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1、xx人力资源部公文写作规范一、 人力资源部公文界定1 定义：人力资源部的公文是在xx人力资源工作中按照严格的审批程序形成的，具有效力和规范格式的文书，是进行人力资源管理活动的重要工具。2 分类：按照行文关系、文件去向的不同，人力资源部公文可分为上行文、下行文、平行文和泛行文：2.1 上行文：上行文是下级向所属上级汇报工作，请示问题，请求业务指导的公文，包括请示和报 告；2.2 下行文：下行文是上级对所属下级发出的具有规范作用和行政约束力的公文，包括会议纪要、通知、决定和通报；2.3 平行文：平行文是同级或者不相隶属的，没有领导与指导关系的部室之间的公文，包括函和通知；2.4 泛行文：泛行文是同
2、时上行、下行和平行，甚至向社会公布的公文，包括通告。二、 原则和基本要求1 原则：1.1 发布主体法定：只允许有权主体在其权限范围内发布，其他任何组织或个人均无权发布；1.2 发布流程法定：只有经过特定的审批流程，才可以公开发布并产生效力。2 写作基本要求：2.1 目的明确，行文有据，主旨单一；2.2 内容合法，且符合公司及人力资源部管理制度和精神；2.3 书面用语，不允许个性化写作；语句通顺，符合语法要求；文字表达准确、鲜明、简练、得体；2.4 使用本规范规定的公文写作结构格式；3 公文用纸幅面、版面尺寸：3.1 用纸幅面尺寸：采用GB/T 148中规定的A4型纸，幅面尺寸为：210mm29
3、7mm；3.2 版面尺寸：页边距：上边距为2厘米，下边距为1.5厘米，左、右边距分别为2厘米。4 公文中各要素格式及规范：公文一般由眉首、主体和版记三部分构成，各部分格式如下：4.1 眉首：眉首包括华润集团和xx的标志，位于公文首页使用页眉编辑。华润集团标志居第一行靠右对齐，xx标志（xx太阳花标志）居第二行靠左对齐，下划黑色实线；4.2 主体：4.2.1 公文标题：- 公文标题一般有两种构成形式：一种是由发文部门名称、事由和文种构成。如xx人力资源中心关于的请示；另一种是由事和文种构成，如关于事迹表彰的通报；- 标题应当在黑色实线下空1行，使用小二号黑体字体，可分一行或多行居中排布；回行时，
4、要做到词意完整，排列对称，间距恰当；多行排布时，应呈倒梯形排布。4.2.2 主送部门：- 主送部门是指负责受理、答复、知悉或执行该文件的部门；- 主送部门应当在标题下空1行，靠左顶格书写，使用小四号宋体字体，1.5倍行距。4.2.3 正文：- 正文一般由开头、主体和结语三部分构成。正文的写法会由于文种的不同而不同，具体请参见各文种写作规范；- 正文应当在主送部门名称下一行开始书写，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。使用小四号宋体字体，1.5倍行距。全文使用全角标点符号。4.2.4 附件：- 附件并不是公文的必须构成部分，当内容过多，不宜在正文中直接体现时，可以使用附件；- 公文如
5、有附件，在正文下空1行、左空2字、用小四号宋体字书写“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号；- 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格书写公文的发文序号并在其后书写“附件”（有序号时标识序号）。4.2.5 署名：根据拟文主体不同，署名可以是部门名称或个人姓名，如果是部门必须使用公司正式发文或规范的部门名称，不得简写或错写。使用小四号加粗宋体字。4.2.6 成文时间：- 成文时间表示公文生效的时间。确定成文时间
6、的原则是：一般公文，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；两个以上部门的联合发文，以最后签发部门负责人签发日期为准；- 成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；用四号加粗宋体字，右对齐并右空4字书写。4.2.7 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下署名和成文时间时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使署名和成文时间与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；4.2.8 版记：版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行；4.2.9 主题词：- 主题词是用以标注公文主要内容的词或词组，有助于及时、快捷地处理公文，同时便于查找、检索；
