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1、zz省zz基金管理有限公司档案管理暂行办法第一章 总则第一条 为进一步规范zz省zz基金管理有限公司（以下简称为zz基金），更好地为公司各项工作提供有效的信息，根据中华人民共和国档案法zz省档案管理规定和zz省国有资产控股运营有限公司档案管理办法的要求，结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称档案是指公司自筹建之日起从事政治、经济等活动直接形成的对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录，包括文书档案、项目档案和声像档案等。第三条 zz基金的各部门和人员都有维护档案完整和安全的义务。第二章 档案管理部门的职责第四条 综合部为档案保管部门，负责对全部档案资料的
2、接收、汇编、统计、保存、借阅、利用等档案管理工作。第五条 人事类档案和财务类档案由zz基金的人事部门和财务部门负责整理汇编、保存和管理。第六条 公司档案原则上由综合部汇编、保存。成员企业也可根据自身情况，由事务主办部门对本部门处理事务所形成的档案进行整理汇编，并保存于本部门。第七条 综合部或自己保存档案的部门应配备专职或兼职档案工作人员，负责本公司或本部门形成的归档文件的接受、整理、汇编和归档。第三章 项目档案的归档范围第八条 项目档案的归档范围包括公司参控股项目档案和委托贷款项目档案。凡反映公司项目管理、具有查考利用价值的文件材料，均应归档。第九条 参控股项目的归档材料主要包括三大项：项目类
3、文件、股东权益类文件、经营管理类文件。（一）项目类文件包括但不限于以下文件：1.对参控股项目的决策意见；2.项目建议书上报文件；3.项目建议书批复文件；4.初步可行性研究报告审查意见；5.可行性研究报告评估意见；6.可行性研究报告审查意见；7.可行性研究报告上报文件；8.可行性研究报告批复文件；9.项目招标文件及评标结果；10.初步设计审查意见；11.初步设计批复文件；12.项目年度投资计划批复文件；13.项目开工批复文件；14.工程概算及调整的批复文件；15.工程竣工决算审计及决算报告；16.项目验收文件；17.相关企业的基础性材料；18.其他项目类文件。（二）股东权益类文件：1.合资意向书
4、；2.合资协议及其变更文件；3.合资公司章程；4.股东（大）会、董事会、监事会会议决议（纪要）等资料；5.出资证明文件；6.项目融资承诺、担保、借款协议（含转贷协议）；7.项目资本金拨付的相关手续；8.股权证明书及与股东权益有关的其他资料。（三）经营管理类文件：1.参控股项目年度财务审计报告；2.离任审计报告；3.法律纠纷类有关文件；4.股东（大）会、董事会、监事会形成的会议纪要或决议；5.其他在生产经营中形成的文件。第十条 贷款项目的归档材料主要有：（一）经理办公会对项目的决策意见；（二）项目评估报告；（三）项目初步设计；（四）贷款合同、担保合同；（五）项目考察报告；（六）贷款展期申请；（七
5、）同意贷款展期的会签单；（八）贷款展期协议书；（九）贷款合同展期合担保书；（十）起诉项目的有关资料。（十一）其他有关贷款项目的文件。第十一条 综合业务档案的归档材料主要有：（一）参控股项目中存在问题的研究及相关资料；（二）公司扩大新投资领域的研究及相关资料；（三）借款、贷款合同及有关附件；（四）资金拨付过程中的有关文件；（五）对外担保的有关文件；（六）投资计划；（七）公司发行债券的请示及上级批复；（八）担保方年度财务报表、偿还能力分析报告、信誉评定、与委托行的发行协议、担保书及反担保书；（九）发行公告、印制票样复印件等；（十）各种经济合同的纠纷、调节、仲裁、诉讼、审查、鉴定、债务处理等文件；（
6、十一）破产项目的债权清理、破产企业的资产盘点、评估、债务回收等文件；（十二）以物抵债的物品变卖、租赁等文件。（十三）其他有关综合业务类文件。第三章 文书档案的归档范围第十二条 凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料、均属归档范围。第十三条 文书档案包括上级机关文件、公司文件、相关单位的文件等。（一）上级机关的下列文件应予以归档：1.上级机关对公司的批示、批复；2.上级机关需要公司贯彻执行的重要文件；3.上级机关领导视察、检查工作时的重要指示、讲话、题词等；4.上级机关转发公司的文件（包括报纸、刊物内容）。（二）公司下列文件应予以归档：1.董事会会议、党委会会议、领导班子会议、总经理办公会
7、议等会议记录、纪要；2.公司印发的（包括转发与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿；3.公司的请示及上级机关的批复文件、下级单位的请示及公司的批复文件；4.公司检查项目单位工作、调研形成的文件；5.公司领导因公务活动形成的重要文件、电报，及从其他单位带回与公司有关的文件；6.公司党委、职代会、工会、团组织在工作中形成的重要文件；8.公司成立、合并、撤销、更名、启用印章及组织简介、人员编制等形成的文件；9.公司制定的章程、各项规章制度等文件；10.公司历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料；11.公司对外签订的合同，以及在重大外事活动中形成的请示、报告、计
