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1、房地产公司会计档案管理办法第一章 总则第一条 为了加强公司会计档案管理，充分发挥会计档案为财务管理服务的作用，使会计档案管理更加规范化、制度化，根据财政部会计档案管理办法的有关要求，同时结合公司财务管理的需要，对原会计档案管理规定进行修订。本制度适用范围为房地产公司及所属各分子公司。第二章 会计档案管理的基本原则第二条 各单位财务部应指定责任人建立和保管会计档案。严格按照制度规定对会计档案进行立卷、归档、保管、借阅和销毁，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。第三条 会计档案管理的基本原则：（一）分类管理原则：是指按照财务会计资料的类别和保管年限分类归档、分类管理；（
2、二）项目管理原则： 凡涉及项目的预算书、预算调整申请及批复、决算书及与项目相关的合同、文件资料要按项目或项目分期分别管理；（三）方便查阅原则：会计档案要本着方便查找的原则归档管理，归档时要建立档案目录，详细注明名称、内容、时间、项目、存放地点等事项。（四）严格保密原则：档案管理人员有义务保守公司的商业秘密。第三章 会计档案的内容第四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计专业资料及由财务保管理的文件、合同、证照及申报给税务部门、银行部门等外部单位的资料，是记录和反映公司财务业务的重要史料和证据。第五条 会计档案的内容（归档内容）： （一）会计凭证类：原始凭证、计帐凭证及其他会计凭证。
3、 （二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、固定资产卡片、固定资产台账、低值易耗品台账、其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他专项财务报告。（四）经济合同类：工程承包合同、商品房买卖合同、借款合同及其他经济合同。（五）票据类： 支票、发票、收据。（六）税务报表类： 财务报表、纳税申报表、缴款书复印件及其他相关资料。（七）银行资料类：开户资料、项目贷款资料、财务报表及其他相关资料。（八）鉴定报告类：外部审计报告、验资报告、税务鉴证报告等资料。（九）预算档案类：公司批准的年度预算及其变更资料，预算执行分析报告，其他应保存的预算相关
4、资料。（十）往来文件类：上级公司及本公司下发的各类经营管理、制度类文件。（十一）非常规财务档案。（十二）其他类：工程预算书、工程决算书，资金会议资料、银行存款余额调节表，银行对帐单，会计档案保管清册，会计档案移交清册，会计档案销毁清册，其他应保存的财务资料等。第四章 会计档案管理的要求第六条 每月形成的会计档案，由财务部相关责任人按照归档要求，负责立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。（一）会计凭证归档时限：每月形成的会计凭证，按周整理，按月归档，于次月5日前装订成册。每年的会计凭证，次年1月15日前按月建立会计凭证清册。归档人员：成本会计或主管会计归档要求：（1） 装订前整理检查凭证顺序号，
5、如有颠倒要重新排列，并检查附件是否齐全。（2） 装订时要按照凭证号顺序整理，不得缺号，装订要求整齐，棱角分明；（3） 装订成册的凭证封面要加盖财务专用章、注明凭证日期、册数（本月共几册、本册是第几册）、本册凭证起止号码，同时要求会计主管和装订人签名。（4） 年度会计凭证需按月建立会计凭证清册，写明日期、每月册数、凭证起止号、立卷人等项目。（二）会计账薄归档时限：每年度终了审计完毕后的15日内。归档人员：成本会计或主管会计归档要求：（1）按年立卷，电算化帐需打印纸制账薄，贴具印花税票；（2）按总账、现金日记账、银行日记账分类装订成册，明细账分科目装订成册，明细账中一册包括多个科目时，需在封面上注
6、明本册包含的所有科目；（3）明细账由各公司指定的档案归集人根据实际情况自制封面（注明所属年度、账簿名称、编号、装订人等），由会计主管、装订人签字并加盖财务专用章；（4）手工现金、银行存款日记账存档时要在账薄封面、启用页上把所有项目填写清楚并加盖印章；（5）需要归档的辅助账（台账）、登记薄也要分类、分项目整理装订、编制清册。（三）财务报告归档时限：月度会计报告、税务报告、预算执行情况报告、资金会议资料、资金日报、销售日报、资金快报等例行报表，需在每月十日归档，其他专项报告需在定稿后三日内归档。归档人员：财务负责人或会计核算部经理归档要求：（1）财务报告根据保管价值和年限分类归档，年报为一类，季报
