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1、江苏融侨置业有限公司合同管理程序江苏融侨置业有限公司制度文件文件编号JSRQJH-CX-XZ-16版本号1.0生效日期2007-04-01合同管理程序修改状态修订情况生效日期I1.02007-04-01IIIIIIV总经理签发合同管理程序一、目的防范合同风险，规范公司合同运作程序，明确各部门在合同签订、履行等过程中的职责，保证合同按时、按质、按价履行。二、适用范围适用于公司签订的对外合同；三、定义房地产项目投资类合同：土地出让及合作开发合同等；金融货币借贷、担保类合同：与银行之间的货币借贷、融资、担保合同等；设计类合同：设计合同、由设计主导的制作安装合同(如雕塑、标识、儿童游乐设施等)；工程类
2、合同：工程施工合同、工程监理合同等；采购类合同：材料设备采购合同等；营销类合同：营销合同、广告制作发布合同等；其它类合同：劳动合同、培训合同等。四、职责4.1总经理审批所有合同及补充协议，确定合同签署人。审批金额1万元以上的合同争议；审批所有合同的款项支付及结算；4.2分管高层审核分管部门的合同及补充协议；审核分管部门所有合同的款项支付及结算；根据总经理授权签署合同及补充协议；审批金额1万元(含)以下的合同争议；4.3项目开发部土地出让及合作开发合同的起草、谈判及定稿；本部门起草合同的编号、分发、保存；本部门起草合同执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；提起土地出让及合作开发合同的付款
3、申请；4.4 成本管理部负责设计类合同、工程监理合同的审核；负责本部门起草合同的编号、分发、留底、交底、跟踪、合同争议处理；施工合同、材料设备采购合同、勘察合同的进度款审核及结算的审核；负责项目建安成本范围内所有合同的汇总统计；4.5设计管理部设计类合同的起草；本部门起草合同的编号、分发、保存；本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；负责设计合同付款的审核及结算的审核；4.6工程管理部勘察合同、水电安装类材料设备采购合同的起草和；负责施工合同、材料设备采购合同、勘察合同的起草、谈判及定稿(包括售楼处、样板房、装修套餐等属于营销费用范围的工程与材料设备采购合同)；工程监理合
4、同的起草，工程施工合同、材料设备采购合同的起草；负责本部门起草合同的编号、分发、保存；负责本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；负责工程类、采购类合同的付款审核及结算的审核；根据总经理授权签署合同及补充协议；4.7市场营销部营销合同、广告制作发布合同的起草；本部门起草合同的编号、分发、保存；本部门起草合同执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；提起营销合同、广告制作发布合同的付款申请。4.8财务管理部财务合作合同、借款合同、担保合同的起草；本部门起草合同的编号、分发、保存；本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；所有合同付款的审核。4.9行政
5、人事部培训合同、劳动合同的起草；本部门起草合同执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；提起培训合同的付款申请；所有合同的盖章和归档。五、程序5.1合同的起草、谈判、定稿及审批5.1.1 土地出让及合作开发合同5.1.1.1由项目开发部完成合同及其附件的起草，经公司法律顾问、分管高层审核后，报总经理审批；5.1.1.2合同经审批完后，由行政人事部加盖公章并自行存档二份后转至项目开发部、财务管理部。5.1.2施工合同、材料设备采购合同、勘察合同5.1.2.1工程管理部按照JSRQJH-CX-CB-02 工程施工与材料设备供应商选择程序确定合同文本，报总经理审批；5.1.2.2工程管理部按要求
6、的份数准备合同文本，通知中标单位签署合同返回工程管理部，总经理或其授权人签署、行政人事部盖章后合同正式生效；5.1.3设计合同5.1.3.1设计管理部将定稿后的合同及其附件，连同合同审批及合同盖章审批表(格式见JSRQJH-BG-XZ-44)一起转至成本管理部审核；5.1.3.2 成本管理部对合同条款进行复核后，由公司法律顾问、分管高层审核并交总经理审批；5.1.3.3合同经总经理审批后，由行政人事部加盖公章并自行存档二份后转至设计管理部、财务管理部；5.1.4工程监理合同5.1.4.1工程管理部将定稿后的合同，连同合同审批及合同盖章审批表报工程分管高层、成本分管高层、公司法律顾问审核，总经理