8、划、考察总结、会议纪要、互赠礼品清单、工作往来文件等；12.公司在法律事务中形成的文件材料；13.公司审计、纪检、保卫工作中形成的重要文件材料；14.公司重要固定资产统计表及移交凭证；15.公司在基建工作中形成的计划任务书、协议书、凭证、土地证、合同、图纸、工程预决算、基建财务、竣工验收说明等文件材料。（三）相关单位与公司在工作中形成的其他重要文件。第四章 声像档案归档范围第十四条 凡是在公司工作活动中形成的，具有保存和利用价值的声像资料，均应报送档案室归档。（一）公司重要工作及领导重大事务活动的纪实照片、录音录像。（二）反映公司概貌的音像资料：1.在中央电视台、省、市电话台播放的，有关公司重
9、大活动的新闻报道、专题片、公益广告片等；2.由公司或各控股企业制作的企业形象宣传片、多媒体光盘等音像资料。（三）公司召开重要会议如年度工作会议、党建工作会议、党代会、职代会、团代会、专项活动、重要培训、文体活动、重要赛事的声像资料等。（四）公司重要活动或重大事项形成的声像资料：1.党和国家领导人、省（部）级领导在公司或控股企业进行考察、调研和指导工作的相关声像资料；2.公司控股或参股项目的立项（奠基）、开工、剪彩、挂牌等重大仪式的声像资料；3.公司重大项目签约、战略合作谈判、商务会议仪式的声像资料；4.公司重大节日活动、庆典活动的声像资料。（五）公司荣誉：获奖证书、奖牌、奖杯、奖状等的声像资料
10、。（六）其他重要声像资料。第六章 档案移交第十五条 各部门负责档案保管的人员应按规定立卷、移交上年资料，不得无故延期或拒交。特殊情况不能按时移交的，应向档案管理部门说明。移交时应履行签字手续，各部门移交的档案清单一式两份，由交接双方清点无误后签字，各存一份。第十六条 公司被撤销或合并时必须将本公司的全部档案进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理：（一）资产被划归几家公司后注销的公司，其档案材料不得分散保管，应由其中一家公司保管；（二）公司被并入另一家公司或与几家公司合并为一家新公司的，其档案材料应移交给合并后的公司保管；（三）公司改变领导关系的，在原领导工作活动中形成的全部档案
11、仍属原来的卷宗，实行集中统一管理。第十七条 各种临时机构撤销时，其档案应向有关的原主管单位移交。第七章 档案借阅第十八条 查阅档案须履行一般登记手续，经档案管理部门负责人同意后方可查阅。第十九条 档案原则上不外借，如需借走档案，须经档案管理部门负责人签字后方可办理借阅手续，重要档案借阅须经分管领导批准；借阅时间一般不超过七天，用后及时归还， 特殊情况需要长期借阅，须经分管领导批准。第二十条 借阅档案必须要爱护，不准在档案文件上批注、勾划、涂改，严禁对卷内文件折叠、撕毁或拆卷。第二十一条 严格遵守保密制度，严格控制调阅范围，借阅档案要妥善保管，不得擅自翻拍复印档案材料，不得转借他人，严防泄密和遗
12、失。第二十二条 查阅、借阅、复印档案的人员应当妥善保管档案。第九章 档案统计第二十三条 档案统计范围包括：档案数量、档案库房面积、档案设备、档案利用、档案销毁、档案汇编资料、档案工具统计等。第二十四条 档案统计计量单位（一）档案库存数量和销毁数量统计以“卷”为计量单位。（二）档案利用统计包括人次、卷。人次以借阅一天为一个计量单位，卷次以一卷借阅一次为一个计量单位；（三）汇编统计和检索工具统计，以卷（册）和种类（页数）为计量单位。第二十五条 每年12月31日为档案统计时间的截止日期，按“统计范围”对该年度档案和档案工作进行统计。第十章 档案保密制度第二十六条 经手档案的人员，须严格遵守国家保密制
13、度：（一）在对外交往、公共场所、私人交往、通信中不得泄露党、国家和公司的机密，不得向外提供档案和档案内容；（二）机密档案应严格控制调阅范围，按照有关规定提供利用。利用者由于工作需要使用档案，应妥善保管，不得擅自扩大阅读范围，用后及时归还；（三）严禁档案文件材料外出复印，严禁向废品收购部门出售档案文件材料；（四）如发现泄密、盗窃或出卖档案者，视情节轻重给予通报批评等处分，涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。第八章 档案监督检查第二十七条 档案管理部门及其工作人员应当认真贯彻执行档案法、档案法实施办法及zz省档案管理规定，审定档案工作制度，并督促执行，逐步实现档案管理现代化。第二十八条 有下列情形之一的，zz基金将根据情节轻重，对责任人员给予警告、解聘等处罚。（一） 未按照本办法整理、汇编、保存档案材料的；（二） 未按照本办法建立公司档案的；（三） 倒卖、丢失、损坏或销毁档案材料的；（四） 未按照本办法规定移交档案材料归档的；（五） 违反本办法规定借阅档案的；（六） 故意或过失泄露档案内容的；（七） 其他违反本办法规定的行为。第十二章 附则第三十二条 本本法自下发之日起实施。先前下发的有关档案管理方面的规定与本办法不一致的，适用本办法。9