7、、月报为一类，专项财务报告为一类；（2）归档要详细填写卷内目录，不得漏项；（3）报表要按其形成的规律或表与表之间的关系排列，并用总公司规定的统一封面装订。各月财务报告根据公司财务会计报告实施细则及管理办法的要求经报告编制人、财务负责人、公司负责人签字并盖章后，按时间先后顺序统一放置资料盒存档。（四）涉税报表：归档时限：每月十五日归档，临时事项次日及时归档归档人员：分公司财务经理和总公司税务管理专员归档要求：单独归档，保持连续性（1）财务报表、纳税申报表：每月各类税项申报结束后，于次日内将财务报表、纳税申报表打印纸质资料，加盖财务专用章整理存档；（2）缴款凭据：每月底结账后，财务负责人（或税务专
8、员）将当月缴纳的各项税费凭据复印，与当月的财务报表、纳税申报表一同保管。（五）经济合同：归档时限：在合同签订的当日归档 归档人员：工程类合同由成本会计负责归档，销售类合同由销售会计归档，其他合同由财务经理归档。归档要求：（1）公司每一期项目工程均需编制合同目录，并于合同签订当日更新，合同按项目分期归档；（2）每一类合同归档要求工程类经济合同：A、主要包括工程承包合同、材料采购合同及设计合同等，各单位与承包商、供应商签订生效的合同；B、留存原件C、每一份合同须附合同审批表、合同付款记录表；结算完毕后需附结算单。D、按项目分期、合同编号分类归档管理。销售类经济合同：A、主要包括商品房买卖合同、个人
9、住房借款合同（公司存在阶段性担保的）B、按项目分期、合同编号、分楼号归档管理。其他类经济合同：A、包括土地合同、广告合同及与政府部门协议等其他类合同B、需附合同审批表、合同付款记录一同归档 （六）银行资料类：归档时限：每月十五日归档归档人员：分公司财务经理或总公司资金运营助理归档要求：按银行、项目（或项目分期）分类按月连续归档。（七）票据类：归档人员：分公司财务经理和公司会计核算部经理归档时限：按月整理，按年归档归档要求：（1）按票据类型，建立票据使用登记簿，分类管理；（2）各单位财务部负责人建立领用、缴销、结存登记簿。（3）各类票据归档要求1、支票：支票由出纳向开户银行领取，按照开户银行、支
10、票类型、领用日期、领用数量、使用情况、建立登记簿，作废支票粘贴在登记簿上，每使用完一本，将使用登记簿交财务负责人保管；若年度内未使用完一本，也于年度结束后统一交由财务负责人保管。财务负责人按开户银行、支票类型、领用日期、领用数量、缴销日期、缴销数量等建立登记簿，按年整理归档。2、发票：发票由出纳（或办税员）向主管税务机关领购，交财务负责人保管；财务负责人根据日常使用量分次领给使用人，按使用人、领用、缴销、结存情况建立发票登记簿；发票使用人建立领用、使用登记簿，每次用完后将使用登记簿和发票存根交财务负责人，并按月、按发票编号整理归档。3、收据：各单位使用的空白收据由财务负责人统一保管，财务负责人
11、根据日常使用量领给使用人，财务负责人建立领用、使用、缴销、结存登记簿，使用人建立使用登记簿，按领用次数将使用登记簿及收据存根交财务负责人，并按月整理归档。（八）鉴定报告类：归集时限：收到正式报告的当日归档。归集人员：财务负责人。归集要求：保持连续性、完整性。（九）预算档案类归集时限：按月整理，按年归档归集人员：分公司财务经理和总公司预算管理专员归集要求：1、年度预算及其变更资料：正式预算、预算调剂及增补资料经公司批转下发的次日内整理归档。2、预算执行分析报告：经报告编制人及相关领导签字盖章后，按时间先后顺序统一放置资料盒存档。3、其他预算相关资料：事项结束后将相关资料单独存档。4、每年底根据报
12、告保管价值，年度经营计划执行分析报告归一类，费用、项目预算执行分析报告分别归类。（十）往来文件类：归集时限：本部门人员传阅完毕后归档。归集人员：分公司财务经理及总公司财务部经理指定的专人。归集要求：按发文部门和发文年限分类归档。（十一）非常规财务档案归集时间：事项结束后的当日归档。归集人员：分公司财务经理和总公司会计核算部经理。归集要求：确保机密、完整。（十二）其他会计资料：1、工程类：归档人员：财务负责人归档时限：收到后次日归档归档要求：主要包括工程预算书、工程结算书、项目结算单等按项目分期归档管理。2、软件类：归档人员：成本会计或主管会计归档时限：按月归档归档要求：会计核算系统软件及软件的
