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1、目录1.0目的12.0适用范围13.0编制依据14.0管理职责与权限15.0工程档案管理26.0工程档案管理考核47.0附则58.0附件5xx地产工程档案管理制度1.0目的1.1为了适应项目管理的需要，明确工程档案管理内容与要求，促进工程项目管理水平的提升。1.2规范工程档案管理，做好工程档案资料的收集与整理工作，真实反映与记录工程管理的全过程，达到及时汇报、信息传递，并为项目管理提供真实详细的现场资料。便于后期向城建档案馆移交相应档案。2.0适用范围2.1适用于xx地产各地区公司工程部及项目部的工程部、景观、装饰装修内业工程师对项目工程文件收发、流转、归档、备案、查阅等各环节文控管理，以及各
2、项目工程电子文件的收集、整理、备份管理。2.2在各地区开发项目实施过程中，如涉及与其他公司合作开发的项目，因其项目特殊性的要求，可参照本制度，结合集团的管理要求梳理其相应的工程档案管理制度。3.0编制依据3.1城市建设工程档案管理规定（中华人民共和国建设部令 第90号）3.2建设工程文档整理规范（GB/T50328-2001）3.3xx集团档案管理制度（JTAGZ14006（01版）3.4xx集团有限公司（地产类）档案归档范围、保管期限及分类表3.5档案分类方案及档号编制规则（JTAGZ14006（01版）-1）3.6归档文件整理细则（JTAGZ14006（01版）-2）4.0管理职责与权限4
3、.1集团工程管理部：4.1.1 负责根据现有的集团档案管理制度和相应的现行规范标准进行项目工程档案管理制度的制定与修改；4.2子公司工程管理部：4.2.1负责对子公司下属项目项目工程档案管理工作及相关资料进行定期检查和考评，并跟踪落实整改。4.2.2负责根据收集现行的工程档案管理制度执行情况及相应的不足点向集团工程管理部进行反馈，完善工程档案管理制度。4.3项目部工程专业/内业工程师：4.3.1负责工程内部管理资料的编制、收集、维护、管理与移交；4.3.2负责工程施工（竣工）档案的收集、维护、管理、验收与移交；4.4 项目经理/工程经理：4.4.1负责工程周报的编制，经审核后，由内业工程师进行
4、上报；4.4.2负责对项目现场工程资料的检查。5.0工程档案管理5.1工程档案管理总则5.1.1对于所有的项目工程档案资料均需按档案分类方案及档号编制规则进行编码，需按照归档文件整理细则进行归档文件的整理。5.1.2子公司项目部需设专职内业工程师（资料员）负责相关档案管理工作。5.1.3工程资料的收集应随工程的进展进行，保证真实、准确、时效性，经有关负责人审核签字，及时归档，并将资料准确、完整及时地传递给使用单位和人员。5.1.4项目部工程管理部应建立一套高效简洁的文件流转程序，对于所有接收与发放的文件，建立严格的登记制度。5.1.5项目部工程管理部应在监理单位进场、总承包单位进场时进行工程档
5、案管理制度的交底，告知本公司内部资料编制细则。5.2工程档案管理流程5.2.1工程资料处理1）工程文件接收（1）对于接收到的文件，由内业工程师（资料员）负责接收，并根据文件类别填写“来文登记表”，登记后的文件先转交对应工程师签署意见，再呈交项目负责人审批。（2）资料文件在进行处理和传递分发之前必须审查其有效性，如发现收到的文件和资料存在有效性问题，应立即与发放文件的单位联系，确保文件的有效性。（3）文件资料均以复印件形式传递分发各相关部门，原件归档保存。必要时抄报子公司工程管理部。如文件必须以原件形式分发传递，需留有一份复印件归档保存。2）工程文件回复（1）各部门或相关责任人应按照职责要求，及
