现代企业档案管理实务.ppt

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1、现代企业档案管理实务主讲:刘国强1档案起源档案起源l 我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案。l 之所以说它是严格意义的档案，理由如下：1、完整清楚地记载历史 2、集中保存 3、可供查找利用2档案工作的内容l 档案工作的具体环节活动档案整理收集鉴定保管检索提供利用活动集中 系统 精炼 安全 归纳 服务统计3五、档案工作现代化工作技术现代化组织管理现代化知识化档案工作现代化4档案管理规范要求 为使档案处理工作规范化、制度化特制定本细则。规范化 制度化5档案管理格式规范 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词

2、、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。6档案管理流程：收集文件装订 文件分类文件排列 编制归档号编目装盒 档案排架7概 论一.文件、档案的概念 1.文件 法定机关或组织按照一定的形式经过一定的处理程序而形成的书面文字材料。2.档案 是一个单位在公务活动中形成的具有考查利用价值的归档集中保存起来的文件材料(包括技术图形、影片、照片等)。83.文档的格式:q文件格式:标题、部门代号、年号和顺序号。q正式格式:除综合性的报告、总结外,一文一事。q文尾格式:发文机关(落款或署名):对此文件负责的机 关、人、发文时间、最后发出时间。9公文的格式要求l 纸张要求:国际标准A4型纸(210*297)张贴

3、公文纸要求:公文用纸天头(上白边)为:37MM1MM;订口(左白边)为28MM1MMl 排版要求:排版:正文用3号仿宋体字,文中有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28字。l 印装要求:双面印刷,页码套正,左侧装订。10档案管理的意义l 作为法令的依据 档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的规章制度、会议决定,为公司业务运行找到可靠的依据。l 处理业务的参考 使业务人员在处理业务时准确、全面、客观地了解企业情况,避免发生差错。l 保密 企业档案中,有些文件数据是秘密的,如果不专门加以管理,就很容易造成商业机密泄露,造成意想不到的损失。11档案管理的原则l 集中管理原则

4、企业档案为企业集体所有,任何人不得占为己有,因此应集中管理档案。l 共同分享原则尽量减少档案的复印份数及保管场所,提高档案的保密系数和安全性,同时降低管理成本。l 分类归档原则及时分类、整理、编辑与传递,科学归档保管,提高管理质量与效率。12档案管理的任务一言蔽之使档案管理标准化系统化信息化.l 收集、整理、保管和统计与本公司 有关的各种档案。l 办理档案的借阅,做好档案利用和研究。l 鉴定,对超出保管期限的档案提出存毁意见。13档案管理要求l 维护档案的完整性/安全性与便于使用相结合。l 对电子文件筛选打印摘要送阅存盘(同时保存电子文件)。14档案管理的方法一.管理的方法包括:收集、整理、鉴

5、定、保管、提供利用均需标准化系统化资讯化。二.收集 1.收集本单位在公务活动中不断产生的文件,整理组合成案卷。15文件材料的形成与归档l 归档文件材料范围 1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文l 各类文件材料的归档要求 1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单位各项 活动的历史面貌。2、文件材料的规格与字迹材料要求。3、归档声像材料的要求。16文件材料的形成与归档归档时间：1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档；2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档；3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实 体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；4、会计档案归档时间：隔年

6、向档案室移交；5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交；6、其他档案归档时间：活动结束后归档。17档案编码与代字、代号表l 以拼音缩写首字母为代字序号 科技档案种类名称 代字1 企业发展 AB2 设备档案 SB3 技术档案 AC4 工程档案 CP18档案编号原则JJ 10 1基建档案代字工程项目名称编号案卷顺序号示例一：某单位基建档号GP RD WI公司名称部门名称某单位档号项目名称001 序号19企业档案分类方案20企业档案分类方案21现代企业档案管理形式22资料册替换页 规格：A4 尺寸：31027360 23(1)24档案盒 材质：纸质尺寸：30722030mm25档案目录建立26档案目

