文书档案管理系统说明文档.docx

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1、文书档案管理系统说明文档 XX 文书档案管理系统 说明 文档XXXXXXX 有限公司2022 年 4 月目 书目 1. 系统 介绍系统供应了一个易用、平安、高效的档案一体化管理平台，通过严谨、敏捷的权限管理机制和档案共享机制，运用户单位可以平安、牢靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、阅读和授控调阅等。运用 C#.NET2022 SP1 开发环境。运用 MS SQLSERVER2022 数据库。采纳 B/S 结构。 1.1 系统 特点 符合国家、行业对档案管理的相关标准要求； 存储与归档系统具有操作简便性、高效性及好用性，平安性高、成本低、易维护等特点； 档案可视化应用，条码化管理，

2、容灾性强； 对重要档案信息的存取、运行环境实现虚拟管理，系统具有兼容性； 档案各类操作具有可控性，可对档案分区多级授权、多用户共享； 多样化的检索和调档手段，极大地满意档案的分级管理需求； 实体档案、电子档案互为关联，平安、管理一体化，系统极具有包涵性。1.2 系统 定位通过对电子档案进行动态加解密和权限设定，可便捷地实现具有对电子档案生命周期的全过程爱护、共享和再利用功能的信息平安类产品，它可以被广泛应用于须要约束档案访问权限、访问密级和访问可控的领域：1党政机关和军事部门：涉及国家机密的文档（公文、机密文件、会议纪要、军事情报、素材资料等）；2行业企业：须要限制共享对象的企业文档（科技成果

3、、生产资料、设计图纸、财务预算、商业安排、合同定单、管理制度等）；3金融机构：包含大量敏感信息和商业机密的文档（投资信息、客户信息、上市公司年报等）；4研发行业：须要爱护的学问产权文档（源代码、设计文档、学问产权等）。1.3 系统优势产品 品文 文书 档案管理系电 子档案平安管理系实 体档案管理系统 性能统统 条码化 有 无 有可视化 有 有 有（弱）一体化 有 无 无工作流机制 有 有（简洁化）无痕迹化管理 有 无 无 环境虚拟管有 无 无理共享管理 有 有 有（弱）权限管理 有 有 有（简洁化）通用性 强 弱 弱性能监控 有 有（弱）无设备可控性 有 无 无2. 体系结 构设计2.1 系统

4、 架构文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实现文书档案管理的前后台管理功能，见图 2-1。安 企业平台文书档案管理系统 公共 后台管理前台应用管理档案整理系统接口 服 服务层 全核 企业服务总线统计分析服务 心支业 撑务统一组织结构服务统一编码服务体 体层 系后台 综合数据库数据引擎服务 数据层 图 2-1文书档案管理系统总体架构图由图 2-1可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、平安支撑体系等几部分组成。其中，系统接口完成与企业平台应用的接口功能。 2.2 部署结 构本系统采纳集中方式部署，在企业机房部署应用服务器和数据库服务器。各级终端用户均无需安装任何

5、软件，利用 IE阅读器即可进行系统操作和阅读，见图 2-2。与其他业务平台业务应用的接口文书档案管理系统 管理人员数据备份服务器数据库服务器应用服务器 WEB 服务器业务人员前端应用 图 2-2文书档案管理系统部署结构图2.3 层 次结 构该系统主要由后台数据层、核心业务层、公众服务层等三个层次组成，详细如下：公众服 众服务层 核心 核心业务层 后台数据层 图 2-3文书档案管理系统功能结构图 1 后台数据层 ：该层是系统运行的基础，是运用当前最新存储技术、存储理念将各类资料档案平安、高效地进行存储备份以及系统维护。后台数据支撑体系主要实现文档管理、用户管理、统计分析、基础数据维护、系统管理等

6、任务。2 核心业务层 ：该层是系统的核心层，它依据档案业务流程对电子文档进行归档、查询、调用、借阅、分发。核心业务支撑体系主要实现电子和实体档案一体化管理、索引信息著录与调阅等功能。3 公众服务层：该层是对外接口层，为外部系统供应电子和实体档案的书目查询检索，便于档案沟通和应用。公众服务支撑体系主要实现档案题录的对外发布和档案的授权分发等功能。3. 系统 功能3.1 功能结 构文书档案管理系统由 6 大部分组成，主要分为用户管理、文档管理、查询借阅管理、统计分析、基础数据维护、系统管理。见图 3-1。系统接口用户维护文件接收 用文件分发角色管理户文 文 管档 档文件信息维护权限管理理 理 管理

