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1、江西中医药高等专科学校学籍档案整理及数字化加工服务方案一、项目概述：档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。以传 统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，且不方便查询， 随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化 处理，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理， 形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。因此，将档案资料通过计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录 音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高科技技术转化成一种新型 档案信息形态，已是当务之急。二、项目内容：
2、整理江西中医药高等专科学校整理江西中医药高等专科学校1986年-2022 年的1161本学籍卡，75本招生录取花名册，60本毕业生花名册，1161册班级 成绩登分册，以实际完成工作量作为最终结算依据。对以上档案进行整理、目录 著录、数字扫描、图像处理、数据迁移、数据加密备份等数字化加工服务，形成 符合抚州市档案管理要求的入库档案。三、档案整理标准和流程1、项目依据的标准中华人民共和国档案法纸质档案数字化规范(DA/T31)归档文件整理规则(DB36-T380-2016)档案著录规则(DA/T18-1999)电子文件归档光盘技术要求和应用规范(DA/T38-2008)江西省纸质档案数字化管理与技
3、术规范江西省数字档案与数据离线备份介质管理规范江西省专业类电子档案著录与数据格式规范高等学校档案实体分类法2、工作流程档案领取一档案前处理【整理分类、打页码或修正页码（卷内文件材料编号）、 盖档号章、填写档号章内容】目录录入一打印卷内目录一档案扫描一图像优化 一格式转换、合并命名一档案装订一案卷装盒一数据存储及移交。四、项目基本规范要求与操作流程1、项目基本规范要求1. 1学校1986年-2022年的1161本学籍卡，75本招生录取花名册，60本毕 业生花名册，H61册班级成绩登分册学籍档案整理及数字化加工服务，包括： 档案数字化加工前处理（档案领取、档案拆卷、整理分类、编写页号、盖档案章 及
4、填写档号、档案装订物拆除、档案保护性处理）、档案扫描、档案数字化后处 理（扫描统计、图像处理、图像质检、数据质检、档案装订、档案实体验收、数 据验收、数据存储及备份、数据移交）、网络等工作。1. 2档案扫描需采用平板或高速扫描仪进行，以A4扫描仪扫描产生的电子 幅面按1页计量,大于A3幅面的档案采用工程扫描仪扫描，小于A4按A4幅面计 算，大于A4幅面按A4幅面进行折算。1. 3学校给服务方提供一个共约40-60平米的数字化加工场所，服务方根据 工作需要进行场地局域划分、局域网的网络布线安装，具体方案须经过江西中医 药高等专科学校认可后方可实施，场地局域划分、局域网的网络布线安装的设备 和费用
5、由服务方承担。1.4 本项目在数字化加工实施过程中所需的所有设备（包括：电脑、扫描仪、 服务器、打印机、办公用品、监控设备、档案盒、硬盘等）由成交供应商免费提 供,档案盒与硬盘成交供应商需免费交付给采购人,档案盒为国标级无酸档案盒, 档案盒与硬盘数量以项目实施过程中实际所需为准。1.5 服务方必须提供项目操作标准及流程、实施计划方案、项目组人员配备 及质量保证措施、售后服务承诺等材料。2、项目操作流程2. 1档案数字化加工前处理档案领取:服务方负责人员到学校指定地点下架提取需加工学籍档案, 管理人员接收服务方待整理的资料，对档案共同进行清点无误后，并办理档案交 接登记，做好交接记录。2. 1.
