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1、XX公司 工作底稿管理制度XX公司工作底稿管理制度二一X年X月10XX公司工作底稿管理制度第一章 总 则第一条 为落实公司各业务管理办法等有关制度的要求，强化私募基金管理和投资银行业务的管理，保证项目人员在从事业务过程中勤勉尽责，降低操作风险和法律风险，有效积累公司的业务经验，特制定本管理制度。第二条 本制度适用于所有正式立项的私募基金项目。第三条 工作底稿是考察业务人员工作质量的重要内容之一，也是公司及业务人员在业务开展过程中勤勉尽责的重要证据。第四条 项目人员应按照本制度的要求，在各工作阶段及时整理制作工作底稿，并对相关内容负保密责任。第五条 项目负责人为工作底稿的责任人，工作底稿内容的真
2、实性、准确性、完整性由项目负责人负责。第六条 工作底稿由基金运营部统一保管。第二章 工作底稿的定义和所包含的文档种类第七条 本制度中的工作底稿是指项目人员在项目开展全部过程中获取和编写的、与项目相关的各种重要资料的总称。第八条 工作底稿应当真实、准确、完整地反映公司履行相关义务所开展的主要工作。凡对公司履行业务职责有重大影响的文件资料及信息，均应当作为工作底稿予以留存。第九条 每个项目应建立独立的工作底稿，内容至少包括：项目原始资料、项目工作文件、公开申请及其他文件。第十条 项目原始资料是指项目组在对项目及相关主体进行尽职调查的过程中收集的相关原始文件资料，包括以下部分或全部内容：基本情况、业
3、务与技术、同业竞争与关联交易、公司治理、组织机构与内部控制、财务与会计、业务发展目标、风险因素及其他重要事项等方面。第十一条 项目工作文件是指项目组为开展项目所签署的合同文本，基金项目募集的相关材料，以及为项目提供专业服务的律师事务所、会计师事务所及资产评估机构等服务机构在项目运作过程中出具的相关工作文件，包括项目运作过程中的会议纪要、备忘录、访谈提纲及记录、对项目主体进行现场尽职调查的记录以及服务机构出具专业报告和说明等。第十二条 公开申请及其他文件是指公司在向有权部门提交发行申请前履行内控职责所形成的立项文件和内核文件、正式提交的申请文件等相关文件资料。第十三条 其他类型项目（固定收益产品
4、、改制重组财务顾问等类型项目）参照本制度第八条至第十二条的要求确定工作底稿应当包含的文件资料及其分类。第三章 工作底稿的制作要求第十四条 工作底稿的制作本着“随时收集、分阶段整理”的原则进行。项目组应随时收集和保存工作底稿所涉及的文档资料，并按照本制度的要求进行编号；在阶段性工作完成后对该阶段全部资料及时进行整理，并编制工作底稿目录。第十五条 工作底稿应当参照本制度的要求建立目录以便于查阅与核对。目录中要求的项目原始资料原则上要求齐备，对于确实不适用的部分，应当在目录中注明“不适用”；对于需要增加的文档，应在目录中注明“新增”。如目录中所列文档名称不能清晰反映文件内容，应当在备注中注明文件的主
5、要内容；目录中重复的文件资料，可以采用相互引征的方法。项目组应该根据项目主体的行业、业务、融资类型不同，在不影响业务质量的前提下调整、补充、完善工作底稿。但工作底稿应当内容完整、格式规范、标识统一、记录清晰，各章节之间应当有明显的分隔标识，不同章节中存在重复的文件资料，可以采用相互引征的方法。第四章 其他类型项目第十六条 其他类型项目（固定收益产品、改制重组财务顾问等类型项目）参照本制度第十五条的要求建立工作底稿和工作日志。第十七条 项目组应在项目每个节点实施完成后的30个工作日内将整理完毕的工作底稿报送运营管理部归档。第五章 工作底稿的保存和调阅第十八条 基金运营部设专人负责归档档案的审核。
6、审核范围包括：（1）是否按照本规定制作档案目录；（2）目录和内容是否相符；（3）档案的整理是否符合要求。第十九条 项目负责人未在规定时间完成归档的，或未按要求建立工作底稿的，将直接影响其年度绩效考评结果。第二十条 基金运营部设专人对工作底稿进行统一管理，存档后的工作底稿不得随意添加、替换或剔除。第二十一条 公司领导、各委员会领导、各业务线总监、风控合规部负责人有权调阅所有项目的工作底稿；项目所属业务部的负责人有权调阅其所负责项目的工作底稿，调阅应在档案管理人员处办理相应手续。第二十二条 其他部门人员如需要调阅工作底稿，须经本部门及对应业务条线总监批准，在档案管理人员处办理借阅手续。第二十三条
