期13社团组织及学生会编辑的内部刊物、小报、简报长期二、行政类院长 办公 室XZ11 行政 综合1上级有关高校行政管理综合性文件（针对本院的永久）长期2上级有关文秘、信访、信息、通讯等文件长期3学院发展规划、年度工作支配、总结永久4学院大事记、历史沿革、概况介绍、校史、年鉴永久5院务委员会的组成、分工等材料永久6院务会议、院长办公会议及其它综合性行政会议记录、 纪要永久7全院性教职工大会会议记录、纪要、长期8领导讲话、发言稿长期9学院综合性统计报表永久10学院及院属各单位启用新印章材料及旧印实物永久11学院综合性制度、规定、条例、方法
14、、报告永久12学院有关全院性工作调查、评估及阅历总结材料永久13重要的信访及其处理材料长期14校务公开有关材料长期15学院收发文登记簿永久16学院领导带班巡察制度有关材料长期17校庆、校友工作材料长期18全院性非编制机构所形成的材料长期19上级对我院的表彰及媒体反映报导的报纸、刊物、照 片。永久20介绍信存根短期监察 审计 室XZ13监察、 审计1上级有关监察、审计工作文件长期2监察、审计工作支配、总结、调查报告长期3监察、审计工作统计报表长期4违反政纪、财纪的单位、个人查处材料及处分确定长期平安 保卫 处XZ14 平安 保卫1上级有关公安保卫工作的文件长或短 期2平安保卫工作的规定、条例、方
15、法长期3平安保卫工作调查报告永久4平安保卫工作支配、总结、统计报表永久5师生员工案件侦察、调查、处分结论材料及上级的批 复长期6学院要害部门的平安保卫、消防工作文件短期部门分类号序号类目名称保管期限人事 处XZ12 人事1上级有关人事工作的文件长期2人事工作支配、总结永久3人事会议记录、调资会议记录、评职会议记录永久4教职工花名册永久5各种人事、劳资统计报表永久6学院组织机构设置、撤并及人员编制支配、报告、批 复永久7学院人事、劳资工作规定、条例、方法、统计报表等长期8教职工队伍建设、师资培育的管理、支配、规定、总 结永久9教职工进修、支配、支配长期教职工队伍建设、培育的支配、规定、管理、总结
16、10各级职称评定及资格评审方面的规定、条例、审批表、 申报表等长期11有关调资方面的报告、报表、名册及上级批复永久12有关教职工录用、聘任、转正、定级、考核方面的管 理、规定、方法、申请表、审批表、批复、通知、名 单、报表等长期13有关教职工调动工作（调入、调出、内部调动）的规 定、方法以及申请、报告、批复、商调函、调令等各 方面材料长期14教职工退职、退休的规定、条例、报告、批复及离退 休职工管理材料长期15有关教工评残、工伤、死亡、抚恤方面的文件材料长期16有关聘请校外兼职老师的规定、方法及名单长期17运用零散工、合同工、临时工及聘用本校退休教职工 的规定、方法、名单、合同等长期18教职工
17、奖惩方法及材料、名单长期20学院有关劳保、福利、探亲方面的规定、方法长期21学院职称评审委员会工作材料长期22教职工行政（包括校内）、工资关系转移证、介绍信存 根长期23教职工到职、起薪、离职、停薪通知单、存根长期24学院安排来校的毕业生报到证、派遣证长期后勤 处XZ15后勤1上级有关后勤工作文件长期2学院后勤工作支配、总结、会议记录长期3学院关于后勤、伙食工作的规定、条例、方法长期4学院关于固定资产管理、供应方法及财产清册、统计 报表永久5学院关于房屋、水电、暖气、自然气管理的规定、条 例、方法及收费标准长期6后勤各种承包合同、协议、考核方法、批复永久7学院医疗、保健、卫生、支配生育工作的支
18、配、总结、 规定、条例、公费医疗管理方法、领取独生子女证名 册长期8学院房改委员会名单，房屋管理、调配运用等规定、 方法教职工住房安排条例、方法、名单、合同长期9关于校内绿化、环境爱护等工作的规划、支配、总结、 管理方法短期10防震、防汛、三废治理工作文件材料短期11师生员工健康状况调查材料及统计表永久部门分类号序号类目名称保管期限档案 室、 图书 馆、 信息 中心XZ16档案、图书、 信息1上级有关档案、图书、信息、网络工作的文件长期2学院档案、图书、信息、网络工作规定、条例、方法长期3学院档案、图书、信息工作支配、总结、会议记录长期4学院图书馆概况、发展规划、藏品书目、经费决算、 统计报表
