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1、会计档案管理实施细则第一章 总 则第一条 为规范分行会计档案管理，保证会计档案安全完整，满足会计档案调阅利用需要，根据总行的xx银行会计档案管理办法制定本细则。第二条 会计档案是我行档案的重要组成部分，是各项业务活动的原始记录和重要史料。会计档案为维护客户和我行利益、防范金融风险等提供信息支持与保障。第三条 会计档案管理的基本要求是：收集齐全，整理规范，安全保管，方便利用，到期销毁。第四条 相关机构和部门必须加强会计档案管理工作，建立会计档案的归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放 、方便查阅，严防会计档案毁损、散失和泄密。第二章 会计档案的范围和分类第五条 会计档案
2、是业务经营活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报告（表）等会计核算专业资料。第六条 会计档案具体包括如下四类：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账(含会计科目报表)、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助性账簿等。（三）会计报告（表）类：月度、季度、半年度、年度财务报告（表）。（四）其他类：对账单、存款余额调节表、纳税申报表、各类登记簿、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他应归档的会计核算专业资料和管理方面的档案材料。具体会计档案种类见附件1xx银行会计档案清单。第三章 会计档案的归档第七条 会计档案产生机构，按照规定的归档范
3、围与保管期限，对本机构会计档案进行收集、清点、装订、编目和登记。第八条 会计档案的收集。（一）会计凭证类。每个核算机构应当按机构、交易日期、交易柜员、交易流水收集会计凭证，交易原始凭证、附件等资料附在对应的普通记账凭证后面，按交易时间的先后顺序收集齐全。（二）会计账簿类。每个核算机构产生的会计账簿，分门别类按记账日期先后顺序归集，同类会计账簿涉及不同币别的，需按照先本币后外币的顺序归集。（三）会计报告（表）类。每个核算机构产生的月度、季度、半年度、年度会计报告（表），需分别归集。其中，月度、季度、半年度会计报告（表）应按时间先后顺序归集。（四）其他类。每个核算机构产生的其他类会计档案资料，需按
4、每类档案记录的时间先后顺序分类归集。第九条 会计档案的清点。应逐份清点归集齐全的会计凭证、会计账簿、会计报告（表）和其他类会计档案的张数，并逐页编号。同时，应去除会计资料原有的杂物，将电脑联机打印纸沿折叠线撕开，对于非规格会计资料进行必要的折叠。第十条 会计档案的装订。对不同保管期限、不同类别、不同机构的会计档案应分开立册。采取装订方式封装成册的，每册应具备封面、封脊、封底、账首、目录。封面应包括档案名称与类别、产生机构名称、机构号、档案日期、张数、档号、立册日期、立册人签章、会计主管签章等内容(格式见附件2)，贴封衔接处应加盖装订人骑缝章。会计档案的装订应做到结实牢固、整齐美观，横向装订的做
5、到左齐、下齐，纵向装订的做到左齐、上齐。（一）会计凭证的装订会计凭证按机构、按日期、按柜员、按交易时间顺序排列，柜员轧账单在前，交易凭证按交易时间的先后顺序排列附后。会计凭证采用塑封的，由扫描中心在扫描结束并完成事后监督后抽取真空，统一装箱。塑封的会计凭证应加具封面一同封装。不同机构产生的会计凭证应单独装箱并按时间顺序排列，箱满后在箱体显著位置粘贴标签，注明箱内会计凭证的产生机构、份数、起止日期、起止档案编号等内容，以便查阅。采取装订方式封装成册的，每册厚度不宜超出5厘米，加具封面、封底，做到结实牢固、整齐美观。（二）会计报告（表）的装订会计报告（表）按年度年报、半年报、季报、月报的顺序排列。