7、案卷管理修改密码文件归档文档检索查统分类统计询文档调阅申请计借 借 DB 分 分遗漏预警阅文档调阅审批析 析 管理文档调阅参数设置 基分类维护 系础操作日志有效期限统数 数管 管数据备份 据密级理 理维版本说明组织机构护 图 3-1文书档案管理系统功能结构图3.1.1 用户 管理可以实现对用户的各项管理，包括用户维护、角色管理、权限管理及修改密码。用 用户维护 ：主要实现阅读用户、增加用户、删除用户的功能，阅读用户可以查看当前数据库中的全部已创建用户；新增用户可以给数据库增加一个用户自定义用户；删除用户可以实现从数据库中删除选定的用户。角色管理：可以实现阅读角色、新增角色、安排编辑角色权限以及

8、删除角色功能，阅读角色可以查看当前数据库中的全部已创建角色；新增角色可以给数据库增加一个用户自定义角色；安排编辑角色可以给新创建或已有的角色安排表权限，包括创建表、查询、更新、删除等权限，以及对已创建角色的权限进行修改；删除角色可以实现从数据库中删除选定的角色。权 限管理：依据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，对已注册用户进行权限安排、修改管理，分别限制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在运用过程中的平安。修改密码：可以实现用户依据肯定的密码设置规则进行重新设置用户登录密码。3.1.2 文档管理可以实现对文档的各项管理，包括文件接收、文件分发

9、、文件信息维护、案卷管理、文件归档。文件接收：文书室接收经所办传递下来的文件。文件分发：文书室将接收的文件经领导批示后形成电子文件，分发相关用户进行阅读。文件信息维护：实现对文件的相关信息进行更新修改。案卷管理： 文件归档分为电子文件归档和纸质文件归档。电子文件归档根据国家文件相关分类法进行归档；纸质文档归档要经过预立卷、拆卷、分类、组卷、著录五个过程，最终进行归档。D RFID 的 的应 用：在案卷管理阶段，运用 RFID 既减轻了工作人员劳动强度，提高了工作效率，而且可以使文档清点成为一项常常性的工作，提高了管理水平。查找文档时，则只需在 RFID 阅读器中输入要检查的号码段或要找的文档名

10、称等，沿着档案柜依次扫描，一旦发觉排架错误或找到所要的文档时，立即用声光报警，这使得工作人员的查找变得特别便利，同时显著降低错架率。RFID 标签上有一个可写的记录区，假如放入一些统计数据，如出借次数、有效天数等或具体的档案信息，如档案柜号等，进行剔旧、整理上架等更加简单。3.1.3 查询借 借阅 管理可以实现文档检索、文档调阅申请、文档调阅审批、文档调阅各项功能。文档检 索：依据档案的分类法和组卷规则，供应确定型和非确定型，全宗级、案卷级、文件级等多项检索手段。文档检索是文档系统的重要功能之一，其功能主要有以下两方面：1、检索用户来自不同部门，系统供应多种多样的查询方式供用户选择。2、为了确

11、保数据信息的平安，进行严格的功能权限、数据权限的限制，依据用户级别对文档的内容进行设置，不同的用户有不同的检索权限。文档调阅 申请 ：有文档调阅需求的用户，要填写相关文档调阅申请书，待领导审批通过后才能进行对相关文件进行调阅。文档调阅审 批：领导依据文档调阅申请进行审批，只有通过审批的用户才能对文档进行调阅。文档调阅 ：通过领导审批的调阅恳求用户可以便利地调阅电子文档。借阅管理为网上借阅，可以实现自助式调阅功能：由调阅者通过检索功能自行检索须要的文档，并选取复印、打印、摘要功能。3.1.4 统计 分析可以实现分类统计、遗漏预警功能。分 分类统计：可以依据业务数据内容生成统计报表，如不同部门归档

12、状况、档案利用状况。遗 漏预 警：对文件归档过程中遗漏的重要信息进行预警，以便利管理员进行信息维护。3.1.5 基础 数据维护可以实现分类维护、有效期限、密级、组织机构功能。分 分类维护：假如发觉档案缺失或错误，可以进行分类维护，主要包括信息补录入、删除、档案著录维护。信息补 充录 入：补充录入档案信息，如案卷号、书目号、全宗号、数据来源、题名等。档案维护：完成日常信息的修改、删除，全部维护操作都有历史记录，可以查阅历史和进行复原；全部录入、修改操作都供应界面的数据类型、长度等有效性限制，防止错误数据产生； 档案著录：对个别没有通过接收归档进入系统的档案，可以通过档案著录进行补充。有效期限：依

