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1、办公室与档案工作各位领导、同志们：下午好！一提到档案，大家并不目生，也许有人认为就是将已 处理完毕的文件资料装盒存放起来就万事大吉了，其实不 然。档案是社会实践活动的一个产物，自古有之，即使在信 息技术飞速发展的今天，它也越来越受到人们的重视，究其 原因，就是档案所具有的独特的查考利用价值，已经成为机 关团体、企事业单位以及个人，在工作、生产活动中密不可 分的、不可或者缺的重要凭证和依据。如何进一步做好新时期、新形势下的机关单位档案工 作，是摆在我们面前的一个重要课题。按照会议的安排，我专门以办公室与档案工作为题, 从档案的重要性、办公室与档案工作和任何做好机关单位档 案工作三个部份做一个简要
2、发言供大家参考，并希翼能够起 到抛砖引玉的作用。- 瞳的重要作用档案的基本定义：按照中华人民共和国档案法作出 的定义：档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及 个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活 动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、践活动中，产生的一切档案资料。涉及基层党组织、政权组 织、群团和其他经济组织开展党的建设、政权建设、经济建 设、科学技术发展、计划生育、农田水利基本建设、社会稳 定等各个方面，包括了千家万户的每一个农村村民。既是一项业务工作，又是一件系统工程，仅仅依靠农村 村级组织自身，或者是县、镇乡两级档案业务部门是根本无 法完成的。需要在县委
3、政府的统一领导下，依靠各涉农部门 共同出力，充分调动农村村级组织自身的积极性，在县、镇 乡两级档案业务部门的业务指导下，落实好这一工作。第五、切实加强民生档案建设。所谓民生档案建设也是一项全新的概念。主要是指涉及 公民权益、与公民生产生活密切相关的一切档案资料。目前、 涉及民生档案的单位主要有：农村村级组织、社区、镇乡政 府、医院、学校、劳动保障、民政、国土、林业、计生、公 安、等所有的政府部门、机关团体、企事业单位。民生档案 包括了一个人从娘肚子里受孕开始，到寿寝正终所涉及的各 种活动，和所涉及到的方方面面。涉及民生档案问题，现在主要抓三点：一是要高度重视,涉及到公民权益的问题都要认真对待，
4、千万马糊不得。二是 要把所在单位的档案工作覆盖到所有业务工作的所有环节。保证事事有记录、件件有着落、处理办理有依据。三是对民 生档案都要纳入标准化、规范化管理，档案的建立、采集、整理、保管、利用都有规范的制度，避免在民生档案方面出 现失误，或者给本单位带来不必要的麻烦。第六、协助肝案馆做好历史档案资料的采集整理和移 交工作。这项工作我们将提请县委政府以两办的名义，或者 以两办批转档案局报告的方式作出具体安排。3、突出重点、狠抓落实，推动和促进本单位档案工作上台阶从业务工作上，我主要强调一是采集工作采集是档案管理工作的起始环节，与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。特殊是在简 化档案整理
5、、强化档案利用、突出档案利用的今天，档案的 采集工作已变得越来越重要。档案的采集工作，就是按照规 定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各单 位、部门、个人手中有价值的档案集中到所在单位、机关档 善。各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要来源，建 立健全机关文件材料归档工作制度是机关档案室开展档案 采集工作的主要途径。目前，我县各单位档案采集中存在问题：一是各单位普遍存在档案资料归档不及时、采集不齐全的现象，主要表现 在对文件材料归档范围不明确，不少文件材料长期存放在各 职能部门或者部门工作人员手中。二是还有个别单位（特殊 是镇乡）没有明确专兼职资料员，归档职责不落实。三是机 关工作