7、- 主题词的标注程序是：全面审读公文，确认公文的主题内容；认真进行主题分析，对关键性语句准确、精练地进行主题概括，形成主题概念。主题词一般标注3-5个，最多不超过7个；- “主题词”用小四号黑体字，居左顶格书写，后标全角冒号；词目用小四号宋体字，词目之间空1字。4.2.10 抄送部门- 指除主送部门外需要执行或知晓公文内容的其他部门；- 在主题词下一行，左空1字用小四号宋体字书写“抄送”，后用全角冒号；抄送部门之间用顿号隔开，回行后与冒号后的抄送部门对齐，在最后一个抄送部门后标注句号；- 如果主送部门过多而使公文首页不能显示正文时可以在抄送部门之上、主题词之下标注主送部门。4.2.11 印发部
8、门和印发时间：位于抄送部门之下（无抄送部门时在主题词之下）占1行位置；用小四号宋体字。印发机关左对齐左空1字，印发时间右对齐右空1字。印发时间以发文时间的日期为准，用阿拉伯数码标识；4.2.12 版记中各要素之下均加一条反线，粗细为1磅，宽度为绝对值17厘米；4.2.13 页码：页码用阿拉伯数字在页脚居中标识，空白页和空白页之后的页不标识页码。三、 上行文写作规范1 请示：1.1 应用范围：1.1.1 对公司的政策、制度或文件不理解，或不适应本部门情况，需要变通处理，请求上级予以解释、指示或认可；1.1.2 请求审批或批转相关组织制定的重要文件；1.1.3 请求批准机构设置、人员编制、干部任免
9、、经费预算等；1.1.4 请求批准机构设置、人员编制、干部任免、经费预算等。1.2 请示的分类：1.2.1 请求指示性请示，解决“我们该怎么做”的问题；1.2.2 请求批准性请示，解决“请准许我们这样做”的问题；1.2.3 请求批转性请示，解决“我们请求有关单位这样做”的问题。1.3 请示的正文结构：1.3.1 开头：说明请示的根据、目的，明确交代请示事项的背景或理由；1.3.2 主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本部门的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级部门出谋献策，不能简单上交问题或矛盾；1.3.3 结语：恰当使用结语，比如：“以
10、上请示妥否，请指示”；“以上请示如无不妥，请批准”；“以上请示如无不妥，请批转执行”。1.4 注意事项：1.4.1 行文之前要与主管领导充分沟通；1.4.2 请示理由要充分，要求和建议要具体；1.4.3 严格执行一文一事制度；1.4.4 按照隶属关系逐级行文；1.4.5 请示与报告不能混用。2 报告：2.1 应用范围：向上级汇报工作、反映情况，答复上级的询问等。2.2 报告的分类：2.2.1 按照性质分类：综合报告和专题报告；2.2.2 按照内容分类：工作报告、总结报告、情况报告、建议报告、检讨报告等；2.2.3 按照期限分类：定期报告和不定期报告。2.3 报告的正文结构2.3.1 开头：交代
11、报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将情况报告如下”一语转入下文；2.3.2 主体：是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。建议报告的重点应放在建议的内容上，也可以采用标序列述的方法。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级部门的询问和要求回答问题，陈述理由；2.3.3 结语：根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，应另起一段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报
12、告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转执行”；答复报告多用“专此报告”；2.4 注意事项：2.4.1 调查报告、审计报告、咨询报告和评估报告等，虽然标题也有“报告”二字，但其概念、性质和写作要求与人力资源部公文中的报告不同，不应混淆；2.4.2 采用记叙为主的表达方式，按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容或完成情况，避免罗列过多事例；2.4.3 重点突出，点面结合。在重点叙述的同时，适当引用数据材料，增强说服力；2.4.4 实事求是，严禁弄虚作假；2.4.5 报告中不能写请示事项。四、 下行文写作规范1 会议纪要1.1 应用范围：会议纪要用于记载会议的基本情况、主要精神和
