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1、东园行政事务部工作手册序号编 号文件名称1ZYJ/WI/DXY-209-2.1行政事务治理规程2ZYJ/WI/DXY-209-2.23ZYJ/WI/DXY-209-2.34ZYJ/WI/DXY-209-2.45ZYJ/WI/DXY-209-2.56ZYJ/WI/DXY-209-2.67ZYJ/WI/DXY-209-2.78ZYJ/WI/DXY-209-2.89ZYJ/WI/DXY-209-2.9费用核算工作规程收费工作规程票据治理工作规程费用收入流程图 费用支出流程图 档案治理工作规程质量监视工作规程仓库治理工作规程ZYJ/WI/DXY-209-2.1浙江耀江物业治理公司工作规程东园行政事务部
2、工作手册文件编号修订状态第 A 版第 0 次修改共 2 页第 1主题：行政事务治理规程页码页1 目的确保行政事务部治理人员自身素养的提高，自觉维护行政事务部各项工作的正常运行。2 适用范围行政事务部全体治理员。3 职责3.1 行政事务部治理员负责本岗位的具体工作。3.2 行政事务部主管负责各岗位的工作安排、协调、检查及监视工作，并完成治理处主任交办的其他工作任务。4 工作程序4.1 办公工作程序4.1.1 按公司规定着装上岗，精神饱满，姿势端庄。4.1.2 按公司规定标准使用文明效劳用语，并贯穿到日常办公和效劳工作中。4.1.3 保持办公区域的全天干净，办公用品摆放要求统一、标准，下班最终离开
3、办公区域者应检查电源、水阀及门窗的关闭状况，确保安全。4.1.4 各岗位治理员严格依据公司各项制度、条例、规定和工作程序开放工作，各司其职， 按质按量完成上级交办的任务。4.1.5 治理员必需全天开通通讯工具，在休息假期间，如发生紧急状况一经呼唤必需快速到达。4.1.6 治理员必需按时参与行部门进展的例会和培训，无特别状况，不得无故缺席。4.2 考勤工作程序4.2.1 严格执行公司员工考勤制度规定，确保治理处良好的工作秩序。4.2.2 各部门由考勤员每天对本部门员工出勤状况进展登记，考勤登记必需照实、细致、准时，并于每月一日将上月考勤表交到行政事务部。4.2.3 行政事务部对各部门考勤表进展审
4、查核对，考勤审核必需严格、公正，并于每月五日前将上月治理处全员考勤表连同附件(请假条、病假证明等)经主任审核签字后报公司 办公室。4.3 培训工作程序4.3.1 各部门应依据公司、治理处的治理要求及本部门的工作需求，在每年年底提出培训需求，填写培训需求申请表、年度员工培训打算表报行政事务部。4.3.2 行政事务部协作治理处主任依据公司的治理要求及本治理处、下属部门的需求，制订年度培训打算，报公司品质治理部。4.3.3 各部门可依据实际需要，提出临时性培训需求，编写月度培训打算后组织实施。4.3.4 送外培训和特别工种人员培训按公司培训把握程度执行。4.3.5 各部门做好培训有关状况记录，包括培
5、训签到表、考核或考试成绩记录，每次培训完毕后，在员工培训记录表上进展记录。4.3.6 行政事务部依据各部门年度员工培训打算及月度培训打算，对各部门的培训 工作进展跟踪检查，并依据每月培训状况填写月度培训打算完成汇总报公司品质治理部。5 相关文件5.1 培训把握程序ZYJ/QM-2023-4.1.15.2 不合格把握程序5.3 改进把握程序6 相关记录6.1 请假申请表6.2 考勤表6.3 员工培训记录表6.4 年度员工培训打算表6.5 培训需求申请表6.6 员工内部培训记录表6.7 月度培训打算6.8 月度培训打算完成汇总6.9 东园治理人员考核评比表ZYJ/QM-2023-6.4 ZYJ/Q
