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1、技术研发中心资料管理条例一、制定依据1、总工室ISO相关文件，重点为项目ISO要求归档文件。2、关于进一步加强公司档案文件管理、文件借阅复印、印章使用的规定的通知，2005.11.183、xx房地产股份有限公司档案文件管理规定，2005.44、关于下发公司档案文件管理规定，2005.4二、日常条例1、统一收藏文件公司红头文件收藏夹、红头呈批件存档薄、文件调借登记薄(借合同等用途)红头呈批件需在技术研发中心Liuxin*年呈批件编号处统一编号，经办人在呈送批件前需由资料员在批件背面签字确认录入编号。签署完毕后交资料员统一存档，呈批件编号均改为保房“技”呈字。 需借阅合同原件时，填写好借阅单，部门
2、领导签字后由部门资料员到公司资料室借出合同，借阅人需在部门登记，合同借阅完归还部门资料员处并注销。以上为公共使用文件，使用后请及时归还。2、按项目收藏文件，分类管理1）技术研发中心各项目管理过程一切文件及签发汇总均以项目负责人工作手册统一编号、记录、存档。2）文件统一分类及编号如下：存档文件内容统一编号示例规划方案评审记录项目规评01单体方案评审记录项目单评01项目设计评审单对应评审回复项目专业初评01项目专业施评01工作联系单收到项目联收01发出项目联发01传真收到项目传收01发出项目传发01设计变更设计变更单项目专业变01，专业如建、结、水、电、风、园设计变更申报表项目变申01设计变更通知
3、单项目变通01设计变更评审表项目变审01现场技术服务记录表项目服01会议纪要（含会议签到单）项目会01外出参观考察学习报告项目外01注：项目负责人手册上表格分类编号需与文件编号一致，文件统一在右上角贴上标签，注明编号。3）项目负责人工作手册使用指引：l 本手册为项目负责人项目管理过程一切文件及签发汇总所用；l 本手册取代原有的收发文本，所有收发图纸、文件（联系单、传真等）均在本手册中集中记录；l 为避免直接将设计提交的图纸外发，要求每一专业发出的每次图纸均填写“项目图纸发放记录表”后方可发图；l “各阶段设计文件会签表”与“项目配合开发业务流程签发表”作为使用“用章登记本”签发的依据；l 本手
4、册作为技术研发中心ISO项目文件管理的依据，中心将不定期对手册的使用情况进行检查；l 手册内各表格均采用活页，如填写完成可另外复印附页；l 项目表格填写完毕后统一编号；l 使用过程中，对本手册有任何疑问或建议，请及时知会中心，以便持续改进。3、技术图纸存档1）图纸存档：请自行打包并于表面粘贴标签。填写好卷内目录，文件按秩序统一编号，且文件编号与图纸标签编号一致。标签请写明项目名称、项目负责人、存档时间、实施阶段、图纸数量。过期图纸将按公司有关规定进行处理。2）技术研发中心本级项目归档文件资料明细表一、项目资料前期资料设计任务书和最终方案报建资料居住建筑节能审查表（备案完毕）初步设计（文本及概算
5、）地质资料工程地质勘察报告工程招投标资料设计中标通知书（经招标中心公开或邀请的招标）工程资料施工图审查合格书、审查报告各项专业施工图（需蓝图且盖章齐全合同(协议)资料, 备注：合同连同合同呈批件及合同原审改稿件一并存档工程设计合同（包括人防及各专业合同）招标代理合同(设计)概念规划咨询设计合同建筑方案设计合同修建性详细规划设计合同总体规划设计合同建筑立面方案设计合同建设工程设计合同及补充协议建设工程勘察合同基坑设计合同人防设计合同市政工程设计合同施工图审查合同地震安评合同室内设计合同智能化设计合同招标代理合同施工图审查合同其它合同、补充协议其它图纸修改通知单售楼平面图3）图纸资料交付单请交资料
6、员保管。4、档案室文件借阅及复印向档案室借阅项目资料请自行填写资料借阅申请单(收藏于部门中部会议桌旁塑料盒/最下层)，经办人写本人，由部门经理签字后方可借阅；向档案室借阅文件复印无须办理手续，复印后即归还，并在档案室复印登记薄上登记。 向档案室借阅项目合同须通过资料员，经办人为资料员，部门经理签字批准后方可执行。按公司规定，公司的合同一律不得外借或复印，特殊原因需要复印或外借，经主管副总经理签字批准后方可执行。5、文件传阅 公司红头文件、重要通知采用传阅方式。阅读后请在对应姓名栏签名，最后一名传阅者请将传阅夹交至资料员处。三、项目文件管理专项条例1）技术研发中心项目文件管理实行资料员协调、项目
7、负责人直接责任制；项目负责人可指定一名管理员跟进项目文件的整理与审查。2）呈批件审批前请到资料员处编号，签署完毕后请将原件交资料员处存档。3）项目文件管理以项目为单位，以时间为序，按ISO规定的内容执行。具体内容表格可向董斌索取。4）项目文件夹封皮请使用大号标签，标明项目名称、项目负责人、管理员。5）项目ISO要求归档文件共包括本公司文件（A类）26种和政府审批文件（B类）12种，统一用A4带内页文件夹收藏。项目开始前，请做好准备工作：A、首页请放置项目ISO要求归档文件，并填写好项目名称；B、将塑料内页编号，依次为A1、A2、A3；B1、B2、B3；C、文件整理时请放入对应内页。6）技术研发中心的项目文件将进行不定期内部审查，请各组管理员于当日通知后上午12：00之前将各个项目文件交至资料员处。公司统一检查另行通知。7）对文件管理若有不明之处，请管理员联系资料员，落实解决。 技术研发中心 2008-9-1