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1、记录控制程序1目的加强记录和文件管理，为软硬件开发、数据处理、产品生产和服务等活动，以及评定管 理体系的适宜性、符合性及有效性等方面提供证据。适用于与软硬件产品开发、产品生产和服务管理活动有关记录和文件的管理。定义：1、未填写信息的表格称作记录表格。2、已填写信息的表格称作记录文件，责任部门应对记录文件妥善存档保管，不能随意 涂改，确保工作过程的可追溯性。3职责1.1 公司责任部门负责相关记录表格的设计、发放及记录文件的归档管理。1.2 XXXX部负责参与记录表格的评审，负责对记录表格进行统一编号并归档管理。3. 3管理者代表负责公司服务管理体系认证所需的记录表格审批。4工作程序4. 1记录表
2、格的管理4.1.1 设计：责任部门负责按管理体系文件要求及工作实际设计所需记录表格。4.1.2 评审：XXXX部负责组织评审责任部门提交的记录表格，确认后统一编号。4.1.3 批准：责任部门负责提交管理者代表签批后，通知使用部门正式启用。4.1. 4发布：XXXX部文件管理员负责向使用部门发放审批后的记录表格电子版和更新 的记录清单。4. 1.5印制：责任部门负责将需印制的记录表格，提请XX部部长批准后，由XX部负 责印制。用量较小的记录表格由使用部门自行打印。发放：责仟部门负责记录表格的发放及登记管理“4. 2记录表格的编号公司IT服务记录模版编号统一规定为：ITSR-ZD-ZDNUM-XX
3、,其中：“ZD”代表IT服务记录涉及的程序文件或支持性文件代码CX、ZC；“ZDNUM”代表IT服务记录涉及的程序文件或支持性文件顺序号；“ITSR” 代表 IT 服务记录（Information SecurityRecords）；“XX”代表记录序号，顺序号从01开始。模版的文件名规则：ITSR-ZD-ZDNUM-XX-文档名称填写内容的记录文件名规则：项目文档规则：XX- ITSMS-XXXX （4位年份）-XX （项目序号）-2两位年份+2位月份/2两位年份+3位顺序号（可选）-文档名称例如：XX-ITSMS-2015-01-15001-变更计划XX-ITSMS-2015-01-1500
4、1-问题记录表XX-ITSMS-2015-01-1510-事件报告非项目文档直接使用文档名称。4.3 记录文件的填写3.1填写要求：记录文件的填写应及时，填写人对其填写的内容负全责。4. 3.2内容要求：记录文件的内容应真实、完整、准确，字迹清晰，表面清洁，不得 随意涂改，应能真实地反映出公司管理体系运行活动的质量状况，且可以追溯。5. 3.3载体形式：记录文件可以呈现电子、照片、纸质和数据库等任何媒体形式。4.4 记录的管理4. 4.1公司各部门文档管理员负责记录文件的管理，对本部门产生和接收的记录及时 收集汇总，并制定确定的编目、排序及检索方法，将收集的记录分类、装订、保存；4. 4.2公
5、司各部门文档管理员负责记录文件的管理，由XXXX部对各部门产生和接收的 记录需定期收集、整理、归档汇总，填写记录清单；4. 4.3 XXXX部建立全公司的记录清单，以确定IT服务记录的控制范围。4.5 记录的贮存、保护5.1对于公司各部门自己使用、填写的记录，由本部门文档管理员进行收集、整理、 归档并进行保存；4. 5. 2公司各部门文档管理员应将IT服务记录分类、存放整理，存放于通风、干燥的 环境中；5. 3根据IT服务记录的保存环境、保存期限，公司各部门应具备防潮、防腐和防火 等保护措施。4.6 记录查阅、借阅和复制4. 6.1公司各部门（非记录保管部门）对较重要的IT服务记录在查阅或借阅
6、时，须经 本部门负责人同意并征得记录保管部门负责人批准后执行，必要时亦可提供给顾客 或其他代表查阅或借阅；4. 6. 2确因工作需要对普通IT服务记录进行查阅或借阅者，须填写文件借阅、复制 记录，由文件管理员登记备案；4. 6.3根据工作需要对IT服务记录进行复制者，须填写文件借阅、复制记录，须 经相关部门负责人审批后执行，由文件管理者登记备案。4.7 记录保存期限公司各部门应确定本部门IT服务记录的保存期，在记录清单中明确规定，保存期原 则上应长于IT服务记录追溯有效期。4.8 记录的销毁处理对于超过保存期限需销毁的IT服务记录，由公司各部门负责人审定并报分管领导批准 后执行销毁。5相关文件文件和资料控制程序6 相关记录服务管理体系文件记录清单文件借阅、复制记录