19、、大事记永久5学院图书、资料订购、管理及过刊处理材料长期6学院档案全宗介绍、统计报表、永久7学院档案移交书目、销毁清册永久学生 处XZ17 学生1上级有关学生工作的文件长期2反映本校重大活动的剪报及图表、照片永久3学院学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选 举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）长期4有关辅导员、班主任队伍的选拔、管理文件及名册永久5学生工作会议记录、工作、支配、总结长期6学生公寓管理的规定、条例、方法及表彰长期7军训工作支配、总结及有关资料长期8毕业照永久9奖学金、助学金、助学贷款、名册、卡片永久10综合素养学期评定表长期三、教学类部门分类号序号类目名称保管期限教务
20、 处、 各系 部、 接着 教化 部、. 督导 室JX11综合1上级下达的有关教学工作综合性文件材料长期2学院教学工作规划、支配、制度、总结、会议记录及 有关申报永久3学院编制的教学工作综合性的统计报表、大事记永久4各专业培育目标、培育规格、学制等方面的规定、方 法、报告及上级批复永久5教学工作综合性的制度、支配、方法、条例永久6教学工作通报长期7学生运动会秩序册、开幕、闭幕词成果册及相关照片长期8学生参与校外各类运动会及球类竞赛的人员名单及成 果长期9非学历教化的培训班、进修班材料，职业技能鉴定及 社会考试长期10各系（部）教研室会议记录，工作支配总结及任免材 料长期11教学督导室有关文件及督
21、导室成员长期JX12学科与试验 室建设1上级及学院有关学科、专业设置及试验室建设方面的 材料长期永 久2学科、专业试验室论证、评估、申报、审批、检查材 料永久3学科、专业、试验室建设发展规划、支配、总结、简 报永久4学科、专业、试验室建设统计报表永久5有关试验室管理的规章制度及其它材料长期招 就 处JX13 招生 工作1上级及外省有关招生工作的文件材料长期2招生工作支配、总结、规定、方法、请示报告及上级 的批复长期3招生简章、专业介绍、专业书目及招生宣扬材料长期4新生录用审批表（录用名册）永久5委培、代培、自费生合同、协议长期6招生宣扬品、总结、录用通知书和入学通知书样品短期部门分类号序号类目
22、名称保管期限教务 处JX14 学籍 管理1上级有关学籍管理方面的文件长期2学籍管理制度、方法、规定、条例长期3新生入学登记表永久4在校学生名册永久5学生学籍卡（登记簿）永久6学生成果总表永久7学生学籍变更材料（包括升级、留级、休学、复学、 转学、转专业、退学等报告、方法、规定及处理结果）长期8学生奖惩材料及名单长期教务JX15课堂教1各专业教学支配大纲永久2各专业课程建设要求及支配表、教学进度表、校历长期处、 各系 部学与教学实 践3各学科专业试题库、标准答案长期4老师典型教案、重要备课记录长期5教学实习、生产实习支配、总结、大纲、实习指导书、 有代表性的实习报告短期6社会调查、社会实践支配、
23、总结及有关材料短期7老师工作量短期教务 处、 高职 探讨 与督 导室JX16教学探讨与教 学质量评估1上级有关教学改革、教学探讨、教学质量评估材料长期2教学工作改革、探讨材料长期3教学质量评估、教化法探讨材料长期4教学观摩、教学阅历沟通材料长期5教学检查、调查及教学质量评估材料长期6教学评优工作支配、总结、方法、表彰确定长期7教学优秀奖申报、审批材料长期招就 处、 教务 处JX 17 毕业生1上级有关毕业生安排、就业、毕业证管理的文件材料长期2毕业生工作支配、总结、规定、条例长期3毕业生供需合同、协议长期4毕业生安排方案、调配、派遣名单，结业证永久5毕业生验印登记表及有关材料永久6毕业证、派遣
24、证存根长期7毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期教务 处、 各系 部JX18教材1上级关于教材工作的文件材料长期2学院教材建设、编审等规划、支配、会议纪要长期3各系、专业运用教材书目长期4本院自编、主编教材、教学指导书、实习指导书、习 题集长期5其它有保存价值的自编教学参考资料短期6本院教材工作评奖材料长期四、科研类部门分类号序号类目名称保管期限高教 探讨 室KY111上级有关科技方面的文件长期2科研行政、支配、成果、经费管理文件长期3申报科研基金及有关的批复长期4科研成果永久5获奖成果永久6学会、协会的纪要及有关文件长期五、基建类部门分类号序号类目名称保管期限基建 办JJU综合1上级有关基建
