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1、公文管理办法第一章 总 则第一条 为使集团公司系统的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）文件精神，结合公司实际情况，制定本办法。第二条 集团公司的公文，是集团公司在经营管理过程中或处理公务活动中形成的，具有法定效力和规范体式的文书，是传达党和国家有关方针、政策，颁布规章制度、施行行政措施、请示和答复问题、联系商洽业务、制定计划、总结经验、记载活动的重要工具，是集团公司系统开展经营管理和公务活动的有效手段。第三条 集团公司公文工作应贯彻党政分工的原则，凡属业务经营管理类工作不以党委名义行文，凡属党内事务不以集团公司名义行文。第四条 公文处理指公
2、文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全保密。要严格执行国家保密法律、法规和其他相关规定，严格遵守公司各项保密制度，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。第六条 集团公司系统内各单位及其负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。第七条 集团公司综合部是公文处理的管理机构，主管并负责指导总公司各单位的公文处理工作。综合部设立专职人员负责公文处理工作，进行统一收发、传递、催办、打印、用印、立卷和归档。第八条 担负公文处理工作的文秘人员，应热爱本职工作，树立为领导和公司、为基层
3、和群众、为业务服务的思想，以认真负责的工作态度，严谨精细、一丝不苟的工作作风，坚持原则、严守纪律的组织观念，努力做好公文处理工作。第二章 公文种类第九条 公文种类：（一） 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二） 决定适用于对重要事项或重大行动做出决策和部署；奖惩有关机构和人员、变更或撤销下级公司不适当的决定事项。（三）命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六） 通告适用于在到一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七） 意见使用
4、于对重要问题提出见解或处理办法。（八） 通知适用于发布、传达要求下级公司执行和周知的事项，批转、转发公文。（九） 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。（十） 报告适用于下级向上级机构汇报工作、反映情况，回复上级机构的询问。（十一） 请示适用于向上级机关请求指示、批准。在同一文件的标题内“请示”和“报告”不能同时使用。（十二） 批复适用于答复下级公司请示事项。（十三）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项（十四） 函适用于不相隶属的机关之间互相商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五） 会议纪要适用于记载、
5、传达会议情况和议定事项。（十六） 规定、办法“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施和行为规范。“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。（十七） 工作签报适用于集团公司职能部门向领导呈报需要反映事项、解决问题的简要请示、报告。（十八） 部门工作通知书适用于集团公司公司各部门之间，一般性的、时效短的工作任务分解或需周知的通知。第十条 发文字号（一）晋水投董。适用于公司董事会向上级部门请示、报告工作。公文字号为“晋水投董XXXXX号”(“XXXX”为年份的阿拉伯数字表示，下文同义)。文种包括请示、报告等。（二）晋水投董决。仅适用于各届各次董事会产生的决议。（三）晋水投函。
6、适用于与同级单位和不相隶属的单位之间互相商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门申请批准事项等。公文字号为“晋水投函XXXXX号”，文种为函。（四）“晋水投”后加部门代字（如晋水投综、晋水投财等），适用于集团公司内部各有关职能部门以集团公司名义，向下属分支机构及相应部门的发文。公文字号为文种包括决定、通知、批复等。第三章 公文格式第十一条 集团公司公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等部分组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
7、（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧密程度，紧密公文应当分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平级”。（四）发文单位标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以使用联合发文单位机关全称，也可以单独用主办单位名称。（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合发文，只标明主办单位的发文号。集团公司发文由集团综合部统一编号。（六）签发人。上行文应当标注签发
8、人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。（七）公文标题。一般由发文单位名称、事由和文种三部分内容组成。（八）主送机关，指公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位，主送单位名称应为全称、规范化简称或者同类型机关统称。（九）正文。公文的主题，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。(十三) 印章，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普法性公文和电报可以不加盖
9、印章。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。 （十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。 （十七）印发机关和印发日期。公文的传递机关和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。（十一） 除会议纪要外，公文应当根据文件的内容标注主题词。主题词由揭示公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词或词组构成。每一公文标注的主题词的数量一般不超过5个。（十二） 主题词、抄送(报)单位、印发单位、印发日期打在公文最后页底端。第十二条 公文的板式按照党政机关公文格式国家标准执行