7、录标准写法27文书档案案卷格式l 案卷卷皮格式:文书档案案卷皮分两种 一种是硬卷皮；一种是软卷皮。l 硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm220mm或280mm210mm（长宽）。l 封底尺寸同封面尺寸 封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。28案卷封面项目 l 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。29卷内文件目录格式 l 3.1 目录用纸幅面尺寸采

8、用国内通用16开型（即长宽为260mm185mm）或国际标准A4型（即长宽为297mm210mm）。l 3.2 页边与文字区尺寸l 卷内目录用纸上白边（天头）宽200.5mml 卷内目录用纸下白边（地脚）宽150.5mml 卷内目录用纸左白边（订口）宽250.5mml 卷内目录用纸右白边（翻口）宽150.5mm30卷内文件目录顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注31档案如何分类管理分类的一般方法有A、时间分类法：1)年度分类法 2)时期分类法B、来源分类：1)组织机构分类法 2)作者分类法 3)通讯者分类法32档案如何分类管理C、内容分类法 1)技术分类法 2)文书分类法 3)媒体分类

9、法D、形式分类法 1)按文件种类分类 2)按载体形态分类 3)按形状规格分类33企业常用档案分类法：l 依组织架构法；34编制档案检索工具的基本要求是l 全，指信息存储丰富。l 准，指检索准确。l 快，指迅速。l 便，指检索要方便。35文书归档文件的整理方法与步骤l 文件材料的分类 采用复式分类法。主要形式为：年度问题(机构)保管期限 年度保管期限36文书归档文件的整理方法与步骤l 归档文件保管期限的界定1、归档文件的保管期限分为：永久、长期、短期2、界定原则：A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的档案，列为永 久保管；B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内具有查考利用 价值的，列为长期保

10、管；C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值的，列为短 期保管。37填写案卷封面档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。全宗名称，即立档单位名称，全称或简称类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题案卷题名文件所属的起止时间保管期限卷内文件总页数归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号38装订案卷三孔一线左齐右齐下齐装订前去掉金属物，对存在问题的文件做好补齐页面、修复、折叠等工作。39J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1

11、.2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.1.3-3.J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-1K

12、.1.1-2K.1.1-3K.1.1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2案卷排列一般先按保管期限、再按机构或问题排列，具体根据分类方案。4041档案保管的基本要求l 以防为主，防治结合。l 加强重点，照顾一般。l 自力更生，勤俭节约。l 立足长远，保证当前。42温湿度控制 l 档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-24C，有设备的库房日变化幅度不超过2C；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超过5%。l 保存母片的胶片库温度应控制在13-15C，相对湿度应控制在35-45%

13、。l 各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。l 库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制订综合管理计划。l 空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。l 档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。l 新建库房竣工后，应经6-12个月干燥方可将档案入库。43虫霉防治与除尘 l 档案库区必须配备适合档案用的消防器材，

14、并按设备要求定期检查、更换。l 安全使用电器设备，定期检查电器线路，库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆品。l 档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。44照明管理 l 档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。l 档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘，窗板等遮阳措施，档案库房重点是防紫外线。l 档案在任何情况下均应避免阳光直射。45防空气染物l 危害档案的空气染物主要是一些酸性或氧化性的有害气体或微粒，如硫化物/氮氧化物/粉尘等。l 通风口设置一定的过虑与净化装置，自然通风时，可用涂有油脂的纱窗等进行简易过虑。

15、l 对库房定期进行研究清扫，操作时应先用吸尘器吸除门窗，地板缝内的尘土，再除去档案框架，档案上的灰尘，最后拖地。46档案保管状况检查 l 对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告，并采取措施予以处理。l 每年定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案保管情况，为科学管理积累资料。47案卷的规范化整理与编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录48建设工程工作程序及其文件材料的形成1.项目建设议（立项阶段）2.可行性研究阶段3.设计（初步设计）阶段4.建设（开工）准备阶段5.建设实施阶段6.竣工验收阶段49建立档案管理网络建设单位分

