某某公司内审会议管理制度.docx

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1、某某公司内审会议管理制度1.目的与范:会议是公司内部沟通的最有效方式之一，建立会议制度目的在于规范各类会议的组织筹备、信 息收集、信息沟通、会议记录、会议纪要发放、会后跟踪 落实等工作，以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道，从 而有利于持续有效的制度化改进。其范围涵盖公司内的各 类会议与公司员工外出参加的会议。2. 职责2.1 总经理/副总经理2.1.1 主持经理例会、公司专题会议、管理评审会议、全体员工大会；2.1.2 指定专人追踪经理例会事项的落实情况；2.1.3 经理例会后，指定专人整理会议记录，形成并发放会议纪要；2.1.4 参加有关会议。2. 2总经理室总经理秘书负责经理例会的通知、召

2、集；总经理室 有关人员参加经理例会。2.1.1 总经理室通知召开公司员工大会;27.内审程序1. 目的与范围：确定质量管理体系是否符合产品实现的策划要求、本标准要求与组织自定的质量管理体系要求，确保 质量管理体系的有效实施与保持。本程序适用于本公司内部 质量审核工作，包含与质量管理体系有关的公司领导层、所 有的有关部门与项目部等。2. 职责2.1 管理者代表2.1.1 确定审核目的，下达审核指令；批准成立审核组，任命审核组组长与组员，并对事实上 施领导；2.1.2 审批内审报告；协调解决内部质量审核中出现的其他问题，批准纠正措 施。2. 2 总经理室2.1.1 编制公司年度内部质量审核计划；选

3、择与被审核对象无直接关系的内部审核员，报管理 者代表审批，构成审核小组；2.1.2 组织内部审核的实施；2.1.3 审核资料、文件的管理。2. 3 审核组长编制审核实施日程表、审核实施计划，组织编制审核检 查表，起草审核报告，对审核报告的全面性与准确性负 责，审核纠正措施。2.4 审核员懂得并向受审核部门阐明审核计划的要求，编制“内部 质量检查审核表”；2.4.1 客观公正地收集证据、记录，分析写成书面材料向组长 报告，保管好与审核有关的文件或者开具不合格项报告 单；2.4.2 配合并支持审核组长的工作。2.5受审核部门将审核目的、范围通知全部有关人员，提供保证审核过 程所需有效的资源，配合审

4、核工作；2.5.1 制定与实施针对审核结果采取的纠正措施；工作程序3.1 总经理室根据质量体系运转的情况，并考虑往常审核的 结果，于年末制订出次年“年度内部质量体系审核计 划”，交公司管理者代表审批。通常十二个月内至少进 行一次，且两次的间隔少于十二个月。当公司质量管理 的内外部环境或者条件有重大变化时应及时增加审核 频次，原因可包含如机构的变化、严重的客户投诉、外 部审核等。3.2 “年度内部质量体系审核计划”务必覆盖公司质量体系 所涉及的各个部门，各过程、各部室，每年至少进行一 次内部质量审核，对较重要的或者问题较多的部门审核 次数能够适当增加。年度计划执行中，若发现不合理或 者不合适时，

5、可由管理者代表在执行中任何时候修改。“年度内部质量体系审核计划”的内容要紧为：3.2.1 审核目的与范围3.2.2 审核及受审核的时间安排3.2.3 审核部门、单位3.3 审核准备：3.3.1 管理者代表根据审核部门与工作内容任命具有内部质 量审核员资格的人选担任审核组长与审核员。3.3.2 由审核组长根据初步确定的审核时间拟定审核通知并 发给各部门，各部门确认后编制审核实施计划。3.3.3 由审核组长组织审核构成员制定审核实施计划。内容 包含：a.受审核的部门b.审核的目的、范围与日期c.根据的文件d.审核的涉及过程及时间安排e.审核员分工审核实施计划由管理者代表批准。现场审核前，由审核 组

