《DB3401_T 232-2021 物业服务档案管理规范.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《DB3401_T 232-2021 物业服务档案管理规范.docx（14页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、ICS01.140.20CCSA143401安徽省合肥市地方标准DB3401/T2322021物业服务档案管理规范2021-06-29发布2021-06-29实施合肥市市场监督管理局发布DB3401/T2322021前言本文件按照GB/T1.12020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由合肥市住房保障和房产管理局提出并归口。本文件起草单位：安徽远成物业管理有限公司、合肥湖滨物业管理有限公司、合肥高新物业管理有限责任公司、合肥美而特物业服务有限公司、安徽诚和物业服务有限公司。本文件主要起草
2、人：胡宏霞、刘万海、胡宏凤、舒晨、龚月雯、吴磊、刘珍、常征、王方。IDB3401/T2322021物业服务档案管理规范1范围本文件规定了物业服务档案管理的基本要求、分类与编码、管理要求。本文件适用于物业服务活动过程中档案的管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范DA/T22-2015归档文件整理原则DA/T25-2000档案修裱技术规范DA/T42-2009企业档案工作规范3术语和定
3、义下列术语和定义适用于本文件。3.1物业服务档案archivesofpropertyservices物业服务活动中形成的具有查考价值的各种文字、图像、声音以及其他各种形式的文件或载体。4基本要求4.1物业服务档案管理应遵循以下原则：规范化：应建立健全统一的档案管理制度，设置档案管理的专兼职人员，明确档案管理人员职责；信息化:应运用计算机为主的智能化工具加强档案资源信息的收集、整理、开发和利用；专业化：在对物业服务档案的类别划分、保存期限、层级管理和制度建设方面，应与物业服务的专业性相适应；便利化：物业服务档案的管理应便于社会各方面的利用。4.2应具有满足档案管理所需要的设施设备和工具，包括但不
4、限于：电脑；打印机；复印机；温度计；1DB3401/T2322021湿度计；去湿机；消防器材；整理装订设备、工具、装具。4.3应确保档案实体安全和信息安全，根据档案载体的不同要求对档案进行适当的存储和保管。应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作；档案存放柜不得存放与档案保管、保护无关的物品；定期检查维护档案设施设备，确保正常运转；档案管理机构应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。4.4应建立档案借阅、使用登记等制度，完善使用档案相关审批手续，建立健全档案使用台账，对档案利用及时跟踪
5、和监督。5管理内容应根据物业档案管理内容，分为综合管理、承接查验、秩序管理、工程管理、环境管理、绿化管理、客服管理、合同管理、财务管理等，物业服务档案分类目录按附录A执行。6管理流程6.1收集与接受6.1.1物业档案的收集应遵循以下原则：应按照归档内容的规定进行收集；应核实材料的真实性、原始性，对于档案管理中规定为复印件材料的，接受时应与原始材料核对，核实后的材料应有明确的注明。6.1.2物业服务单位应收集的物业档案包括但不限于：物业服务有关的重要活动记录；日常工作主要过程记录；其他具有保存价值的历史记录。6.1.3物业服务单位应接受的物业档案包括但不限于：建设单位移交资料；承接查验移交资料；
