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1、银行股份有限公司档案管理暂行办法第一章 总则第一条为加强本行档案的管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，促进档案管理的规范化，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和国家档案局有关档案工作的规定，结合我行档案工作实际，制定本办法。 第二条本办法所指的档案是我行在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体档案材料的总称，是我行各项工作活动的真实记录和原始凭证，是考查我行工作，研究我行历史的重要依据。第三条本办法所规定的档案包括：文书档案、人事档案、会计档案、信贷档案、科技档案、基建档案、实物档案、声像档案、照片档案、法律事务档案及其他有保存价值的档案。第二章 档案
2、工作管理体制第四条我行档案工作实行“统一领导、对口管理”的原则，并接受上级行和地方档案行政管理部门的监督和指导。第五条行长办公室负责全行档案的统一管理，设立综合档案室。综合档案室配备一名专职档案员。第六条各职能部门是各专业（分类）档案的管理部门，负责专业（分类）档案管理制度的制定和应归档档案的收集、整理、归档、保管和利用，并负责各单位专业档案的垂直管理和监督。第七条 各专业（分类）档案应实行专库或专室保管，相关职能部门及各支行要明确兼职档案员负责档案管理工作。第八条 各单位的档案管理人员应政治可靠、业务熟悉、热爱档案工作，并具有一定档案专业知识和工作经验。第三章 各单位职责第九条综合档案室职责
3、：（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和规章制度，制定我行档案工作的管理制度； （二）指导和督促各部门和支行的档案工作； （三）管理所属各种门类和载体的档案，开展档案的编研和提供利用工作；（四）做好档案的收缴和汇总工作；（五）负责进行档案的鉴定、销毁工作；（六）组织对本行档案人员的业务培训。第十条各部室档案工作人员职责：（一）依据国家档案法和本行相关制度、规定，结合单位实际，制定本部门专业档案管理办法及相关管理规定；（二）指导和督促各支行专业档案工作；（三）做好本部门档案的收集、整理、分类、归档、上报等工作；（四）统一管理本部门档案，编制检索工具，开展档案编研和提供利用工作；（五）参
4、加档案的鉴定，配合综合档案室做好本部门档案的销毁和移交工作；（六）组织对各单位档案人员的业务培训。第十一条各分支行档案工作人员职责：（一）贯彻执行有关档案管理工作的规章制度；（二）做好本单位经营管理工作中形成的，反映本分支行重要工作活动的文件材料的收集、归档工作；（三）按照档案管理规定和各专业档案管理办法做好本分支行各类档案的收集、整理、保管、统计和上报工作；（四）熟悉档案内容，编写检索工具，负责提供利用；（五）做好档案的移交工作。第十二条 总行档案室是全行档案管理部门，要加强对所属各单位档案的管理和指导，定期不定期开展档案的检查，督促相关部门严格按照档案管理规定，做好内部档案的收集、整理和归
5、档工作。第四章 档案管理第十三条各档案管理单位应加强档案库房或档案室的建设。综合档案室应配备防盗、防光、防火、防高温、防潮、防尘、防鼠和防虫等设施。第十四条各档案管理单位应加强档案库房（室）的安全管理，建立档案库房管理制度，落实管理责任，并应对档案库房进行定期或不定期的检查，发现问题及时解决，确保档案安全。第十五条各档案管理单位要不断提高档案的现代化管理水平，根据工作需要添置必要的设备，逐步改善档案管理手段，高质量、高效率地为本行各项工作服务。第十六条档案工作人员应积极开展档案的提供利用和编研工作，根据工作需要，编制必要的检索工具，编写档案资料，力求做到查找方便，调卷迅速准确，为业务工作、历史
6、研究提供服务。第十七条档案工作人员应保持相对稳定，确因需要调动工作时，应在上级有关部门监督下办理档案交接手续。 第五章 档案工作第十八条 应当立卷归档的材料由各单位的业务人员或业务单位收集，经过整理、立卷后，定期交本单位档案员集中管理，任何部门和个人都不得据为己有或者拒绝归档。第十九条各档案管理单位应对档案进行审核、分类和必要的加工整理，按照各专业档案整理要求，完成收集、鉴定、排列，装盒、编目和上交。第二十条凡需归档的文件材料必须遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，便于保管和利用。第二十一条 各单位上年度已办理完毕的档案材料务必于当年第二季度以前收集、整理、归档结束。科技文件材料在