6、长提早向受审核部门发出审核实施计划。3.3.4 准备好审核所根据的文件。审核以GB/T190012000 为标准，公司质量管理体系文件、有关法律、法规、标 准、规范、合同等为根据，以客观、公正为原则，注重 审核各个过程的效果与体系的有效性。3.3.5 审核员应事先作好审核准备，包含编写检查表、明确 对分工审核的过程与区域如何审核等。检查表由审核组 长审批。3.4 审核实施3.4.1 召开首次会议（即动员大会，总经理、管理者代表、 部门经理、审核员参加）。首次会议确认审核的目的、 范围、方法、审核根据、审核中注意事项、日期安排 等。3.4.2 现场审核A.审核的具体内容按照“内部质量审核检查表”

7、进行。B.审核员通过查阅文件、检查现场、交谈、收集证据, 检查质量体系运行情况，发现不合格项时，审核员应 当场取得受审核部门对不合格事实的确认，若出现意 见分歧，审核员务必耐心说明，仍有异议由审核组长 提请管理者代表仲裁。3.4.3 现场审核后，召开末次会议，参加会议人员与首次会议 人员相同，参加者应签到，会议由总经理室作记录。会 议上，审核组长应全面总结质量管理体系的运行情况， 并说明不合格项的数量与分类，提出纠正措施的实施要 求。3.5 “内部质量审核报告”由审核组长编写，管理者代表批 准后，报送总经理、管理者代表与有关部门，并作为管 理评审的输入。3.5.1 审核报告内容：A.审核目的，

8、范围，日期B.受审核部门C.审核根据的文件D.审核员，受审核部门要紧参加人员E.审核描述F.质量管理体系的符合性、有效性G.不合格报告及纠正要求审核报告发放范围：3.5.2 总经理，管理者代表有关部门3.5.3 受审核部门不合格项所涉及的有关部门3.6 受审核部门在收到审核报告两天内，对不合格项制定纠 正措施，审核组长批准。对短期内无法纠正的不合格项, 应继续采取纠正措施。3.7 总经理室与审核组对纠正措施中的工作项目进行跟踪检 查，检验其有效性并记录在内审纠正措施记录表上。3.8 将审核工作的全部记录，包含审核结果、不合格项报告、 纠正或者纠正措施及其验证、审核结论、审核计划、各 审核员的审

9、核检查表等，由审核组长移交总经理室，按 公司规定的档案管理程序要求进行保管。3.9 内部审核后，若有必要，应对公司的质量管理体系文件 进行评审与作出相应调整。4 .有关文件4.1 会议制度.有关表单、记录4.2 审核实施日程表4.3 审核实施计划4.4 内部质量审核检查表4.5 内审纠正措施记录4.6 内部质量审核报告（记录）4.7 内审首、末次会议记录（记录）融侨/元洪房地产有限公司编制：改革领导小 组日期：日期：批准：日期：2审核实施日程表页号:根据文 件审核期 限审核目的：审核范围:审核员名单:审核组长:审 核 日 程 安 排时间审核分组与分工审核报告公布日期、范围:管理者代表审核意见签

10、名：日期:融侨/元洪房地产有限公司内部质量审核检查表受 审 核 部门页号：审核内容及涉及的标检查记录准条款审核组长:受审核 部门负 责人签 字审核员：日期：第 页融侨/元洪房地产有限公司内审纠正措施记录页号：受审核部门：部门负责人：审核员：审核日期：不合格事实描述：不符合条款：（审核员）签名：不合格类型：1 口2 3 日期：严重程度：1 口 2 口原因分析及采取的纠正措施：（部门负责人）签名：（审核组长）批准： 日期：纠正措施的实施情况:（部门负责人）签名: 纠正措施的验证:（审核员）签名：日期：注：不合格类型有：1、体系性不合格2、实施性不合格3、 效果不合格严重程度为：1、通常2、严重2.