6、报告（表）的币种顺序为：本外币、人民币、外币折人民币、外币折美元、单外币报表，单外币报表按币种国标代码的字母顺序排列。（三）会计账簿的装订会计账簿按年度以总账、明细账分科目或账号顺序排列，币种按先人民币、后外币，先表内后表外、按科目顺序排列，外币按币种国标代码的字母顺序排列；可按年归档的登记簿按具体种类装订。（五）其他类会计档案的装订其他类会计档案以便于管理和查阅原则，按年度顺序装订。第十一条 会计档案的编目。应按照会计档案编号编制规则，逐册编制档案编号。会计档案的档号共17位，编制规则是：类目代码（2位）+档案形成年度（4位）+机构代码（4位）+保管期限（3位）+顺序号（4位）。（一）类目代
7、码（2位）：使用档案类别大写汉语拼音开头字母。其中，会计凭证类为PZ、总账账簿类为ZZ、分户账账簿类为FH、会计报告（表）类为BB、登记簿类为DJ，其他类为QT；（二）档案形成年度（4位）：使用4位阿拉伯数字组成的年份；（三）机构代码（4位）：使用核心系统中机构号对应的3位序号前加0（可在核心系统机构信息查询交易查询对应关系）; （四）保管期限（3位）：使用“Y”（永久）或“D”（固定期限）+2位阿拉伯数字，如：Y99表示永久保管，D10表示保管10年，D30表保管30年；（五）顺序号（4位）：使用4位数阿拉伯数字表示。（会计档案的档号编制举例见附件3）。第十二条 会计档案的登记。装订后应详细
8、登记每卷封面、封脊、账首或目录信息。保管期间应及时登记xx银行会计档案保管登记簿，详细记录保管会计档案的信息。第十三条 整理后的会计档案需满足以下要求：（一）会计档案分类、保管期限、编目准确；（二）会计档案收集齐全、清点准确；（三）会计档案立册符合要求，每册封装结实牢固；（四）会计档案封面、封脊和会计档案保管登记簿信息填写齐全完整、字迹清晰规范，封面骑缝章清晰、无漏盖； （五）会计档案实物与会计档案保管登记簿登记的数量相符。第四章 会计档案的保管第十四条 会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件。第十五条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和
9、30年。其他监管部门有明确规定长于此期限的，从其规定。各类会计档案的保管期限见xx银行会计档案保管期限表（附件4）。属于永久保管类的会计档案须打印纸质资料装订成册永久保管。会计档案的保管期限从会计档案形成的年度终了后算起，如有必要可以延长，但不能缩短。第十六条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由档案产生机构保管一年，期满后两个月内应统一移交分行计划财务部集中保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经保管部门负责人同意，但最长不得超过二年。第十七条 会计档案移交分行计划财务部集中保管时应编制xx银行会计档案移交清册（附件5）。xx银行会计档案移交清册一式两份，应详细列明移交的会计档案名称、档
10、案编号、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容；交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由接收部门负责人监交；交接完毕后，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上签章，以明确责任。第十八条 会计档案保管部门，应及时登记xx银行会计档案保管登记簿。第十九条 会计档案库房需建立双人管库与定期查库制度以及应急管理机制。第二十条 会计档案库房需由档案人员双人进出、双人操作，每次离开库房时，需检查断水、断电、上锁及是否有明火等情况。第二十一条 会计档案管理人员因离职或工作调动交接会计档案时，要在xx银行会计档案保管登记簿备注上注明移交日期、接交人，双方要彻底清点档案，在会计人员工作
11、交接登记簿上详细登记移交档案的信息，在同级主管监督下办理交接手续并签章确认，办理完成全部移交手续后方可离岗。第二十二条 分支机构分立、原机构存续的，会计档案由原机构保管；分支机构分立、原机构撤销的，会计档案应经分行计划财务部决定由其中一方代管，或移交上级机构保管。第二十三条 分支机构合并，会计档案应由合并后的机构保管；分支机构撤销，会计档案由其上级机构保管。第二十四条 年度终了和换人管库时需进行彻底查库。查库后需填写查库登记簿。发现破损和变质的档案应及时进行修补与复制或采用其他技术处理，以确保会计档案的完整与安全。如发生人为因素或不可抗拒因素造成的档案损失事故，应及时采取补救和抢救措施，并向上
