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1、公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/171.01.0目的目的为确保公司采购核算的及时性、准确性，规范公司采购审批和报销流程，特制订本文件。2.02.0范围范围本文规定了公司统一采购和自行采购流程，适用于对生产物料、固定资产、行政用品等各种实物的货到付款和预付款采购。本文的适用人员包括：公司各级部门采购申请人、审批人，以及采购部、品质部、生产管理部、财务部等采购流程相关环节所涉及的岗位责任人。3.03.0职责及权限职责及权限拥有公司采购审批权限的领导（总经理、总监、部长等）必须严格按照本流程规定行使审批权力，不得未经授权手续情况下授意他人代为审批，不得越权审批。采
2、购申请人必须严格按本流程履行审批手续，并跟踪所有审批和报销手续完毕。采购部、品质部和财务部必须严格按照本流程履行物品采购、验收和账务核算。所有岗位必须在本流程规定的完成时间内完成每个流程环节的任务，对无故延迟的流程环节实行岗位问责。4.04.0定义定义统一采购：指由申请人提出采购申请并经相关领导审批，由公司采购部统一询价、议价、订购、申付和报销的采购行为。一般在公司总部的所有生产物料或行政用品采购，除文具等价值极低的办公用品之外，均由采购部履行统一采购。自行采购：指由申请人提出申请并经相关领导审批后，自行履行采购、验收和报销的采购行为。一般驻外办事处的行政用品采购，以及公司总部的文具等价值极低
3、的用品采购，可采取自行采购的方式。公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/175.05.0流程内容流程内容5.15.1统一采购核算流程统一采购核算流程5.11流程图公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/175.12角色与活动公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/17序号角色活动内容输出文档1采购申请人提出采购申请1）各部门采购申请人填写采购申请单提出行政用品采购申请；2）如果是生产中心的生产计划申请，则按生产计划审批流程审批；3）如果采购的是单价 2000 元以上的固定资产（含 2000 元），申请人需将采
4、购申请单提交给部门资产管理员，请其在申请单上确认是否有闲置的固定资产可以使用。如果有闲置的固定资产，应终止采购申请，优先使用闲置资产。采购申请单或生产计划2申请人部门部长审批申请人将采购申请单报申请人部门部长审批（如果是中心总监或直属部长申购，则直接提交给总经理审批），审批应在 0.5 个工作日内完成。审核要点：1）采购物品的必要性；2）采购数量的合理性；3）采购申请单上填写信息的准确性；4）是否在部门月度预算之内签字3中心总监审批（无中心总监的直属部，此步骤略过）对于办公用品一次性采购金额大于签字公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/17500 元，其他行政用品
5、、固定资产一次性采购金额在 50000 元以内的，需报各中心总监审批，审批应在 0.5 个工作日内完成。审核要点：1）部门部长是否审批签字；2）部门资产管理员是否确认签字；3）采购物品的必要性；4）采购数量的合理性；5）采购申请单其他信息的准确性；6）是否在部门月度预算之内3中心总监审批（无中心总监的直属部，此步骤略过）对于办公用品一次性采购金额大于500 元，其他行政用品、固定资产一次性采购金额在 50000 元以内的，需报各中心总监审批，审批应在 0.5 个工作日内完成。审核要点：7）部门部长是否审批签字；8）部门资产管理员是否确认签字；9）采购物品的必要性；10）采购数量的合理性；11）