11、2.3 组织召开公司专题会议；负责组织与质量管理体系有关的会议；2.2.4 总经理室副主任负责经理例会与公司专题会议的 会议记录、会议纪要发放、会议布置工作执行情况 的追踪、落实与反馈等工作。2.3 各部门经理例会前向总经理室递交本部门工作周记，部门 正职经理与项目部正职经理参加经理例会，布置执行 会议安排工作；2.3.1 部门经理主持召开本部门周会，负责周会精神在本部 门内部的沟通；业务主管部门负责业务专题会议的召开，并组织有关 部门参加；指定专人做会议记录，发放会议纪要、追 踪落实会议布置工作；2.3.2 部门经理、人力资源部经理审定并批准员工外出参加 外部会议（高级员工由总经理批准）；人

12、力资源部负责公司员工大会等会议的具体会务安 排。3.工作流程28.管理评审程序1. 目的与范I不断寻求体系改进的机会，确保本公司质量管理体系持续 运行的适宜性、充分性与有效性，以符合GB/T19001 2000质量管理体系标准的要求与实现公司的质量方针与 目标。本程序适用于本公司最高管理者对质量体系的评 审。2. 职责2.1 总经理负责管理评审活动；管理者代表向公司总经理报告质量管理体系的运行 情况；2.2 总经理室在管理者代表领导下准备、收集并提供管理 评审所需的资料；各有关部门负责准备并提供与本部门工作有关的评 审所需资料，并负责落实评审中提出改进措施的实施 工作。3. 工作程序管理评审最

13、少在12个月内进行一次，需要时增加频 次；3.1 如出现下列情况，总经理将随时召开并主持管理评 审：3.1.1 本公司组织机构、人员发生重大变动；322严重的用户投诉、重大的安全事故；3.2.3 国家、地方法规有所调整，公司需作习惯性调整时；管理者代表负责组织制定管理评审计划，并监督各职 能部门实施。3.3 管理评审信息输入:3.4.1 总经理室提供:A.内部质量审核报告、外审机构提供的外部质量审核 报告、历次的管理评审报告。B.总经理室工作总结。其中，质量管理中心的工作总 结中应包含质量方针的执行情况与质量目标的实现 情况；公司质量管理情况总结及建议；由于内外部质 量管理环境的变化可能影响质

14、量管理体系变更的问 题（要紧是文件、组织机构、管理过程调整的问题）; 工作改进的建议。3.4.2 各部门提供工作总结，包含其工作的各个方面。另外, 总经理室客户服务中心、物业公司、经营部、研发部 的工作总结中还应包含日常工作及提供服务过程中 收集到的顾客的需求、意见、建议、埋怨等。3.5 管理评审内容:管理评审应针对各部室的评审输入信息评价质量管 理体系的适宜性、充分性与有效性，对质量方针与质 量目标的实施情况作出评价。3.6 管理评审活动参加的对象:3.6.1 总经理、管理者代表、与评审内容有关的部门负责人。3.6.2 必要时由总经理指定的有关人员。3.7 管理评审步骤：3.7.1 总经理公

15、布管理评审指令，并指出评审的内容及要 求。3.7.2 总经理室按总经理评审指令的内容与要求，收集 与准备有关的评审资料，并编制“管理评审实施计 划”。计划中应包含评审重点内容、对各单位的配合 要求、日程安排等内容。3.7.3 总经理室在正式评审前三天做好评审的组织准备工作，并发放“管理评审通知单”。3.7.4 评审工作在总经理主持下进行，总经理室组织对各项 评审内容与讨论意见予以记录。3.7.5 总经理室组织编写“管理评审报告”，报总经理批 准。管理评审报告应包含：A.质量管理体系适宜性、充分性、有效性的评审结论。B.质量管理体系与过程的有效性、产品质量等三方面持 续改进的决定与措施，与不断满

16、足顾客要求的应有措 施；C.资源需求的有关决定与措施。3.7.6 由总经理室要求各部室根据评审的结论确定下一 步改进的职责、方式、步骤。关于改进措施的实施情 况，由总经理室组织验证，记录验证结果，并在以后 的经理例会中通报。3.7.7 总经理室做好管理评审记录与资料的收集保管工 作。4有关文件内审程序5有关表单、记录：5.1 管理评审指令5.2 管理评审实施计划5.3 管理评审通知单5.5 评审记录（记录）5.6 管理评审报告5.7 改进措施实施方案5.8 改进措施实施情况的跟踪报告融侨/元洪房地产有限公司编制：王玉梅日期：日期：2002.4. 28批准：林权日期：2002.4. 30管理评审