16、管领导档案员勘察单位设计单位监理单位领导及档案员领导及档案员领导及档案员领导及档案员各部门领导及档案员施工单位50工程竣工图的编制一、编制形式 1、按图施工没有变更的，直接盖竣工图章，即可作为竣 工图；2、一般变更的，在原施工图上修改，盖竣工图章后，即 可作为竣工图；3、重大变更的，或图面变更面积超过35的，应重新绘制 竣工图，盖竣工图章后，方可作为竣工图。51二、对竣工图进行四方会审 由建设、设计、施工、监理等参建单位对竣工图编制的准确情况进行会审，以保证竣工图能真实地反映工程建设实际状况。三、盖竣工图章 所有竣工图应由编制单位逐张盖竣工图章，竣工图章 中的内容应填写齐全、清楚，不得代签；竣

17、工图章盖在标题栏附近空白处，若正面无空白处，则盖在对应图纸的背面左上角；盖竣工图章时应使用不易褪色印泥。52竣工图章格式：编制单位竣 工 图 编制人 技术负责人 编制日期监理单位名称 监理人53四、竣工图的折叠 折叠后图纸幅面一般应有A3或A4的规格；无论采用哪种折叠方法，折叠后图纸的标准栏应露在外面；（参照GB1060989技术制图、复制图的折叠方法）54建设工程文件归档整理规范l 建设工程项目l 立项文件 l 建设用地、征地、拆迁文件 l 勘察、测绘、设计文件 l 招投标文件 l 开工审批文件 l 监 理 文 件 l 施 工 文 件 l 原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试

18、验报告 l 施工试验记录 l 竣 工 图 l 竣 工 验 收 文 件 55某项目档案前期依据性档案勘察设计档案施工档案监理档案竣工验收档案单位工程01单位工程02单位工程03项目管理档案56二、组卷（一）组卷要求 案卷必须是一组具有有机联系的文件；案卷内文件的数量要适度；案卷内文件的保存价值和密级应基本一致；案卷应力求整齐美观，便于管理和使用。57(三）组卷方法1、按结构组卷；2、按单位（单项）工程组卷；3、按工序或阶段组卷；4、按专业组卷；5、按问题组卷；6、按名称或文件性质组卷；7、按地区组卷；8、按时间组卷。58 三、卷内文件排列 1、图样的排列 在形成时编制了图样目录，按已编制的图样目

19、录顺序进行排列；在形成时没有编制图样目录，一般按总体和局部关系排列，即总体性、综合性的图样在前，局部的居中，细部的排后。2、文字材料的排列（1）按重要程度排列；（2）按工序排列；59（3）按地区排列；（4）按时间排列；（5）按习惯排列。3、图文混合文件的排列 有的案卷是由图样和文字材料混合组成的，其排列一般是文字材料在前，图样在后。60卷内备考表 互见号：JZ101（照片）说明：1、本卷有文件材料20件，共100页，附图1张。2、本卷内第3份文件钢筋出厂合格证为复印件，原件见J1404案卷。立卷人：2009年8月9日 检查人：2009年9月10日61 4、案卷装订 案卷采用整卷装订、不装订（图

20、纸可不装订）二种形式；不装订时，应在每份文件的右上角加盖档号章，文件要按目录编排次序排列。档号序号J101-01 05625、填写案卷封面和脊背（1）案卷题名：案卷题名在结构上由3个部分组成，字数一般不超过50个字；案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称 如：某高速公路工程开工报告及施工组织设计 某高速公路工程勘察、设计、土建施工等合同 某高速公路工程G1标西福管理区收费管理 楼竣工图 63不规范的案卷题名，如：某某工程文件材料1 某某工程文件材料2 变更文件 施工文件 竣工图 合同文件 64 某某工程钢筋、水泥、屋面板、天沟板构件、防水卷材、水泥漆、减水剂、砂浆外加剂等原材料合格证以及钢筋性

21、能试验、水泥、细集料、碎石、砖、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂浆试块强度报告和试验报告65（2）立卷单位；（3）起止日期；（4）保管期限；（5）密级；（6）档号；（7）案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名。66案卷封面填写示意表档号-档案馆号_案卷题名1111111特大桥初步设计说明书立卷单位111111高速公路有限公司起止日期1998.12.7 2009.1.12保管期限长期密级_676、编写案卷目录（科技档案分类目录）68科技档案分类目录序号档号案卷题名立卷单位起止日期数量保管期限密级变更情况备注份数页数69二、验收的组织和程序三、验收的内容 1、项目档案的基础管理工作；2、项目档案的

