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1、为保证办事处资料正确性，提升办事处资料报送效率，力求公司与办事处数据同步，同时规范办事处会计业务处 理标准，现对办事处账务处理及物流流程制定以下细则，望遵照执行：一、日报表管理细则b登账时间：要求日报表登账时间与客户账、发货出库单、货物发货时间一致，并同时登账，做到日清日结；2,包含内容：日报表包含：“客户期初余款情况”、“客户的发货记录”、“客户收款记录”、“各客户的期末余款情 况”、“办事处会计的货款汇款情况”、“办事处备用金结余情况”3,具体要求：A,客户期初余款情况：按客户账目，反映当天有发货客户的期初余款情况；B,客户发货记录：按发货单，登记当天各客户的发货（含物料）账务，逐笔登记，
2、包括每张单据的“单据号”、 “总发货数”、“总销售金额”等信息；C,客户收款记录：按收款收据，登记当天各客户的收款账务，并注明该收据的“收据号”、“收款类型”、“收 款金额”等信息；D,客户的期末余款：根据期初余款、发货、收款，计算出当日最后一笔发货的余款，在日报表上反映；E,货款汇款情况：货款要求由客户直接汇到公司指定的账户上，如有收现金的，当天由会计汇入公司指定的 账户上。确有困难的，第二天上午必须汇出。同时在日报表中反映具体原因,并经办事处经理确认属实； 4,报送时间：各办事处在次日9： 00前将日报表传回公司物流，另传一份电脑资料给公司财务部销售会计； 5,登账流程：A,审核基础资料：
3、办事处会计在做日报表之前，应再次审核客户的余款、当天销售、汇款、备用金耗用等资 料是否正确；B,按基础资料登日报表：办事处会计将审核好的基础资料分别入账，并在制表人处签名确认；C,日报表附件资料：办事处会计将日报表做好后，按日报表内容顺序依次附上：“收款收据”、“成品（物料） 销售单”，并装订完毕交办事处经理审核（注：附件必须按日报表中的顺序，按客户按单据序号排好）；D,办事处经理审核日报表：办事处经理收到装订好的日报表后，对当天“发货”、“收款”、“客户余款”、“货 款汇出”、“报销”、“备用金余款”等进行严格审核，并签名确认后返还给办事处会计；E,日报表传真：办事处会计将已经办事处经理审核
4、好的日报表传真至物流，另传一份电脑资料给公司财务销 售会计；F,物流审核：物流收到日报表后，对当天的发货“数量”、“折扣”、“客户欠款”等资料进行审核，签名确认于 次日14： 00前给至销售会计；G,销售会计审核：销售会计对日报表进行审核，并与相关资料进行核对，如发现问题，及时反馈给公司物流 和办事处会计。确认无误后签名登账。6,装订日报表：每天都要将日报表-收据-发货单-物料非赠送单-物料赠送单的顺序排好，并每天签名装订好，分批 寄回公司；7,异常处理A.系统单据更改：凡涉及到系统单据更改的，必须依据相关资料，由办事处财务核实是否正确：如正确无误 则不允许更改；如经核实有误，立即通知公司物流
5、、销售会计核实后进行单据更改（如遇跨月公司已结 账，就必须书面提出申请，由办事处经理签名确认传至公司物流，由公司营销负责人等审批，审批后才 允许更改单据）。办事处会计将更新口报表及相关客户账务，经办事处经理重签后传回公司物流及财务；B.报表更改：凡涉及到日报表更改的，必须由物流、公司财务认可后，由办事处会计向办事处经理汇报，进 行更改，并注明原因，重新传回公司；C.遇办事处经理出差等原因，确实无法签名的，可由办事处会计先行传真回公司，待办事处经理返回后，第一时间交送补签；二、物流管理流程（一）办事处收货1,收货核对：办事处在收到公司发货的当日，仓管立即对照发货单清点发货货品款号（或物料名称规格