7、审批；5.1.4.2合同经总经理审批后，由行政人事部加盖公章并自行存档二份后转至工程管理部、财务管理部；5.1.5营销合同、广告制作发布合同5.1.5.1市场营销部将定稿后的合同，连同合同审批及合同盖章审批表转至公司法律顾问、分管高层审核并交总经理审批；5.1.5.2合同经总经理审批后，由行政人事部加盖公章并自行存档二份后转至市场营销部、财务管理部；5.1.6财务合作合同、借款合同、担保合同5.1.6.1财务管理部将定稿后的合同，连同合同审批及合同盖章审批表交总经理审批；5.1.6.2合同经总经理审批后，由行政人事部加盖公章并自行存档二份后转至财务管理部；5.1.7培训合同、劳动合同5.1.7
8、.1行政人事部按JSRQJH-CX-XZ-05 劳动合同管理程序签署劳动合同；5.2合同的编号、登记、保管、存档5.2.1合同起草部门负责对合同进行编号，编号的原则是：首先按开发项目进行分类，项目前冠城市名称，以大写拼音字母表示，如rqzyhy(融侨中央花园)；项目分期建设的，还须用阿拉伯数字01、02、03等标明分期数，00表示项目不分期，如rqzyhy01(融侨中央花园一期)；其次按合同的类别进行分类，如td(土地受让及合作开发合同)，sj(勘察设计合同)、qq(前期合同)、gp(公用配套)、JP(基础配套)、 sg(除配套外的建安施工合同)、cg(除配套外的材料设备采购合同)、jl(工程
9、监理合同)、yx(营销合同)、gg(广告设计制作合同)、cw(财务合作合同)、jk(借款合同)、px(培训合同)、ld(劳动合同)、qt(其它合同)；最后按合同签订的先后顺序进行排序，以阿拉伯数字表示，如：rqzyhy02-sg-001(融侨中央花园2期第1份施工合同)；对于某个合同履约过程中签订的补充协议，其编号同该合同，用b1、b2、b3等区分，如：rqzyhy02-sg-032b2(融侨中央花园2期第32份施工合同的第2份补充协议)；5.2.2合同起草部门负责已签订合同的发放：5.2.2.1项目开发部将土地受让或合作开发合同交给对方约定的份数，然后提交行政人事部2份、财务管理部1份，部门
10、存档1份；5.2.2.2设计管理部将设计类合同交给对方约定的份数，然后提交成本管理部1份，行政人事部1份、财务管理部1份、总经理1份，部门存档1份；5.2.2.3工程管理部将施工合同、材料设备采购合同交给对方约定的份数，然后提交成本管理部1份，行政人事部1份、财务管理部1份、总经理1份，部门存档1份；5.2.2.4工程管理部将监理合同交给对方约定的份数，然后提交行政人事部1份、财务管理部1份、总经理1份，部门存档1份；5.2.2.5市场营销部将营销合同、广告制作发布合同交给对方约定的份数，然后提交行政人事部1份、财务管理部1份、总经理1份，部门存档1份；5.2.2.6财务管理部将财务合作用借款
11、合同交给对方约定的份数，然后提交行政人事部1份、总经理1份，部门来存档1份；5.2.2.7行政人事部将培训合同交给对方约定的份数，然后提交财务管理部1份、总经理1份，部门存档1份；5.3合同交底、合同争议处理、合同跟踪5.3.1合同交底合同起草部门组织，合同执行部门参与合同交底，交底内容为介绍公司有关制度、流程，讲解合同主要条款，明确配合事宜、澄清合同疑问。5.3.2合同争议处理5.3.2.1合同在执行过程中出现争议，合同执行部门负责组织合同争议处理；5.3.2.2合同执行部门提出处理意见后，报分管高层、总经理。争议金额1万元以内由起草部门负责人审核、分管高层审批，争议金额1万元以上由起草部门
12、负责人审核，分管高层审核后总经理审批；5.3.2.3合同起草部门填写合同执行情况记录表(格式见JSRQJH-BG-XZ-45)；5.4补充协议的签订5.4.1合同暂定工程的落实、金额在相当规模以上合同争议的处理等事项，须签订补充协议；5.4.2合同起草部门按照5.1、5.2、5.3组织补充协议的起草、谈判、定稿；5.5合同付款合同付款按JSRQJH-CX-CW-03 对外付款管理规定执行，进度款核算按照JSRQJH-CX-CB-04 预结算工作细则执行；5.6合同价款变动情况跟踪、汇总5.6.1工程管理部在每月9日前，要反映已签合同截止上月底合同价款的变动情况与累计付款情况，编制合同一览表(格式见JSRQJH-BG-XZ-46)；5.6.2其它合同由执行部门填写合同执行情况记录表，及时转至相关部门。5.7合同资料移交合同履约终止(结算办理完成)，结算经办部门应及时将结算资料移交资料室存档。5.8其它事项公司对合同的起草、谈判及定稿有特殊规定的适用其它规定；六、相关表格JSRQJH-BG-XZ-44 合同审批及合同盖章审批表；JSRQJH-BG-XZ-45 合同执行情况记录表；JSRQJH-BG-XZ-46 合同一览表；JSRQJH-CX-XZ-16第111页 共220页