22、完整、准确、系统情况；3、项目档案的安全。70二、移交的单位及内容1、向业主单位、生产使用单位移交全部档案；2、向有关行业主管部门移交的档案，按行业规定办理；3、向国家综合档案馆移交部分档案，根据不同类型有不同要求；4、城市规划区的项目向当地城建档案馆移交部分档案，按城市建设档案归属与流向暂行办理。71三、移交的案卷质量 必须符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）等标准要求四、移交的载体 项目档案纸质原件移交给业主或生产使用单位；向有关国家档案馆和行业主管部门移交的项目档案可以为多套的纸质原件或项

23、目档案缩微品、档案纸质复制件等。7273其他归档文件的整理l 业务档案 按问题分类，以卷为整理单位，采用一事一卷的方 法组卷。l 会计档案 按会计核算材料分类，以册、本为整理单位分年度编 号排列。详见会计档案管理办法l 声像档案 按载体问题分类，以盒、张为整理单位。详见声 像档案管理办法l 实物档案 按材料分类，排列编号登记编目。74电子档案管理75现代新型电子档案76扩展名 文件类型 程序操作对象说明.DOC Word 程序文件 WORD.WPS WPS 程序文档文件 WPS.XLS Excel 电子表格文件 EXCEL.TXT 文本文件 记事本或写字板.WA V 声音文件 音频媒体播放器.

24、MID 乐器数字化文件 音频媒体播放器.A VI 视频文件 视频媒体播放器.TTF 一种常用的图形文件 图片浏览程序.DEL 动态链接库文件 程序文件.FON 字体文件 文件系统文件.JPG 图片文件 图片浏览程序.HEP 帮助文件 程序帮助文件.BMP 位图文件 图片浏览程序或画笔.SYS DOS系统配置文件 操作系统文件.EXE 可执行程序文件 程序运行文件.COM 可执行程序文件 程序运行文件.INF 信息文件 程序信息文件.INI 系统配置文件 程序配置初始化参数.PPT PowerPointer 幻灯片文件 PowerPointer.DBF 数据库表文件 Fox 或FoxPro.TM

25、P 临时文件 临时存放数据文件.ICO 程序图标文件 程序图标图形文件77操作系统（文件管理）78主要内容l 概述l 文件l 文件目录l 文件的组织与数据存储l 文件系统的其他功能79概 述l 文件系统出现的原因l 用户直接操作和管理辅助存储器上信息，繁琐复杂、易于出错、可靠性差；l 多道程序、分时系统的出现要求以方便、可靠的方式共享大容量辅助存储器。l 文件系统是操作系统中负责存取和管理信息的模块，它用统一的方式管理用户和系统信息的存储、检索、更新、共享和保护，并为用户提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。80概 述l 文件系统的功能：l 文件的按名存取（基本功能）l 文件目录的建立和维护

26、（用于实现上述基本功能）l 实现逻辑文件到物理文件的转换（核心内容）l 文件存储空间的分配和管理l 数据保密、保护和共享l 提供一组用户使用的操作81文 件l 文件l 文件是由文件名字标识的一组信息的集合。l 实现按名存取的文件系统的优点：l 将用户从复杂的物理存储地址管理中解放出来；l 可对文件提供各种安全、保密和保护措施；l 实现文件的共享（同名共享、异名共享）。82文 件l 文件的命名l 各操作系统的文件命名规则略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否区分大小写等）和长度上存在差异l 通常，文件名字由文件名和扩展名组成，中间用“.”分隔。前者标识文件内容、后者标识文件特性。l

27、通配符，“?”代表任何一个符合文件命名要求的合法字符，“*”代表任何一个合法的字符串。83文 件l 文件的分类l 按用途：l 系统文件、库文件、用户文件等。l 按保护级别：l 只读文件、读写文件、不保护文件等。l 按信息流向：l 输入文件、输出文件、输入/输出文件。l 按存放时限：l 临时文件、永久文件、档案文件。l 按存放设备类型：l 磁盘文件、磁带文件、软盘文件。84文件目录l 二级目录结构l 文件目录由两级目录构成，第一级为主文件目录用于管理所有用户文件目录，第二级为用户的文件目录，用于管理每个用户下的文件。用户文件目录地址A B 目录项1目录项2目录项1目录项2文件文件文件85文件目录