6、M-2023-6.6ZYJ/QR/GR-301 ZYJ/QR/GR-302 ZYJ/QR/GR-418 ZYJ/QR/GR-446 ZYJ/QR/GR-447 ZYJ/QR/GR-460 ZYJ/QR/GR-3040 ZYJ/QR/GR-475 ZYJ/QR/DXY-571ZYJ/WI/DXY-209-2.2浙江耀江物业治理公司工作规程东园行政事务部工作手册文件编号修订状态第 A 版第 0 次修改共 2 页第 1 页主题：费用核算工作规程页码1 目的加强经济核算，把握费用支出，降低各项经营本钱，确保工作效率和提高东园治理处经济效益。2 适用范围东园治理处各项费用的收支、核算、结帐和编制、申报。
7、3 职责3.1 费用核算员负责具体工作，严格按公司治理处财务具体操作细则开展工作。3.2 行政事务部财务主管负责监视、检查和指导。3.3 治理处主任负责审核、审批。4 工作程序4.1 收费4.1.1 将治理处每月收入(包括现金、支票、现金交款单及收进的收据发票记帐联等)于结帐日后一天 13：30 前送抵公司财务部。双休日延后4.1.2 物业费收入核算：依据不同类型收费标准分别按月设立收费明细表，一次性预收数月的费用应平均分摊至每个月的实收款项，并于每个结帐日后五个工作日内报送上月收费明细表。4.1.3 水电费收入核算：规定抄表时间为每月 20 日，22 日抄表完毕当天，应于当月总表发生数核对，
8、误差在合理范围以内，25 日完成计算本月应支付的组团所分摊的水电数据及全额抄表分摊计算完毕后，于每月30 日前张榜公布，争取于下一个月结帐日前将费用收齐，于结帐日后五个工作日内报送收费明细表。4.1.4 其他费用收入核算：按不同类型的收费款项，分别按月设立费用明细表，一次性预收数月的费用应平均分摊到每月的实收款项，对于车位使用费、电瓶车费要准时将变动的车辆进展更改、注销。4.1.5 空关物业费以 70%向产权全部人收取，公摊电费按实分摊，有特别规定的按有关规定办理，要做到计算合理、月结月清，准时向产权全部人(开发商)和业主收取。4.2 支出4.2.1 原则上对收进的水电、物业费不与退还，多收局
9、部计入预收今后费用(尤其是物业费)， 确实由于一些特别状况(如退房等)必需退还的，规定如下：a) 单位退款：要求对方开据一张的收据，并填写付款通知单，以支票支付，而不是将原来开给对方的发票或收据收回作为付款依据。b) 业主个人退款：退还费用则填写统一的公司费用退还表，然后以报销的形式办理相关程序，退还时必需由业主或其托付代理人签字(章)而不能由物管处代签。c) 特别状况：业主个人的物业、水电费当月收进当月即需退还的，可以不必按以上程 序，只需将原来发票收据收回作废，即可退还其费用，除此之外，一律按上法退还。4.2.2 每月 26 日依据抄表分摊数据，填写支付水电费明细表，上报公司审批，于月底前
10、2 个工作日内将水费电费交到水厂、电力局。4.3 编制治理处年、季、月费用收支打算，并对实施过程进展监视、检查和把握，准时向治理处主任供给费用收支分析报告和相关信息。4.3 依据治理处签订的合同、协议中的有关经济条款，组织办理收支款项的结算及记帐。4.4 抓好各种应收款项的统计、核算和收取工作，清算长期拖欠不清的款项，催促经办人员4.5 限期清理。4.6 组织实施治理处统计报表的编制工作，保管好全部收费资料和帐册，对变动数据准时注记和存贮，并实现电算化。4.7 负责与公司财务部的事务联络和沟通；准时编报各种报表，准时将现金存入银行或上交公司财务部。5 相关记录5.1 治理处每日收缴费用明细表Z
11、YJ/QR/DXY-5035.2 治理处当月收缴费用明细表ZYJ/QR/DXY-5045.3 治理处每月上交财务汇总表ZYJ/QR/DXY-5065.4 治理处多项经营收支明细表ZYJ/QR/DXY-5085.5 治理处电瓶车库电费明细表ZYJ/QR/DXY-5095.6 治理处费用收缴率汇总表5.7 治理处物业费分摊明细表5.8 治理处水电费按月收费状况表5.9 治理处物业费按月汇总表5.11 支付水电费明细表5.12 月份其他收入月明细表5.13 年 月治理处空关房明细表浙江耀江物业治理公司工作规程东园行政事务部工作手册文件编号ZYJ/WI/DXY-209-2.3修订状态第 A 版第 0