13、据文书档案管理期限表，可以实现对不同类别的文件进行有效期限的更新修改。密 密级 管理：依据文书档案密级管理规定，可以对相关文件的密级进行更修修改。组织 机构：依据组织机构的改变，可以对组织机构进行刚好更新修改。3.1.6 系统 管理可以实现系统设置、操作日志、系统备份、版本说明功能。系 系统设 置：可以对系统参数进行设置。操作日志：系统将必要的操作日志记录在案，可以阅读和分析系统的行为，以解决痕迹化管理。为了保证平安和预防破坏行为，也便于系统运行历史的监视审查，系统供应一种跟踪全部动作的可选手段。系统将必要的操作日志记录在案，并且供应专用工具（查看日志）去阅读和分析系统的行为。平安日志可以进行

14、查询和统计，用于系统分析。系 系统备 份：对系统的重要数据进行平安备份。版本说 明：对系统的版本进行说明，便利维护。3.2 业务 流程3.2.1 文书 档案管理流程3.2.1.1 文书 来源为 接收纸质 版或者接收电 子版后打印成纸质 版得到纸质版的文书后，经所经办分发到各领导手上，经领导批示后，交由机要室进行电子化处理，形成电子版的文书。机要室依据领导的批示，将电子文书分发到阅读人员手中，阅读人员阅读完毕后有两种结果：第一种是回执机要室，文书阅读完毕且不用再向下传递；其次种是回执机要室，文书已阅读完毕，批示还要向下传递，要让下面的人看到。这样，机要室接着将该电子文书分发到下一级阅读人员进行阅

15、读，直到全部的阅读人员都阅读完毕，并且不再进行向下传递。当全部阅读人员阅读完毕后，要进行文书的存档操作，电子文书最终的保存结果就是一式两份，一份进行归档，一份存到资料库。纸质文书的存档是先进行预立卷，就是保存临时的一个案卷书目中。当这个临时案卷积累到肯定程度后，须要将这个临时案卷拆卷、分类、再组卷、著录、归档形成一个完整的永久保存的档案。详细流程见图6-2-1-1。示电子 子 打印 0 0登 登录 系统纸质纸 制文书 所经办 文书 接收分发纸质 1 1领导 批示 2 2电 子化 分 分类 平安系统 文件服务 器文书室 室电 子化完毕3 3电 子文件平安管理系统批 批 虚 虚拟环境 境 4 4通

16、知 阅读 人员 分发短信批示再 再传递结束 束56 回 回执电 子文书7 7结 束备 份归档 档 纸质著 著录组 卷分类 拆卷预 立卷文 文书 状态 表：0 0 ：已接收1 1 ：分发给领导2 2：领导审 批完毕3 3：电 子化完毕 并存储4 4 ：分发5 5 ：再传递6 6 ：阅读结束 束7 7 ：已归档 档图 3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程 3.2.1.1 文书 来源为纯电 子版登 登录系 系 2 2电 子文书 所经办统 文书 接收文书 室存文 文储件 件 10完存毕储分 分类 存储 平安系统 文件服务 器电 子文件平安管理系统虚 虚拟环境 境 阅读 人员 分发再 再传递阅读结

17、束 束4 34 回 回执5 5结 束更新状态备 份电子 子打印著 著录组 卷分类 拆卷预 立卷文 文书 状态 表：0 ：已接收 1 ：已存储2 ：分发3 ：再传递4 ：阅读结 束 5 ：已归档 档图 3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程3.2.2 文书 档案分发 流程3.2.2.1 归 档前分发文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递恳求的过程，而归档后则没有该过程。详细流程见图 6-2-2-1。机要室分 分发 再传阅读 人员递恳求 求阅读结束 束结束 束 图 3-2-2-1文书档案管理系统文书分发流程3.2.2.2 归 档后分发文书档案分发流程主要区分在归档前