6、人员档案意识淡薄，对工作过程中产生的文件材料缺 乏归档意识。四是各级档案管理部门缺乏必要的硬性制约 手段。为此，我们要求：第一，制定本单位的档案归档范围。梳理归档工作的主 要业务流程，详尽列出本单位可能产生的档案，并根据工作中 发现的问题，进行修改和补充，使之不断完善。要求各单位 形成的归档范围要以文件形式下发到领导者个人和下属各 部门、各内层机构，使之对本单位所有产生档案的部门和人 员都具有约束力。第二，建立业务联系制度，就是建立办公室档案干部与 下属各业务部门人员以及与县档案局的定期联系制度。档案 管理人员要时常和各部门业务人员沟通，了解该部门工作开 展情况，随时到有关部门采集有价值的资料
7、，确保归档范围 内的资料能够按时采集。第三，建立健全档案采集网络，各部门应明确一位兼职资料网员，负责对本部门各类资料的采集，充分发挥档案网 员的采集优势，最大限度地调动档案网员的工作积极性。二是档案的整理：档案整理是一项基础性的工作，就是将在日常活动中形成的文件资料按照分类、装订、罗列、 编号、编目、装盒的顺序进行整理。档案整理的内容主要包括：区分全宗、分类、立卷、 卷内文件整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的罗列 和案卷目录的编制。在档案业务建设的诸多环节中，采集是起点，提 供利用档案是目的，而整理则是承上起下的关键环节。采集 来的档案，不经过整理，档案没有条理，也不便于系统的查 考和研
8、究。目前，各单位档案整理中存在的问题：第一，各 类档案分类没有执行统一标准，各单位整理的档案存在分类 不一致现象。第二，文件形成单位归档时，对整理规范不明 确，导致归档文件质量不高。第三，在整理过程中，档案人 员没有对接收资料进行保存价值的再梳理和再鉴定，存在接 受的档案断档不齐、不全，或者是有价值的档案没有收进来, 而把一些普通的资料作为重要档案又整理进去了。部份无保 存价值的资料作为档案归档。第四，对整理好的档案进行信 息著录时，有信息录入错误和不全现象，信息错误有可能使 档案变成死档案，信息不全会造成检索、统计的无法实现。为此，我们要求：一是要按照档案馆推行的规范标准，建立统一的制度 管
9、理体系，确保档案整体发展。二是加强对归档人员的业务培训，认真学习管理标准, 在归档过程中严格按照标准操作，提高整理质量。三是加强档案干部工作责任心教育，严把档案梳理关 和质量鉴定关，确保整理的档案、完整、齐全、规范、标准 能得到有效的利用。三是档案的质量问题：档案的质量取决于文件的质量。首先、必须做到文件采集齐全、完整、准确，从文件 的形成开始就必须严格执行国家公文处理办法。做到公 文的规范化、标准化，为档案质量提高基础和保证。二是在 档案资料的采集阶段，必须保证最大限度的、全面地接收文 件资料到档案室，要保证齐全、完整、真实有效。三是在整 理时要做好档案和资料的科学鉴定和分离，做好档案价值的
10、 再鉴定工作。同时还要科学合理地划分档案的保管保藏期限 和管理级别。!1!是电子文件的管理:电子文件已成为机关、各单位文件产 生的主要形式，是油田档案资源的重要源头，重点做好电子 文件的档案信息资源建设，是今后档案管理的主要任务。因 此，我们要从档案现代化管理的高度，深刻认识电子文件的 现实意义和重要作用，规范电子文件制作、审核、鉴定程序, 加强电子文件采集力度，扩大电子文件采集范围，确保电子 文件齐全完整。目前电子文件归档主要采用介质归档方式， 即各部门将形成的电子文件存储到光盘在自身入档保管的 同时，须按时移交给县档案馆进行同时备份保存。电子文件 归档后就形成为了电子档案，为了保证电子档案
