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1、如何做好合同创新管理的几点思考文章章节：本文分为三部分，第一部分合同管理的重要性；第 二部分公司目前合同管理的“短板”；第三部分创新合同管理 的思路。第一部分：合同管理的重要性。现代企业的经济行为是通过合同实现的，合同给企业带来利润的同 时，也是产生纠纷的根源。如将“企业”喻为个体的“人”，则企业领 导层即是“人”的大脑，合同即是“人”的手脚和行为。可见合同管理 作为现代企业管理制度的重要内容之一，能否对“人”的手脚和行为实 施有效管理，把好合同关，是现代企业经营管理成败的一个重要因素。第二部分：公司目前合同管理的“短板”。公司自成立以来，在领导团队正确决策和精心管理下，日益发展壮 大。但随着
2、业务的不断增涨，公司合同管理的“短板”亦逐渐凸显，主 要有：一、合同管理团队整体业务素质不高，责任心有待加强。尽管2010年公司新修订合同管理办法后，公司机关各部室和下属 公司均设立了合同管理员，但均属于兼职管理员，合同风险管控意识不 强、合同管理业务水平不高、且因其主职业务的影响，合同管理责任心 不强。本人在合同审核中不仅经常发现送审的合同存在错别字、条款不 完整、意思表述不清等合同文本质量不高现象，还发现合同管理员对送 审合同情况不了解、不熟悉合同审核流程等现象；在合同联合检查中亦 发现合同管理员不清楚合同管理的职责，不了解合同管理的流程，有些 下属公司合同管理员对合同签订和执行情况不了解
3、，甚至是一问三不 知。作为合同管理的责任岗位，对合同的掌握和理解本应是其职责和基 本工作，然而其给检查者的答复却是“不清楚，我只是负责送审，合同 的约定和执行情况你要问某某部门的某某某”，合同管理员成了不折不 扣的“二传手”。二、合同管理尚处在静态管理阶段，未能真正实现合同签订后的执 行动态监管。科学完整的合同管理包含合同审核、签订、执行监管、归档四个环 节，审核、签订、归档属于合同的静态管理，执行监管属于合同的动态 管理。合同签订后不是束之高阁，而是要执行，因此合同管理的四个环 节中，合同执行的动态监管是最重要的环节，亦是容易产生纠纷的环节, 管理稍有不慎即会造成损失。本人在办理公司的诉讼案
4、件中审核体会 到，即使合同审核、签订得再好，如合同执行动态监管不到位，也是难 于及时保护自身合法权益的。一旦纠纷成诉，不是因为无法提供证据导 致败诉，就是因为追索不及时而无法追究对方责任。公司在2013年对 历年来应收账款清查中发现的死帐、呆账、坏账即是合同执行监管不到 位导致应收款项无法及时收回的最好证明。因此合同管理不能重审核、 签订、归档，轻执行监管，而是两手都要抓、两手都要硬，否则就会舍 本逐末。三、合同管理员合同风险管控意识不足。合同管理员多认为合同风险的把控属于专业法律人员的事情，把合 同风险的管控归结于纠纷产生后的诉讼解决。孰不知，合同风险的把控 更重要是在于签订和执行阶段的事先
5、预防，而非诉讼临门时不惜一切代 价寻求胜诉的事后补救。实践证明，诉讼仅是公司解决危机与风险的不 得已最后选择，也是一种善后处理方式。胜诉亦需要坚实的证据基础和 先前有效的合同管理。宝岛椰城两个花园合同管理不善造成公司诉讼中 巨大损失的“血教训”是深刻的。教训犹在耳，我们的合同管理员不能 不吸取，重塑合同风险管控意识。四、合同管理信息不完整，管理体系“缺块”。鉴于公司内部管控的需要，公司给予了下属各公司总经理一定范围 的合同签订审批授权，对于在各下属公司总经理审批权限内的合同，各 下属公司完成其内部审核、总经理审批后即可自行签订合同，并不上报 公司总部审核审批。公司总部对各下属公司自行签订的合同
6、情况掌握不 全，不清楚各下属公司自行签了多少合同，也不清楚签订后合同的执行 情况、风险管控情况，造成公司合同管理体系的“缺块”。五、公司法务人员缺乏基层工作经验，难于实现合同管理的上下有 效对接。由于公司总部机关合同法律审核人员缺乏基层工作经验，不了解各 下属公司的业务操作流程和作业方法，难于实现合同法律风险把控与合 同约定可操作性的“无缝连接”。第三部分：创新合同管理的思路:党的十八大明确指出要实施创新驱动发展战略，坚持走中国特色自 主创新道路。十二届全国人大二次会议政府工作报告亦要求把改革创新 贯穿于经济社会发展各个领域各个环节。林毅总裁在2014年工作部署 中确定了 “管理创新”为公司年
