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1、人事档案管控规章制度规章规章制度规章 名称人事档案管控规章制度规章受控状态编号第1章总则第1条目的1 .将企事业机构人事档案管控工作规章制度规章化，规范化。2 .维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。3 .便于相关人事档案材料的借阅和使用。4 2条适用范围本规章制度规章适用于责任公司总部及全国各办事处及分支机构。第2章人事档案分类5 3条入职档案1 .个人简历、责任公司有关员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证 书复印件等个人入职基本信息。2 .劳动合约、保密合约、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。3 4条 培养训练档案1 .新
2、责任公司有关员工入职培养训练试卷、培养训练心得。2 .参加培养训练登记表、外派培养训练总结表、培养训练申请表、培养训练效果评估表。3 .培养训练服务协议。4 5条职位档案1 .职位说明书、职务说明书、职务任命书。2 .职务变动申请、职位职务变更记录。3 6条 薪酬考察档案1 .试用期考察表、责任公司有关员工试用期总结表。2 .季度/年度考察记录表、考察成绩、考察面谈记录。3 .工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。第7条其他档案L个人党、团相关资料。2.各类奖励、处罚记录。3.离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等其他补充协议。第3章人事档案归档第8条归档程序1 .
3、对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的相关要求。2 .按照材料的属性、有关内容，确定其归档的具体位置。3 .在目录上补登材料名称及有关有关内容。4 .将新材料放入档案。5 9条 人事档案的核查核对1 .检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的有关内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等，也包括对人事档案保管的 环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。2 .检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。（3）发现
4、某些损害之后，如发现材料变霉，发现虫蛀等。第10条人事档案的转递1 .档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：2 .取出应转走的档案。3 .在档案底账上注销。4 .填写转递人事档案材料的通知单。5 .按发文相关要求包装、密封。6 .在转递中应遵循保密原则，一般通过内部有关员工转递，不能交本人自带。7 .收档机构在收到档案，核对无误后，应在回执上签字或盖章或盖章或签字或盖章盖章或签字或盖章 或签字或盖章或盖章或签字或盖章，及时退回。第4章人事档案的利用第11条人事档案利用1 .查阅。设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限有关员工可以到人事档案管控机构部门或科室 进行查看，无关有关
5、员工不得相关要求档案查阅。档案管控机构部门或科室 要做好查阅的资格审查及登记工作。2 .借出使用。相关有关员工为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方法方 式。借阅人必须履行严格的借阅手续，借出时间不能超过一周，需要在借阅登记表上进行登记，逾期 未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。3 .出具证明材料。一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等相关要求需要档案管控机构部 门或科室出具证明材料的，由管控机构部门或科室 向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管机构部门或科室 审批，加盖公章后方能合约生效。第12条 人事档案利用手续利用人事档案
6、时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。1 .查阅手续。查阅手续包括以下有关内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况； 其次，查阅机构部门或科室负责任人签字或盖章或盖章或签字或盖章；最后，由人事档案机构部门或科室 审批核准批准。人事档案机构部门或科室对申请报告进行审批核准，若理由充分，手续齐全，则给予批准。2 .外借手续。首先，借档有关员工写出借档申请，有关内容与查档报告相似；其次，借档有关员工 （机构部门或科室）盖章或签字或盖章或签字或盖章或盖章或签字或盖章，负责任人签字或盖章或盖章或 签字或盖章；再次，人事档案机构部门
7、或科室对其进行审批核准、批准然后，进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚并由借档有关员工签字或 盖章或盖章或签字或盖章；最后，归还时，及时在外借登记上注销。第13条 出具证明材料的手续机构、机构部门或科室或个人需要由人事档案机构部门或科室出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关有关员工（机构部门或科室）提出申请，说明相关要求 出具证明材料的理由；其次，人事档案机构部门或科室按照有关规定，结合利用者的相关要 求，提供证明材料，；最后，证明材料由人事档案机构部门或科室有关相关领导 审阅，加盖公章，然后登记、发出。第5章人事档案保密规定及保存期限第14条人事档案保密责任公司设专人负责任各类人事档案的保管工作，保管有关员工不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。第15条人事档案保存期限责任公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退有关员工的个人档案，自责任公司 有关员工离职之日起3年后方可销毁。第6章附则第16条 本规章制度规章最终解释权归责任公司人资部。第17条 本规章制度规章自颁布之口起实施，凡与本规章制度规章不一致的，以本规章制度规章 为准。执行机构部门 或科室监督机构部门 或科室编修机构部门 或科室编制日期审批核准日期批准日期