6、）、数量、 颜色、尺码，并在公司发货单做好标记，核对无误后签名确认，并将单据交文员；2,确认收货：文员收到仓管确认好的单据，调出电子单据，并在电脑系统确认收货，如果遇跨月份的电子单， 为了和公司口径保持一致，必须确认到当月；3,异常收货处理：A.收货复点：仓管点数时发现实收货品与单据上有差异，由文员进行复点，会计进行监盘；B.书面反馈：复点后如仍然有差异的，由仓管写出办事处收货差异反馈表，会计进行确认，由文员传回公 司物流；C.时间要求：文员将跟踪处理结果，要求公司物流一星期内查清并答复；D.处理结果：处理结果有三：a）仓库少发、多发或串款：1 .物流写出办事处收货差异反馈表的处理结果，经仓库
7、、营销负责人及公司相关领导批准。2 .将此表传真至办事处，复印一份至公司财务；3 .物流在发货单中进行数据调整，少货开负数冲、多发开正数补的原则开列单据；4 .财务根据处理结果通知书进行审核确认；5 .仓库按处理结果确认出库；6 .办事处按处理结果，核对电子单确认收货；b）物流公司丢失，由公司物流部追究物流公司责任，并由物流比照前条程序进行账务处理； c）办事处点数有误，不作调整，并书面反馈至办事处。（二）办事处发货1,发货原则：采取先收款后发货的原则，严禁欠款发货，要求办事处经理把关，办事处会计监督；2,配货单：客户主任根据各客户订货、补货资料，对各客户进行统一安排，开出配货单，并通知仓管；
8、3,捡货单：仓管按配货单进行捡货，开出一式三联的捡货单（第一联由仓管留底、第二联财务联、第三联客户联）， 捡货单必须有包含：“捡货日期”、“客户”、“具体明细码数”、“捡货人”等信息，并将客户联、财务联交由文 员；4,系统录入：文员按捡货单录入系统，并在捡货单做好已录系统标注，签名确认；5,会计审核：会计按捡货单、系统资料对数量、折扣、销售金额等进行审核，计算出该单的销售款，结合客户余 款，计算出客户应汇款，反馈给客户主任；6,通知客户：由客户主任通知各客户汇款，将该批货应汇的款额知会客户；7,开具收据：客户汇款，将“银行回联”传真至各办事处，办事处会计根据“银行回联”或“实收现金”开具收 款
9、收据，并将收款收据给至办事处经理签名；8,审核批发单：客户货款汇回后，如不欠款，由办事处会计审核，并打印出“销售批发单” 一式两份，将在两份 销售批发单上详细注明各客户的“上期余款”、“本次汇款”、“本次发货款”、“本次余款”等相关客户余款情 况，并签名确认标示可发货。一份放在货里，作为客户核账对账的依据，一份作为日报表附件；9,相关单据处理：将“销售批发单”、“客户收据（客户联）”、“捡货单（客户联）”装订给至客户主任；10,通知发货：文员按相关资料，开“放行条”（放行条上必须注明：“客户”、“总数量”、“总包数”），由办事处 经理及会计审批后，文员将相关资料交至客户主任，由客户主任通知仓管
10、发货；1b仓管发货：仓管接到发货相关资料后，查是否有相关人员签名；并将“销售批发单”、“客户收据”、“捡货单” 放入货里。整理发货至物流公司，并签回物流凭证交财务；并在“放行条”上签名注明已发货，返还财务； 12,确认出库：文员对已发货的货品，进行出库确认；13,日报表登记：办事处会计在进行日报表登记；14,资料整理：办事处会计将日报表、收款收据、销售批发单、捡货单、放行条等资料整理，进行装订；说明：为了避免货品丢失，办事处发货必须到正规物流公司发货。计划内所发的货品，完全可以按计划，提前安 排客户提货。对于少数较急的货品，可以由客户指定的车发往客户，且须跟踪到位，直到货品核对清楚为止；（三）
11、客户退货1,退货原则：办事处严格审核客户退货，按照双方合同规定的方式、条件退货，凡不符合退货条件的一律不准私 下退货；2,次品退货：A.暂收次品:凡客户提出并退至办事处“次品”，如办事处能单方面确认此货非次品或此次品为客户所造成的， 办事处可拒绝收货。不能确认的则由办事处暂收客户此货品，并开出暂收条给至客户；B.通知物流：书面通知物流，在物流同意的情况下，办事处可将退回的次品退回公司；C总仓收货：总仓收到退货清点无误后，通知公司物流。由物流通知品保部检验；D.品保检验：品保部对退回的次品，进行严格的检验，并写出客退次品验货报告，交物流及财务；E.物流处理：确实由公司造成的次品，作相应的退货处理