28、l 树形目录结构l 二级目录结构的推广成多级目录结构，该结构为一倒置的有根树，又称树形目录结构。l 倒置树的根称为根目录，从根向下，每一个树枝为一个子目录，而树叶则为文件。l 优点：l 较好地反映现实世界数据集合之间的层次关系；l 不同文件可以重名，只要不在同一个目录中；l 容易以目录为单位进行文件的保护、保密和共享。86文件目录l 树形目录结构l 文件的全名，应该从根目录开始，到该文件名为止，目录路径+文件名。l 例，/user/include/testfile.c/dev bin lib etc usrtty00 tty01sh data ccfei1 fei287保管要求 l 归档电子文

29、件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。d)环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：35%45%。归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。l 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。l 9.5.3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。88照片档案的保管 l 底片袋 底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料制作，其p

30、H值应在7.29.5之间，a-纤维素含量应高于87%。l 底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。l 底片册、照片册 底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.29.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。89贮存柜架 l 底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。l 贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。l 对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通

31、。90温度、湿度要求 91磁性载体档案管理与保护规范l 磁性载体文件系指磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。92贮存前物理准备 l 长期贮存的磁性载体档案的信息要用经过调整、清洁的设备录制。l 贮存前，检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡1-3天，然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕，缠绕张力为1.72.2N（牛顿）。l 应将磁带在干燥的环境中（相对湿度小于40%）快封到塑料袋中和（或）密封容器中，以防粘和剂、润滑剂挥发。93库房温、湿度要求 l 温、湿度变化范围：应在温度1527、相对湿度4060%范围内选定一组值，一旦选

32、定，在24小时内温度变化不得超过3、相对湿度变化不得超过5%。最佳环境温度是18、相对湿度是40%。94清洁管理要求 l 不要用手触摸磁带（软磁盘），应戴非棉制手套操作；l 不要使磁带（软磁盘）接触不清洁表面，如地面、桌面等；l 装磁带（软磁盘）的装具应洁净无尘；l 库房地面不应打蜡、铺地毯；l 吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外；l 库房中禁止使用打印机。95防水要求/防火要求 l 库房内的设备要避免水淹；磁带（软磁盘）架最低一层搁板应高于地面30以上。l 库房及装具应使用耐火材料,库房内及附近不得有易燃物品；l 库房内严禁出现明火；l 库房中应备有CO2型灭火器；l 库房物品如纸张、木材

33、、洗涤液等应尽量少，并且应摆放整齐，不能有路障。l 对重要档案应专柜存放。96防磁要求 l 磁性载体档案与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76；l 可使用软磁物质（软铁、铁淦氧、镍铁合金等）构成容器、箱柜，对磁场进行屏蔽；l 磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器内壁至少26；l 使用无屏蔽的容器运输时，磁性载体档案距容器外壁至少76。l 不得将任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等）带入库房；l 在存在重要档案的库区，应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。97工作间要求l对工作间的要求如下：1 工作间应是清洁的，且温、湿度可控；2 工作间应使用稳压、稳频

34、电源；3 直接工作区内禁止吸烟、喝饮料及吃食品；4 卷轴（包括空轴）应放在专门的保护容器内；5 不应把磁带（软磁盘）放在热的地方，比如接近热源或阳光直射处；6 定期对工作间的磁带机、软盘驱动器的机械、电气部分进行系统的检查；7 应保持磁带机、软盘驱动器中全部磁带、软磁盘接触面的清洁；8 工作间应备有磁带清洗机和检验器，并用来清洁和卷绕磁带。表1 磁性载体文件目录清单l盘带号：l序号文件l名题名档号98ISO标准文档管理文件制作与管制99文件制作【撰写方式及重点】100何谓“文件化”(Documentation)？l 为使与管理系统有前之组织、职责、作业方式(步骤)及相相关源，能有效的被执行；而