13、备份磁盘，作为会计档案保管。财务软件中的记账凭证、日记账、总分类账、明细及辅助分类账、报表，应视同会计资料，成本会计按月以磁盘的形式做两套备份，按年以光盘的形式做两套备份，妥善保管。3、银行存款余额调节表、银行对账单等有保存价值财务资料归档时限：按月归档归档人员：财务负责人或会计核算部经理归档要求：按月分类归档4、公司下发的文件、通知等资料按公文管理办法执行，按发文部门和发文年限由财务经理分类归档。5、会计档案移交清册、会计档案保管、销毁清册，永久性保管的会计档案由各单位财务负责人分类单独归档。第五章 会计档案财务保管期的管理第七条 会计档案要按时、按规定分类归档，存放整齐、有序，方便查找；第
14、八条 会计档案要专柜专库保管，档案管理责任人要做到防火、防盗、防潮，确保档案资料的安全和完整，发现问题要及时向财务总监报告；第九条 会计档案的移交：会计档案移交要建立档案移交清册，移交的会计档案，接收人或接收部门要保持原有的案卷，不得拆分。（一）财务人员变动时，应办理会计档案交接手续。由原管理人员编制会计档案移交清册，将分管的案卷逐一清点，交接管人员接收，并双方在清册上签名，由所在单位财务负责人监交。（二）各责任人保管的会计档案，在年度终了的30日内交所在单位财务负责人统一归档管理。（三）会计凭证、会计账簿、票据类会计档案由各单位财务部保存一年，期满后移交所在单位档案部门管理，并办理移交手续，
15、档案部门必须按期接收会计档案，认真清点、核对。（四）各单位项目档案资料于项目结束、款项全部结清后的一个月内，移交所在单位档案部门。（五）各单位项目部的会计档案，在项目结束后一个月之内移交所属单位财务部保管；分（子）机构变动时，该单位的会计档案移交公司财务部保管。第六章 会计档案调阅的管理第十条 会计档案是公司的保密资料，财务报告类及鉴定报告类档案的借阅须经所在单位负责人书面批准，其他会计档案的借阅须经所在单位财务负责人批准后，方可办理调阅手续。第十一条 非财务人员经批准调阅会计档案时，不得将会计档案原件带出财务室；确需复印的要经所在单位财务负责人批准，由档案管理人员复印，并在会计档案调阅登记册
16、上登记，由调阅人签名。第十二条 财务人员因工作需要借阅他人保管的会计档案时，必须办理借阅手续，并及时归还。第十三条 借阅档案人员不得在案卷中勾、划，不准拆散原卷册，更不准抽换。第十四条 外单位调阅会计档案时，要有正式介绍信，经公司财务负责人、总经理批准后，才能办理调阅手续。第十五条 借出档案材料的时间不得超过一周，过期由档案管理人员催还，或办理续借手续。第七章 会计档案的保管期限和期满销毁第十六条 会计档案保管期限：会计档案的保管限期从会计年度终了后的第一天算起，分为永久、定期二类。（一）永久类：1、涉及外事的会计凭证。2、单位决算报表（年度会计报表）。3、银行开户资料。4、会计档案保管销毁清
17、册。5、外部鉴定报告。6、年度预算执行分析报告。7、经济合同（含评审记录）。（二）定期类：1、五年：各单位月度、季度会计报表。固定资产清理后的资产卡片。银行存款余额调节表，银行对账单。税务报表：财务报表，纳税申报表，缴款凭据复印件及其他相关资料。银行资料：贷款资料，财务报表及其他相关资料。批复年度预算及变更资料。工程预决算书。2、十五年：各种原始凭证和记账凭证；总账、明细账或登记薄；会计档案移交清册。3、二十五年：现金和银行存款日记账。4、财务预算书、财务会计制度等文件资料，应执行文书档案管理规定。第十七条 保管期满销毁（一）保管期限届满的会计档案，由所在单位财务部提出销毁意见，编制需销毁会计
18、档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，报经财务总监、总经理、董事长批准后才能销毁。销毁时应由财务部门、审计部门和档案部门共同监销，销毁后在销毁清册上签名。（二）保管期满但债权债务未结清的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。（三）已到保管期满的在建项目财务资料不得销毁。 （四）非常规财务档案一年销毁一次，由所在单位财务负责人提出销毁申请，经所在单位负责人统一后，报财务总监、总经理书面批准方可销毁。（五）经批准销毁的非常规财务档案销毁时，应当由申请单位财务负责人编写非常规财务档案销毁记录，列明销毁事项内容，由财务总监和审计部共同派人监销；销毁后申请单位财务负责人、监销人应当在销毁记录上签字，销毁记录由申请单位财务负责人、审计部各留存一份，并将监销情况报告上级公司负责人。第八章 罚则第十八条 凡违反本管理规定的人员，根据情节和造成经济损失的严重程度，将给予直接责任人100元5000元的经济处罚。第九章 附则第十九条 本制度由公司财务部管理部负责解释。第二十条 原会计档案管理规定与本制度有冲突的，以本制度为准。第二十一条 本制度从下发之日起执行。