12、，并书面通知办事处，可以办理客户退货手续。如 由客户造成的，将次品退回办事处，并由办事处退回各客户，不作相关账务处理；F.销售会计审核：销售会计对办事处退回单进行审核；G.总仓确认入库：成品仓库确认入库收货；H.办事处次品处理：办事处接到客退次品验货报告及物流通知后，对不允许退货的,由公司发往办事处, 办事处接到货品后及时通知并退回客户。可办理客户退货的，做客户退货账务处理及做退回公司账务处理, 录入分销系统，在日报表中做出相应的登记；L销售会计进行账务处理：销售会计按出库记录，进行分类账务处理。3,正品退货：A.正品退货原则：一般情况下，不允许退货。除非相关合同规定，第一次货品可退货，并按相
13、关比例进行；B.正品退货条件：按合同规定，首批货品可以退货及换货，或公司在统一安排下通知各办事处退回货品；C.退货申请：办事处对于客户要求退回的货品，必须由客户提出申请；D.办事处申请：办事处结合实际情况，提出退货方案及处理方法，做出申请给至公司营销部；E.营销审批：公司结合各办事处客户特点及经营状况，对各办事处申请正品退货的方案及处理方法做出具体 意见，营销负责人、企管办相关成员、董事长批准。将处理意见交办事处及财务；F.办事处处理：办事处收到申请退货处理意见，如不准退货的，一律不准退货。如批准退货的，按批准的条 件通知客户退货。办事处会计按相关处理方法进行账处处理，录入分销系统，在日报表中
14、做出相应的登 记；将处理结果反馈至公司销售会计。G.销售会计进行账务处理：销售会计按出库记录，进行分类账务处理。（四）办事处退货公司1,次品退货：同客户退货中的次品退货程序；2、正品退货:实物退货：A.退货条件：原则上不允许退货。办事处订货及备货货品，全部由办事处负责就地销售，除非办事处申请由相关负责人批准或因公司统一安排等情况下，才允许退货；B.退货申请：办事处对于要求退回的库存货品，必须提出申请，并注明退货原因。办事处结合实际情况，提 出退货方案及处理方法，做出申请给至公司营销部；D.营销审批：公司结合各办事处客户特点及经营状况，对各办事处申请正品退货的方案及处理方法作出具体 意见，营销负
15、责人、企管办相关成员、董事长批准。将处理意见交办事处及财务；E.办事处处理：办事处收到申请退货处理意见，如不准退货的，一律不准退货。如批准退货的，按批准的条 件通知客户退货。办事处会计按相关处理方法进行账处处理，录入分销系统，在日报表中做出相应的登记， 将处理结果反馈至公司销售会计。F.销售会计进行账务处理：销售会计按出库记录，进行分类账务处理。办事处调货：A.调货条件：由于营销策略及地区气候等差异，有些货品存在各办事处之间进行调拨，营销部必须将货品进 行周密安排，进行货物的调拨；B.物流分析：物流对各办事处的货品进行分析，了解各办事处货品库存、销售状况；C.物流协商：针对各办事处情况，物流与
16、各办事处进行协商，协商货品调拨事宜；D.物流申请：物流经与各办事处协商后，提出申请，附上需调的各款式的数据，并做出具体调拨安排及处理 方案；E.审批：营销负责人审核调拨的货品的可行性，并做出审批意见；F.物流通知：物流按营销负责人的审批意见，做出相应的安排。对允许调货的，通知办事处发货；G.办事处发货：办事处按通知发货，并将列出已发数据给至物流，H.物流开单：物流将发货办事处做出退货处理（在发货里作负数退货），生产相应的电子单，对收货办事处 做出库处理，并生产相应的电子单；I.销售会计审核：销售会计对出库单进行审核；J.仓库确认：仓库对调货单进行退库、出库确认；K.办事处确认：发货办事处对电子