6、 2目录录入和打印：电子目录录入应以档案著录规则DA/T161-2002为 依据，以实体档案为基准逐卷逐条录入档案电子目录，在确保电子目录信息准确 无误后，按挂接要求审核目录数据库。对目录有误的档案要修正，对目录遗漏的 档案要补录，学籍卡电子目录字段按“学号、姓名、性别、出生日期”录入；招 生录取花名册按“考生号、姓名、区域”录取；毕业生花名册按“学号、姓名、 毕业证书编号”录入。档案涉及个人材料时，所有与本全宗单位或全宗单位系统有关的姓名都要录 入到题名中。原档案无标题或者原档案标题不能反映文件内容时应拟写副题名。 电子目录的其它字段要求按档案著录规则DA/T161-2002和学校的要求进行
7、录 入。按照档案目录采集著录规范和学校工作要求，著录文件目录由服务方指定专 业技术人员审核校对。2.1. 3数据格式选择必须符合江西中医药高等专科学校数据格式的要求。2.1. 4编写页号:对未编页号或页号编制不规范的文件重新编号，统一采用 阿拉伯数字编号,正面编在右下角，背面编在左下角，并将原来编错的页号划掉。 若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需编写页号。2.1. 5已经编过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，不再重 新编页码，如有跳号、编号出错或不清晰（数量较多）的情况，应整卷重新编页 码，并在数字化工作单中加以说明；2. 1. 6筒子页按正、反两面顺序编制两个页号，折子页档案按自然页
8、编页号。2. 1.7文件材料在卷内排序错误的，必须调整文件顺序，由此造成页码不顺 的，需重新编写页号。2. 1. 8档案装订物拆除2. L 8.1逐卷、逐件拆除档案中的原装订物，精装书籍状装订的档案不得拆 散，可用零边距扫描仪挂边扫描。2.1. 8. 2拆除档案装订物时可使用相应工具，对筒子页和其它粘连页面用小 竹签等工具小心撕揭剥离，不得损毁档案。如有破损档案需局部修裱或整张裱糊。2. 1.9档案保护性处理档案保护性处理是对确定扫描的档案逐卷检查实体，对档案的破损、霉坏等 需裱糊的案卷作出评定，并在备考表上说明情况并填写台帐,能够扫描的先扫描， 而后检送修裱，并建立修裱登记台账，不能扫描的应
9、先修裱后扫描。对于原档案 不平整，影响扫描图像质量的，应先烫平后再进行扫描。2. 2档案扫描2. 2. 1扫描方式2. 2. 1.1采用扫描仪按档案编定的次序逐卷逐页扫描，可根据档案幅面大小, 选定区域进行扫描。2. 2. 1.2超过A3幅面的档案不得拼接，必须采用工程扫描仪另行扫描。扫 描完成后，将扫描形成的电子档案按原档案顺序插入该卷电子档案的相应位置。2. 2. 2扫描质量要求2. 2. 2.1无论页面大小均按页码顺序进行扫描。扫描时做到不缺页、不重页、 图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。2. 2. 2. 2纸张暗黄发黑、字迹不清的档案，或文字偏小、密
10、集、清晰度较差 等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辩率等技术参数，直至图像清晰为 止。同一份文件内只能采用一种分辩率，以件为单位采用的最高分辩率为准。2. 2. 2. 3遇有字迹完全褪色（只剩划痕）或复写纸字迹且发生浸染时，可扫 描该页档案反面，再做镜像文件，如果该页纸张同时老化、破损现象，宜在扫描 后再进行修裱处理。2. 2. 2. 4在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同 时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。2. 2. 2. 5初始扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏 产生的图像失真问题。2. 2. 2. 6若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫
11、描。2. 2. 2. 7档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑 等。2. 2. 2. 8电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。2. 2. 2. 9图片命名及组成必须与实体档案一一对应，并符合江西中医药高等 专科学校要求。电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案相匹配。2. 2. 3扫描模式扫描色彩模式一般只采用彩色模式。2. 2. 4扫描分辨率扫描分辨率标准为300dpi及以上。2. 2. 5图像格式图像文件采用JPG和双层PDF格式保存。2. 3档案数字化加工后处理2. 3. 1扫描统计核对每卷（宗）的实际扫描页数与档
12、案整理时填写的档案页数是否一致，不 一致时应注明具体原因和处理方法。并提交江西中医药高等专科学校项目管理人 员审核同意后，进行处理认真统计扫描的页数。2. 3. 2图像处理2. 3. 2. 1经数字化所产生的图像文件，按照DA/T31-2005纸质档案数字化技 术规范的要求，进行相应的图像优化处理，使图像清晰、完整，不得出现原件没 有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。2. 3. 2. 2对扫描后的图像进行逐页纠偏、裁边、排序等处理。纠偏后的图像 倾斜度不得大于5；方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。2. 3. 3图像质检2. 3. 3. 1服务方必须建立严格的质量检测体系，