11、的完整，要与电子文件信息相关的程序、软件同时采集，归档的电子文 件要保持与纸质文件的一致。加强对机关档案的采集、整理、保护和利用，为机关 和社会现代化建设提供服务，是机关工作人员、特殊是机关 档案工作人员应具备的基本条件和必备意识，每一个机关工 作人员必须树立坚固正确的档案观念和档案意识，切实将档 案收齐、管好、用活，为维护所在机关、单位的历史真实面 貌，促进机关、单位又好又快发展做出新的更大的贡献。以上发言，由于时间和水平的关系，说得不系统、不 规范，错误和不足之处，敬请领导和同志们批评指正。谢谢！二。一一年五月十一日声像、实物等不同形式的历史纪录。它既是社会实践活动 的一个产物，自古有之，
12、是国家珍贵的历史文化财富，又是 国家政权建设和社会事业的重要部份之一。档案的重要作用：从国家层面讲，在国家主权、疆域版 图、民族繁衍、经济发展、文化传承、历史研究、科研教学, 特殊是在国家大政方针、政策制定的决策过程中，向来发挥 着任何其他资料和材料都无法替代的突出作用。不难设想， 如果国家没有档案，我们怎么能有效地维护国家主权独立、 疆域版图的完整和民族的团结，又怎么能在继承和发扬民族 文化和优良传统，又怎么能借鉴历史，发展经济和社会事业， 更好地治国安邦、强国富民，在前进中创新？档案事业的重要性在国家层面还体现在法律体系建设 上和各级档案部门的机构设置和职能界定上，档案法是较早 立法的部门
13、法；档案局（馆）跌进几次机构改革，都得以保 留；社会稳定时期，省级以上的档案馆都是由武装部队把守 的重要场所。因此，从国家层面上对档案事业是高度重视的。从单位层面讲：是一个单位机构设置、层级和权责划 分、职能职责界定、重要政治经济活动、领导和人员变更、 年度政绩等各种社会活动的直接记录。是一个单位、一个班 子、一个队伍履职尽责，从事各种政（企）事活动的重要证 据，体现了一个单位、一个班子、一个队伍的精神面貌和实 际成绩。有关部门通过档案可以发现和考证该单位的主要领 导、领导班子和相关重要骨干人员的已经被记录了的一切重 要活动；因此档案成为了一个单位领导者、管理者和单位业 务工作、管理工作的查考
14、凭证和可靠依据。档案工作的好坏 就直接关系的单位领导者个人、单位工作部署、重要人员考 核奖惩、升迁任用等重大事项。从公民个人层面讲：涉及到个人出生、家庭和主要社会 关系构成，个人经历、学历、健康、品德、政治和宗教信仰、 重要社会活动、奖励惩戒、政绩升迁等事项和细节。直接牵 涉和关系到每一个公民家庭和个人前途命运等切身利益。在上述的档案类别中，我们直接接触和职责所涉及到 的，主要是机关档案。机关档案不仅是国家档案的重要来源 和组成部份，而且在机关工作中起到必不可少的凭证与参考 作用。二、办公室主任与档案工作1、档案工作既是单位工作的一部份，更是办公室工作的重要组成部份办公室是参预决策、执行决策和
15、协调服务的重要职能机构，工作千头万绪、五花八门。其参谋、承办、管理、协调 等职能职责决定了办公室是一个单位的中枢和窗口。办公室 要履行上述职能职责，必须要在主任的组织和带领下，参预 和开展各项的工作，通过办公室的调研参谋、领受承接、细 化分解、下达告知、跟踪协调、检查督办、反馈建议、考核 奖惩等环节，才干够完成好领导交办的各项任务。而办公室 是否履职尽责、充分发挥好上述作用？办公室工作成效如 何？办公室主任起到的作用如何？是否对领导交办的工作 全面地、彻头彻尾的落到实处？从大处看：单位集体的工作如何？领导班子的作用发挥如何？主要领导的手艺如何？都有赖于该单位的档案真实、 完整的档案来体现和证明