18、分发和归档后分发上，归档前有再传递恳求的过程，而归档后则没有该过程。详细流程见图 3-2-2-2。查询 借阅用 用户 登录查询电 子文书 借阅纸质 文书 借阅申 申请未通 通过 文书室 室串行审 批纸质 文书 室供应纸 分发质 文件电子 子电 子文件平安在线调阅管理系统阅读 下载 虚拟环 境打印结束 束 图 6-2-2-2文书档案管理系统文书分发流程3.3 功能说 明3.3.1 用 用户 管理 角色表用户表 表称 名称 Varchar(20) 否名称数据类 型是否为 空说 明名称数据类 型是否为 空说 明名称数据类 型是否为空 空说明 明 用 用户维护 序号 Guid(32) 否主键 序号 G

19、uid(32) 否主键用 用户 IDVarchar(20) 否用户名 名 Varchar(10) 否权限 限 IDVarchar(20) 否否科室 Varchar(10)备注 注Varchar(200)否 否用角色管理 密 密码 Varchar(20)否 否 户 用 用户组表 表色 角色 Varchar(10)否 否 管 密 密级 Varchar(50) 否用户组 名称 Varchar(20)否 否 理 期 注册日期 Varchar(101)否 否序号 Guid(32) 否主键性 性别 Varchar(8)否 否 权 限管理 年 年龄 Int(8) 否权限 限 IDVarchar(20) 否电

20、话 Varchar(10) 否备注 注Varchar(200)否 否机 手机 Varchar(20) 否地址 Varchar(200)否 否 修改密码 EmailVarchar(50) 否备注 注 Varchar(200)否 否 3.3.2 文件与档案管理 档案信息表分发表名称数据类型是否为空说明分发部门 Varchar(101)否名称数据类型是否为空说明序号 Guid(32)否主键序号Guid(32)否主键文件接收 文书编号 Varchar(20)否 按规则生成 分发人 Varchar(20)否收文日期 Datetime(8)否分发时间Varchar(101)否否收文号 Varchar(20

21、)来文号 Varchar(20)否文件个数 Varchar(101)否 文件分发 来问途径Varchar(200)否阅读人 Varchar(101)否密级 Varchar(10)否分发状态 Varchar(101)否来文机关 Varchar(200)否备注Varchar(101)否文 标题/文件名 Varchar(101)否 档 份数 Int(8)否 文件维护管 页数 Int(8)否 理 承办单位 Varchar(101)否分发文件明细表分类 Varchar(30)否名称数据类型是否为空说明关键字 Varchar(30)否 宗卷管理 序号 Guid(32)否主键简要描述 Varchar(200

22、)否分发人 Varchar(20)否制作人员 Varchar(10)否 Varchar(101)否 文件/图片/视分发序号文件类型 Varchar(20)否 频 分发名称 Varchar(101)否文件格式 Varchar(8)否 pdf、iso文件路径 Varchar(101)否有效期限Int(8)否 文件归档 状态 Varchar(101)否查阅人范围 Varchar(20)否(电子、纸质)备注 Varchar(200)否标识 Varchar(30)否备注 Varchar(500)否卷内书目表名称数据类型是否为空说明序号 Guid(32)否案卷号 Varchar(20)否 按规则生成依次号

23、 Int(8)否文书编号 Varchar(20)否责任者 Varchar(10)否题名 Varchar(50)否著录 Varchar(101)否日期Datetime(8)否页号 Int(8)否备注 Varchar(200)否3.3.3 查询 借阅 管理 档案信息表文档检索 借阅表名称数据类型是否为空说明序号 Guid(32)否主键名称数据类型是否为空说明文书编号 Varchar(20)否 按规则生成序号 Guid(32)否主键收文日期 Datetime(8)否借阅人 Varchar(20)否否收文号 Varchar(20)借阅时间 Varchar(101)否来文号 Varchar(20)否部门

24、名称 Varchar(101)否来问途径 Varchar(200)否文件内容 Varchar(101)否密级 Varchar(10)否借阅缘由 Varchar(101)否 文档调阅申请 来文机关 Varchar(200)否 查 所领导批准 Varchar(101)否标题/文件名Varchar(101)否 询 批准人 Varchar(101)否批准日期 Varchar(20)否份数 Int(8)否 借 备注 Varchar(200)否页数 Int(8)否 阅承办单位 Varchar(101)否 管 分类 Varchar(30)否 理 关键字 Varchar(30)否批示表简要描述 Varchar

