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1、外贸部工作流程(总2页)-CAL-FENGHAL-(YICAI)-Company One 1 CAL本页仅作为文档封面，使用请直接删除 1、口的：提高外贸部整体工作效率；加强与各相关部门的沟通合作能力；协调公司内部系统的运 作；明确工作内容，树立公司良好信誉和形象；有效提高服务产值，提升客户与本司长期合 作的信心。2、适用范围：外贸部。3、工作流程规定：工作流程 工作流程说明 使用表格 3.1 市场信息的收 集与处理 业务人员收集信息的渠道：1、寻找客户：通过公司付费的阿里网站与客人面谈了解客 人意向并主动有针对性地向客人介绍公司及产品，对收 集的信息做记录。2、通过媒体寻找客源：在其它免费网
2、站辅助寻找客户。3、参加专业展览会：有选择性地参加一些有效的，专业展 览会，借以推广公司及产品。4、其他信息渠道：比如同行之间的交流等。市场信息的处理方法：1、对收集的信息进行整理，去伪存真，并填写客户信息 统计表,每周五下午 4 点前需更新表格发给部门主管及老 板，2、根据客户要求制作QUOTATION和PROFORMA INVOICE （简称PI）以及样品单 3、及时回复客人提出的其他要求或问题。客户信息统计表 QUOTATION PI 样品单 3?接收订单 1、业务员将意向订单登记在订单及其订金登记表中；2、如客人需要样品，业务员要与客人确认样品及模具等费 用。业务员制定并下发样品制作通
3、知单到样品部等 相关部门。3、业务员根据客人要求及时准确地制作PI,并确保客 人已完整收到。订单及其订金登证 表样品制作通知 单 PI 3.3 确认合同及下 发生产通知单 1、业务员要求客人确认并回签合同或PI。业务员接到客人意向订单或正式合同后，务必审查合同，确 认单价，款号，价格，交期，付款方式等，如有问题，及时 提出和客人沟通。2、业务员按合同要求催客人付订金。3、业务员在订金到帐后，制定正式的生产通知单,并 下发到各相关部门。PI 生产通知单 3.4 跟踪生产进度 1、业务员随时跟踪物料到位情况，制作岀货计划表。业务员要定期巡视车间了解生产进度及其质量。2、客人在中途对订单要求有修改的
4、，通过联络单及时 通知相关部门，并确保相关部门及时准确地收到相关改 单信息。3、如黨篥购或生产过程中遇到意外事件业务员要及时处理 及向部门主管汇报。4、如有遇到单方面无法解决的问题，业务员要及时通知客 人，并协调解决。5、如有不可解决的问题影响交期的，业务员要提前通知客 人。6、业务员要跟踪样板及订单制作进度。出货计划表 联络单 合作能力协调公司内部系统的运作明确工作内容树立公司良好信誉和形象有效提高服务产值提升客户与本司长期合作的信心适用范围外贸部工作流程规定工作流程市场信息的收集与处理工作流程说明使用表格业务人员收集信息的渠信息做记录通过媒体寻找客源在其它免费网站辅助寻找客户参加专业展览有
5、选择性地参加一些有效的专业展览借以推广公司及产品其他信息渠道比如同行之间的交流等市场信息的处理方法对收集的信息进行整理去伪存真并填写客户出的其他要求或问题客户信息统计表样品单接收订单业务员将意向订单登记在订单及其订金登记表中如客人需要样品业务员要与客人确认样品及模具等费用业务员制定并下发样品制作通知单到样品部等相关部门业务员根据客人要求文件名称 锐达-外贸部工作流程 版本 初版 制定日期 2013 年 7 月 8 日 页数 2/2 工作流程 工作流程说明 使用表格 3.5 安排出货 1、业务员再次与客人确认交货方式、地点、时间及货物明细。2、业务员根据客人提供的货代公司订SHIPPING OR
6、DER （简 称SOo 3、业务员根据客人需要预约验货。4、业务员提前做PACKING LIST（简称P/L）和商检。3、业务员确定验货日期后以验货通知的形式通知各有关部 门。6、业务员接待并跟踪验货全过程。7、业务员将验货报告发给客人确认。8、收到客人准许出货的通知后，业务员下发出货通知并安 排拖车。9、业务员提供出货资料P/L，并安排报关。资料发放给出口 公司前，必须由老板或者经理协助审核。10、业务员将出货资料交给财务。11、业务员将出货资料登记到出货明细表上。验货通知 出货通知 P/L 出货明细表 3.6 相关文件的制定 及归档 1、确认成功报完关后，业务员出货当天将P/L 和 INV
7、OICE 发给客人。并详细介绍船期。2、业务员及时向船公司补料，确认并拿取提单。3、业务员根据客人资料需要做 FORM A 或 Certificate of Origin （简称CO）。4、以 L/C 付款的客人，业务员要及时将各种资料（包括 P/L、COMMERCIAL INVOICE（简称C/I）、FORM A及海运提单）的原件正本寄给出口公司。5、业务员将整套订单及岀货资料进行归档保管。P/L INVOICE FORM A、CO C/I 3.7 货款风险的 控制 1、拿到提单后，业务员将复印件扫描发给客人，以催客人付余 款 2、曲到客人全额余款后，业务员将所有出货文件寄给客人，并 告知快
8、递单号，以便跟踪。3、如果客人要求电放的，在收到客人全额余款后，业务员将提 单电放给客人。这根据付款方 式，在实际操 作中灵活运用 3.8 售后服务 1、业务员主动向客人询问货物到达情况，品质，数量及销售情 况。2、业务员对客人的投诉要及时处理及回复，或者协商解决办 法。并填写客诉或补赔处理记录表，以记录在案。客诉或补赔处坷 记录表 备注：以上是外贸部门工作流程的初稿，工作内容及表中的表格可以根据公司的实 际情况作调整，公司对外的全部表格需统一，所有的表格需要全部同事在一起商议 后，最终确认唯一表格。合作能力协调公司内部系统的运作明确工作内容树立公司良好信誉和形象有效提高服务产值提升客户与本司长期合作的信心适用范围外贸部工作流程规定工作流程市场信息的收集与处理工作流程说明使用表格业务人员收集信息的渠信息做记录通过媒体寻找客源在其它免费网站辅助寻找客户参加专业展览有选择性地参加一些有效的专业展览借以推广公司及产品其他信息渠道比如同行之间的交流等市场信息的处理方法对收集的信息进行整理去伪存真并填写客户出的其他要求或问题客户信息统计表样品单接收订单业务员将意向订单登记在订单及其订金登记表中如客人需要样品业务员要与客人确认样品及模具等费用业务员制定并下发样品制作通知单到样品部等相关部门业务员根据客人要求