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1、办公室5S实施方法与培训技巧制成者：张嫦莉制成者：张嫦莉1、办公室5S的必要性 随着时间的流失，公司内很多不必要的文件、资料、文具。如果不管理的话，会造成很多浪费，这就降低了办公效率，成本也随之增加。5S是排除这样的浪费，提高业务效率，达到成本降低的一种手段。5S不是只管一下环境，也不只是追求外观漂亮。5S活动是支援部门的活动中改善用肉眼看得见的唯一的活动，也是展开小集团活动有效的重要活动。环境整洁是提高业务向上活动的支柱，是活动的基本。1.1 办公室5S+1活动的7步聚5S+11 5S+11期 期学习熟练的5S+1活动5S+12 5S+12期 期创造效益的5S+1活动第1 阶段:彻底清扫办公
2、设备、器具、办公环境，发现不合理并改善。第2阶段:区分必要和不必要 区分公物和私物 第3 阶段:办公室管理基准做成 物品摆放方式统一 所有物品都要粘贴管理责任者 第4 阶段:所有文件取出方便，追求使用方便。所有文件放置方法再检讨 办公文具极少化 公用和个人物品区分，追求功能性。第5阶段:管理基准的整顿 办公室清扫习惯化 所有门开闭基准确定第6 阶段:办公桌的管理方法 个人办公桌整洁 30秒内取出所需文件 办公室内办公桌外型整齐化第7 阶段:智慧的办公室展望 数据记录和信息处理自动化扩大 在15秒内取出文件第1 阶段:轻快而明亮的环境 轻快的回答，明确的指示和接受；排出不必要物，有效利用空间；明
3、确指示桌、椅、电话、文具的正确位置。第2阶段:个人所有的资料整理成文件归档 谁都能又容易又快的查所需资料 使用的共同资料能在30秒内取出第3 阶段:对业务分工的合理性调查 找出是否有重复的业务存在 找出是否有浪费现象 第4 阶段:确定办公室的改善主题。挑战业务的高效率 第5阶段:业务、设计技术等标准化 各部门相互学习，好的成果推广 标准手册制成，追求业务能力向上。第6 阶段:回顾前5阶段，重新确认点检有无不合理 依靠不合理的改善、好的提案，追求业务能力向上。第7 阶段:检查各种标准手册遵守的情况 并进行自主管理 新职员也能遵守，并做充分的教育指导 依靠良好的自主管理并自觉改善不合理，继续追求业
4、务能力向上。1.2 办公室5S+1活动7步聚的目标2、办公室5S“要”与“不要”的判别基准1 1、不需要的物品要从工作场所中清除出去。、不需要的物品要从工作场所中清除出去。2 2、暂时不能处理的物品贴上标示，规定时间进行处理。、暂时不能处理的物品贴上标示，规定时间进行处理。3 3、用品、文件等应固定专门的存放区摆放，存放区域作清晰的标、用品、文件等应固定专门的存放区摆放，存放区域作清晰的标 示。示。4 4、没有规定作放置物品的地方和位置不能随便摆放物品。、没有规定作放置物品的地方和位置不能随便摆放物品。5 5、存放的物品应作编号和标示，方便统计和查找。、存放的物品应作编号和标示，方便统计和查找
5、。6 6、存放时同类物品放在一起，不同物品分开放置，并且做到易于识别、存放时同类物品放在一起，不同物品分开放置，并且做到易于识别7 7、存放的物品摆放整齐，避免散乱，占用空间，也不能堆叠过高。、存放的物品摆放整齐，避免散乱，占用空间，也不能堆叠过高。8 8、物品放置应遵循易于查找，方便放回的原则，常用的物品放在靠近、物品放置应遵循易于查找，方便放回的原则，常用的物品放在靠近 使用它们的地方。使用它们的地方。9 9、临时产生的杂物应设定专门的位置摆放，进行标示，并规定时、临时产生的杂物应设定专门的位置摆放，进行标示，并规定时 间定时清理。间定时清理。10 10、走道上禁止摆放物品，避免造成通道阻
6、塞。、走道上禁止摆放物品，避免造成通道阻塞。11 11、物品使用后放回原位，养成良好习惯。、物品使用后放回原位，养成良好习惯。3、办公室5S 执行标准n n 原则：原则：1 1、彻底执行整理的工作。、彻底执行整理的工作。2 2、决定放置场所。、决定放置场所。3 3、决定放置方法。、决定放置方法。4 4、加以标示。、加以标示。5 5、摆放得很容易取用并容易归位。、摆放得很容易取用并容易归位。n n 三定：（场所、方法、标识）三定：（场所、方法、标识）1 1、定点：放在哪里合适、定点：放在哪里合适 2 2、定式：用什么容器、货架、颜色、方法等、定式：用什么容器、货架、颜色、方法等 3 3、定量：规
7、定合适的数量、定量：规定合适的数量4、办公室5S整顿的“三定”标准（1）对象名称 定点 定式 定量 备注文件柜 固定在靠墙位置 统一文件柜编号 文件柜内文件两年前的资料归档至档案室办公桌 固定位置 固定样式 一人一张办公椅 办公桌前 一把显示器 固定办公桌左角边（部门内统一方向）办公桌45度位置 一桌一台电脑主机 办公桌旁边 无固定格式（可根据主机箱不同而定）一台传真机 主机箱上面（也单独摆放加以标示）与机箱水平线 一台电话机 办公桌右边 与办公桌平行 一台打印机 办公附桌 水平叠放 一台饮水机 入门处 立式 一台空调机 墙上 悬挂 两台（办公环境大小而定）看板 墙面 悬挂 一块打印纸 打印机
8、旁边 一台水杯 办公桌右上角 一个笔桶 办公桌右上角 一个盆景 文件柜上面 不限垃圾篓 办公桌右边 一个插线排 办公桌右边 固定电线 一个4、办公室5S整顿的“三定”标准（2）1 1、上班时应佩带工牌、工服、工裤、工鞋；、上班时应佩带工牌、工服、工裤、工鞋；2 2、早上要见面相互问好；、早上要见面相互问好；3 3、在工作中精神饱满，面带微笑；、在工作中精神饱满，面带微笑；4 4、衣着整洁，穿着庄重、得体；、衣着整洁，穿着庄重、得体；5 5、不留胡须，经常整刮；、不留胡须，经常整刮；6 6、剪短指甲、保持清洁；、剪短指甲、保持清洁；7 7、上班时间不吃有剌激味道的食物，身体没有令人不适的异味；、
9、上班时间不吃有剌激味道的食物，身体没有令人不适的异味；8 8、不穿背心、无领衫、休闲短裤、凉鞋或拖鞋上班；、不穿背心、无领衫、休闲短裤、凉鞋或拖鞋上班；9 9、接听电话时要礼貌用语，并做好记录。、接听电话时要礼貌用语，并做好记录。5、办公室人员素养准则6.1 门牌标识牌标准6.2 办公室看板标准6.3 办公用品共用区标准6.4 办公文件标准6.5 电脑电源线绑扎标准6.6 办公室其它设备摆放标准6.7 办公抽屉标示标准6.8 办公抽屉内物品摆放标准6.9.打印机的正确标识标示标准6.10 办公室公共垃圾桶标示标准6.11 书籍脊背标示标准6.12 办公室开关标示标准6.13 办公室门开关旋转轨
10、迹标示标准6.14 办公室门“推”“拉”标识标准6.15 电源线的正确捆扎标示标准6.16 人名牌的标示标准 6.17 盘景摆放标识标准 6.18 空调使用状态标识标准 6.19 办公室门出入标识标准 6.20 物品管理责任人标识方法标准 6.21 文件资料柜的标识方法标准 6.22 办公室整体环境的改善6.23 办公文件架的标示文法标准 6.24 公共办公区设备的定位摆放 6.25 个人工作座位的物品摆放6.26 水杯的摆放及标识要求 6.27 日历的摆放及标识要求 6.28 笔筒的摆放及标识要求 6.29 书立的摆放及标识要求 6.30 书架的摆放及标识要求 6.31 电脑鼠标的摆放及标识
11、要求6.32 电脑音箱的摆放及标识要求6、可视化标准（标准/范例）目录6、办公室5S活动标识范例6.1)办公室门牌问题点：办公室无门牌，易误打误撞找错地方标准（要求）：标准（要求）：对办公室门进行标识，避免误打误撞的现象。对办公室门进行标识，避免误打误撞的现象。6、办公室5S活动标识范例6.2)办公室看板管理问题点：办公室各类跟踪事项等未进行可视化管理标准（要求）：标准（要求）：信息反馈、工作跟进、人员状态进行可视化管理 信息反馈、工作跟进、人员状态进行可视化管理无 无6、办公室5S活动标识范例6.3)设置办公用品共用区问题点：办公用品人手一份、没有设立公共用品区存在浪费标准（要求）：标准（要
12、求）：指定文具的位置（办公室设立公共区），避免文具随意放置 指定文具的位置（办公室设立公共区），避免文具随意放置的现象，节约文具的保管和使用数量，减少文具费用开支。的现象，节约文具的保管和使用数量，减少文具费用开支。6、办公室5S活动标识范例6.4)办公文件色彩管理问题点：办公文件未分类别进行管理，取放不方便，查找浪费时间。标准（要求）：标准（要求）：固定文件夹摆放的位置，避免出现文件随意放置 固定文件夹摆放的位置，避免出现文件随意放置的现象，节约查找文件的时间。的现象，节约查找文件的时间。6、办公室5S活动标识范例6.5)电脑电源线绑扎方法问题点：电脑线凌乱，标准（要求）：标准（要求）：将电
13、脑电源线进行绑扎，防止误碰电线造成危险。将电脑电源线进行绑扎，防止误碰电线造成危险。6、办公室5S活动标识范例6.6)灭火器、垃圾桶、水桶、盆景等标识不正确问题点：办公其他设备摆放未定位未标识标准（要求）：标准（要求）：将办公室其他设备进行区位定点放置管理，并作上相应的标 将办公室其他设备进行区位定点放置管理，并作上相应的标识，避免其他设备乱放，确保物物有归处，使整顿成为习惯化。识，避免其他设备乱放，确保物物有归处，使整顿成为习惯化。6、办公室5S活动标识范例6.7)办公抽屉的正确标识问题点：办公抽屉未分类标识，查找资料费时标准（要求）：标准（要求）：明确各抽屉保管物品的分类，使抽屉标示明确，
14、整 明确各抽屉保管物品的分类，使抽屉标示明确，整齐划一，抽屉管理规范化，可以节约查找时间，提高工作效率。齐划一，抽屉管理规范化，可以节约查找时间，提高工作效率。6、办公室5S活动标识范例6.8)办公抽屉内物品的正确标识问题点：办公抽屉物品未分类，查找费时标准（要求）：标准（要求）：明确各抽屉内部保管物品的分类，节约查找时间 明确各抽屉内部保管物品的分类，节约查找时间6、办公室5S活动标识范例6.9)打印机的正确标识问题点：打印机无定位标识，无管理责任人标准（要求）：在打印机摆放位置的四角做定位标识，并在正前 标准（要求）：在打印机摆放位置的四角做定位标识，并在正前方贴上物品名称便于管理。方贴上
15、物品名称便于管理。6、办公室5S活动标识范例6.10)办公室公共垃圾桶的正确标识问题点：办公室公共垃圾桶未定位无管理责任人标准（要求）：标准（要求）：制定垃圾篓位置，集体使用，减少浪费 制定垃圾篓位置，集体使用，减少浪费。6、办公室5S活动标识范例6.11)办公书籍的正确摆放及标识问题点：办公室各类书籍摆放凌乱，查找费时标准（要求）：标准（要求）：对书籍脊背进行编号标示，查找方便，节省时间 对书籍脊背进行编号标示，查找方便，节省时间。6、办公室5S活动标识范例6.12)办公室开关标示问题点：办公室电法源开关无明确的区域控制标识标准（要求）：标准（要求）：预先把握开关控制的范围和电器，准确开关指
16、定的 预先把握开关控制的范围和电器，准确开关指定的电器（灯管），提倡节约意识。电器（灯管），提倡节约意识。6、办公室5S活动标识范例6.13)办公室门开关旋转轨迹标示问题点：办公室门无开关旋转轨迹标示，存在安全隐患标准（要求）：标准（要求）：通过标示门开时的旋转轨迹以保证门开闭顺畅，明 通过标示门开时的旋转轨迹以保证门开闭顺畅，明确门开闭的范围，提示进行该区域要确保安全 确门开闭的范围，提示进行该区域要确保安全6、办公室5S活动标识范例6.14)办公室门“推”“拉”标识问题点：办公室门无出入标识，易误推误撞标准（要求）：标准（要求）：对各种门进行推拉标示，对各种门进行推拉标示，防止误推误撞 防
17、止误推误撞 6、办公室5S活动标识范例6.15)电源线的正确捆扎及电源插座的正确标识问题点：各类电源线未整理捆扎，未标识具体的电源，存在安全隐患。标准（要求）：标准（要求）：1.1.将电脑电源线进行绑扎，防止误碰电线造成危险；将电脑电源线进行绑扎，防止误碰电线造成危险；2.2.在相对应 在相对应的插头上贴上标识，以免出现误拔插座时，造成未来得及保存的电脑资料损失。的插头上贴上标识，以免出现误拔插座时，造成未来得及保存的电脑资料损失。-电源线整理要点 1）电源线应两平两直（平行，平面，直线，直角）2）每个电脑的电源线应单独捆绑 3）电源线无污渍 4）电源线槽无污渍 5）电源线槽平整 6）充电器统
18、一存放 不能随意拉线好好好不好办公室电线扎线要点6、办公室5S活动标识范例6.16)人名牌的标示方法问题点：办公室人员职务、部门未可视化标准（要求）：标准（要求）：岗位设置人名牌，对工作联系方便，对自己的工 岗位设置人名牌，对工作联系方便，对自己的工作一目了然 作一目了然6、办公室5S活动标识范例6.17)盘景摆放标识问题点：办公室盘景未定位标准（要求）：在盆景放置的位置用虚线标识或画出盆底部大小 标准（要求）：在盆景放置的位置用虚线标识或画出盆底部大小的形状，以便任何人都能知道花盆的存放位置。的形状，以便任何人都能知道花盆的存放位置。6、办公室5S活动标识范例6.18)空调使用状态标识问题点
19、：办公室空调无提示开启的状态标示标准（要求）：标准（要求）：提高检查效率、控制浪费用电，在窗空调风口处 提高检查效率、控制浪费用电，在窗空调风口处贴上红丝带，容易看出空调工作状态 贴上红丝带，容易看出空调工作状态6、办公室5S活动标识范例6.19)物料柜中的摆放及标识要求问题点：物料柜中的物料未分类摆放及标识标准（要求）：对物料柜中的物料分门别类，对每一种类别进行 标准（要求）：对物料柜中的物料分门别类，对每一种类别进行标识 标识。6、办公室5S活动标识范例6.20)物品管理责任人标识方法问题点：办公室各类设备无明确管理责任人的标识，出现无人管理状态标准（要求）：标准（要求）：明确风扇、椅子等
20、各类设备及物品的管理责任者、明确风扇、椅子等各类设备及物品的管理责任者、所属部门，倡导物物有人管，事事有责任的管理氛围。所属部门，倡导物物有人管，事事有责任的管理氛围。6、办公室5S活动标识范例6.21)文件资料柜的标识方法问题点：资料文件柜标识未分类标准（要求）：标准（要求）：明确资料柜 明确资料柜/物品柜的责任人、所属部门，从外部能够知道柜子 物品柜的责任人、所属部门，从外部能够知道柜子内部主要存放物品的大分类情况，节约物品查找时间，提高业务效率，同时整 内部主要存放物品的大分类情况，节约物品查找时间，提高业务效率，同时整齐美观。齐美观。6、办公室5S活动标识范例6.22)办公室整体环境的
21、改善问题点：办公室个人物品、工作物品未定位摆放、未统一规划标准（要求）：标准（要求）：对办公室各类物品进行 对办公室各类物品进行“要 要”与 与“不要 不要”的区分，的区分，对于 对于“要 要”的物品统一定位标识，的物品统一定位标识，“不要 不要”的物品清除。的物品清除。6、办公室5S活动标识范例6.23)办公文件架的标示文法问题点：待处理文件、处理中文件及已处理文件未区分标准（要求）：标准（要求）：待处理文件、跟进中文件、已处理文件，实现文件状态的可视化，待处理文件、跟进中文件、已处理文件，实现文件状态的可视化，方便文件递送者取拿，文件处理者可以节约查找文件的时间，提高内部业务处理 方便文件
22、递送者取拿，文件处理者可以节约查找文件的时间，提高内部业务处理效率。效率。6、办公室5S活动标识范例6.24)公共办公区设备的定位摆放问题点：公共办公区设备未定位摆放，各类资料未分类标准（要求）：为统一管理办公室公共设备，对公共设备定点摆放 标准（要求）：为统一管理办公室公共设备，对公共设备定点摆放及标识，对公共区不用的资料进行清除。及标识，对公共区不用的资料进行清除。6、办公室5S活动标识范例6.25)个人工作座位的物品摆放问题点：个人工作座位物品未定位摆放，及摆放与工作无关的物品标准（要求）：为提高办公效率，个人办公座位上的物品进行分类 标准（要求）：为提高办公效率，个人办公座位上的物品进
23、行分类处理，定位摆放。处理，定位摆放。题目 题目 水杯位置标示方法 水杯位置标示方法 目的 目的制定水杯位置，避免水杯随意放 制定水杯位置，避免水杯随意放置现象。置现象。标准 标准1 1、规格：直径为、规格：直径为40mm 40mm的圆形标 的圆形标识。识。2 2、标签粘贴在放置水杯或水杯垫位、标签粘贴在放置水杯或水杯垫位置下面的中央。置下面的中央。3 3、贴标签时，位置部门要统一，要、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。对称美观。6.26)水杯的摆放及标识要求6、办公室5S活动标识范例题目 题目 台历位置标示方法 台历位置标示方法 目的 目的制定台历位置，培养将物品放回 制定台历位置，培养
24、将物品放回原位的习惯 原位的习惯标准 标准1 1、规格：直径为、规格：直径为40mm 40mm的圆形标 的圆形标识。识。2 2、标签粘贴在放置台历位置下面的、标签粘贴在放置台历位置下面的中央。中央。3 3、贴标签时，位置部门要统一，要、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。对称美观。6.27)日历的摆放及标识要求6、办公室5S活动标识范例题目 题目 办公文具（笔筒）位置标示 办公文具（笔筒）位置标示方法 方法 目的 目的给办公文具制定定位，避免文具 给办公文具制定定位，避免文具随意放置或混乱。随意放置或混乱。标准 标准1 1、规格：直径为、规格：直径为40mm 40mm的圆形标 的圆形标识。识
25、。2 2、标签粘贴在放置笔筒位置下面的、标签粘贴在放置笔筒位置下面的中央。中央。3 3、贴标签时，位置部门要统一，要、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。对称美观。6.28)笔筒的摆放及标识要求6、办公室5S活动标识范例题目 题目 文件夹位置标示方法 文件夹位置标示方法 目的 目的固定文件夹摆放位置，避免文件 固定文件夹摆放位置，避免文件随意放置，节约查找文件时间 随意放置，节约查找文件时间 标准 标准1 1、规格：长、规格：长195mm25mm 195mm25mm2 2、放置在文件夹侧面塑料夹缝中、放置在文件夹侧面塑料夹缝中3 3、文件夹内容依次为、文件夹内容依次为 电话号码、电话号码、内
26、外信息、上级文件、其他资 内外信息、上级文件、其他资料、待办文件、等待归纳、临 料、待办文件、等待归纳、临时工作、日常工作。时工作、日常工作。4 4、可视化的格式和颜色部门自行 可视化的格式和颜色部门自行规定。规定。6.29)书立的摆放及标识要求6、办公室5S活动标识范例题目 题目 文件架的标示方法 文件架的标示方法 目的 目的对文件存放架进行分类标示 对文件存放架进行分类标示标准 标准1 1、规格：长、规格：长80mm 80mm宽 宽20mm 20mm2 2、粘贴在文件架的正中间，、粘贴在文件架的正中间，分别标识待处理事项、分别标识待处理事项、需跟进事项、已完成事 需跟进事项、已完成事项。项
27、。6.30)书架的摆放及标识要求6、办公室5S活动标识范例题目 题目 电脑显示器位置标示方法 电脑显示器位置标示方法 目的 目的制定显示器位置，使物品统一规 制定显示器位置，使物品统一规范 范 标准 标准1 1、规格：直径为、规格：直径为40mm 40mm的圆形不干 的圆形不干胶单面印刷。胶单面印刷。2 2、标签粘贴在放置显示器位置的中央。、标签粘贴在放置显示器位置的中央。3 3、贴标签时，位置部门要统一，要对、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。称美观。6.31)电脑显示器的摆放及标识要求6、办公室5S活动标识范例题目 题目 电脑鼠标标示方法 电脑鼠标标示方法 目的 目的制定鼠标位置，培养
28、将物品放回 制定鼠标位置，培养将物品放回原位的习惯 原位的习惯 标准 标准1 1、规格：直径为、规格：直径为40mm 40mm的圆形不 的圆形不干胶单面印刷。干胶单面印刷。2 2、标签粘贴在放置鼠标位置的中央。、标签粘贴在放置鼠标位置的中央。3 3、贴标签时，位置部门要统一，要、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。对称美观。6.32)电脑鼠标的摆放及标识要求 鼠标的摆放及标识要求6、办公室5S活动标识范例题目 题目 电脑音箱标示方法 电脑音箱标示方法 目的 目的制定音箱位置，使物品规范管理 制定音箱位置，使物品规范管理 标准 标准1 1、规格：直径为、规格：直径为40mm 40mm的圆形不 的圆形不干胶单面印刷。干胶单面印刷。2 2、标签粘贴在放置音箱位置下面的、标签粘贴在放置音箱位置下面的中央，音箱放置在电脑显示器 中央，音箱放置在电脑显示器两侧。两侧。3 3、贴标签时，位置部门要统一，要、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。对称美观。6.33)电脑音箱的摆放及标识要求6、办公室5S活动标识范例