10、。第十三条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。名族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数名族文字。第十四条 公文用纸采用国际标准A4型(210mmx297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章 行文规则第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。原则上实行逐级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越级的单位。对不相隶属关系的单位实行平行同级行文。第十六条 集团公司可以在职权范围内与同级有关业务单位互相行文或联合行文。集团公司内设机构除办公室（董办、总办、综合部）外，不得对外正式行文。第十七条 向上级机构行文，
11、应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机构，根据需要同时抄送相关上级机构和同级机构，不抄送下级机构。（二）集团公司的内设机构向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经集团公司同意或授权；属于部门职能范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（三）下级公司的请示事项，如需以集团公司名义向上级机构请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机构。（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除领导直接交办的事项外，下级公司向集团公司报送的“请示”、“报告”等，不得直接送交领导者个人及有关部门，应由集团公司综合部按公文流转程序传送。（六）受双重领导的单位向上级机构行文，必要
12、时抄送另一个上级机构。第十八条 向下级公司行文，应当遵循以下原则：（一）主送受理公司，根据需要抄送相关机构。重要行文同时抄送集团公司的直接上级机构。（二）集团公司各职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，集团公司将责令纠正或予以撤销。（三）集团公司向双重领导的下级公司行文，必要时抄送该下级公司的另一个上级机构。第五章 发文办理第十九条 发文办理指以集团公司名义制发公文的过程，包括起草、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发等。各级公司上报或下发正式文件由各级公司综合部或办公室统一负责。公司发文程序为：部门起草部门负责人审稿董办或总办审核综合部复核公司领导审签综合部登
13、记、印制、核发。第二十条 起草公文要求（一）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权及与主送单位的行文关系确定。（二）拟制紧急公文，必须根据实际需要确定紧急程度。其中，上报集团公司的急件，首先要在文件中说明紧急的原因，不能笼统地标注“特急”或“急件”。（三）人名、地名、数字、引文要准确规范。引用公文应当先引标题，后用圆括号引用发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”或不写年只写月、日。年份要完整表述，如“1996”不能写成“96”。（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。（五）草拟公
14、文一律使用统一的公司发文稿签，并按规定填写有关内容。（六）修改、审批和签发公文，一律使用钢笔或黑色签字笔，禁止用铅笔或圆珠笔等容易褪色涂改的书写工具。书写要工整易认，不得在文稿装订线外书写。（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（八）会议纪要中，姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后，姓名职务之后不再加“同志”字样。(九)各部门须经领导签字的请示、报告，应使用签报，并按照逐级上报的原则办理。第二十一条 核稿和签发 （一）核稿。集团公司所发公文在送领导签发之前由董办、总办审核，综合部复核
15、。主办部门负责人应对文稿的质量严格把关，对文稿的内容、数字的真实性、准确性负责。审核和复核的主要内容包括：1、行文理由是否充分，行文依据是否准确。2、内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现集团公司的意图；是否同现行有关公文相衔接；所提这个测措施和办法是否切实可行。3、涉及集团公司内其他职能部门或外单位的问题，是否与其协商、会签。如意见不一致，主办部门是否加以说明。4、文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5、其他内容是否符合公文起草的有关要求。6、经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部
16、门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。（二）签发1、各级领导签批公文时应当使用钢笔或黑色签字笔。2、公文应当经集团公司负责人审批签发。重要公文和上行文由集团公司董事长签发。3、签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意；联合发文由所有联署单位的负责人会签。4、领导签批后的公文，应当在当天最迟次日（节假日顺延）送综合部印制。特殊情况除外。 第二十二条 编号、打印、校对（一）签发的文件,统一由公司综合部文秘人员编号。（二）综合部根据有关规定制定打印的标准格式，并统一缮印制发。（三）缮印的文件，必须符合公文规定格式，排列整齐，清
17、晰美观，份数准确。（四）缮印文件应根据先急后平、先公文后资料的原则予以安排。如缓急程度相等，应按照领导签发的时间顺序安排。（五）公文正式印制前，文秘人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。（六）实行文件两次校对制度，校对要准确无误。公文“一校”由拟稿人负责。拟稿人必须对文件格式和文件内容进行仔细校对。“二校”由综合部文秘人员负责。校对中发现原稿有问题时，应及时同有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。 第二十三条 印章使用原则上根据发文单位和发文稿签上的领导签批意见使用相应印章，并应根据印章
18、管理办法严格执行审批和登记制度 。第二十四条 印发文件一律应在投资集团公司有限公司发文登记表上登记。第六章 收文办理第二十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。（一）凡送交集团公司的文电、信件，经办人应在投资集团公司有限公司收文登记表中详细登记。检查来文页数及附件是否齐全。如不全时，应在文中注明并提出向发文单位索补建议，收到的全部公文进行登记。（二）凡注明有关职能部门收的，直接送交有关部门处理。其他一律送交综合部处理。（三）通过会议等途径收到的公文，收文者回单位后应及时交综合部登记处理。第二十六条 由综合部登录的文电、信件，文秘人员应当认真进行初