6、业主单位移交资料；其他。6.1.4档案整理应符合DA/T22-2015的要求。6.2立卷6.2.1应根据物业服务档案内容和性质对物业服务档案进行编码，档案编码规则按附录B执行。6.2.2应保持档案资料的有机联系，便于档案的保管和利用。6.2.3应编制统一的档案总目录，并在关联档案之间设立互见号。档案编目应符合DA/T42-2009的要求。2DB3401/T23220216.3保存6.3.1保存方式6.3.1.1物业服务档案宜实行电子档案和纸质档案归档双轨制，共享的电子档案应落实权限管理和网络安全管理措施。6.3.1.2物业纸质档案可通过扫描仪或数码相机等数码设备进行数据加工，转化成数字图像和数
7、字文本保存在磁盘、计算机等载体。6.3.1.3电子档案管理应符合GB/T18894的要求。6.3.2存放与排列6.3.2.1档案的存放可采取竖放、平放和卷放的方式。注：平放档案叠高宜40cm。6.3.2.2档案应根据装具的档号、案卷码、类别等的层级顺序排列存放。6.3.2.3宜在档案柜上张贴档案存放示意图。6.3.3保管期限档案保管期限分为永久、长期、短期三种期限，永久是指物业服务档案保存期无限延续，长期是指物业服务档案的保存期限等同于该建筑物的使用寿命，短期是指物业服务档案保存期限不低于物业服务合同期。物业服务档案归档范围及保管期限表按附录C执行。注：同案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管
8、期限应按最长期限保存。6.4登记与借阅6.4.1登记6.4.1.1应做好档案登记工作，统一登记格式，规范登记的时限要求，明确登记管理相关职责。6.4.1.2物业服务档案信息应定期汇总整理，根据实际情况和工作需要，宜以每月为周期，最长不超过一年。6.4.1.3物业服务档案登记工作包括但不限于：档案收集、整理、移交、归档登记；档案借阅登记；档案销毁登记；档案检查登记；其他应予登记的事项。6.4.2借阅借阅档案应履行规定的登记手续，使用后应按照规定及时归还。6.5统计6.5.1.1应建立健全各类统计台帐，定期对档案统计资料进行归纳整理，对统计数据进行研究分析，掌握现状，发现问题，提出改进措施。6.5
9、.1.2档案统计内容、指标、计量单位应保持一致性、稳定性和连续性，不应随意更改。6.5.1.3各类数据应实事求是，以原始资料为依据，不得随意估算、虚报。6.6维护3DB3401/T23220216.6.1清洁应定期清扫除尘，保持清洁。6.6.2检查6.6.2.1应定期对档案进行全面检查，宜采用抽查的方式，检查时应采用逐卷进行，应详细记录。6.6.2.2档案检查内容包括但不限于：档案资料的完整性；档案是否在有效期内；档案的资料版本是否最新；档案存放的安全性。6.6.3补充和修复6.6.3.1应及时补充相关缺失档案资料。6.6.3.2档案的修复包括但不限于：去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复、
10、档案修裱等。6.6.3.3档案的修复工作应符合DA/T25-2000的要求。6.7交接6.7.1基本要求档案交接应遵循以下要求：交接时应根据档案目录进行清点，确保实际交接的档案与目录保持一致；对于重要设施设备的档案资料，应现场进行核对确保一致；对于实际档案与目录不一致、实物与档案不致的情况，应如实做好书面记录，明确责任及提出解决的意见和建议，必要时可拍照或录像作为证据留存；交接记录和现场查验结果应由各方共同书面签字确认。6.7.2内部交接负责档案工作的人员岗位变动时应按档案管理要求进行档案交接，宜撰写档案移交说明。6.7.3外部交接6.7.3.1外部交接包括但不限于：与建设单位的交接；物业服务
11、企业退出时的交接；与服务外包单位的交接。6.7.3.2物业服务企业与建设单位的档案交接应符合国家有关法律、法规和规章规定，做到文件材料完整，移交手续齐全，责任明确。6.7.3.3物业服务企业退出时，应将物业服务档案资料整理完毕后编制移交清册，在规定的时间，同业主单位或业主委员会、进驻物业服务企业做好交接，并在交接记录和协议上签字。6.7.3.4服务外包单位更迭时，交接双方应在规定时间做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上签字盖章。6.8销毁4DB3401/T2322021应及时对保管期限已满和失去保存价值的档案进行销毁，销毁前履行销毁审批手续，销毁记录永久保存。5一级类目