12、次修改主题：收费工作规程页码共 1 页第 1 页1 目的通过对各类费用的收缴，实现利润最大化，确保企业能正常运行。2 适用范围东园治理处各项费用收缴。3 职责3.1 收费人员负责具体的各类费用的收缴、登记工作。3.2 各组团设立现场收费人员。3.3 行政事务部财务主管负责各岗位收费人员的工作安排、协调、检查及监视工作。4 工作程序4.1 收费工作程序4.1.1 按公司规定着装上岗，精神饱满，姿势端庄，微笑效劳。4.1.2 按公司规定标准礼貌用语和效劳用语。4.1.3 保持办公区域的全天干净，办公用品摆放要求统一、标准。4.1.4 给类收费台帐必需看清楚、干净、有标识、不能过期、准时更换。4.1
13、.5 要求收费实行唱票的方法，对收进的假币由当事人自己负责。4.1.6 对已收取的费用准时做好登记工作，定期进展各类明细表整理工作。4.1.7 现场收费人员进入业主家，要求穿鞋套。4.1.8 每天下午 4：10 之前将已收取的现金、支票交财务部，财务部于5：00 之前存入公司帐号。4.1.9 在收费过程中，征求业主对物业公司的意见，准时反响给各部门，并进展跟踪。5 相关记录5.1 物业费收缴明细表ZYJ/QR/DXY-5215.2 水电费收缴明细表ZYJ/QR/DXY-5225.3 电瓶车收缴明细表ZYJ/QR/DXY-5235.4 车位使用费收缴明细表ZYJ/QR/DXY-5245.5 车位
14、物业费收缴明细表ZYJ/QR/DXY-5255.6 费用退还明细表ZYJ/QR/DXY-526浙江耀江物业治理公司工作规程东园行政事务部工作手册文件编号ZYJ/WI/DXY-209-2.4修订状态第 A 版第 0 次修改主题：票据治理工作规程页码共 1页第 1 页1 目的严格票据治理,杜绝缺少、开抽心发票现象的发生，符合财税部门的要求，确保收费工作的正常进展。2 适用范围东园治理处各类票据的治理。3 职责3.1 行政事务部负责向公司财务部申领票据。3.2 各部门、各组团、固定点收费人员负责向行政事务部申领、归还票据。3.3 行政事务部财务主管负责票据的抽查、检查。4 工作程序4.1 领用程序4
15、.1.1 每天早上 8:00 由收费人员签字领出,于晚上结帐时签字归还。4.2 票据开具格式。4.2.1 按票据规定的格式书写。4.2.2 使用圆珠笔书写，字迹端正、用力，准时更换复写纸。4.2.2 大小写金额全都。4.2.3 不得进展涂改革。4.3 归还程序4.3.1 各收费人员于晚上结帐时将票据交回签字。4.3.2 由行政事务部财务人员检查归还时票据张数是否相符。5 相关记录5.1 票据领用登记表ZYJ/QR/DXY-527浙江耀江物业治理公司工作规程东园行政事务部工作手册文件编号ZYJ/WI/DXY-209-2.5修订状态第 A 版第 0 次修改主题：费用收入流程图页码共 1页第 1 页
16、1 目的确保治理处按时收缴各项费用,保证治理处日常业务的正常开展。2 适用范围适用于费用收入的有效治理。3 职责2.1 二级财务部负责各物业应收款项的统一把握。2.2 各组团、部门负责各项费用的催交工作。4 工作流程图是否在规定时是将收时的钱再交公间内收取费用交二级财务司财务治理处核算每月应收费用下发通知否各部门、各组团发放催缴通知单拖欠费用是连续状况查明缘由，实行相应措施5 相关记录4.1 水电费通知单ZYJ/QR/DXY-5284.2 催缴通知单ZYJ/QR/DXY-529浙江耀江物业治理公司工作规程东园行政事务部工作手册文件编号ZYJ/WI/DXY-209-2.6修订状态第 A 版第 0