25、(200)否文字说明Varchar(20)否名称数据类型是否为空说明制作人员 Varchar(10)否 文档调阅审批 序号 Guid(32)否主键 文件/图片/视文件类型 Varchar(20)否 频文件格式 Varchar(8)否 pdf、iso文件再传递 Varchar(20)否有效期限 Int(8)否备注 Varchar(200)否查阅人范围 Varchar(20)否 文档调阅 标识Varchar(30)否备注 Varchar(500)否3.3.4 统计 分析 档案信息表名称数据类型是否为空说明序号 Guid(32)否主键文书编号 Varchar(20)否 按规则生成收文日期 Datet

26、ime(8)否否收文号 Varchar(20) 分类统计 来文号 Varchar(20)否来问途径 Varchar(200)否密级 Varchar(10)否 统 来文机关 Varchar(200)否 计 标题/文件名 Varchar(101)否 分 份数 Int(8)否 析 页数 Int(8)否承办单位 Varchar(101)否分类 Varchar(30)否关键字Varchar(30)否简要描述 Varchar(200)否 遗漏预警 制作人员 Varchar(10)否 文件/图片/ 文件类型 Varchar(20)否 视频文件格式 Varchar(8)否 pdf、iso有效期限 Int(8)

27、否查阅人范围 Varchar(20)否标识 Varchar(30)否备注 Varchar(500)否 3.3.4 系 系统 管理 档案信息表名称数据类型是否为空说明来文机关 Varchar(200)否序号 Guid(32)否主键操作日志表文书编号 Varchar(20)否 按规则生成系统参数设置 操作对象序号 Varchar(32)否收文日期 Datetime(8)否名称数据类型是否为空说明否收文号 Varchar(20)操作日志序号 Varvhar2(32)否主键来文号 Varchar(20)否操作员 Varchar2(80)否 操作日志 来问途径 Varchar(200)否操作对象 NUM

28、BER(2)否密级 Varchar(10)否 系统 操作类型 NUMBER(1)否 0:保存 1:删除标题/文件名 Varchar(101)否 管数据备份 份数 Int(8)否操作后参数 Varchar2(4000)是 理 页数 Int(8)否操作时间 Date 否承办单位 Varchar(101)否其他说明 Varchar2(4000)是分类 Varchar(30)否 版本说明 关键字 Varchar(30)否简要描述 Varchar(200)否制作人员 Varchar(10)否 文件/图片/视 文件类型 Varchar(20)否 频文件格式 Varchar(8)否 pdf、iso有效期限

29、Int(8)否查阅人范围 Varchar(20)否标识 Varchar(30)否备注 Varchar(500)否3.3.4 基 基础 数据维护 文档分类表名称数据类型是否为空说明密级表序号 Guid(32)否主键类别名 Varchar(10)否 文档分类 类别名称 Varchar(101)否父节点 Varchar(10)否备注 Varchar(500)否有效期限表名称数据类型是否为空说明 基有效期限 序号 Guid(32)否主键础 保管期限 Varchar(8)否 永久/30 年/10年数据 名称数据类型是否为空说明 维 序号 Guid(32)否主键护密级 密级 Varchar(20)否备注

30、Varchar(200)否组织机构表名称数据类型是否为空说明序号 Guid(32)否主键机构 IDVarchar(20)否 组织机构维护 机构名称 Varchar(20)否机构位置 Varchar(101)否父 IDVarchar(101)否备注 Varchar(200)是 4. 系统 接口本方案必需实现与本部门现有统一门户系统、信息管理系统、办公 OA 系统进行对接，为其他计算机软件系统供应软件接口。详细地说，包括以下接口：1）与办公 OA系统的接口需求。包括与办公 OA系统的基础用户信息的访问，与办公OA 系统的数据访问的标准接口。2）与信息管理系统的接口，能够自动接收工作过程中产生的电子

31、信息，并在档案管理方面与本单位管理流程无缝接轨。3）与统一门户系统和内部网的接口，实现门户系统单点授权登录。5. 表结 构5.1 数据结 构5.1.1 数据来源文书信息表：名称 数据类型 长度 备注序号 Guid 32 文书编号 Varchar 20 按规则生成收文日期 Datetime 8 收文号 Varchar 20 来文号 Varchar 20 来文途径 Varchar 200 密级 Varchar 10 来文机关 Varchar 200 标题/文件名称 Varchar 101 份数 Int 8 页数 Int 8 承办单位 Varchar 101 注销 Varchar 2 是/否案卷号