16、，因此、档案工作既是所在单位工 作的一个重要部份，又是办公室工作的重要组成部份。办公室的工作本身包括档案工作。做好档案工作并充分 利用档案资料，对办公室工作的开展乃至整个单位的发展都 具有重要的作用，这就要求办公室工作人员既有强烈的档案 意识和良好的综合素质。我们在长期的工作实践中，对此有 深切的体味。2、办公室主任作用的充分发挥有赖于档案工作办公室主任往往是领导培养的重点对象，相当部份办公 室主任都是单位党委（党组）成员中的一员。办公室主任往 往是既代表办公室这个部门，又在某种程度上代表了单位的 领导班子或者是单位主要领导人；办公室主任的职能职责和 角色定位是一件非常艰难的事情，办公室主任作
17、用的发挥也 是一件非常有学问和考手艺的工作。如何发挥办公室主任作 为班子成员的作用，当好小领导 ？给主要领导和班子扎 起，冲锋陷阵、履职尽责、积极有为，为班子和单位集体建 功立业、贡献力量？又做到站在办公室主任这个部门负责人 的角度，不越权、不犯上、进退有度、不招忌纳恨？ 一靠自 身角色定位准、工作切入角度准；二靠出手时机佳、力度拿 捏好；三靠档案依据来证明。如果有了齐全、完整的档案，并充分利用这些档案资源 进行总结、接受考核、制定规划、开展宣传教育活动。特殊 是在班子政绩考核和主要领导的提拨使用过程中，依据所在 单位真实完整的档案资料，有力地证明主要领导人、或者领 导班子、或者单位集体开辟进
18、取、奋发努力取得的优秀成果, 证明主要领导、领导班子和纳入重点培养的人员等遵守纪 律、勤奋工作的先进事迹；起到了推动本单位主要领导和重 点培养人员的快速成长与发展，促进了本单位优秀的文化和 优良的传统精神的形成与发展，将会有助于直接体现办公室 主任的能力、智慧、贡献和忠诚。如果没有真实完整的档案，或者有了档案而不能充分加 以利用，单位的主要领导、和重点培养人员在激烈的竞争中 无法找到对其能力、品德、政绩等有利的、有力的证明材料, 在上级的考核、选拔、任用中吃了亏，如果遇到这样的情况, 作为办公室主任个人作用的发挥和个人工作绩效的评价乃 至升降录用，其结果自然就很明白了。3、办公室主任是档案工作
19、的直接责任人首先，办公室主任是领导信任和培养的重点对象之一， 主要领导的重要思想、重要观点、重大决策的形成、许多重 要活动都有办公室主任的直接或者间接参预，办公室主任就 是这些重要档案形成的直接经历者和当时人。其次，办公室主任又是单位重大决策的形成、许多重要 活动的直接协调人，许多重大决策的贯彻执行都是在办公室 主任的亲历、告知、协调、催促下完成的，是否执行？得到 怎样执行？执行中的具体情况，办公室主任即是亲历者，又 是组织者、协调者，这些工作和活动有没有记载、能否如实 地形成为单位档案？这些档案是否真实、完整、标准、规范？ 办公室主任具有直接的关系。再次、单位档案专兼职干部本身就是办公室的人
20、员， 是办公室主任的直接下级，对办公室主任负责。档案干部是否履职尽责？是否真实完整地采集整理档案？档案是否规范达标？既是办公室主任直接领导和组织、管理范围内的工作内容，也是办公室主任的重要职责之一。办公室主 任是否重视档案工作？是否检查催促档案干部尽责于档案 工作？档案干部是否有足够的时间、精力和合格的档案业务技能？档案工作所需要的经费是否落实？都取决于主任的重视和支持。可以说，单位档案能否真实、完整地得到 采集整理和利用，办公室主任对档案工作的认识程度、重 视程度是单位档案工作能否标准化、规范化开展的思想基 础；办公室主任对档案工作业务的熟练程度是单位档案工 作能否标准化、规范化开展的技术前