7、工作底稿的保存期限为10年。第六章 工作底稿的现场检查第二十四条 基金运营部负责工作底稿进行专项检查和抽查。专项检查是在下列情况下基金运营部对项目进行的检查：（1）项目执行过程中的现场核查；（2）项目提出正式申请前的现场核查；（3）其他重大事项发生，基金运营部认为有必要时。基金运营部将于每年度上半年和下半年分别以抽查的方式进行一次工作底稿检查。第二十五条 基金运营部在现场检查工作完成后出具现场核查意见，说明项目组编制的工作底稿格式是否规范、内容是否完整、应进一步采取的尽调程序以及应补充、完善的工作底稿。第七章 附则第二十六条 本管理制度由基金运营部发布。第二十七条 本制度自发布之日起执行。附件
8、1： 私募基金业务工作底稿目录编号及文档名称生成时间页码备注第一章 基金募集1-1 募集说明书、设立文件第二章 基金投资2-1 尽职调查、投资决策及投资协议等第三章 基金管理3-1 信息披露文件、投资管理调查、运作报告、年报等第四章 基金清算/退出4-1 清算报告、退出统计等附件2： 业务工作底稿目录编号及文档名称生成时间页码备注第一部分 项目尽职调查第一章 项目基本情况调查1-1 改制与设立情况1-2 历史沿革情况1-3 发起人、股东的出资情况1-4 重大重组情况1-6 控股股东及实际控制人、发起人及主要股东情况1-7 发行人控股子公司、参股子公司的情况1-8 员工及其独立性情况1-9 资产
9、权属及其独立性情况1-10 商业信用情况第二章 业务与技术调查2-1 行业情况及竞争状况2-2 采购情况2-3 生产情况2-4 销售情况2-5 核心技术人员、技术与研发情况第三章 同业竞争与关联交易调查3-1 同业竞争情况3-2 关联方及关联交易情况第四章 公司治理4-1 董监高任职及任职资格4-2 简历及操守4-3 持股及其他对外投资等情况第五章 组织机构与内部控制调查5-1 公司章程及其规范运行情况5-2 组织结构和三会运作情况5-3 独立董事制度及其执行情况5-4 内部控制环境5-5 业务控制5-6 信息系统控制5-7 会计管理控制5-8 内部控制的监督5-9 股东资金占用情况 第六章
10、财务与会计调查6-1 最近三年及一期的财务资料6-2 有关评估报告6-3 有关内控制度 6-4 销售收入6-5 期间费用 6-6 发行人银行账户资料6-7 应收款项6-8 存货明细表6-9 重要的对外投资6-10 固定资产的折旧明细表和减值准备明细表6-11 主要债务6-12 纳税情况6-13 无形资产摊销和减值情况6-14 报告期内主要财务指标情况表6-15 报告期内重大会计差错更正情况6-16 报告期内重大会计政策、估计变更情况6-17 报告期内管理层关于商誉减值测试情况说明6-18 盈利预测报告6-19 境内外报表差异调节表6-20 历次验资报告第七章 业务发展目标调查7-1 发展战略7
11、-2 历年发展计划及年度报告7-3 业务发展目标第八章 风险因素及其他重要事项调查10-1 既往经营业绩发生重大变动或历次重大事件的相关资料10-2 重大合同10-3 诉讼和担保情况第二部分 业务记录第一章 会议纪要1-1 定期会议的会议资料以及会议记录1-2 重大事项的专题讨论会的会议资料及会议纪要1-3 按照证监会保荐业务管理相关规定制作的工作日志第二章 备忘录2-1 公司就重大或专题事项出具的备忘录2-2 律师就重大或专题事项出具的备忘录2-3 会计师就重大或专题事项出具的备忘录2-4 评估师就重大或专题事项出具的备忘录2-5 其他中介机构就重大或专题事项出具的备忘录第三章 访谈提纲及记录3-1 高管访谈提纲及记录3-2 项目客户和供应商访谈提纲及记录3-3 与项目主体的开户银行和工商、税收、土地、环保、海关等部门、行业主管部门、协会以及其他机构或部门的访谈提纲及记录第四章 对项目主体进行现场尽职调查的记录4-1 现场访谈及实地尽职调查的记录文件第五章 公司内部控制文件1-1 立项及审批文件建档人： 审核人： 11