35、以书面或电子形式，具体的、有条理的加以说明与呈现，以使得系统运作皆有依循。101何谓“文件化”(Documentation)？l 将管理系统所使用的各项文件，整理成有系统性、逻辑性的文件，让组织各阶层均能按其分工与先后顺序，并将其步骤形成作业程序与规范，发挥组织功能。102何谓“文件化”(Documentation)？l 将管理系统中之人、事、时、地、物，以合理、合用的方式展现，形成一种制度，使在各种状况下皆有所依循，而使管理系统能有效的落实执行。103文件化的目的 l 公司之组织制度健全化，需制订公司营运规则，以使公司内的组织机能有效发挥。合 合理 理化 化标 标准 准化 化制 制度 度化

36、化文件化104何谓标准化l 依企业的实际状况，将作业有关要素做组合，合理订定日常作业之方法、流程、规格、标准等，并藉由有系统、有组织的运作，使能依循一定的轨道运行之一切活动，以确保达到经营管理目的。105标准化的方法、原则l由谁来写？l哪些要写？l为何要写？l重点在哪？l完成期限？n试行、检讨、修正、定案。n交付审查、主管会签、发布实施。n书写方式？n格式纸张？n作成草案？106标准化时应考虑因素l 不得有过剩之成本上浪费。l 不得有等待之时间上浪费。l 不得有搬运上之浪费。l 不得有作业不合理之浪费。l 不得有多余库存之浪费。l 不得有动作上之浪费。l 不得有产生不良之浪费。107标准化与管

37、理循环之关系问题把握问题之现况分析要因分析对策之研拟对策之实施计划WHATWHYHOWWHO【何人】WHEN【何时】WHERE【何地】WHICH【何物】PLAN108标准化与管理循环之关系成果之确认标准化之建立对策之实施DOCHECKACTION109文件化的目的 l 将组织内部之组织结构与职掌，以书面方式加以宣示；使组织各阶层皆能清楚其角色，并能各司其职的彼此分工合作；而让组织机能充份发挥。l 将组织内部之系统运作方法与要领，透过明文的具体描述，把作业之先后顺序及相关资源加以规范，成为书面化的标准作业规范或程序，让组织内之所有成员皆有所依循，降低因作业方法不同而衍生错误的机率。l 组织内部因

38、人员新进或工作转换时，能有具体的书面文件加以指导或参考，提供学习或熟悉工作内容及环境，减轻摸索、学习之困难程度。110文件系统化之规划典型输入n文件与信息系统n责任与权限n文件信息系统说明作业流程n文件检讨n选择媒体的形式n资料保密典型输出n管理手册n文件清单n作业程序书n工作指导书111管理系统之文件化及管制管理手册格式目录授权有效期限修改规定内容要项工作指导系统作业程序 非系统作业程序活动检测、量度、查核管制作业不符合、更正及审查作业文件化手册、工作指导、程序、纪录112管理系统文件架构细节纲要文件详细程度少多使用人数小广影响程度工作记录/窗体/计划表/一览表作业细则/工作指导书/标准书作

39、业程序/要点/办法管理手册第一阶第二阶第三阶第四阶业 业务 务品 品管 管环 环安 安人 人事 事财 财务 务113文件之定义l 一阶文件：管理手册l 界定管理之权责、范围等基础议题，为政策性宣示。l 二阶文件：作业程序/要点/办法l 为达成管理上之持续控制、改善，所制定之各种制式化作业流程。l 三阶文件：作业细则/工作指导书/标准书l 根据二阶文件所衍生者，如l标准操作步骤（SOP）l工作指导书(Working Instruction)l 常附带有窗体l 四阶文件：工作记录/窗体/计划表/一览表114管理手册 l 管理手册系依据公司政策而拟定，及为达成公司政策与经营目标的要求，并落实有效地执