17、单进行核对并确认，收货办事处收到货品并核对进行确认；三、客户账管理细则b 账目依据：按“收款收据”、“发货单据”结合相关日报表，对各客户的账务进行逐笔登记；2,账目信息：客户账目包含：“发生的日期”、“科目名称”、“摘要”、“发货/扣款”、“收款”、“余款”、“备注”等；3,登账方法：日期：按经济业务发生的实际日期，在客户账中进行登记；科目名称：科目名称有三类，分别核算客户货款为“预收账款”、核算客户合同保证金的为“合同保证金”、 核算客户订货保证金的为“春、夏、秋、冬季订货保证金”；摘 要：注明经济业务发生的简要内容。如收客户款，必须注明“收据号”、“收款类型”，发货至客户必须 注明：“发货
18、单号”、“发货件数”；发货/扣款：此项目按发货销售单据登记该笔业务的发货金额，或代扣代垫款项的具体金额；收 款：此项目按收款收据，进行登记每笔收款的金额；余款：按“收款”减去“发货/扣款”就得出余款。要求每笔经济业务发生时就求出具体余款，计算方法为：“本次余款”=“上次余款” + “本次收款本次发货/扣款”；备 注：将一些重要的记录在每笔中反馈；4,客户对账：办事处客户账，一个星期至少同客户核对一次，每月至少有一次客户签名传回;5,注意事项:不准另设账套，不准欠款发货，公司将不定期抽查，一经发现从严追究。四、货款管理细则b开收据：收到客户现金或银行回联，应立即开具一式四联的收据。将客户联给至客
19、户；（如果是客户汇款，将 收据与发货资料一起寄给客户）;2,登账：按收据登记相关账务；3,汇款：将当天的汇款直接汇入公司指定的账户，不得挪用；4,回传银行回联：汇款的银行回联在次日9： 00前传回公司出纳；5,银行账户查询：各办事处设立本地银行账户，对于客户直接汇入公司账户的，如果没有收到银行回联，可以自 行电话查询汇款情况，如果客户传真银行回联不清或无法提供银行回联的，由办事处会计查询后写出证明， 并由办事处经理确认，传公司出纳；6,办事处经理监督：办事处经理对每天的汇款情况进行负责监督。注：收据说明：A,收据联式：由总公司统一登记发放，一式四联，第一联（白）存根联由寄回公司财务、第二联（红
20、）客 户联交客户、第三联（蓝）会计联交公司财务、第四联（黄）记账联由办事处记账后留底）；B,开收据依据：收客户货款时必须开具收据，收到现金时根据实收的现金开具收据，并在收据上注明“现 金”字样。收到客户汇款银行回联时，根据银行回联开具收据，并在收据上注明“转账”字样。C,存根联：一本收据开完后，存根联必须寄回公司；D,客户联：随发货一起发给客户，或亲自交给客户手中；E,会计联：连同日报表一起寄回公司财务，作为财务登账依据；F,记账联：由办事处作为做账依据，并由办事处会计存底保留；G,所有收据必须连号管理，不准缺页。对于作废收据，必须写上“作废”字样，由办事处会计及办事处经 理确认，并四联必须全
21、部保留；H,违返者按办事处管理规定第四条收款管理进行处理。五、盘点管理流程1,盘点目的：为了增强办事处人员对货品的监管力度，尽量避免物流中出现的人为差错。使办事处数据能够快速 的与公司关联，提高办事处销售能力。为有关营销策略提供全面、准确的数据资料；2,时间范围：各办事处安排在月中13-16日进行盘点。盘点时间为2天，清查时间为1天，整理1天。4天盘点 完成以后当天或次日将资料寄交回公司物流；3,差异原因:盘点出现的差异原因非常多，可以经过盘点了解各物流流程中出现的相关问题，主要原因有以下几 点：收货差异、时间差异出现的未达账、退货差异、漏单、多输单据、错盘、错录盘点、少给盘点单等差异 问题。
22、为了减少上述差异，通过组织盘点，可以减少工作中出现的差错，及时纠正工作中的漏洞；4,流 程A.准备工作：各办事处在盘点时，应注意到所有客户的账是否已核对好、出库单是否都登记入账、收货单是 否确认入库、退货是否录入系统等事前工作。这些都会影响盘点的准确率，在盘点前，一定要求将此检查清楚； B.盘点时间：盘点时规定时间，在规定的时间内尽量不要发货；C.盘点人员：所有人员都参与盘点，责任到人到区；D.发货的调配：在盘点时，仍有发货，进货的。这个时间点上，办事处要在将进货、发货数据调整到盘点的数 据上；E.签名确认：办事处盘点责任到人，由各盘点人统计出每张盘点单的总盘点数，并签名确认，交给仓管；F.统