7、一项工程专题项目完成后即时整理归档。跨年度专业文件材料要按专业年度结束后两个月整理归档完毕。第二十二条 归档的文件材料严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水草拟和签发文件，书写时必须用碳素或蓝黑墨水。文件底稿一律用钢笔、毛笔书写或打印，字迹要清晰、整洁，严禁使用复写纸。图纸要求线条和文字清楚。第六章 档案移交和销毁第二十三条 凡需综合档案室和各专业档案管理部门保存的档案，各业务部室和各分支行应主动及时进行档案移交。第二十四条移交的档案必须符合各专业档案归档质量要求，不符合标准的档案，接收方有权拒绝接收。第二十五条 档案移交时，移交方应编写和提供移交档案目录和相关检索工具，必要时应附交接档案的简要说明。
8、交接时，交接双方应根据移交档案目录进行清点核对，无误后方可履行交接手续。第二十六条科技档案、会计档案、信贷档案三类档案向综合档案室的移交范围仅限于总行级永久保管期限的档案，其他保管期限的档案留存于相关部门档案室，按各专业档案管理办法执行。（一）科技档案每年第三季度向综合档案室移交，移交时必须移交原件。（二）会计档案在会计部档案室保存一年后，于次年第三季度向综合档案室移交。会计档案原则上应保持原卷册的封装，需要拆封重新整理的由会计部整理后再移交。（三）信贷档案按照信贷档案归档整理要求立卷、归档。授信评审部负责贷款审查委员会资料的整理归档；个人金融业务部负责个人类信贷业务资料的整理归档；公司金融业
9、务部负责公司类信贷业务资料的整理归档；小企业信贷部负责小额信贷业务资料的整理归档。第二十七条本年度的声像档案、照片档案、实物档案在下一年第一季度移交综合档案室。各部室和分支行的此类档案由各单位负责收集，综合档案室负责整理立卷。 （一）声像档案和照片档案材料移交时必须是原件、原版、照片、底片齐全，并附有时间、地点、人物、摄录人等详细说明。（二）实物档案移交时必须整洁、完整，并附有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员等。第二十八条基建档案在完成一项施工任务后两个月内，由基建办按基建档案管理办法中的归档范围收集整理，并向综合档案室进行移交。移交的档案材料必须达到
10、齐全、完整、准确、图物相符、图纸线条字迹清楚、蓝图显影清晰。第二十九条人事档案、法律事务档案暂不移交综合档案室统一管理，档案管理人员应按本办法及制定的专业档案管理办法做好档案管理工作。第三十条 任何单位和个人不得擅自销毁档案。第三十一条 超过保管期限的档案，应由档案管理人员和有关业务部门共同组成的鉴定小组进行鉴定。经鉴定，仍具有保存价值的，由相关业务部门整理加工后进行插卷、补卷处理；失去保存价值的，由相关业务部门登记造册，报请销毁。第三十二条档案销毁时，需相关部室领导和行长办公室主任审核，经分管档案工作的行领导批准后方可销毁。第三十三条 销毁档案时，应两人以上负责监销，严格执行销毁手续，严防档
11、案遗失和泄密。第七章 档案借阅第三十四条各级档案管理人员在办理档案借阅时，应按照档案保密和借阅管理方面的规定，严格掌握借阅范围和履行借阅手续，保证档案的完整、安全。第三十五条 借阅档案需得到本单位领导的批准，未经批准，档案管理人员有权拒绝借阅。第三十六条 未经批准，借阅的档案不得复制、抄录、摄录和传播。第三十七条 档案资料无特殊情况不得外借，确需外借的需经主管领导批准，借出的档案资料应在七日内归还档案室，到期仍需借阅的，应重新办理借阅手续。第三十八条 借阅者要爱护档案，严禁损坏，严禁在案卷上涂改、勾画、批注、拆卷、抽页。归还时，档案管理人员检查合格后方能办理归还手续。第八章 奖惩第三十九条总行根据中华人民共和国档案法实施办法有关条款的规定，对在档案工作中做出贡献的档案管理人员或有关人员给予适当的奖励。第四十条 对违反国家档案管理法规和总行有关规定的，总行将按照中华人民共和国档案法实施办法和本行员工违反规章制度处罚办法予以处罚。 第九章 附则第四十一条本办法由行长办公室负责解释和修订，本行各专业档案管理办法应参照本办法制定。第四十二条本办法自印发之日起实行。