17、 次修改主题：费用支出流程图页码共 1页第 1 页1 目的加强治理处费用支出把握。2 适用范围适用于费用支出的有效治理。3 职责3.1 治理处主任负责把握费用支出的合理性及必要性。3.2 二级财务负责费用支出的审核工作。3.3 公司负责费用的审批工作。4 工作流程图治理处主任审核费用支出的合理性是否同意否退回部门或组团是二级财务审核票据合法性及金额正确性否是否正确上报公司是否同意否公司财务部支付费用治理处领用人签字完毕5 相关记录5.1 报销单ZYJ/QR/GR-30115.2 付款通知单ZYJ/QR/GR-3012ZYJ/WI/DXY-209-2.7浙江耀江物业治理公司工作规程东园行政事务部
18、工作手册文件编号修订状态第 A 版第 0 次修改共 2第 1 页主题：档案治理工作规程页码页1 目的通过对档案的各项治理工作，确保档案资料不失散、不遗留、分类准确、装订标准， 妥当保存，提高档案的作用，为治理处各项工作效劳。2 适用范围适用于治理处档案、资料治理工作。3 职责3.1 档案治理员负责治理处各类文件资料的登记、编号和运转工作，并对各部门的档案治理工作进展监视、检查和指导。3.2 负责上级机关和公司文件的整理、传阅和归档工作，做好立卷归档，妥当保管好各类档案资料。3.3 各部门应设一名兼职档案治理员，负责对本部门的档案收集与整理。3.4 行政事务部主管定期进展抽查和指导。4 工作程序
19、4.1 文件点收4.1.1 检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应马上追查归入。4.1.2 文件的处理手续必需完备，如有遗漏，应马上退回经办部门。4.1.3 文件如有皱折、破损等情形，应先使其整齐划一。4.2 档案整理4.2.1 归档文件，应依目次号挨次以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用， 注明目次号码，以便翻阅。4.2.2 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。4.2.3 按浙江耀江物业治理公司档案治理制度的规定，严格执行和施行档案的各项治理工作。4.3 档案资料清理4.3.1 常常进展文件、档案的清理和检查，无保存必要的资料要准时清理，并保持档案清洁
20、。4.3.2 保管期限届满的文件、档案，应注明销毁的日期，报治理处主任批准后再作销毁处理。4.3.3 受控文件的复印、更改、回收、发放及销毁严格执行公司规定，并报公司职能部门审验。4.4 档案查阅制度4.4.1 查阅档案要履行查阅手续，只限内部查阅。4.4.2 需带出、复印或外来人员借阅，必需经治理处主任批准。5 相关文件浙江耀江物业治理公司档案治理制度6 相关记录6.1 质量记录查阅审批表ZYJ/QR/GR-4106.2 外来文件清单ZYJ/QR/GR-4136.3 文件发放登记表ZYJ/QR/GR-4146.4 文件更改单ZYJ/QR/GR-4156.5 受控文件清单ZYJ/QR/GR-4
21、166.6 受控文件复印申请表ZYJ/QR/GR-4176.7 文件发放范围清单ZYJ/QR/GR-4386.8 质量文件销毁清单ZYJ/QR/GR-4406.9 文件回收登记表ZYJ/QR/GR-4596.10 档案借阅登记本ZYJ/QR/GR-3021浙江耀江物业治理公司工作规程东园行政事务部工作手册文件编号ZYJ/WI/DXY-209-2.8修订状态第 A 版第 0 次修改主题：质量监视工作规程页码共 1 页第 1页1 目的通过对东园执行质量治理体系的监视和检查,保证质量体系的正常运行。2 适用范围适用于东园治理处各部门、组团、班组及岗位的质量治理运行。3 职责3.1 负责执行质量体系的
22、监视、检查、指导和改进工作，保持质量治理体系正常、有效地运行。3.2 负责对各部门质量记录是否真实、准时、清楚和正确进展常常性检查指导，觉察不合格项马上催促其限期整改。3.3 制定年度有关质量治理的培训教育打算，协作治理处主任分期组织各级治理人员及员工进展培训考核。3.4 行政事务部主管定期进展抽查和指导4 工作程序4.1 质量文件的检查4.1.1 检查治理处质量文件与实际状况是否相适应，详略是否得当，是否适宜可操作，是否正常、有效地运行。4.1.2 检查各部门是否依据标准要求建立、实施、保持和改进质量文件，是否依据标准建立了质量记录。4.1.3 检查质量手册对组织机构及职能安排描述是否确定且