17、实施计划页号:拟定评审的时 间 评审的地点 参加管理评审 的人员评审内容:各部室需准备的材料:审批意见:总经理:日期:融侨/元洪房地产有限公司管理评审通知单页号:评审会议时间:评审会议地点: 参加人员:评审内容:日期:日期:日期:3.1 会议类别例会，包含经理例会、各部室周会、项目部例会、施 工监理例会等；3.1.1 专题会议，包含公司专题会议与部门业务专题会议 （针对业务专题由业务主管部门牵头组织有关人员 召开，如图纸会审会议、开标评标会议、合同评审会 议等）；与质量管理体系有关的会议，包含内外审首末次会 议，内、外部审核会议，管理评审会议等；3.1.2 全体员工大会，包含各类动员大会、年初

18、计划动员会、 年终总结表彰会等；其他内部会议；3.1.3 外部会议：指公司员工外出参加的由政府、行业协会 与其他组织机构主办的各类会议。3.2 会议组织流程3.2.1 例会经理例会A.经理例会由总经理/副总经理主持，总经理秘书负责 召集，原则上每两周一次。与会人员为各部室正职经融侨/元洪房地产有限公司管理评审报告号:评审会议时间、地点: 评审目的:参加评审人员:评审内容摘要:评审结论及决议:29.工作改进管理程序1. 目的与范围：以实现质量管理体系的持续改进为原则,通过对有关质量管理体系运行状况信息的收集与分析，发 现公司质量管理体系中存在的问题，寻求改进机会，适时 采取纠正与预防措施并对措施

19、有效性进行验证，形成制度 化的持续改进机制，确保体系运行的适宜性与有效性。2. 职责2. 1总经理室收集质量管理有关信息，制定改进措施，组织有 关部门实施与验证这些措施；2.1.1 负责公司内部审核、管理评审的组织，与组织公司 迎接外部审核；2.1.2 储存有关质量管理体系改进活动的有关记录及信息。2.1.3 负责组织对各部门年度工作计划执行情况进行考核, 必要时对工作计划进行调整。2.2 各部门根据总经理室的安排具体实施改进措施，并配合总 经理室对措施的有效性进行验证；2.2.1 在日常的业务、管理活动中收集质量管理有关信息;2.2.2 根据所收集的信息提出改进建议。2.2.3 同意总经理室

20、对本部门年度工作计划执行情况进行 考核，必要时调整工作计划。3、工作流程3.1 公司改进工作通过下列方式进行：3.1.1 内审，执行内审程序。3.1.2 外审，公司针对外部第三方认证机构在对质量管理体 系初审、年度监督审核与复审中发现的不合格项，采 取纠正与预防措施，并配合认证机构对措施的有效性 进行验证，并储存记录。3.1.3 管理评审，结合年终总结进行，执行管理评审程序。3.1.4 项目总结，项目竣工交付后6个月内，由总经理室负 责质量管理的总工组织对竣工项目进行综合评价。总 经理室负责组织设计研发部、审计核算部、经营销售 部、工程材料部、项目经理部、物业公司等单位从各 自的角度提交综合评

21、价报告。总工负责对各评价报告 中提及的质量问题进行汇总、分类、分析。3.1.5 日常工作改进围绕各部门周记与经理例会进行。3.1.5.1 总经理室负责收集下列信息：各部室的“工作周 记”；经理例会纪要中有关质量管理的信息；通过客户服务中心收集客户投诉与客户满意信息。参见客 户服务管理程序文件。3.152 在日常的管理工作中，收集公司各部门横向沟通状 况方面的信息，必要时向总经理提出专题报告。3.153 .3除了部室工作周记之外，各部室还应在日常工作中 注意收集下列信息： 经营销售部：A.结合日常业务活动收集、整理、分析客户对售前、 售中、售后服务与对产品设计、产品质量等方面的建 议与埋怨信息。

