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1、 会 议 室 使 用 管 理 制 度 精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 会议室使用管理制度 1.目的 为了加强会议室的管理,做到合理使用,有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用,提高会议室的利用率,特制定本规定。2.范围 本规定适用于中心各会议室管理。3.职责 3.1 办公室负责公司会议室的安排和管理,保证室内整洁卫生,设施完好。3.2 办公室负责会议室的钥匙,会议室设施、卫生等管理。4.内容 4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议,接待访客、商务研讨,招聘等工作,各部门安排的各种会议、工作需提前登记,由办公室负责安排时间,避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用,如特
2、殊情况需借他人使用,需通过申请经办公室同意方可。4.2 各部门因公使用会议室,原则上须提前一天需填写会议室使用申请表报备办公室,会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 则。由办公室协调安排后,方可在公司前台处领取钥匙,并使用会议室。4.3 各部门在使用会议室时,不得在会议室吸烟、大声喧哗,以免影响到其他同事正常办公。4.4 各部门在使用会议室的过程中,必须爱护公物,保持会议室的整洁,用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理,各部门使用人员应爱护会议室的公共设备,若发现使用部门操作不当及人为造成损
3、坏的,须追究当事的相应责任。4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用,必须征得办公室同意后方可动用,事后归还原处。4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排,办公室协助提供会议用品(包括茶叶、水果、面巾纸等),不得在会议室内随意乱贴乱画。4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责,办公室协助指导使用。若主办会议部门要求悬挂会标,专题会议后应将会标立即撤销;若有其他特殊性要求,需提前申报,经办公室同意后,方可进行。4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室,及时做好会议室内设
4、施设备、会务方面的一切安排,安排清洁人精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 员做好会议室整洁工作,保证桌椅排放整齐,地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯,饮用水,会后及时打扫清理。4.9 会议结束后,使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理,并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处,并由人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。4.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作,保障各类会议、接待活动的正常进行。精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 会议室管理制度 为
5、规范中心会议室的使用,确保会议的顺利进行,现规定如下:一、会议室使用实行登记制度,使用时填写会议室使用登记表,由会议服务部门统一安排使用,如遇会议改期或取消,应及时通知会议服务部门。二、会议室实行先登记先使用的原则,如发生使用时间重叠的情况,双方协商解决。三、夏季提前 15 分钟打开空调,冬季提前 15 分钟打开暖风。四、各司召开的会议,配有热水、纸杯,会议召开后每间隔 30 分钟提供热水瓶续水服务。五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及局领导参加会议时,配有热水、瓷杯,会议期间每间隔 30分钟提供续水服务。六、接待外宾时,配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾,会议期间每间隔 30 分钟提供续水
6、服务。七、会议结束后,使用部门及时通知会议服务部门清理会场。精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 会议服务员工作流程表 上午 7:00 7:30 局长办公室卫生 上午 7:30 8:00 各楼层会议室卫生 会前准备:1、会前一小时打开会议室,调整室温,准备茶水。2、会前半小时按会议形式与人数会议室摆放瓷杯。会议服务:3、迎宾:会前 15 20 分钟服务员站在所负责的会议室一侧迎接来宾。4、引导:宾客到达时,服务员要礼貌问好;来宾入坐后及时送茶水;会议开始后,服务员应退至室外(如特殊会议需要,可留在会议室内)。5、续水:会议期间每隔 30 分钟续水一次,重要会议开会前随时倒水,开会后第
7、 1 2 次续水时间在 20 分钟以内。6、宾客临时有事需要帮助时,要及时给予帮助或协调解决。(注:会议服务期间不负责传递任何文件)。7、会议结束后,站门口合适的位置送别。会后收台:8、送走来宾后,要及时清理用品,清洁会议室内卫生,关闭空调、灯光等一切电器设备。9、检查会场是否有参会人员遗落的物品,如有遗落的物品,马上将物品送秘书处,与参会人员联系。10、会议服务工作结束后,按会议实际情况填写会议记录,最后将当日的会议人数、时间、次数情况做好统计工作。下班时间 17:00,如须加班,时间顺延。周末如须加班按会议要求,提前做好会前准备。收到各司室会议室使用登记表后,分配会议室。会议结束后,瓷杯、
8、杯托应立即清洗,消毒处理。工作时间内不大声喧哗,不关闭室门,不吃零食,保持室内卫生,做到干净整洁。精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 会议室分布情况 会议室楼层 会议室规模 会议室用途 备注 1 一层 45 人(内 20 人,外 25 人,备 5)外宾洽谈室 毛巾、瓷杯 2 一层 6 人 外宾会谈室 毛巾、瓷杯 3 一层 60 人 新闻发布厅 矿泉水 4 一层 40 人 服务中心会议室 二层 16 人 第一会议室 党员活室 5 二层 16 人 第二会议室 6 三层 16 人 第三会议室 7 四层 16 人 第五会议室(有窗)8 四层 16 人 第六会议室 9 五层 36 人(备 4
9、 人)第七会议室(党组会议室)毛巾、瓷杯 10 五层 16 人 第八会议室 毛巾、瓷杯 11 五层 16 人 第九会议室 12 五层 6 人 局长会客室 13 五层 6 人 局长会客室 14 九层 10 人 休息室 毛巾、瓷杯 15 九层 主席台 8 人,观众 160 人 多功能厅 毛巾、瓷杯、矿泉水 16 九层 第十会议室 合计:会议室 17 个 精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 一般会议室使用登记表 使用部门:(盖章)日期:会议名称 联系人 电话 使用时间 上午 人数 第会议室 下午 人数 第会议室 会议要求 外来参会人数 外来参会车辆 备注 物业公司备案 会议服务:118
10、室 电话:7781 精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 特殊会议室使用登记表 会议服务:118 室 联系电话:7781 使用部门 承办人 联系电话 时间 月 日 时 分至 时 分 会议室名称 新闻发布厅、外宾会议室、9 层多功能厅 会 场 需 求 1、主席台人数 2、会场人数 3、音响 麦克风(有线个;无线个)4、投影设备 5、9 层休息室 6、会议用品 瓷杯、瓶装水、毛巾 7、外来参会人数 8、外来参会车辆 9、其他 横幅制作、瓶装水由开会部门自行解决。会议室管理部门签字:月日 使用部门签字:备注:1、新闻发布厅、外宾会议室有会时,服务员通知中控室、音 响室人员。2、九层多功能厅有会时,服务员通知工程部,根据市内温度调节空调和排风系统。3、物业公司备案。信息办签字: