《办公自动化在秘书工作中的作用.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公自动化在秘书工作中的作用.docx（7页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、办公自动化，英文Office Automation，简称OA ,是办公信息处理的自动化，它 利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助 完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。随着当今社 会的快速进步，科技的飞速发展，面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、 手工的办公模式,已经远远不能适应现代社会发展的需要。“办公自动化”的概念的弓I进, 并在其秘书工作之中的应用，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作中脱离出来， 节省了许多时间来考虑工作中的其它问题，从而不断提高工作效率。本论文将通过介绍 秘书工作、办公自动化知识以及秘书
2、工作与办公自动化的关系等几个方面，对办公自动 化在秘书工作中的作用提出了自己的看法。关键词：办公自动化秘书工作文字管理档案管理信息管理AbstractIn the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development. To this end, we introduce the Hoffice automation concept, and appli
3、ed to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency. This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and offi
4、ce automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words： Secretary office automation information management file management text management 1 z , 1刖 百办公自动化，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动 逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达
5、到充分利用信息，提高工作效率和工作 质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了 近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的浮现，办公 自动化的内涵也不断地丰富和发展。社会的竞争日益激烈，信息的搜集与利用显的越来越重要, 如何作好信息化社会大环境中的秘书工作，如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有 的作用，已经成为一个不可争议的话题。办公自动化的导入,使秘书工作人员可以从繁琐的日常 工作中脱离出来，有相对较多的时间去考虑工作中的其它事情，从而提高了工作效率。本论文将 环绕现代秘书在“办公自动化环境中，如何更好的提高工作效率展
6、开讨论。前言I第一章办公自动化概述 3第一节办公自动化的概念、特征、内容3第二节办公自动化的功能与作用 3第二章办公自动化与秘书工作的关系 3第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容 3一、文字管理工作 3二、信息管理工作 3三、档案管理工作 4第二节秘书工作在办公自动化环境中的特征 4一、高效率的秘书工作4二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变 4三、自动化的秘书工作4第三章办公自动化对秘书工作产生的作用5第一节促进秘书工作产生“革命性”变化 5一、处理情报信息方面的变化 5二、处理各种统计数据方面的变化5三、在办理会务工作方面的变化 5第二节极大地提高秘书工作效率5一、会务工作方面 5
7、二、处理信息方面 5第三节促进秘书工作职能的扩展6一、领导工作中的需要 6二、秘书工作的可能性 6第四节使秘书的服务意识得到更新6一、秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘6二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建7三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占领与开辟 7别文献7致谢错误!未定义书签。办公自动化概述第一节 办公自动化的概念、特征、内容办公自动化是将计算机技术、通信技术、网络技术和软件学应用于秘书工作之中，使秘 书工作实现现代化、自动化、信息化、从而达到最大限度的提高工作效率，工作质量和改善 工作环境的目的。如今的办公自动化是一个包含数据处理、文字处理、办公事务处
8、理、管理 信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。第二节办公自动化的功能与作用一是内部通信简捷化。建立了单位内部的办公、通讯和网络系统，可以使单位内部的通 信和信息交流快捷通畅，无需人为进行传递。二是信息发布快速化。在内部建立了一个有效 的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子刊物、新闻简报、公告事项能能够在机关内部 得到广泛的传播，使职工能够及时了解单位的发展动态。三是工作流程自动化。主要是公文 的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都可以通过网络实现工作流程的自动化，既规 范了各项工作，又提高了工作效率。四是文档管理程序化。可使各类文档能够按权限进行保 存、共
9、享和使用，并有一个方便的查找手段。五是辅助办公规范化。它牵涉的内容比较多， 像会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公， 均可以实现这些辅助办公的进一步规范。六是信息集成高效化。我们每一个科室都存在大量 的业务系统，一些信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统 实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策 能力。第二章 办公自动化与秘书工作的关系第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容一、文字管理工作在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如有关文件、信函、报表、决议和命令、文 稿、统计资料、数据、政策
10、、规章制度等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做 到及时查询、分析、修改、协助决策活动。二、信息管理工作秘书工作中的信息管理主要包括采集工作，加工处理工作，信息传递工作。秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时采集，迅速报送，再 好、再重要的信息也会因时过境迁而推动利用价值。在秘书工作中，信息的采集主要通过语 音、文字、图表、图象等方式，表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。秘书工作 的业务信息具有沟通上下、联系摆布、协调内外的作用。可以通过计算机采集国内外的各种 新闻热点信息，在实现信息联网的同时，还可以实现个人与社会，企事业单位与企事业单位 之间的资源共享。
11、三、档案管理工作在办公自动化环境中，秘书对档案管理的工作表现在整理，保管和保密上。秘书人员在计算机上制作，接收文件，电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘、软盘 和光盘等储存介质，秘书人员在保管诸如此类的信息时，首先要将信息文件分门别类，建立 一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名；划分全宗群；进行编号 和罗列。秘书的档案保管工作是一项非常重要的工作，在确保档案完整的基础上，还要保证文件 的安全。电子档案在稳定性上不如纸张材料。于是，秘书人员在保管档案时要做到以下几点: 掌握好库房温度；保持库房内清洁，无腐蚀性气体，时刻检查通风状况；防止磁场的干扰； 防止紫外线的直接照射。在
12、保养和维修方面，秘书人员要保持磁带机、软盘驱动器、清洗机 的清洁，定期对磁带、软盘、光盘进行检查、复制更新。第二节 秘书工作在办公自动化环境中的特征一、高效率的秘书工作信息时代的到来，为信息的采集、传输、处理提出了新的要求。秘书人员的工作效率要 想提高，惟独引进高科技。当代的社会现状，计算机技术、信息技术、通信技术迅猛发展并 密切结合，为提高工作效率，改善办公管理提供了条件。同时，中文处理技术、信息系统技 术、计算机软件开辟技术、数据库技术、人工智能技术、管理方法学和行为科学的发展，也 为秘书工作提供了许多便利。正是各种科学和技术的发展，才促使秘书工作效率不断提高， 促使管理向科学化、规范化、
13、自动化和高效化的高层次发展。二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变秘书工作未实行自动化时，只是简单、重复、机械的体力劳动，所需动脑的也只是简单 的，常人所有的思维活动，基本不需要高难度复杂的思维活动，基本上全是“体力劳动”。随 着科学技术的发展，工作逐渐高效化，特殊是自动化的应用，给秘书工作带来了极大的方便。 这时人们为追求更高的效率，以省出时间去考虑其它事。从而人们就需要动脑考虑有关软件 的升级，开辟、引进新的设备。如何才干有效的进行工作？这就需要大量的，复杂的基于简 单思维的基础上的高难度思维工作。从而工作就逐渐转变到脑力的使用上，秘书人员的实质 也随之发生了变化，从繁重的体力劳动中脱离
14、出来后，带来了思维的高度开辟，思维能力由 此变活跃，有更多的时间向领导提建议，由“助手”变成“参谋”，自此带来了质的飞跃，这 都是秘书由“体力劳动”向“脑力劳动”带来的影响。三、自动化的秘书工作自动化秘书工作体现在办公自动化大环境中，就是秘书工作基本任务的根本改变。随着 科学技术的高度发展，某些工作已经全部自动化，秘书只是一个监督、照看的作用。例如： 现代机器人有待取代哟写时常性的、无聊的、单调的工作，这是自动化的典范。这里强调的是自动化的秘书工作，但是再自动化，也离不开作为主体的人，人是秘书工 作中最重要的一部份。自动化的秘书公作主要还是秘书人员的职能自动化。在某种程度上讲， 这不只是软硬件
15、上采用先进的高科技，使工作自动化，而是秘书人员对工作的态度，也有一 个由被动到主动的发展过程。自动的去工作，自动的去思量，在工作中始终体现出自动，即 用一种积极的、主动的、热情的心态去面对自己的本职工作，充分发挥主观能动性，这是自 动化秘书工作的一种至高境界。第三章办公自动化对秘书工作产生的作用 第一节 促进秘书工作产生“革命性”变化在秘书工作中引进计算机技术和一系列办公自动化设备，所带来的效果是“革命性”的, 它使传统的抄番写写式的秘书工作方式受到极大的冲击，迫使文秘人员提高工作效率，改变 工作方式与之相适应。一、处理情报信息方面的变化。在自动化程度较高的办公室，秘书人员不必离开工作岗位。即
16、能从计算机档案中调阅所 需情报资料。阅读投放在电子信箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机发表 的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。二、处理各种统计数据方面的变化。在上报各种统计分析表时，可以直接利用计算机提供的数据，进行有效地科学分析，并 利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目的。三、在办理会务工作方面的变化。传统的办会往往在一个特定的地方，如会议室、办公室或者其他某个特定的会议场所。 随着网络的发展，各种通讯技术的运用，使会议不局限在某一地方，扩大了会议的场所。 如网 络会议的产生，使预会人员足不出户，就能参预会议的整个过程，通过电视会议系统, 不出差即可召开地区性
17、或者更大范围的会议。使用挪移通信和电传呼，可以使秘书随时同 外出的领导和工作人员保持联系，大大减少出差人员和出差费用，极大地改变了秘书的工 作方式。秘书的工作方式虽然发生了重大的变化，但并不代表一些具体秘书工作中的规范 处理程序的变化。由于公文办理、档案管理等工作有传统的规范程序，例如公文办理中的 拟办、批办、承 办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节。即使在办公 自动化环境下仍要保持规范处理，使0A与传统秘书工作真正相结合。综上所述，使秘书 人员避免了在领导、同事与部份之间的穿梭，人与人面对面的接触大为减少，纯手工操作 的成份大大降低，秘书工作方式发生了重大变化。第二节极大地提
18、高秘书工作效率一、会务工作方面会务工作方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会务工作极其复杂，千头万绪，所 以秘书安排会议起来往往力不从心，然而，利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议， 仅需23分钟就安排好了，秘书能轻易对付大量会议。办公化自动化系统不仅能科学地分配 会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报等，能自动检索会议内 容，并能及时修改和删除。二、处理信息方面网络的发展，使信息和资源由整个机构共享，使众多人员能够一起处理项目。互联网不 受空间与时间的限制，逐渐消除或者重新定义了社会之间的界限、关系，给我们打开了广阔 的思维空间，有利于秘书充分利用互联网获取知识，
19、充分发挥思维能力为领导工作服务。 如在实行资源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作 业分配表、各项管理制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必须印成书面材料，张贴 出来或者散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，影响使用，现在 通过internet之后，这些都可以在internet上发布，提高效率，也节省了成本。信息被称为“ 财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜索引擎的使用， 适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，不仅克服了传统的手工方法和原始程序处理信 息存在的局限性。使搜集信息慢、传递手段落后、信
20、息资源浪费、共享性差、存贮功能低、 检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决。更重要的是，秘书人员通过网络接触到了 比过去更多的信息，掌握了大量情况。秘书人员真正做到了 “眼观六路，耳听八方”，思量问 题和解决问题的空间进一步扩展，这就使得他们有可能做好普通性的信息处理事务和参谋辅 助的同时，参预领导授权范围之内的决策工作。第三节促进秘书工作职能的扩展传统的秘书工作主要是办文、办会、办事三个方面的内容。具体来说主要有文书工作、 档案工作、会务工作、信息工作、信访工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。随着网 络的发展，使秘书工作与网络技术密切结合在一起，为适应这一发展趋势，秘书人员要改变 过
21、去传统的工作模式，工作的内容不仅仅是以上所说几点，凡是为领导工作服务的能通过网 络解决的事务都可以当做秘书的职能。秘书工作的职能扩展的两个相互对应因素：一、领导工作中的需要领导是机关或者单位中的首脑，处于决策地位，相应的领导的事务也必然会繁多杂乱， 网络的发展扩大了领导的需要，比如一些技术性难题，领导没有精力甚至没有能力去解决, 就需要秘书及时处理。又如在会务工作中，秘书人员的工作内容再也不仅仅是会前准备、 会中服务、会后整理的三大环节，在电视电话会议中，还要匡助领导处理各种技术难题和 通讯设备 的连接情况。如果这些事务，由于领导的能力或者精力不够等原于是得不到处理, 势必造成很大的影响和损失
22、，以至影响到领导的形象，为了领导工作中的不足和需要，就 要促进秘书工作职能的扩展。二、秘书工作的可能性网络的发展，为秘书提供了一个良好的环境与平台，使秘书工作职能的扩展有了可能性。 由于计算机技术与网络技术的发展，大量新型办公软件与设备产生，秘书可以借助这些新事 物来扩展职能。如为了扩大企业的公共影响力，搞好公共关系，秘书要承担本单位网站的主 导职位，把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询，还要及时有效地采集本单位 的最新信息并在网上发布，定期编制简报和在一定阶段所取得的成果并在网上发布。第四节使秘书的服务意识得到更新“秘书意识”是一种角色意识，是主体基于个人的社会活动而形成的对自我的
23、社会地位 和由此规定的职责的知觉、理解和体验，它直接源于人的实践活动。随着网络的发展，缩短 了大量的体力劳动过程，把全部或者部份的体力活动交给计算机去完成，秘书服务内容发生 7变化，主要从以下几个方面更新：一、.秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘网络的飞速发展，会伴有着系新型办会设备与软件的产生，秘书体力劳动大大减少，智 力方面的事务会增多。由于领导不动这些软件与设备的用法，需要秘书去填补这方面的缺陷。 秘书面对这一现实，为了更好地实现其自我价值，会花大力气去学习并掌握这些设备与软件 的用法，以随时为领导提供智力服务。二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建在办公自动化产
24、生之前，秘书为领导服务的活动是秘书独立完成的，没有凭借外在力量 （如计算机办公设备），然而随着网络的发展，秘书可以凭借各种办公设备与软件为领导服务。 秘书已经深刻认识到为领导服务方式的多样性是现代优秀秘书人材所必备的基本要求，更重 要的是已经有了一种运用旧有的服务方式创建新的服务方式的意识。三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占领与开辟传统的秘书工作使服务范畴停留在抄誉写写式的范围之内，计算机等办公设备扩大了秘 书服务范畴。只要是为领导工作服务可以通过办公设备解决的事务都可以列入服务范围之内。 同样秘书也认识到服务范围的扩大，通过提高自身素质来适应其需要，去发现更多的服务范 围为领导服务。
25、如秘书人员要密切关心当代科学技术的发展状况，更加敏锐地发现办公自动 化的新产品新成果，不断地搜集及时信息，并技能型归纳总结，找出有参考价值的技术资料, 及时提供给有关领导，作为领导决策的参考依据。秘书服务意识得到更新，主观上会使秘书 服务工作的质量的到提高，指导秘书工作，从而有利于服务工作深入展开。参考文献1杨硕，办公自动化最佳教程。上海浦东电子出版社，2002年5月版。2刘宵，现代办公自动化实用教程。北京希翼电子出版社，2003年4月版。3顾孝华，现代秘书。上海科学技术出版社，2005年6月版。4杨洪山，办公自动化与秘书工作。上海交通大学出版社，2022年4月版。5袁维国，秘书学。高等教育大学出版社，2022年9月版。6张宗耀 刘百善，办公自动化与现代办公设备。西安电子科技大学出版社，2001年3月。7周贺来，办公自动化技术与应用。中国水利水电出版社，2022年6月版。8陈冠任，顶尖秘书。当代中国出版社，2002年4月版。9廖金泽，公司秘书手册。海天出版社，2004年9月版。10赵映诚，秘书学。中国经济出版社，2022年5月版。