6、采购申请单其他信息的准确性；12）是否在部门月度预算之内签字4总经理审批对于办公用品、固定资产或其他行政签字公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/17用品的一次性采购金额大于 50000 元（含 50000 元）的，需报总经理审批，审批应在 0.5 个工作日内完成。审核要点：1）中心总监/直属部长是否签字；2）部门资产管理员是否确认签字；3）采购物品的必要性；4）采购数量的合理性；5）采购申请单其他信息的准确性5采购部采购员询价议价申请人将经审批的采购申请单或生产计划提交给采购部的采购员，由采购员在 3 个工作日内履行询价议价手续。确定采购供应商及物品采购价格6采
7、购部采购员采购订单申请采购员根据询价议价结果，选择合适的供应商，拟制采购合同，并在 0.5个工作日内提交采购订单申请。采购订单申请、采购合同7采购部部长审批采购部部长在 0.5 个工作日内审批订单申请，审核要点：1）是否经过了询价和议价，结果是否公允；2）订单金额、物品名称等信息是否与采购申请单一致签字8总经理审批如果生产计划合同大于 10 万元（含 10公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/17万元），或非生产计划合同大于 1 万元（含 1 万元），需报总经理审批，审批应在 0.5 个工作日内完成。审核要点：1）采购部部长是否签字；2）采购合同金额、数量是否准确
8、合理；3）付款条款是否合理；4）订单的其他信息是否准确、合理9采购部采购员联系供货订单申请审批通过后，在 ERP 中录入采购订单。在 2 个工作日内将采购合同发传真给供应商，确认交货日期。供应商开始发货。如果是预付账款，则提交合同和付款通知单，从本步直接转到第 12 步“申请付款”。传真10品质部检验员验收供应商到货后，品质部检验员在 0.5个工作日内验收货物。验收合格后，在到货单上签字，传递给仓库库管员。对于办公用品、固定资产或其他行政用品，请采购员直接通知采购申请人领取（需携固定资产卡片）；对于生产物料，将货物运送到库房入库。到货单11资材科库管员入库1）在到货单上签字，将到货单 到货单、
9、入库单公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/17复印件传递给采购员，原件留存归档。2）将生产物料按物料类别入库，0.5个工作日内在 ERP 系统中记录入库品种、数量等信息。打印出入库单并签字，入库单一式三联，一联给采购，一联给财务，一联自己留存。3）每周一上午之前库管员要打印出上周所有的入库单传递给采购和财务。12采购部采购员申请付款1）采购员收集合同和入库单，0.5 个工作日内填写付款通知单申请付款，提交领导审批。2）如果是预付账款，则只需合同和 付款通知单即可。采购员应特别关注预付账款的合同，跟踪好合同后续是否全额到货。3）付款通知单审批后，采购员需将合同、入
10、库单、发票和付款通知单传递给财务（如果是固定资产，还应从采购申请人处取得固定资产卡片一并提交财务）。如未能及时取得发票的，可先申付再后续补发票给财务，但采购员有责任补齐发票。付款通知单13采购部部长审批付款申请0.5 个工作日内审批完毕。审核要点：1）采购合同、付款通知单、入库单签字公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/17上的物品名称、数量、金额是否正确，确保合同累计申付金额小于等于合同金额、ERP 中发票数量小于等于合同累计到货数量；2）是否有重复付款14财务部部长审核单据应于 0.5 个工作日内审核完毕。财务部部长审核要点：1）单据是否齐全；2）是否有采购部
11、长签字；3）是否有重复付款；4）采购合同、付款通知单、入库单上的物品名称、数量、金额是否正确，确保合同累计申付金额小于等于合同金额、入库数量与本批次付款数量一致；5）对于预付账款的合同，需特别关注后续发票及入库数量的情况；6）对于超预算的申付，应向总经理汇报。无论金额大小，均需总经理给出特别批示后才能付款。签字15出纳付款申请出纳接到审批后的付款通知单后，0.5 个工作日内在网银系统里提交付款申请。网银付款申请16财务部部长审核支付0.5 个工作日内在网银里审核付款申/公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/17请，通过后予以支付。审核要点：1）提交的付款申请金额、