19、审。初审重点：是否应由本集团公司办理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范；是否符合公文起草的其他要求等。第二十七条 经审核，凡需办理的公文，综合部文秘人员应填写投资集团公司有限公司来文批阅卡，并提出拟办意见，送本部门负责人复审后，呈集团公司有关领导批示，并交有关职能部门办理。（一） 阅知性公文应当根据公文内容、要求和共工作需要确定范围后分送。（二）批办性公文应当提出拟办意见报集团公司负责人批示，转相关部门办理。（三）需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。应急公文应当明确办理时限。第二十八条 根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅部门阅办。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏报
20、、误传、延误。第二十九条 承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。第四十条 对办理的公文，综合部和各部门承办人员要负责催办，及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期结办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。不积压不误传，防止漏办和延误。可以电话督办、实地督办等方式进行催办。第四十一条 阅批性公文的办理结果应党及时答复来问单位，应根据需要告知相关单位。第七章 公文归档第四十二条 集团公司根据中华人民共和国档案法和相关规定，建立机要室、档案室，并按照有关规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。归档的文件材料必须按年度立卷，集团
21、公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本办法的规定，分别立卷归档。第四十三条 归档范围：（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；（二）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；（三）集团公司对外的正式发文以及有关单位来往的文书；（四）集团公司的请示与上级机关的批复；（五）集团公司反映主要职能活动的报告、总结；（六）集团公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报；（七）集团公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；（八）集团公司干部任免的文件材料以及关于
22、职工奖励、处分的文件材料；（九）集团公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。在准确掌握公文立卷归档的范围的同时，还要准确把握不归档的公文范围，这样既有助于保证档案的精确性，又便于档案的有效管理，提高工作效率。按照国家档案局有关规定，不应当立卷归档的公文材料包括：（1）重份文件。同一份文件，除特别重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。（2）无查考利用价值的事务性，临时性文件。（3）未成文的草稿和一般性文件的修改稿。（4）与本公司业务无关的文件材料。（5）内容被其它文件包括了的文件材料。对于不需要立卷的文件资料应及时销毁或移交印发机关。第四十四条 存档文件，应将
23、文件发文稿签、原稿、连同正本一份送综合部存档，同时备份电子文件。有领导批示的，还应附批示件。第四十五条 凡集团公司的公文（含定稿和一份打印的正件与附件、批复请示、转发文件包含被转发的原件）一律由综合部统一收集管理。（一） 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件材料，由主办部门备份收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。（二） 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员
24、交接清楚，不得擅自带走或销毁。第四十六条 归档要求：（一）归档文件材料要齐全。遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系分类立卷，分卷要准确。根据发文机关的问题、时间、名称等特征进行立卷，使案卷能正确反映本公司活动的基本面貌，并便于查找和利用。党政文件材料、保密文件材料要单独立卷。永久、长期、短期要分开立柜。(二) 归档的案卷质量要合乎要求。案卷装订要美观、整齐、耐用，案卷封面项目要填写清楚、整齐、填全，案卷标题要简明确切，正确地揭示出立卷内文件的作者、问题、名称，卷内文件按一定次序排列，逐张逐项编号，填写“卷内目录”和“卷末备考”。(三) 归档的所有案卷要编案卷号，编制全引目录案卷目录。
25、(四) 要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。第四十七条 归档公文的保管期限归档范围内的公文应确定保管期限，并按照有关规定定期向档案管理人员移交。归档公文的保管期限有永久、30年、10年三种。划分方法具体如下：（一）凡是反映集团公司主要职能活动基本历史原貌的文件，应永久保存。这其中主要包括：集团公司在工作活动中形成的重要文件，如指示、命令、决议、决定，上级机关颁发的属于集团公司主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如命令、决定、批复、通知等；下级机关报送的有关重要问题的请示、报告等。（二）凡是在相当长的时间内单位需要查考的文件材料，应保存30
26、年。主要包括：集团公司工作中形成的、在相当长的时间内需查考的文件材料，上级单位颁发的非集团公司主管业务范围内的重要文件和下级单位报送的较重要的文件材料等。(三) 凡是在较短时间内本公司需查考的材料，应保存10年。如上级单位或同级单位颁发的非集团公司主管业务，但需执行的决定、通知等。第八章 文件翻印和销毁第四十八条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经集团公司领导批准可以翻印。翻印前应当进行登记，注明翻印的机关、日期、份数和使用范围。第四十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖集团公司证明章。第五十条 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第五
27、十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合部负责人批准，可以销毁，并填写投资集团公司有限公司销毁登记表。第五十二条 公文处理中涉及电子软盘、硬盘、光盘等各类非纸质文件的有关规定，按照集团公司有关规定办理。第五十三条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经集团公司负责人批准。第五十四条 新成立的公司应当向集团公司党委、行政办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，公司合并或者撤销时，相应经行调整。第九章 附 则第五十五条 各公司、各部门应严格执行本办法，实施中如有问题，及时向集团公司综合部反馈。第五十六条 涉及法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。第五十七条 本办法由集团公司综合部负责制定、解释和承办修订事宜。第五十八条 本办法自公布之日起执行。