23、一编号：仓管将收到的盘点单统一整理，检查盘点单是否完整，是否有漏盘等现象，统一编号，交由文员；G.盘点单的统计：文员按盘点单录入电子表格，必须录入盘点单、款号、明细码数量等；H.会计核对：会计对当期截止到盘点日的数量进行处理，并根据“上期的结存”、“本期进”、“本期出”、“本 期退货”等相关资料，计算出截止到盘点日的账面结存，结合文员录入的盘点，做出成品进销存盘点差 异表，得出当期的差异数，交由仓管；I.盘点清查：仓管在盘点完后1个工作日内，立刻对差异进行检查，组织盘点人进行再次确认，如有检查出 错，更正盘点表，并由盘点人签名确认，并将结果交由会计；J.报表输出：会计将进行再次整理，输出成品进
24、销存盘点差异表，并由仓管、会计、办事处经理签名确 认；K.盘点电脑单的录入：文员按新的盘点单，将录入到分销系统中。录入完成后，由会计进行审核确认；5,盘点资料的报送：办事处将盘点单、成品进销存盘点差异表寄回公司。清查完成当天或次日10： 00前寄回 公司物流，并将相关电脑资料传回公司财务进行核对。6,计算方法：A,月末盘点计算方法公式1：月末账面结存=期初结存+月末进-月末出+月末退库公式2：月末盘盈盘亏二月末账面结存-月末盘点B,月中盘点计算方法：说明：可以将差异作为本月差异处理，在月底出报表时，计算出截止到月底的账面结存，用账面结存反推出 应结存；*月中报表的处理公式1：月中账面结存二期初
25、结存+月中进-月中出+月中退库公式2：月中盘盈盘亏二月中账面结存-月中盘点注明：如盘点日期7月15日，那本期为7-1日至7-15日的数；*月末报表的处理公式1：月末账面结存=期初结存+月末进月末出+月末退库公式2：月末实存二月末账面结存-月中盘点（反推）注：办事处自营店的盘点方法与各办事处相同。六、备用金管理流程（一）备用金预算汇款流程1、备用金用途：备用金用于办事处日常开支，包括办公费、差旅费、电话费、水电费、运输费、业务交际费、 租赁费、其他费等；2、拨付方式：公司按月定期拨付给办事处备用金，办事处费用在备用金中列支；3、预算费用：公司根据各办事处费用水平，先办事处评估一个备用金额度标准。
26、办事处每月28日前将费用开 支预算计划传真总公司营销部；4、备用金账目：办事处会计在每月29日前将备用金借支报销账传真至销售会计；5、营销审核：公司营销部对办事处预算进行审核签名，给至销售会计；6、会计审核：销售会计根据办事处的备用金预算标准、借支报销账、开支预算计划进行审核，计算出 下月办事处需用备用金，然后减去上月剩余的备用金，得出下月应汇各办的备用金，并做出相关备用金调节 表，并附上月借支报销账和下月开支预算计划交营销审批；7、营销审批：营销对各办事处的备用金进行再次审批后，交销售会计；8、汇各办备用金：销售会计对审批过后的备用金登账，经相关财务领导批准后，即可汇款至各办事处会计；9、异
27、常开支：对于异常的开支，没有列入预算的开支，但必须支付的费用。必须提前进行申请，由营销部负责 人审核并经公司领导审批后给至财务后支付。（二）备用金的支出流程1,借支流程：A,借支范围：包括办事处人员因出差、购买办公用品、伙食费开支等办事处日常开支的需要；B,填写借条：借支人填写借支申请，注明借款原因、借款人、借款日期、借款金额、归还日期等，交办事处 经理审批；C,办事处经理审批：对借支人借款原因、金额等因素进行审核，符合办事处管理规定的，给予批准；D,借支通知：借款人及经理，对借支需做出相应的安排，必须提前通知办事处会计准备现金；E,办事处会计审核：办事处会计对借款人各项指标进行严格审核，对不