32、Varchar 20 分类 Varchar 30 关键字 Varchar 30 简要描述 Varchar 200 制作人员 Varchar 10 文件类型 Varchar 20 文件/图片/视频文件格式 Varchar 8 pdf、iso 电子化 Varchar 2 是/否 案卷号 Varchar 20 有效期限 Int 8 查阅人范围 Varchar 20存储位置 Varchar 50 备注 Varchar 500 5.1.2 业务 数据卷内书目：责任者 Varchar 10 名称 数据类型 长度 序号 Guid 32 案卷号 Varchar 20 按规则生成依次号 Int 8 文书编号 V

33、archar 20 题名 Varchar 50 著录 Varchar 101 日期 Datetime 8 页号 Int 8 备注 Varchar 200 借阅表名称 数据类型 长度 序号 Guid 32 借阅人 Varchar 20 借阅时间 Varchar 101 部门名称 Varchar 101 文件内容 Varchar 101 借阅缘由 Varchar 101 所领导批准 Varchar 101批准日期 Varchar 20批准人 Varchar 101 备注 Varchar 200 分发表分发部门 Varchar 101 名称 数据类型 长度 序号 Guid 32 分发人 Varcha

34、r 20 分发时间 Varchar 101 文件个数 Varchar 101 阅读人 Varchar 101 分发状态 Varchar 101 未读/已读备注 Varchar 200 分发文件明细表名称 数据类型 长度 序号 Guid 32 分发序号 Varchar 20 文件名称 Varchar 101 文件路径 Varchar 101 状态 Varchar 101 备注 Varchar 200 文书分类表：名称 数据类型 长度 序号 Guid 32 类别名 Varchar 10类别名称 Varchar 101 父节点 Varchar 10 备注 Varchar 500文书访问记录：名称 数

35、据类型 长度 序号 Guid 32 文书编号 Varchar 20 访问人员名称 Varchar 10 访问时间 Varchar 20 批示内容 Varchar 101 授权人员 Varchar 10 备注 Varchar 5005.1.3 管理数据保管期限表：序号 Guid 32 名称 数据类型 长度 保管期限 Varchar 8 永久/30 年/10 年密级表：名称 数据类型 长度 序号 Guid 32 密级 Varchar 20 备注 Varchar 200文书分发通知方式：名称 数据类型 长度 序号 Guid 32 通知方式 Varchar 20 短信/电话备注 Varchar 200

36、用户表：名称 数据类型 长度 序号 Guid 32 用户 ID Varchar 20 用户名 Varchar 10 科室 Varchar 10 密码 Varchar 20 权限 Varchar 10 密级 Varchar 50 注册日期 Varchar 101 性别 Varchar 8 年龄 Int 8 电话 Varchar 10 手机 Varchar 20 地址 Varchar 200 Email Varchar 50 备注 Varchar 200 角色表：名称 数据类型 长度序号 Guid 32 名称 Varchar 20 权限 ID Varchar 20 功能 ID 号备注 Varcha

37、r 200 用户组表：名称 数据类型 长度 序号 Guid 32 用户组名称 Varchar 20 权限 ID 备注 Varchar 200批示类别：文字说明 Varchar 20 名称 数据类型 长度 序号 Guid 32 文件再传递 Varchar 20 备注 Varchar 200 组织机构表：机构名称 Varchar 20 名称 数据类型 长度 序号 Guid 32 机构 ID Varchar 20 机构位置 Varchar 101 父 ID Varchar 101备注 Varchar 2005.2 报 表格式 卷内文件目 目录 顺 文 日 页 备序 责任者 题名号 期 号 注号X X

38、XXX 年外来文件登记簿 簿 收文 收文来文途密份页承办 注来文号 来文机关 文件名称 关键字 案卷号 备注日期 号 径 级 数 数 单位 销 档案查 借阅审 批表查借部门名称 日期 阅人 归还人 档案室文件名称（文件号）密级 归还日期 备注签字 确认查借阅缘由主管所领导审批准人签字批 文件批签 承办单办公室 看法领 导 批示 承 办 结 果承办文件要刚好、精确，禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水签字。借 借阅 批准单部门 借阅借阅 名称 人 时间文件、图纸名称：借阅缘由：所领导 批准人 批准 及日期 备注5.3 文书编 目5.3.1 电 子文书编 目年度+ +分 分类号 号+ + 文号+ +单 位