12、二级类目代码类目名称代码类目名称01综合管理01企业资质资料02人力资源管理03物资管理04办公设备05特殊载体06创示范项目资料07社区文化08标识管理09其他02承接查验01基础建设02移交资料03其他03秩序管理01秩序服务02突发事件03消防安全管理04其他04工程管理01供电设备02供水设备03供气设备04供暖设备05电讯设备06电梯设备07消防设备08空调设备09防雷设备10停车场设备11污水设备12化粪池管理13房屋维修、维护14公共设施设备维修、维15智能设备16其他05环境管理01绿化管理DB3401/T2322021AA附录A（规范性）物业服务档案分类目录表物业服务档案分类
13、目录表见表A.1。表A.1物业服务档案分类目录表6一级类目二级类目05环境管理02保洁管理03其他06客服管理01客服服务02业主档案03业户档案04出售、出租资料05其他07合同管理01分包管理02物业服务合同03其他08财务管理按会计档案管理办法的规定DB3401/T2322021表A.1（续）7DB3401/T2322021BB附录B（规范性）物业服务档案编码编码结构形式宜采用五段制，编码由左到右排列，案卷码为字母，其余各段均用阿拉伯数字表示，各段之间用“”隔开。其结构为：“案卷码”“一级类目代码”“二级类目代码”“年度码”“案卷流水码”，编码结构见图B.1。XXXXXXXXXXXXX案
14、卷流水码年度码二级类目代码一级类目代码案卷码注：第一段：为案卷码，按物业服务企业内部要求编码，为2位大写英文字母；第二段：为一级类目代码，用2位阿拉伯数字表示；第三段：为二级类目代码，用2位阿拉伯数字表示；第四段：为年度码，用4位阿拉伯数字表示；第五段：为案卷流水码，用3位阿拉伯数字表示。图B.1物业服务档案编码结构CC8二级类目归档材料基本内容保管期限企业资质资料1.物业服务企业营业执照永久2.物业服务企业有关规定长期3.物业管理单位用房、租房的请示、批示长期4.物业收费许可证、物业业管理费用公示、申请、请示、批复长期5.物业租赁情况报告、市场调查材料长期6.房屋勘丈平面图、租金计算表、计算
15、公式、汇总表、房屋情况统计表长期7.其他人力资源管理1.机构设置与人事管理规定长期2.员工花名册、专业技术人员档案长期3.员工工资管理、考勤记录、绩效记录、奖惩记录短期4.用工合同台帐、社会保险记录短期5.员工教育培训工作文件材料短期6.员工考核工作文件材料短期7.聘用、增补、辞退等员工档案长期8.其他物资管理1.固定资产登记册长期2.物料采购计划表、台账、供方评价记录短期3.行政办公设备领用、维修、报废记录长期4.物料管理、盘点资料长期5.关于物资管理的规定、制度长期6.其他办公设备1.购置合同、发票长期2.使用、维修说明书、维修记录、故障和事故记录短期3.合格证、质保书、台账等长期4.其它
16、特殊载体1.声像类材料长期2.实物类材料长期3.其他创示范项目资料1.国家、省、市级创示范单位评比资料、行业评比资料、企业内部创优评比资料长期2.企业标准化体系认证及其他认证材料长期3.其他社区文化1.社区文化活动计划及实施情况长期2.社区精神文明建设文件材料长期3.获奖的荣誉证书、奖牌、奖杯长期4.其它长期表C.1归档范围及保管期限表9DB3401/T2322021附录C（规范性）归档范围及保管期限表归档范围及保管期限表见表C.1。二级类目归档材料基本内容保管期限标识管理1.名称标识、引导标识、设备卡、操作指南标识、公益与环保标识、安全标识、定位标识、管/线路标识、宣传标识短期2.其他基础建