40、行管理系统所使用之最重要之基本原则；其目的在于提供一套执行与维持管理经营系统运作之有效性及适切性之基本指导纲要原则。115程序文件 l 程序文件是在维系管理系统运作，在公司(工厂)内组织间、各机能间各项作业之衔接性，将其间之目的、范围、权责单位和作业内容透过流程步骤、顺序以流程图式地说明加以阐示出来，以利各项作业之进行和管制。116工作指导书、检验规范或标准书 l 工作指导书、检验规范或标准书等系指在管理系统中为有效落实执行，将每一项动作的基准加以详细说明，包括适用范围、使用工具、设备或仪器、治夹具及方法或方式及人员、时间、地点等，此等详细说明之步骤便于第一线作业者或操作者或检验者参考使用，以

41、免于错误或因人的理解力不同而有所差异，造成管理系统运作之有效性及适切性有所偏差而无法达成公司经营目标和公司政策之要求。117记录所使用之窗体、格式 l此乃为了记载有关管理系统落实执行情形及维持系统运作之左证数据所使用之空白表格，在此表格记载相关数据后，可以做为确保及证明管理系统执行及维持之有力证据。118文件撰写范围及格式说明 l 文件内容涵盖之范围1.针对管理系统之要求，大致上会是对应一或更多的管理性文件，其中内容须提及在此管理系统中，相关部门或人员如何去达到质量目标。2.文件必须依照管理系统标准之相关条款来定义，公司内部组织之运作模式与方法。3.大致上，文件并未规定一定要以手册之型式来管理

42、，换句话说，它可以以单篇之方式来发行、归档、管制，并且须要一总览表来管制所有之程序文件。119文件撰写范围及格式说明 l 文件撰写格式一般而言，文件撰写格式并未做严格限制，如果公司/工厂在过去已对文件实施标准化，则可依其标准化方式继续施行；若无，则可参考下列来编订：120a.目的b.范围c.权责d.定义e.作业内容1.流程图.f.相关(参考)文件g.使用窗体文件撰写格式除了格式之外，程序除了格式之外，程序文件撰写须注意撰写文件撰写须注意撰写之布局须一致，章节之布局须一致，章节及段落应如何设定。及段落应如何设定。121文件撰写格式l 目的：简述此程序文件，承续一阶文件(管理手册)所要做之事项，亦

43、即以5W1H之方式来谈，即其所谓之“WHAT”。122文件撰写格式l 范围：在定义（架构）此份程序文件所叙述之深度及广度。l范围之界定，会影响下面之作业内容，亦即为此份文件之灵魂所在。l范围之界定，可参考管理手册之内容或ISO 9000/14001、OHSAS18001、SA8000标准条款之要求来定义。123文件撰写格式l 权责：于此涵盖之作业内容中，牵涉到之主要单位或人员所须担当之项目。l 以5W1H之方式来讲，即WHO及WHAT。l 一般在文件撰写此项时，常忽略所要担当之事项，仅提及某某单位或人员，常使稽核(评鉴)人员误以为整个活动均为此单位或人员从头到尾来完成，而与其它组织或人员无任何

44、接口之关系。l 若此作业内容中，有裁决或审查之人员，亦须明订出来。124文件撰写格式l 定义：即名辞解释，解释在本管理文件中所提及之非公认或特殊事项或专业之名称或英文之缩写；但大部份之管理文件或许没有太多的名称要定义，所以此项目可有可无。125文件撰写格式l 作业内容：l 流程图：以结构化之图标来表达系统活动之运作，流程图之详细与否，可直接了解其相互关连性；但并非每一管理文件皆须要有流程图，可依状况及作业之复杂程度来判断。126文件撰写格式l 作业内容：l 内容：搭配流程图所示之顺序，依序详细叙述每个过程之组织、人员与活动。l 若以5W1H之方式说明，即内容包含了（1）Why为什么干这件事？（

45、目的）；（2）What怎么回事？（对象）；（3）Where在什么地方执行？（地点）；（4）When什么时间执行？什么时间完成？（时间）；（5）Who由谁执行？（人员）；（6）How怎样执行？采取哪些有效措施？（方法）。127文件撰写格式l相关(参考)文件：用以索引对应于作业内容中所提及或引用之文件或数据l一般而言，程序对应之参考文件应为二阶或三阶之文件；即程序文件或指导书或相关之标准。l依照文件管制之涵义，最好相关文件有文件之编号，同时附于文件名称之后。128文件撰写格式l 使用表單：用以收集对应于作业内容中所提及之记录所使用之表單，藉以证明活动之确实实施。l 依照文件管制及管理记录之要求，窗

