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1、中山市民众镇伟丰农场程序文件 文件编号：WF/QEHSP-02 版次：A/0 生效日期：20015年12月1日 页码：第 3页 共 5页记录控制程序1. 目的本程序规定了本公司符合质量环境安全管理体系要求和质量环境安全体系有效运行的证据质量环境安全记录的控制管理的方法流程。2. 适用范围本程序适用于本公司与质量环境安全管理有关的各类活动记录的管理。3. 职责3.1 总经办负责编制公司整体的质量环境安全记录的表格目录 记录清单，归口审核记录的表样。3.2各部门负责各部门的质量环境安全记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理。3.3各部门应编制本部门的表格目录记录清单，确保对记录的表样
2、进行控制。4. 工作程序4.1记录表样的控制4.1.1各部门应根据程序文件的要求及本部门工作的实际情况，编制本部门使用或发行的记录表样的清单记录清单，并在记录清单中规定记录的保管期限，连同表样送总经办备案。4.1.2各部门在编制的记录清单中，可以对每个使用的表格统一编号。4.1.3 总经办在各部门编制的记录清单的基础上，编制全公司的记录清单取得审批后向各部门发布。4.1.4 各部门负责本部门记录的编制、修改、使用和保管。4.2 记录的编制、收集、标识和归档4.2.1 公司内凡是与质量环境安全管理活动有关的部门，均应该按文件的要求应用记录清单中的表格填写相应的记录以备验证和追溯。4.2.2 各部
3、门的记录填写时，应当做到资料真实，不要用铅笔填写，在得到承认后不可以随意修改，填写后应该送本部门责任者承认。4.2.3填写的记录应按名称进行收集、归档，保存记录的活页夹应当标识，保证在需要的时候能迅速拿出。4.3记录的编目及查阅4.3.1 记录在编制时应进行适当地编目，以保持记录具有可追溯性，便于查阅。4.3.2 合同要求时，在商定期内记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。4.4 记录的贮存和保管4.4.1 记录应在适宜的环境安全中保存，防止损坏和丢失。4.4.2 各部门的责任者同时也是记录管理责任者，应在部门内指定人员负责记录的管理。4.4.3 当其它部门或外单位希望利用、查阅本部门的记录时，
4、记录管理者向部门管理责任者报告，取得承认后才可借阅利用。4.5 记录的处理4.5.1超过保管期限的记录，由记录管理者提出记录处理申请书，本部门责任者同意后，进行废弃处理。4.6 外来记录的管理4.6.1 对于外来的记录，如环境安全监测报告等，应由总经办等相关部门按上面的有关规定妥善保管。4.7 贮存在电子媒体上记录的管理4.7.1当记录贮存在电子媒体时，应作好适当的标记（如标识内容、编制日期、编制者等）以便于存取和检索。4.7.2必要的时候，应当作好防护措施。如加密处理并定期检查。4.8质量和环境安全记录可包括1. 投诉记录；2. 培训记录；3. 过程监测记录；4. 检查、维护和校准记录；5. 有关的供方与承包方信息；6. 事件报告；7. 应急准备试验记录；8. 审核结果；9. 管理评审结果；10.关于外部交流的决定；11.适用的法律法规要求记录； 12. 重要环境安全因素信息；13. 环境安全表现（行为）信息；14. 合规性记录；15. 服务的监督检查记录；16. 和相关方的交流。5. 相关文件文件控制程序6. 相关记录6.1记录清单6.2记录处理申请书 批准： 审核： 编制： 日期： 日期： 日期： 3/3