21、提；办公室主任对具 体的档案人员履职尽责情况和档案工作业务的落实的催促 检查，是单位档案工作能否标准化、规范化开展的组织保 证。因此，办公室主任是档案工作的直接责任人。综上所述：办公室人员、特殊是主任需要有强烈的档 案意识。惟独具有很强档案意识和卓远见识的人，才干够高 度重视档案工作。并利用办公室工作人员所处的位置特殊、 接触面广、接受信息量大等有利条件，很轻松的就可以做好 该单位的档案工作。但办公室人员特殊是主任如果档案意识 不强，不重视档案工作，在有利的条件不会加以利用，所在 单位的档案工作也是不可能做好的，这自然就会对单位的工 作和发展带来不利的影响。三、切实尽职履责，千方百计做好档案工
22、作1、首先，必须解决好认识问题。充分认识到档案工作 对于办公室工作所具有的举足轻重的作用。一是要求办公室主任一定要带头高度重视档案工作、掌握与档案有关的基本知识和技能，加强对专兼职档案人员的 工作指导和监督考核，重要的是使你所在单位的档案工作有 人做、做得好、管得好、用得好，能够在你的严格要求下, 高标准的得以完成。二是要求配备高素质、负责任的档案干部。档案工作是一项长期而艰难的劳动，除了领导重视外，还必须要有高素质、认真负责的专（兼职）档案干部。三是要匡助档案干部 尽职尽责、用心做好档案工作。要匡助他们提高对档案工作 重要性的认识，使他们积极主动学习档案业务知识和技能，养成档案工作者应有的敏
23、锐的业务目光、负责的态度和奉献的精神；鼓励他们在实践中加强学习，不断地总结经验、汲 取教训I,随时随地地注意档案资料的积累和采集，对经手的 文件材料和声像资料要进彳亍认真的分析、鉴别、筛选、整理, 按规范化的要求编目、归档，主动做好档案的提供利用机会, 为本机关领导和有关部门、机关工作人员及时有、提供档案 资料，这样才干充分发挥档案的作用。2、各单位办公室所承担的具体档案工作事务第一、切实做好单位档案的采集、整理和归档工作。一是办公室要亲自、重点是抓好所在单位、特殊是办公 室自身的文书档案采集工作，主要包括重要活动及重要会议 的记录和其他原始资料，重大项目、重要活动、科技成果、 协议合同等方面
24、的资料，以及报刊、声像等媒体刊载的宣传 本单位成绩、发展状况和成果的资料。二是要指导好下属股、所、站、室、村级组织的文书档 案采集、整理和归档工作。三是各单位要高度重视照片、录象、录音等声像的档案 资料的采集、整理和保管。照片、录象、录音等声像资料是 十分珍贵的档案资料，它形象生动，具有传统档案不可替代 的优势，已成为现代档案的一个重要门类。第二、切实加强档案的安全管理工作。档案安全是档案 工作的生命线。档案安全一是指档案内容的安全，保证档案 内容不失密、不泄密；二是指档案载体的安全，力求使档案 不受伤害，最大限度地延长档案的使用寿命。因此，我们必 须严格执行档案安全管理的各项规定，依法落实档
25、案安全管 护的地点、场所、设备设施和责任人。设置标准安全的档案 室、柜，配备防火、防盗、防水、放有害生物等设备设施； 逗硬落实安全管理的规章制度；加强安全工作措施的检查落 实。确保所在单位档案的绝对安全。第三，充分利用档案资料，尽可能地发挥档案的作用。办公室工作人员要主动地充分利用档案，使档案为推动本单 位各方面的工作服务，为本单位的发展服务。例如，利用档 案资料总结经验教训、研究制定发展规划、接受考评考核、 进行传统教育，开展对外宣传等等。镇乡颊关涉农单位要认真指导农村村级组织切实做好新农村建设档案工作。新农村建设档案工作是一项全新的、涉及到泛博农村干 家万户的民生事业，在构建和谐社会，实行全民平等的今天, 具有十分重要的意义。新农村建设档案工作是指：农村基层 政权组织在贯彻落实党的农业和农村工作方针政策过程中， 以泛博农民群众为主体的开展社会主义新农村建设伟大实