13、决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。1.2 会议纪要的分类：1.2.1 按照性质分类：综合性会议纪要和专题性会议纪要；1.2.2 按照内容分类：决议性会议纪要、部署性会议纪要、消息性会议纪要。1.3 会议纪要的编号：1.3.1 文号为：单位简称+人会年份号。例：华润零售人会20111号；1.3.2 在眉首下一行用小四号宋体字书写，靠左对齐。1.4 会议纪要的正文结构：1.4.1 开头：说明时间、地点、主持人、参会人、议题等；1.4.2 主体：介绍会议主要精神和决定事项，包括会议研讨的主要问题、会议意见、会议取得的成果、决定事项等；1.4.2.1 概述式：将会议主要精神归纳为几个部分概述，适合
14、内容较简单的办公会议；1.4.2.2 条款式：将会议决定事项用条款方式简要说明，以便会后检查落实，明确责任，适合协调会；1.4.2.3 发言记录式：根据发言记录整理而成，较多保留发言原貌，以备查考，适合日常例会。1.4.3 结尾：对会议做简要说明，强调落实会议精神的关键问题，号召员工落实会议精神。1.5 注意事项：1.5.1 忠于会议内容，准确反映会议决定事项和主要精神；1.5.2 抓住要点，语言简明，讲究逻辑性和条理性。2 通知2.1 应用范围：批转下级的公文，转发上级和不相隶属机构的公文，传达要求下级办理和需要有关部门周知或者执行的事项等；2.2 通知的分类：可分为指示性通知、规定性通知、
15、知会性通知、事务性通知和公布性通知。2.3 通知的编号：2.3.1 文号为：单位简称+人通年份号。例：华润零售人通2011号；2.3.2 在眉首下一行用小四号宋体字书写，靠左对齐。2.4 通知的正文结构：2.4.1 通知缘由：用来表述有关背景、根据、目的和意义等；2.4.2 通知事项：所发布的指示、安排的工作、提出的方法和提出的措施、方法等，都在这一部分有条理的组织表达，内容复杂的需要分条列款。2.5 注意事项：2.5.1 事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问，可操作性强；2.5.2 指示性通知注意政策措施的可行性，争取好的执行效果；2.5.3 讲究政策法规依据，增强发文的权威性；2.
16、5.4 讲究条理性与逻辑性，便于阅读、领会和理解；2.5.5 注重发文时效；2.5.6 特殊应用：倡议类文件适用通知文种。3 决定3.1 应用范围：主要用于传达、公告组织及人员的变更、调整等决定事项；3.2 决定的特点：3.2.1 指令性：决定是对重要事项或重大行动做出决策或安排，并要求各部门或下级单位贯彻执行的指令性公文；3.2.2 严肃性：决定的内容和形式都是严肃的，对公司的经营活动有重大影响，因而其使用需十分慎重和严肃；3.3 决定的编号：3.3.1 文号为：单位简称+人任年份号。例：华润零售人任2011号；3.3.2 在眉首下一行用小四号宋体字书写，靠左对齐。3.4 决定的正文结构：3
17、.4.1 开头：简要交代决定的缘由、目的、根据；3.4.2 主体：主要写决定的事项，落实决定的要求和措施，行文要求具体明白、层次清楚，便于有关单位执行；3.4.3 结尾：用于提出希望或做执行说明。通常还要使用结语“特此决定”。3.5 注意事项：3.5.1 标题要完整、规范，一般使用关于的决定；3.5.2 时间标注要准确。成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准，不能以起草或打印的时间为成文时间；3.5.3 缘由要准确、有理有据，令人信服。决定的缘由是决定事项的依据、理由，写作时要注意交代清楚，简明扼要；3.5.4 事项要明确、清楚。一般来说，内容比较复杂的决定，事项要一条一条地表述，把主
18、要的、重要的放在前面，次要的放在后面，层次要分明，内容合乎逻辑。4 通报4.1 应用范围：通报是用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况的公文。其应用比较广泛，可以用于表扬好人好事、新风尚；也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生；还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动工作；4.2 通报的分类：可将通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。4.3 通报的特点：4.3.1 典型性：不是任何的人和事都可以作为通报的对象来写的。通报的人和事总是具备一定的典型性，能够反映、揭示事物的本质规律，具有广泛的代表性和鲜明的个性。这样的通报发出后，才能使人受到启迪，得到教