22、B.通过市场调研获知行业中对工程质量、客户服务、设 计创新等方面的观点与要求，并定期向总经理室汇 报，以利采取改进措施。C.收集社会各类媒体对公司质量改进方面有价值的评 价信息，并定期向总经理汇报。D.收集政府部门关于商品房销售方面的有关规定及 变更的信息。 工程材料部：收集政府部门关于项目报批、报建方面的有关规定及变更信息。 审计核算部：收集政府部门关于项目投资、造价管理等方面的 有关规定及变更信息。 财务计统部：收集政府部门与银行关于项目融资、住房消费信 贷等方面的有关规定及变更信息。 设计研发部：A.收集政府部门关于项目规划、设计方面的有关规定 及变更信息。B.结合日常工作收集产品研发方

23、面的信息。人力资源部负责收集下列信息:A.收集政府部门关于劳动、人事方面的有关规定及变 更信息。B.收集员工个人季度考核与年度考核中自我工作业绩 评价信息。C.收集关于公司组织机构调整与人员配置、员工培训方 面的信息。 客户服务中心：客户投诉信息、投诉处理信息与客户满意程度信息。每年年终总结与管理评审时，向总经理提交客户 满意度专题报告，执行客户服务管理程序。3.154各部室在收集到中所述信息之后，可根据需 要或者适时向总经理提交专题报告或者表达在年终 总结中，提交管理评审，报告中应有改进措施建议。年度工作计划执行情况考核。1.1.1.1 考核小组，按季度进行考核工作。为确保公司 年度工作计划

24、在具体实施过程中能及时得到调整， 避免因计划未能顺利实施而导致各部门之间工作脱 节，并由此给公司带来负面影响的现象发生，由总 经室、财务部与人事部主管构成计划考核小组（具 体人员由总经理任命），于每个季度末与年终对计划 的执行情况进行考核，考评结果在经理例会上公布, 并提交总经理作为各部室季度考核与年终考核的根 据。如在考核时发现实际工作情况明显偏离计划的 轨道，将向总经理提出调整计划建议，经总经理审 批后下发至各部室，要求相应地调整计划，并将调 整后的计划送总经理审批后执行。1.1.1.2 建立计划实施预警机制。各部室在工作进度出现偏 离计划轨道或者偏离现象已经发生时，应及时主动 地以书面形

25、式向总经理室发出预警信息，并提交计 划调整方案，经计划考评小组与总经理审批后执行。1.1.1.3 建立计划执行考核惩处制度。年终总结时，对计划 执行情况较好的部门给予奖励；对计划偏离时未能 主动及时发出预警信息的部门或者因计划执行不 力、导致公司业务进展出现滞后现象的部门进行惩 处。计划考评小组于年终时向总经理提交年度计划 执行考核报告，由总经理决定采取相应的奖惩措施。3.2工作改进与验证3.2.1 总经理室针对各部室工作周记中的“存在问题与改进意见” 定期进行归纳、分析，对呈现一定趋势性的问题运 用统计技术进行更深入的分析，并提出改进措施的 建议，对已经发生的问题或者潜在的问题应针对原 因制

26、订纠正措施或者预防措施。在经理例会上布置 落实改进措施，应包含改进方法、验证要求、实施 责任、验证责任、验证方法等内容，并对改进结果 进行验证，评价所采取措施的有效性，储存有关记 录。3.2.1.1 针对项目综合评价结果分析项目实施中存在的问 题及其原因，并制定改进措施，形成专门报告，以 指导后续项目的实施。3.2.2 其余各部门公司其余各部门结合各自的日常工作，对上述3.1条 中提到的信息进行分析，提出适合本部门特点的纠正 或者预防措施，并由部门经理安排实施与追踪验证。 各有关部门保留改进措施的实施记录，总经理室负责 验证并保留记录，向总经理提交专题报告。4 .有关文件4.1 内审程序4.2

27、 管理评审程序4.3 施工管理程序4.4 监理工作管理制度.有关记录4.5 工作周记（见会议制度附表）4.6 项目综合评价指标体系4.7 内部质量审核报告（见内审程序附表）4.8 管理评审报告（见管理评审程序附表）编制：陈卫斌 日期:日期:批准：林权 日期:理、总经理室有关人员与总经理指定的其他员工。原 则上每三个月召开一次经理例会扩大会议，与会人员 范围扩大至公司本部与各分支机构的所有中、高级职 员。B.在例会前，各部室应向总经理室递交部门工作周记 一式四份（分发至总经理、两位副总、记录存档各一 份）。周记包含“本周工作要紧情况”、“存在的问题 及改进意见”、“下周要紧工作计划”三个栏目。总