25、工作文件永久2本院有关征用土地的请示、报告及上级批文、土地证、 征地拆迁合同、补偿协议书永久3本院有关基建工作规章、制度、条例、方法永久4本院基建总体规划、校区平面图、坐标位置图永久5本院有关地质勘探、地形测量材料长期6本院水、暖、电、气管道分布图长期7本院校内土地管理及临时建筑材料永久8本院基建工作统计报表长期9本院基建工作支配、总结长期JJ12工程管 理文件1工程申请报告、上级批文永久2规划定点平面图永久3施工执照（新建建筑许可证）永久4招标、投标、中标文件及承包合同、协议书、永久5监理文件永久6主要材料消耗、器材管理长期7交付运用的固定资产清册永久8工程概况介绍长期9产权证书永久JJ13
26、工程技 术文字材料1工程地质勘察报告书（包括工程地质图）永久2. 土 建施 工文 件1开工报告、工程技术要求、技术沟通图纸会审纪要长期2施工组织设计、施工方案、施工支配、施工技术措 施、施工平安措施、施工工艺长期3原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期4建筑材料试验报告长期5设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批长期6 土建施工定位测量地质勘察长期7土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图长期8隐藏工程验收记录长期9工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事 故处理报告长期10分项、分单位工程抽量检查、评定长期11交工验收记录证明、工程签证单长期12竣工报告、竣工验收报告13装修长期3.设 备
27、及 管线 安装 施工 文件1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪 要长期2设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备 代用审批3焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录、工程 签证单长期4隐藏工程检查验收记录长期5强度、密闭性试验报告长期6设备调试记录长期7施工安装记录、安装质量检查、评定事故处理报告长期8系统调试、试验记录长期9管线清洗、通水、消毒记录长期10管线标高位置、坡度测量记录长期11中间交工验收记录证明、工程质量评定长期12竣工报告、竣工验收报告长期4.电 气、 仪表 安装 施工 文件1开工报告、工程技术要求、技术沟通、图纸会审长期2设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、
28、设备 代用审批长期3调试、整定记录长期4性能测试和校核长期5施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告长期6操作、联动试验长期7电气装置交接记录、工程签证单长期8中间交工验收记录、工程质量评定长期9竣工报告、竣工验收报告长期5重大质量事故处理看法长期JJ14竣工验 收1施工总结长期2竣工报告、竣工验收报告长期3竣工验收会议有关文件长期4工程竣工验收证明永久5工程质量评审材料永久6工程竣工图纸永久JJ15基建财 务1财务支配、年度支配、器材管理短期2工程概算、预算、决算，交付运用的固定资产，审计 文件永久JJ16改建、 扩建、加固、 修理、协助工 程及设备1支配、报告及批复永久2预决算永久3设计文
29、件永久4竣工图永久六、仪器设备类部门分类号序号类目名称保管期限资产 科、 试验 室、 后勤 处SB11综合1上级有关仪器、设备（包括外资贷款项目）、物资 方面的文件材料长期2仪器、设备、物资及外资项目管理工作规定、方法长期3设备工作支配、总结、统计报表长期4仪器、设备购置支配、报告及经费安排方案长期5仪器、设备订货、供应、安排、调拨、报废等方面的 综合性登记表、移交清册长期SB12仪器 设备 项目1申购报告、支配、论证报告（论证会文件、记录）长期2匕级或主管领导批复和准购批示长期3定购合同、会谈纪要、记录、招标长期4进口设备过程中有关商务文件长期5开箱记录及装箱单长期6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期