6、时准确地对接收到的工程文件进行处理与反馈。（2）内业工程师（资料员）负责工程文件回复工作的跟踪与追溯。3）工程文件的发送发往外部的所有文件、信函、传真、会议纪要等均应使用统一文件格式与文件编码。经发件部门负责人、项目负责人签字批准，由内业工程师登记后统一发送、存档。5.2.2工程资料存储1）基本要求（1）确保工程资料的原始性与真实性，各施工单位、监理单位以及各部门都必须统一上报内业工程师（资料员），并由内业工程师负责收集与整理。（2）项目工程资料的整理应按相关档案规定（档案分类方案及档号编制规则、xx集团有限公司（地产类）档案归档范围、保管期限及分类表、工程档案管理指引）要求进行，确保分类科学
7、、组卷合理。2）工程资料的归档（1）归档文件必须完整、成套、系统；必须记述和反映工程项目建设的全过程；必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。（2）各部门完成本业务范围内的资料收集、整理，移交内业工程师（资料员）进行分类、编号、整理、立卷、编目，经项目负责人审核后，由内业工程师（资料员）负责存档，具体细则参照工程文档管理指引。（3）对于电子文件，文件的形成部门应定期（按月度）把经过鉴定符合归档条件的电子文件向内业工程师移交，并将其存储到符合期限要求的脱机载体上。（4）竣工资料的编制整理必须符合相关管理规定。5.2.3工程资料保管与借阅1）所有
8、文件资料原则上应由内业工程师统一存档保管，确有必要分散保管时，需制定分散管理办法，并明确保管范围和责任人。2）内业工程师（资料员）对所保管的全部资料，每季度进行一次核对清点，发现破损档案应及时修复或复制。存放档案排列整齐，保持档案柜内外清洁卫生。3）本项目部人员可查阅档案资料，但档案资料一律不外借，因工作需要复制档案或图纸，须经项目经理批准同意。5.3工程施工过程以及竣工资料管理要求5.3.1施工过程（竣工）资料管理要求根据国家、地方建筑工程资料及档案管理有关规定执行。相应的分类归档参照工程档案管理指引。5.3.2单位工程竣工验收后，内业工程师负责将完整的工程竣工档案一份移交至城建档案馆，一份
9、移交至子公司行政管理部。移交物业的资料可以根据物业公司提交的资料清单要求进行准备和移交，并做好移交记录。5.4施工图及工程设计变更依据类文件管理要求5.4.1子公司项目部留存的各专业施工图数量不得少于2套，其中1 套用于项目工程部存档，1套用于现场日常工作需要，发放施工单位图纸需参照相应合同要求。5.4.2各类设计变更依据类文件数量不得少于5份，其中1份用于项目工程存档，1份用于子公司设计部存档，1份用于现场日常工作需要，其余2套分别发放给监理单位与施工单位。5.4.3施工图及设计变更依据类文件管理要求：1）建立施工图以及设计变更依据类文件收发记录台账。2）落实具体责任人负责台账管理与记录。3
10、）收到施工图/设计变更依据类文件后，应在24 小时内予以登记并发放，同时邮件发放相应的电子版图纸并书面签字确认。4）台账记录应包括内容：文件名称（图纸名称）；文件形式；文件数量；接收、发放时间；接收（发放人）签字。5.4.4被替代作废的施工图，应做出明显标识，并以书面形式通知各相关单位明确告知已作废施工图的版本图号。具体作废章如下：6.0工程档案管理考核6.1子公司工程管理部：集团工程管理部将按照年度对子公司工程管理部工程档案管理工作及相关资料进行定期检查。6.2子公司项目部：负责对子公司下属项目工程档案管理工作及相关资料进行定期检查和考评，并跟踪落实整改。（考评标准参照档案管理考评表）7.0附则7.1本管理制度解释权归地产总部工程管理部，总部工程管理部每年12月底根据集团总部领导要求及相应的制度实行情况，对本制度进行修订。7.2本管理制度自年7月1日开始执行。8.0附件附件1：xx集团档案管理制度附件2：xx集团文件资料归档范围、归档时限和保管期限表附件3：档案分类及档案编制规则附件4：归档文件整理细则附件5：工程文档管理指引附件6：档案管理考评表