28、经 理室指定专人追踪上次经理例会事项的落实情况，并 整理成“经理例会落实情况” 一式四份（分发范围 同部门工作周记）。C.在经理例会上，由副总经理通报上次例会已落实事 项与未落实或者正在办理中的事项；总经理主持讨论 各部室周记“存在的问题及改进意见”栏目中提出的 问题，并确定改进意见；总经理主持讨论会上提出的 其他问题。D.在经理例会后，由总经理室副主任整理会议记录， 形成会议纪要。会议纪要送呈副总经理批阅后，及时 发放至各与会者手中。与会者应向本部门员工传达会 议精神，安排落实会议布置工作。会议纪要务必编号, 标明“机密”字样，注明会议时间、地点、参加人员、 缺席人员。经理例会纪要共分“上次

29、例会未完事项” 与“本周例会事项”两个栏目。总经理室储存经理例 会纪要、各部室周记、“经理例会落实情况”，并按年 度整理成册，按规定，每两年向公司图书档案室移交 一次。1.1.1.2 各部室周会由各部室经理负责主持召开，会议内容包含传达经 理例会精神、安排执行经理例会上布置的工作、通报 本周工作要紧情况、讨论存在的问题及改进意见、安 排下周要紧工作计划等等。原则上每隔一至二周一 次，与会人员为各部室全体员工。各部室周会应形成 书面纪要或者以周记的形式表达，以适当的形式（如 在部门办公室的看板上张贴）在部门内部传递，并在 当周经理例会前送呈总经理室。1.1.1.3 项目部例会与项目部参与的施工监

30、理例会项目部例会与项目部参与的施工监理例会的有关 制度参见施工管理程序。3.2.2 专题会议公司专题会议总经理/副总经理根据公司业务运作的需要确定公司 专题会议议题、议程时间、地点、与会人员等，由总 经理室根据总经理的意见负责召集有关人员召开专 题会议，并负责会议记录、会议纪要发放（发放范围: 每一位与会者）与会议布置工作的追踪落实等。公司 专题会议根据具体情况不定期举行。总经理室储存专 题会议纪要，并按年度整理成册，定期送公司图书档 案室存档。3.2.2.1 业务专题会议由业务主管部室负责召集，与会者为各有关部室人 员O会议应形成书面纪要分发至所有与会部门的主管 手中，并由专人对会议布置的工

31、作进行追踪。业务专 题会议根据业务开展情况不定期举行，必要时可针对 同一专题举行多次会议，形成系列纪要。会议纪要的 发放与存档同的有关规定。3.2.3 与质量管理体系有关的会议与质量管理体系有关的会议，包含内外审首末次会 议、内外部审核会议、管理评审会议等，其有关规定 参见工作改进管理程序。3.2.4 全体员工大会员工大会由总经理/副总经理主持，总经理室通知召 开，并布置有关部室准备会议资料，人力资源部负责 具体会务安排。员工大会不形成会议纪要，但总经理 室应储存会议有关材料，并定期整理归档。3.2.5 其他内部会议其他内部会议的有关制度参照上述适用的条款执 行。3.2.6 外部会议公司员工外出参加由政府、行业协会与其他组织机构 主办的各类会议,务必征得部门主管同意，如需出差, 务必按照人力资源管理办理出差申请手续。员工 外出开会期间，务必做好会议记录，返回公司后，务 必在一周内整理有关资料，向部门主管或者总经理室 提交报告，必要时召集有关会议进行传达。3.3 会议纪要及其他会议文件的归档会议纪要及其他会议文件归档参照档案管理 的有关规定执行。4 . 有关文件4.1 施工管理程序4.2 内审程序4.3 管理评审程序4.4 工作改进管理程序4.5 人力资源管理制度.有关表单、记录工作周记各类会议纪要.附表工作周记（见文件管理程序）批准:日期:编制：改革领导小组日期:日期：