46、体应有其编号及版本控制；而记录须能鉴别产品、制程、活动。129文件的格式化简介130程序与执行流程图131常见附件数据l 7.附件l7.1 文件审核意见表l7.2 文件签领与稽催表l7.3 部门手册格式样本l7.4 程序书格式样本l7.5 作业细则格式样本132流程图之制作介绍l 流程图之符号由于流程图乃是将系统之运作之过程，以结构化图标之方式来表达，但表达之方式根据其适用性，大致归纳以下数种较常用之符号：表示事件或活动之起始：表示阶段性事件或活动之叙述 133流程图之制作介绍l 流程图之符号：表示决定性之过程：表示事件进行之顺序、方向 134流程图之制作介绍l 流程图符号简单的组合方式135

47、流程图之制作介绍l 流程图之种类：依据事件或活动之发生及对象之不同，可将流程图大致分类如下：l 直线型：属于单一式命令型之途径。l 选择型：用于有裁决、判定或选择时之途径。l 矩阵型：由活动之过程配合组织间之对应。l 前因后果型：将各阶段活动之相关人员、资料、结果等都融合于内。136流程图之种类l 直线型：属于单一式命令型之途径。137流程图之种类l 选择型：用于有裁决、判定或选择时之途径。138流程图之种类l 矩阵型：由活动之过程配合组织间之对应。部 门 别 流 程139流程图之种类l 前因后果型：将各阶段活动之相关人员、资料、结果等都融合于内。流 程：责任单位：相关单位：引用资料：产出资料

48、：内容、项目：备 注：140流程图之种类l 流程图与文件内容之转换撰写 撰写文件应先思考并试绘流程图，以掌握事件或活动发生顺序，然后再依据流程图之骨架来撰写程序，其撰写要领：v 以5W1H来考虑，适时将各阶段之人员、组织、引用之文件、窗体填入。v 为求内容与流程图各阶段能一致，有部份作法为：在流程图边注记内容之标题。141管理系统各阶文件制作1.充分了解各管理标准之分际与异同；2.详细解读管理标准条文的内容与要求；3.根据条文要求，考虑公司或组织现有的文件架构；4.评估不同系统整合的可能性；5.针对系统面与非系统面(技术面)文件的展开做讨论；6.决定各阶文件的内容；7.系统面着重于与管理标准条

49、文要求的一致性；8.非系统面强调人、事、时、如何执行、如何追踪成效；9.撰写相关内容；10.仍需掌握对文件管制之相关作业方式；11.应用建置之管理系统检核所有文件之完整性、有效性。142系統要求之文件制定的重点143建立并维持管制文件，且各文件均需确认：易于检索；定期检讨、修订，并由授权人查验完整性；相关作业场所均有最新版本；过时文件之回收，以免不当引用；依法规或信息要求保存之过时文件应适当标示。v文件应字体清楚、加注日期(及修正日期)、辨识容易、妥善整理及保存v公司应制定维护及修改之程序文件管制144文件管制的重要准则l 目的l 须界定出组织文件管制应用之目的。l 适用范围l 涵盖多少的范围

50、,所有的人事文件、质量文件、部门文件及其它l 是否包括外来文件。l 版次修订的理由l 什么样的修改,是属于版本的修改；l 什么样的修改,是属于次数的修改。145文件管制的重要准则l 注意事项l 管制的过程中有无特别须注意的地方。l 作业的流程l 依组织的文化而设计之。l 作业的步骤l 组织全面性适用文件,于作业上包涵有文件的编撰、核准、生效日期、分发、文件总览表、销毁、修订、权责、保管等,宜更加清楚的阐述；l 另对于部门文件的管制,可另外予以不同管制的考虑；l 外来文件的管制方式。146文件管制文件之一致性相关文件应有一致性，并与公司其它管理文件兼容备注：-相关文件格式及内容要求最好与公司文件