17、设1.竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图、分户验收等竣工验收资料永久2.共用设施设备清单及其安装、使用和维护保养等技术资料永久3.供水、供电、供气、供热、通信、消防、网络、有线电视等准许使用文件长期4.物业质量保修文件和物业使用说明文件长期5.物业管理区域划分相关文件及房屋面积测绘报告（房屋产权清册）长期6.其他移交资料1.物业承接查验（交接）方案和协议永久2.上级主管部门备案证明、建设单位或业主委员会移交资料清单永久3.共用部位、共用设施设备查验（交接）记录永久4.设备管理独立台账永久5.其他秩序服务1.门卫、监控室、物业区域巡逻值班记录长期2.使用装具发
18、放、使用情况登记等文件材料长期3.维护公共秩序中遇到各类事件应急处理预案、消防应急预案等材料长期4.物业项目内危及人身安全的提示标示及防范措施等材料长期5.机动车管理规定、出入证发放登记表、收费标准公示及车位分配方案等材料机动车出入登记手续等材料长期6.其他突发事件1.各类应急预案、应急管理制度、突发事件处理指导书长期2.突发事件记录、突发事件演习记录长期3.其他消防安全管理1.消防管理制度、消防演习资料、火灾应急方案长期2.其他供电、供水、供气、供暖、电讯、电梯、消防、空调、防雷、停车场、污水、智能设备1.各种设备台账、发票复印件、备件清单、合同、图纸安装调试和检验记录移交书、维修使用说明书
19、、安装手册、部件安装图、验收合格证明文件永久2.设备操作规程长期3.设施设备管理规定长期4.日常运行状态记录长期5.二次供水检验报告长期6.停电、停水、电梯停运等应急预案长期7.各类事故处理方案及记录长期8.其他化粪池管理1.清理记录、验收报告、检验报告长期2.其他房屋维修、维护1.房屋维修合同、房屋维修、维护申请单(报修单)、委托书、房屋维修、维护计划、批准文件、房屋维修、维护质量验收文件护、房屋维修、维护预算、结算文件、图纸长期DB3401/T232202110二级类目归档材料基本内容保管期限房屋维修、维护2.房屋维修、维护制度长期3.房屋维修、维护记录长期4.其他公共设施设备维修、维护1
20、.公共设施维修委托施工文件、公共设施更新、更改部位形成的文件和图纸永久2.公共设施维修、维护制度长期3.公共设施维修记录、故障和事故记录长期4.其他绿化管理1.绿化管理制度、服务标准长期2.绿化总平面图永久3.绿化工资日常检查记录、整改等资料长期4.其他保洁管理1.消杀管理制度长期2.消杀服务标准长期3.消杀整改文件材料短期4.其它客服服务1.投诉处理程序长期2.住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录短期3.业主、物业使用人问卷调查表、住户回访记录短期4.各类调查问卷统计数据短期5.有偿服务收费标准短期6.其他业主档案1.业主代表大会形成的文件长期2.业主委员会章程、管理
21、规约、合同长期3.业主委员会的决定长期业户档案1.业户资料、入户通知单、单元验收单、遗漏工程跟进表、管理规约、业主入户所交费用一览表、领取钥匙单、装维管理规定长期2.入住手续办理单、入户资料签收单、住宅装修申请表、装修施工人员登记表短期3.其他出售、出租资料1.商品房出售合同、业主身份证复印件、商品房认购书、商品房出售会签单、商品房用地面积表、公证书、产权证永久2.房屋价目表、租赁合同、租户身份证复印件、业主委托协议书、房屋调整协议书、降租、续租、退租协议、欠租、催交租金来往公函、法院审理判决材料长期3.其他分包管理1.分包合同长期2.分包管理制度长期3.分包单位应收集档案清单、资料移交记录长期4.其他物业服务合同1.物业管理服务合同长期2.其他长期财务管理按会计档案管理办法的规定DB3401/T232202111DB3401/T2322021参考文献1GB/T19001-2016质量管理体系要求2GB/T11821-2002照片档案管理规范3GB/T20647.9-2006社区服务指南第9部分物业服务4中华人民共和国档案管理法5会计档案管理办法12