39、代码+ + 有效期限2022080202 2022080202 WS202206020220130 WS202206020220130 2022- - 080202- - WS202206020- - 1011- - 30 5.3.2 纸质 文书编 目年度+ +分 分类号 号+ + 案卷编号 号+ + 文号+ +单 位代码+ + 有效期限2022080202 2022080202 AJ202206001 AJ202206001 WS202206020220130 WS202206020220130 2022- - 080202- - AJ202206001- - WS202206020- -

40、1011- - 30 5.4 分类 表分类表一共有 4级，如下所示：一级 二级 三级 四级请示、批复、通知名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨 0101 论通过的文件、决议、纪要、公报主席团会议记录等文件材料人大发言，人大代表建议和看法、本级党的代表大会、人民代表大会、0102 人大议案及答复，政协委员提案 01 政治协商会议、工会、共青团、妇联及办理结果，简报，快报代表大会的文件材料 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会 0103 议记录、会议服务机构的安排、总结等文件材料 0104探讨未通过的文件本级党委、人民代表大会、政治协商公报、决议、确定、记录、纪要、会议、纪

41、律检查委员会、共青团、工 0201 议程、领导人讲话、探讨通过的 02 会、妇联的常委会、主席团、全体委文件、参与人员名册员会会议、政府常务会、办公会议的 0202 探讨未通过的文件文件材料本机关党组（或实行党委制的党委）03 会议和行政办公会的纪要、会议记录 04 本机关召开工作会议、专题会议的文 0401 请示、批复、通知、名单、日程、 一级 二级 三级 四级件材料 报告、讲话、总结、决议、确定、纪要典型材料、代表发言材料、沟通 0402 材料、简报 请示、批复、通知、名单、050101 日程、报告、讲话、总结、0501 本机关为主办的 决议、确定、纪要典型材料、代表发言材料、050102

42、 沟通材料、简报请示、批复、通知、名单、05 机关联合召开会议的文件材料 日程、报告、讲话、总结、050201 决议、确定、纪要的复制件 0502 本机关协办的 或副本典型材料、代表发言材料、050202 沟通材料、简报的复制件或副本请示、批复、申办和筹办组委会主要活动支配、议程、名单、主 0601 报告（原文及译文）、协助报告（原文及译文），上级领导贺词、题词、本机关承办国际性会议、大型展览会、06 讲话，会徽设计博览会的文件材料 代表发言材料、沟通材料、简报、0602 新闻报道委员会、分会会议和学术会的讨 0603 论记录，会议代表登记表、接待 一级 二级 三级 四级支配0731 重要的上

43、级机关、上级领导检查、视察本地 07 0732 一般的区、本机关工作时形成的文件材料 0733 本地区、本机关工作汇报材料本机关制定的方针政策性、法规 0801 性、普法性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料本机关的请示与上级机关的批 080201 重要业务问题的 0802复、批示 080202 一般业务问题的同等机关、下级机关的来函、请 080301 重要业务问题的 0803示与本机关的复函、批复等文件 080302 一般业务问题的材料本机关代上级机关起草并被采纳 0804 的重要法规性文件、专项业务文 08 本机关业务文件材料 件的最终草稿 08050101 重要业务问题的 080501本

44、机关主办的 08050102 一般业务问题的0805 机关联合行文的文件材料 08050201 重要业务问题的080502 本机关为协办的 08050202 一般业务问题的080601 大事记、组织改革等0806 本机关编辑、编写的文件材料 简报、状况反映、工作信息 080602 等行政管理、执法活动中形成的文行政管理工作制度、程序、0807 080731件材料 规定等文件材料 一级 二级 三级 四级执法检查状况汇总、通报、080732 整改通知等 固定资产投资、科技安排等项目的审批（核08073301 准）、管理、验收（评估）等文件材料 不动产、自然资源的所08073302 有权、运用权确认的文件材料行政管理工作中形成的审 20年（含）以上有效或 080733 批、审查、核准等文件材料 未注明有效期的许可08073303 证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料20年以下有效的许可证、执照、资质证、资08073304 格证等的审批、管理文件材料行政管理工作中形成的备 080734 案文件材料行政惩罚、处分、复议、国 08073501 重要的 080735家赔偿等工作中形成的文 08073502 一般的件材料安排、总结、统计、调研等方面年度和年度以上的安排、总 0808 080