28、符合要求的或需要相关领导批准的, 退回借支人，不予借款。对于符合相关规定的，开出借支单由借款人签名，给予借款人现金；F,借支登账：办事处会计对借支人借条，逐笔登记办事处借支报销账；G,借支人还款：在还款清账上，必须严格按归还日期要求逐笔清销，不准拖延还款，在5天内必须报账；H,注意事项：借款金额、归还日期等不准超出规定的标准，严格按办事处管理规定第十四条分级批准权 限；2,报销流程：A,报销时间：所有报销，必须在此笔借款计划还款日期内或出差返回两天之内进行报销；B,报销填写：按办事处管理规定第六条“报销单管理”中的规定填写，交办事处经理审批；C,办事处经理审批：办事处经理对各人员的报销，按相关
29、规定，将进行初审，签名给办事处会计；D,办事处会计审核：办事处会计对各项报销进行严格的审核，对不符合规定的，不予报销，对符合规定的, 给予报销，并签名统一编号；E,报销登账：办事处会计对报销单据需逐笔登记到办事处借支报销账中，并清算各办事处人员借支余额； F,支付报销：办事处会计按借支余额，同报销人对账务，以多退少补的原则进行账务处理；G,报销单据寄回：报销单分两批报销寄回，第一批报销单截止到14日，于月中15日前寄回；第二批报销单 截止到月底最后第二天，寄回于次月3日寄回。对于截止日仍未报销的，不论任何理由，延期至下批报销；H,营销审核：营销部在收到报销单后，3个工作日内将初审给至财务；I，
30、财务审核：办事处分管会计对办事处报销单进行审核，对不按规定报账的，进行相关处罚。对相关数据进 行统计，按费用类别登账。J,财务统计：按报销人进行统计，计算出报销差异表，对报销扣款表及报销差异表分别由财务经理、 营销部经理签名传至各办事处，将报销扣款表交工资会计；K,财务登账：销售会计按各办事处费用分类汇总登账，并写出内部转账通知单，由财务相关人员复审， 送至公司相关领导批准；L,报销资料反馈：办事处分管会计将内部转账通知单、报销差异表分别返回至各办事处会计；M,办事处会计审核：办事处人会计收到内部转账通知单、报销差异表资料后，将按实报销登账，并 与公司销售会计进行核对。将未报销的款项向各报销人
31、收取，作为下个月的备用金；注：凡不及时报账还款的，迟交1天按借支额的1%收取资金占用费，连同未还的借款在当月工资中扣除；七、月末报表的报送1,货品、物料出库单据：将16-31日装订好的日报表（含收据、发货单、物料非赠送单、物料赠送单），.于次日3号前寄回公司物流；2,本月销售汇总表:将本月销售及退货明细从系统中导出，按客户进行汇总,做出本月销售汇总表.汇总表包括的内容有:客户、销售单号、销售日期、销售数量（含销售及退货）、销售金额、备注等相关信息。此表必须与每日 日报表一致。2,货品、物料进销存盘点表：次月3日前交公司财务；3、备用金报表：次月1日前传真至公司财务；4、各联营店报表：进销存盘点
32、报表（截止月末最后一天）、考勤记录表、销售月报表（销售目标及业绩）、联营 店销售结算表、联营店员工工资结算单、新进员工工资标准等在次月3日前交财务部；5、各总代理、办事处终端客户的合同、订货订单：自批准生效次日交财务部。八、注意事项：1,账务处理：凡涉及财务账目须严格依公司规定办理，不得擅自强迫财务人员做出违规工作，不得另设账套， 不得擅自更改账目及单据；2,财务账目查看权限：办事处财务账目查阅更改权限为：办事处会计有查阅更改权限，办事处经理有查阅权限。 未经允许办事处其它任何人无权查看财务账目；3,核对打印账目：客户对账以办事处会计为主，其他人员可协助核对。财务账目打印权归属办事处会计；4,账目清查：公司定期或不定期对办事处账目进行审计审查，办事处应积极配合，不得用任何借口及手段，阻 碍公司审计清查工作；5,违规收费：凡不执行以上规定的，按办事处管理规定中的相关收费标准收费，在当月工资中扣除。如办 事处管理规定中未标明的，对违规者每次10元收费，属于办事处审批不当的，收费10元/每次，属于恶意行 为者收费50元/次。如情节严重且对公司造成损失的，由营销负责人报公司同意对办事处相关人员进行处罚。