12、级部门报告。第五章 会计档案的传递和移交第二十五条 会计档案传递途中，需采取上锁封存等风险防范措施，严防途中档案遗失或信息泄露。第二十六条 移交会计档案时，须严密交接手续，明确交接双方的责任。第二十七条 营业机构与事后监督之间会计资料的移交传递，要遵守“封包传递、专人交接、当面点清、签章登记”的原则。即营业机构移交给事后监督的会计凭证必须密封封包不得散漏外露，由指定的专人进行传递交接。后督人员收到营业机构送达的会计凭证后，应认真清点，双方签章确认。确保会计资料交接过程中的安全性、完整性，严防遗漏、丢失事故的发生。第二十八条 分支机构发生分立、合并、撤销等情况移交会计档案时，要编制xx银行会计档
13、案移交清册，交接双方办理会计档案移交手续。第二十九条 因搬迁、装修等需临时存放会计档案时， 临时档案库房也应符合档案库管理要求。转移会计档案前须对会计档案进行清点核查，并留存书面记录，移回后立即对照留存记录对档案进行再次盘点，确保无遗漏、无丢失；临时存放的会计档案要与保管方严格交接手续，填制xx银行会计档案移交清册双方签章确认，以明确双方责任。第三十条 纸质会计档案移交时应当保持原册的封装。个别需要拆封重新整理的，移交部门应当会同接收部门共同拆封整理，以分清责任。第六章 会计档案的调阅第三十一条 会计档案自形成之日起，查阅利用需严格履行审批及登记手续，填写xx银行会计档案调阅申请单（见附件6）
14、。第三十二条 内外部机构调阅分行计划财务部保管的会计档案需经保管部门负责人审批；调阅营业机构自行保管的会计档案需经营业机构主管运营业务副行长或行长审批。外部公安、检察院、法院、海关、税务等有权部门调阅会计档案时，必须持有单位介绍信和调阅人的有效身份或工作证件。第三十三条 调阅会计档案应由专人协同查阅，严防缺失和泄密。第三十四条 查阅人员对所需的证据或有关材料，可以抄录、照相或复印，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。第三十五条 调阅会计档案后，相应档案保管部门应将调阅日期、调阅部门、调阅人、查阅情况等在xx银行档案调阅登记簿进行详细记录，由档案保管部门经办人和查阅人共同签字确认，以备查考。第七章
15、 会计档案的销毁第三十六条 会计档案保管期满需销毁时，应由会计档案的保管机构牵头，组织分行计划财务部、审计部门、办公室、产生机构共同对需销毁的会计档案进行鉴定，并填写xx银行拟销毁会计档案鉴定意见书（见附件7），报运营业务分管副行长审批同意后销毁。第三十七条 未满保管期限或属于永久保管的会计档案不得销毁。销毁会计档案时按照以下程序办理:（一） 档案保管机构编制xx银行会计档案销毁清册（附件8），列明销毁会计档案的名称、档案编号、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）应送指定厂家，档案管理部门、审计部门、办公室等共同派人现场监销，以防档案遗失和泄密。监销人在会计档案
16、销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对。（三）会计档案销毁后,监销人应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。第三十八条 保管期满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应当单独抽出立册，保管到未了事项完结时为止。保管完结后按照档案销毁程序进行销毁。单独抽出立册的会计档案，应当在xx银行拟销毁会计档案鉴定意见书、xx银行会计档案销毁清册和xx银行会计档案保管登记簿中列明。 第八章 附 则第三十九条 本细则由分行计划财务部负责解释和修改。第四十条 本细则自发布之日起执行。附件：1.xx银行会计档案清单2.xx银行会计档案封面、封脊3.会计档案档号编制举例4.xx银