13、要有专职质检员和总检员， 按档案扫描的质量要求对工作人员进行编号、扫描、图像处理等业务进行质量检 查。2. 3. 3. 2对不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换，对加工数据自 检合格，符合江西中医药高等专科学校数据质量标准的，才能递交江西中医药高 等专科学校验收。2. 3. 4数据存储、备份2.3.4. 1以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存 储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文 件的名称与目录数据库中该份实体的档号是否相同，图像文件的页数与目录数据 库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中 该份文件的
14、档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据 库与图像文件相匹配，最后以江西中医药高等专科学校要求进行数据备份存储。备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。2.3.4. 1.2备份方式：为保证数据安全，数据需备份2种格式（JPG格式、 双层PDF格式），电子目录数据需备份1种格式（excel格式），所有格式应分 别在移动硬盘备份一套，存储介质（移动硬盘或光盘）由服务方提供。2. 3. 5档案的装订2. 3. 5. 1装订技术要求2. 3. 5. 2拆除档案上的金属物，如订书钉、回形针、大头针和金属夹等。2. 3. 5. 3恢复装订时，应认真核对档案页码，核对文件排列顺序，
15、发现错误 的地方及时纠正，不能处理的上报江西中医药高等专科学校项目管理人员，装订 成册的档案必须保证每页都装订成功，不得有漏装掉页情况出现。2. 3. 5. 4经核对无误的档案，应以文件左齐（裁口整齐）、下齐（地脚整齐）， 左侧装订，装订成品必须结实美观。2. 3. 5. 5在整理过程中，如遇有小页面或没有足够装订空白页面，即无装订 边的，必须用质地、颜色相近纸张加边后再装订。2. 3. 5. 6对浮贴在相邻档案纸张上的小签条等小页面档案，如粘连不牢，用 档案修裱专用浆糊加固避免脱落。2. 3. 5.7对没有预留空白装订边的正常大小页面，用修裱档案专用纸张接边 后，再折成与案卷大小一致页面装订
16、。所有进行修裱、托底、接边等处理的页面， 须完全干燥后才能进行装订。2. 3. 5. 8对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按 原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件适当处打孔，确保既 不漏页也不损害文件字符。2. 3. 5. 9档案装订系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松 紧适度。2. 3. 5.10档案文件装订成件经质检合格后，按顺序分别排序装入档案盒。2. 3. 6档案实体验收档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数顺序、装订、修裱等要求等进行检查，并上交江西中医药高等专科学校档案库房管理人 员点收入库。如发现档案丢失、
17、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任，顺序错误、 装订不符要求，卷内文件颠倒等作为差错，合格率达到100%予以验收通过。3、数字化图像文件技术要求：为保障数字化文件法律认可性，满足数字副本长期保存的需求，图像文件编 码结构中除拥有图像宽度、图像高度、水平分辨率、垂直分辨率、位深度等元数 据外，经扫描生成的每一个图像文件，数字化加工系统必须按照Exif标准在其 生成之时自动向头文件写入4个元数据值：序号Exif英文标签中文名称格式规范1Make设备制造商按扫描仪制造商规范名称写入2Model设备型号按扫描仪型号规范名称写入3DateTimeDigitiz ed数字化时间按GB/T7408-2005数
18、据元和交换格 式信息交换日期和时间表示法规定 的格式著录:YYYY-MM-DDThh： mm：ss4ColorSpace色彩空间按色彩空间的规范名称写入上述4个元数据的写入必须以Exif标准为依据，应与图像宽度、图像高度、水平分辨率、垂直分辨率等元数据一样，能被操作系统识别显示。4、建目数据库应在准确分件的基础上按照江西省文书类电子档案著录与数据格 式规范要求进行著录、录入，建立文件级目录数据库，并著入数据源， 录入条目必须进行校对。文书类电子档案文件级目录数据库结构规范序号字段名数据类型数据长度约束性1档号字符型40必填2全宗号字符型4必填3档案门类代码字符型2必填4年度字符型4必填5机构（
19、问题）字符型不定长必填6机构（问题）代码字符型2必填7保管期限字符型4必填8保管期限代码字符型3必填9件号字符型3必填10子件号字符型2选填11盒号字符型15选填12页数字符型2选填13学号字符型不定长必填14姓名字符型40必填15性别字符型2选填16出生日期字符型8选填17考生号字符型18必填18区域字符型不定长选填19毕业证书号字符型18必填20班级名称字符型不定长必填5、图像数据移交5.1档案扫描完成后，将原始jpg格式的图像文件经OCR识别后转换成双层 pdf格式，最终提供给用户的档案数据jpg和双层pdf两种格式各一份，移交数 据介质为档案级蓝光光盘二套。5. 2纸质档案经扫描后，生成相应的jpg格式电子档案，经处理转换生成双 层PDF电子档案，该档案按照江西省国家综合档案馆馆藏专业档案目录数据库结 构规范中规定的档号进行命名，目录数据需无差错、元数据捕获正确、头文件写 入正确。5. 3服务方应确保扫描图像信息能正确反映档案材料的关键字信息。对经过OCR识别后并挂接到档案管理系统后的PDF电子文件能够提供全文检索服务。5. 4服务方应积极配合数据移交工作。目录数据库增加档案门类，成果移交 时以电子档案表格格式移交数据库，档案门类代码按照江西省国家综合档案馆馆 藏专业档案目录数据库结构规范执行。六、项目管理部门：责任部门：教务处负责人：付抚东、饶睿联系电话：、