7、度工作主题。现本人针对如何解决公司 合同管理中的“短板”，创新合同管理，谈谈以下几点思路：一、打造业务素质过硬、责任心强的合同管理团队。1、以公司总部和各下属公司为纵线，以公司机关部室和各下属公 司所属部室为横线，建立纵横结合的三级合同管理员网络。即在公司企 管部设置专职合同管理员、在公司机关各部室设置兼职合同管理员、在 各下属公司企管部（经营部）设置专职合同管理员、在各下属公司所属 部室设置兼职管理员。公司机关各部室兼职管理员及各下属公司企管部（经营部）专职管理员与公司企管部专职管理员对接，各下属公司所属部室兼职管理员与本公司企管部（经营部）专职管理员对接，使公司合 同管理落实到岗、责任落实
8、到人。公司合同管理员网络及职责图:下属公司所属各部室合 同管理员，负责本部门合 同审核、签订台账、归档、 执行监管、月报，与本公 司企管部（经营部）合同 管理员对接，向其部门长 和分管副总经理负责。2、建立合同管理员履职监督考核机制，将合同管理纳入其年终业绩考核，实行业绩考核与年终奖罚挂钩，鞭笞其增强合同管理责任心，鼓励其改进合同管理方式方法，促使其从“二传手”到“管理者”的角 色转变。3、以公司法律室和常年法律顾问为责任单位，采取定期和不定期的方式对公司合同管理团队进行合同管理业务水平和合同风险管控意识培训，不断提升合同管理员的整体业务水平和风险管控意识。二、建立公司法务人员挂职锻炼下属公司
9、制度。1、通过法务人员挂职锻炼下属公司制度，实现法务人员对下属公司作业流程和方法的全方位熟悉和了解，实现合同法律风险把控与合同约定可操作性的“无缝连接”。2、通过法务人员挂职锻炼下属公司制度，实现法务人员近距离及时指导下属公司合同管理员规范合同的审核、签订、执行监管、归档，育培训于工作，在工作中潜移默化地逐渐培养下属公司合同管理员的合 同管控风险意识，提升其合同管理业务水平。3、通过法务人员挂职锻炼下属公司制度，实现法务人员与下属公司的充分沟通，逐渐为各下属公司所经营的各类业务量身制定风险防范到位、操作性强的合同范本，建立公司高质量的合同范本库，有效提高合同审核签订效率。三、建设合同管理信息化
10、系统，全面实现合同静动态管理的信息化。建设信息化港口已是现代港口发展的趋势，建设信息化港口不仅仅 是实现港口调度、作业的信息化，还应包括资产管理、合同管理等的信 息化。目前公司已拥有0A合同送审平台，我们应借助这一有利基础，将 简单的0A合同送审模块升级打造成公司的合同管理信息化系统（如财 务的NC系统）。合同管理信息化系统中应设置有合同的审核管理模块、 签订台账及归档管理模块、签订后执行动态监管模块等。在各管理模块 中应设置各类合同管理表格（如合同审核表格、签订台账表格、归档台 账表格、执行情况月报表格等等），并在合同管理信息化系统中给予各 级合同管理员及各级公司分管合同管理的领导设置用户权
11、限，各级合同 管理员可通过合同管理信息化系统中各模块表格实现合同的审核、签订 和归档台账、执行情况月报等信息化管理，各级分管领导亦可通过合同 管理信息化系统实时掌握合同的审核、签订、执行、归档情况，有效实 现静态和动态相结合的合同管理。四、推行合同管理领导负责制。制定合同管理考核量化指标，将合同管理和执行监督纳入公司机关 各部室及各下属公司的年度经营考核指标，合同管理实行机关部室“部 长负责制”、下属公司“总经理负责制”。在年度经营考核中，对合同 管理和执行监督考评不达标的部室和下属公司，扣发其部长和总经理一 定额度的年终奖金，对合同管理和执行监督考评优秀的部室和下属公 司，给予其部长和总经理一定额度的经济奖励，只有将合同管理责任单 位负责人的“钱袋子”与其合同管理和执行监督融合为一体，方可最大 限度的激发其管理动力，促使其做好本单位的合同管理和执行监督。以上是本人对公司合同管理现状如何实现创新管理的几点思考，鉴 于所处职位及掌握信息不全的限制，文中所述观点如有不全不妥之处， 请公司领导指正。2014年4月27日