23、有效，是否充分、可信，是否受控。4.1.4 检查各层次员工对质量文件、质量记录是否都能得到理解并能有效应用、有效实施。4.1.5 觉察不合格项马上整改和改进。4.2 质量记录的检查4.2.1 检查各部门质量记录是否真实、准时、清楚和正确，并赐予指导。4.2.2 检查质量记录是否按确定的保存地点、方式、期限进展实施，保存设施是否适宜，是否能防止损坏、变质或丧失。4.2.3 质量记录是否进展整理分析，并为改进和治理供给信息。4.2.4 检查各层次员工对质量记录是否正确理解和充分沟通。4.2.5 觉察不合格项马上整改和改进。4.3 质量治理体系的培训4.3.1 通过检查了解各层次员工对质量治理体系的
24、生疏和理解程度以及存在的缺乏，实行按需培训，据时施教。4.3.2 制定年度有关质量治理的培训教育打算，协作治理处主任分期组织各级治理人员及员工进展培训考核。5 相关记录5.1 文件更改单ZYJ/QR/GR-4155.2 不合格统计表ZYJ/QR/GR-4455.3 统计分析报告ZYJ/QR/GR-4485.4 培训打算ZYJ/QR/GR-30405.5 效劳质量信息反响表ZYJ/QR/GR-428ZYJ/WI/DXY-209-2.9浙江耀江物业治理公司工作规程东园行政事务部工作手册文件编号修订状态第 A 版第 0 次修改共 2 页第 1主题：仓库治理工作规程页码页1 目的通过对治理处二级仓库的
25、治理工作，确保物品得到安全贮存，以完好状态交到使用部门。2 适用范围适用于治理处二级仓库日常治理及各部门三级仓库的日常治理。3 职责3.1 仓库治理员负责入库物品的验收、标识和进出的记录，并维护仓库卫生与材料保管保养。3.2 各部门小仓库必需指定专人兼职治理，仓库治理员负责对各部门小仓库进展监视、指导和检查。3.3 行政事务部主管定期对仓库进展抽查和指导。4 工作程序4.1 物品盘存4.1.1 仓库治理员每月月底对库房内物品进展一次小盘点，提出下月补充物品的领用打算。4.1.2 仓库治理员每半年会同费用核算员对库房内物资进展一次大盘点，并将状况报治理处主任。4.2 物品的验证和入库4.2.1
26、依据领料单的要求对领用回来的物品，填写入库单办理入库手续。4.2.2 依据入库单核对入库物品的数量、型号、规格并进展检查、验证入库。4.2.3 如验证中觉察不合格品，应按不合格品处理程序进展处理。4.2.4 入库物品由仓管员在物料收发登记卡和账簿登记，做到帐、卡、物三相符。4.3 标识、储存和保护4.3.1 库房内对物资有相应的标识、符号，并分开放置。4.3.2 物品堆放应便于拿取，物品保存处应与物品卡对应。4.3.3 常常对库房进展清扫，保持库房内干净、干净。4.4 物品出库4.4.1 领用物料由领用人填写领料单经主任批准后到库房领料。4.4.2 仓管员依据批准后的领料单发放物料，应表达“先
27、进先出”的原则。在紧急状况下可先行发放，但事后必需补办出库手续。4.4.3 物料发放后，仓管员进展出库登记。4.5 工具的领用及归还4.5.1 工具领用由领用人填写工具领用登记表后，报主任批准，向仓管员领取。4.5.2 依据工具领用登记表填写工具卡一式两份，一份领用人保管，一份存放备案， 然后发放。4.5.3 工具归还时由仓管员核对领用工具的规格、型号、数量，在工具卡上做好清退登记。5 相关记录5.1 领料单ZYJ/QR/GR-3575.2 工具领用登记表ZYJ/QR/GR-3225.3 仓库月报表ZYJ/QR/GR-3235.4 入库单ZYJ/QR/XQ-5995.5 工具卡5.6 物料发放登记卡ZYJ/QR/GR-435 ZYJ/QR/GR-321