12、供应商、账号是否与付款通知单一致；2）是否有重复付款申请17出纳日记账网银付款后，出纳根据银行付款水单在 0.5 个工作日内编制银行存款日记账。借：应付账款-xx 供应商贷：银行存款日记账18采购部采购员生成发票采购员必须及时向供应商追讨发票（原则上付款前必须从供应商处取得发票，如果是付款后给发票，采购员有责任及时追讨），每月需和负责的供应商对账。采购员接到供应商发票后，当天在 ERP 系统中生成采购发票。供应商发票的原件需在 0.5 个工作日内传递给财务部往来会计，自己留发票复印件存档。生成系统发票；发票19往来会计账务处理收到供应商发票后（固定资产还需 固定资产卡片），在 1 个工作日内编
13、制采购记账凭证。借：原材料/固定资产/办公费等应交税金增值税进项税贷：应付账款-xx 供应商记账凭证公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/1720往来会计对账每月月底前和采购员就供应商往来款进行对账，双方对账内容包括不限于：未到发票、应付账款余额、本月实际付款金额、预付账款余额等，特别关注预付账款的发票和入库数量情况。对于对账差异，及时跟踪采购部门解决。对账单5.25.2自行采购核算流程自行采购核算流程5.21流程图公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/175.22角色与活动序号角色活动内容输出文档1采购申请人提出采购申请1）各部门/
14、驻外办事处的采购申请人填写采购申请单提出行政用品采购申请。2）在公司总部只有文具类用品或工程上价值极低又紧急需要的用品可自行采购。驻外办事处的用品无法从总部获得的，也可以采取自行采购的方式。3）如果采购的是单价 2000 元以上的采购申请单公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/17固定资产（含 2000 元），申请人需将采购申请单提交给部门资产管理员，请其在申请单上确认是否有闲置的固定资产可以使用。如果有闲置的固定资产，应终止采购申请，优先使用闲置资产。2申请人部门部长审批申请人将采购申请单报申请人部门部长审批。审批应在 0.5 个工作日内完成。审核要点：1）采购
15、物品的必要性（如是固定资产，需审核是否经部门资产管理员签字确认无闲置资产）；2）采购数量的合理性；3）单价是否合理；4）采购申请单上填写信息的准确性；5）是否在部门月度预算之内签字3中心总监审批（无中心总监的直属部，本步骤略过）对于办公用品一次性采购价格大于500 元，生产物料及其他行政用品、固定资产一次性采购价格在5000元以内的，需报各中心总监审批。审批应在0.5 个工作日内完成。审核要点：1）部门部长是否审批签字；签字公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/172）部门资产管理员是否确认签字；3）采购单价是否合理；4）采购物品的必要性；5）采购数量的合理性；6
16、）采购申请单其他信息的准确性；7）是否在部门月度预算之内4总经理审批对于办公用品、固定资产、生产物料或其他行政用品的一次性采购价格大于 5000 元（含 5000 元）的，需报总经理审批。审批应在 0.5 个工作日内完成。审核要点：1）中心总监/直属部长是否签字；2）部门资产管理员是否确认签字；3）采购物品的必要性；4）采购单价是否合理；5）采购数量的合理性；6）采购申请单其他信息的准确性签字5采购申请人履行采购1）采购申请单审批后，采购人可在 3 个工作日内自行询价、议价、采购。一般来讲，自行采购不用在 ERP系统里下订单，只需签订纸质合同（如价值较小，也可不签订合同）即可。2）一般自行采购均需自行垫付采购款采购合同公司采购核算流程公司采购核算流程制作日期执行日期PagePage3/17项，后续再据实报销。自行垫款有困难的，可以先借备用金（接借备用金流程），再据实报销核销备用金。6采购申请人申请报销采购结束并取得货物和发票后，申请人在 0.5 个工作日内申请报销。需要提交采购发票（抬头必须为“南京自动化控制系统有限公司”）、合同（如有需提供）、固定资产卡片（如采购固定资产需提供）、费用报销审批单等单据，按费用报销流程履行审批报销手续。发票、合同、固定资产卡片、费用报销审批单6.06.0相关附件相关附件采购申请单模板采购申请单 V1.10.xls