19、益；4.3.2 引导性：无论表扬性通报，批评性通报，还是情况通报，其目的都在于通过典型的人和事引导人们辨别是非，总结经验，吸取教训，弘扬正气，树立新风；4.3.3 严肃性：通报的内容和形式都是严肃的。通报是针对真人、真事和真实情况制发的，无论是表扬、批评或通报情况，都代表着上级组织的意见，具有表彰鼓励或惩戒、警示的作用，因而其使用需十分慎重和严肃；4.3.4 时效性：通报是针对当前工作中出现的情况和问题而发。它的典型性、引导性都是就特定的社会背景而言的。随着客观情况的变化，一件在当时看来具有典型意义的事实，时过境迁，未必仍具有典型性。因此，通报作用的发挥，与抓住时机及时通报是分不开的。4.4
20、通报的编号：4.4.1 文号为：单位简称+人通年份号。例：华润零售人通2011号；4.4.2 在眉首下一行用小四号宋体字书写，靠左对齐。4.5 通报的正文结构：4.5.1 主体：表扬性通报和批评性通报一般分为三个部分：（一）主要事实；（二）分析指出事例的教育意义；（三）决定要求。情况通报有两种形式：一种只对有关事实做客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见；4.5.2 结尾：通常用结语“特此通报”。4.6 注意事项:4.6.1 通报的内容必须真实。通报的事实，所引材料，都必须真实无误。动笔前要调查研究，对有关情况和事例要认真进行核对，客观、准确
21、地进行分析、评论；4.6.2 通报决定要恰如其分。无论哪一种通报，都要做到态度鲜明，分析中肯，评价实事求是，结论公正准确，用语把握分寸。否则通报不但会缺乏说服力，而且有可能产生副作用；4.6.3 通报的语言要简洁、庄重。其中表扬性和批评性的通报还应注意用语分寸，要力求文实相符，不讲空话、套话，不讲过头的话。五、 平行文写作规范1 函1.1 应用范围：适用于不相隶属的部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；1.2 函的分类：1.2.1 公函与便函：公函是正式的公文，要严格按照公文格式撰写制作；便函不属于正式公文，格式可以比较随意，没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正
22、文之后，要有署名和日期；1.2.2 发函和复函：主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。一般情况下，对方发来的是函，回复的也应该是函，但有时可以灵活处理。上级发函向下级询问有关情况，下级回复时应选用答复报告。对下级的请示，上级的办公部门(一般与下级部门在级别上是平级的)在接到授权的情况下，可以给以答复，但不能使用批复，只能用函的形式；1.2.3 按内容分类，函可以分为商洽函、询问和答复函、请批函、知会函、催办事宜的函、转送材料的函等。1.3 函的编号：1.3.1 文号为：单位简称+人函年份号。例：华润零售人函2011号；1.3.2 对外（政府部门除外）发函时使用。在眉首下一行用小四号宋体
23、字书写，靠左对齐。1.4 函的正文结构：1.4.1 发函缘由：说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。这部分结束时，常用一些习用的套语转入下一部分，如“现将有关情况说明如下”、“现就有关问题函复如下”等；1.4.2 事项：有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达；1.4.3 希望或请求：或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语结束
24、；1.5 注意事项：函的写作要注意用语的分寸，因为是平行文，语言要平和礼貌，要避免阿谀逢迎，还要注意针对性和时效性。六、 泛行文写作规范1 通告1.1 应用范围：用于公布招聘信息，供目标人群或社会大众知悉；1.2 招聘通告的编号：1.2.1 文号为：单位简称+人招年份号。例：华润零售人招2011号；1.2.2 在眉首下一行用小四号宋体字书写，靠左对齐。1.3 招聘通告的正文结构：1.3.1 开头：说明招聘时间，结束时间，工作地点和需求人数；1.3.2 主体：写招聘的具体事项。包括工作职责，任职资格和应聘程序。工作职责和任职资格应分项予以说明，宜采取递减法，由主及次，由大到小；1.3.3 结尾：以“特此通告”结束；1.3.41.4 注意事项：注意信息的准确性