17、行会计档案保管期限表5.xx银行会计档案移交清册6.xx银行会计档案调阅申请单7.xx银行拟销毁会计档案鉴定意见书8.xx银行会计档案销毁清册附1xx银行会计档案清单序号会计档案种类1会计凭证及附件2年度财务会计报告（表）及中期财务会计报告（表）3各种手工登记簿及会计人员、会计档案移交清册，会计档案、重要单证、重要印章的销毁清册，机构变动交接清册4账销案存记录5资本金、股金及股权明细6单位存款账户明细账7有权机关查询、冻结及扣划书8对账回执9挂失解挂申请书10卡片账11银行结算账户管理档案12日记账13各种专夹保管的资料14各种手工报表15其他附2xx银行会计凭证类档案封面、封脊会计凭证档 号
18、：凭证日期： xx银行 X X分行XX支行会计凭证机构/代码： 柜员号：凭证日期： 张数： 本日共 册 第 册 保管期限： 档 号： 立卷人： 会计主管： 装订日期 ： 年 月 日 xx银行会计账簿/报表档案封面、封脊xx银行XX分行XX支行会计档案（账簿/报表）机构名称： 机构号：账簿/报表名称：币别： 科目： 档 号： 张数：共 册 第 册 保管期限： 装订人： 会计主管： 装订日期 ： 年 月 日账簿/报表起止日期 年 月 日- 年 月 日 会计档案账簿/报表名称：档 号：起止日期：科目：附3会计档案档号编制举例会计档案的档号共17位，编制规则是：类目代码（2位）+档案形成年度（4位）+
19、机构代码（4位）+保管期限（3位）+顺序号（4位）。如温州分行营业部2015年产生的第一册会计凭证，档案编号为PZ20150020D300001；温州分行营业部2015年产生的第一册总账档案，档案编号为ZZ20150001D300001；温州分行营业部2015年产生的第一册分户账档案，档案编号为FH20150001D300001；温州分行营业部2015年产生的第一册年报表，档案编号为BB20150001Y990001；温州分行营业部2015年产生的第一册登记簿，档案编号为DJ20150001D300001；温州分行营业部2015年产生的第一册对账单，档案编号为QT20150001D100001
20、。附4xx银行会计档案保管期限表保管期限会计档案种类永久保管1、年度财务会计报告（表）2、资本金、股金及股权明细3、会计档案保管清册、销毁清册、鉴定意见书4、存贷款开销户记录5、挂失解挂申请书6、机构变动交接清册7、有权机关查询、冻结及扣划书8、账销案存记录9、其他应永久保管的会计资料定期保管保管期限三十年1、会计凭证及附件2、日记账3、各种登记簿及重要单证、重要印章的销毁清册4、会计人员及会计档案移交清册5、总账及明细账6、卡片账7、其他应保管三十年的会计资料保管期限十年1、银行结算账户管理档案（销户后十年）2、对账回执及余额调节表3、各种专夹保管的资料4、中期财务会计报告（表）（半年度、季
21、度、月度）5、纳税申报表6、其他应保管十年的会计资料20附5xx银行会计档案移交清册移交单位： 接收单位：序号档 案 名 称档案编号起止日期卷号册数应保管期限已保管期限备注 移交人： 接收人： 监交人： 移交日期： 年 月 日 接收日期： 年 月 日附6xx银行会计档案调阅申请单 申请部门调阅时间调阅内容调阅用途对账 查账 补单 内部检查 监管检查司法办案 其他 借阅部门或陪同部门经办人签字借阅部门或陪同部门负责人签字运营管理部负责人或支行分管行长签字利用方式查阅 复制 抄录 扫描 拍照 其他 复制页数档案员签字备注注：此申请单交由会计档案保管员专夹保管备查。附7xx银行拟销毁会计档案意见书
22、编号：经会计档案鉴定小组认真核对、鉴定，我行本年度到期应销毁的会计档案共 卷/件，其中需继续保留的共 卷/件，确无保存价值可以销毁的共 卷/件（详见会计档案销毁清册）。因 未了事项，对 部分会计凭证单独抽出立卷，暂不销毁。根据财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法、中国人民银行颁布的银行会计档案管理办法和总行制订的xx银行会计档案管理办法的有关规定，现拟对已无保存价值的会计档案进行销毁，请审批。 档案产生机构、运营管理部、办公室、审计部负责人审批意见： （签字） 日期： 运营管理部分管行长审批意见： （签字） 日期： 附8xx银行会计档案销毁清册编号： 日期：序号档案名称档案编号卷号册数形成年度应保管期限已保管期限备注档案产生机构经办人意见：签字： 日期：档案产生机构负责人意见：签字： 日期运营管理部经办人意见：签字： 日期：运营管理部负责人意见：签字： 日期：分管行长意见：签字： 日期：监销人意见：签字： 日期：